Jak rozliczać wydatki na szkolenia?
Rozwój technologii i zmiany rynkowe, zmiany w przepisach są na porządku dziennym, a nieustanne podnoszenie kwalifikacji zawodowych stało się nie tylko zalecane, ale wręcz konieczne. Rozumie to też duża część przedsiębiorców, którzy inwestują środki w rozwój kompetencji swoich pracowników, współpracowników, a także własnych umiejętności. W dzisiejszym wpisie podsumujemy jak rozliczać firmowe szkolenia i skutecznie zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodu. Zachęcamy do lektury.
Rozliczanie wydatków w firmie
Zgodnie z ustawami o PIT i CIT, koszt uzyskania przychodu to wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Taki koszt musi być udokumentowany i musi istnieć bezpośredni lub pośredni związek przyczynowy z osiąganiem przychodów. Koszty edukacyjne i szkoleniowe, choć nie są wyraźnie wyłączone, wymagają udowodnienia związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Organy podatkowe podkreślają, że wydatek musi być rzeczywiście poniesiony oraz pozostawać w związku z działalnością przedsiębiorstwa.
Art. 1033 Kodeksu pracy: „Pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie”.
Kodeks pracy definiuje podnoszenie kwalifikacji zawodowych jako zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy przez pracownika z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą. Pracodawca może finansować pracownikowi różne wydatki związane z edukacją, takie jak opłaty za kształcenie, przejazdy, podręczniki i zakwaterowanie. Kluczowym elementem jest dopasowanie kierunku kształcenia do obowiązków pracownika. Przykładem mogą być szkolenia ze sprzedaży, albo komunikacji dla handlowców. Albo szkolenia językowe dla menedżera produktu, który będzie odpowiedzialny za promocję zagranicą itp. Mamy nadzieję, że rozumiecie tę zależność. Jeżeli wydatek jest związany z podnoszeniem ogólnej wiedzy, która nie ma bezpośredniego związku z wykonywaną pracą, może być problem, aby uznać go za koszt uzyskania przychodu. Co ważne dotyczy to tak samo pracowników, którym szkolenia zapewnia szef, jak i samego szefa, który przecież też może (a nawet powinien) podnosić swoje kwalifikacje z zarządzania, finansów itd.
Koszty szkoleń – pracownik, a współpracownik
Odliczenie kosztów szkolenia współpracowników, w przeciwieństwie do pracowników, było często kwestionowane. Jednak w konkretnych przypadkach sądy administracyjne potwierdzają możliwość takiego odliczenia. Przykładowo, jeżeli przedsiębiorca organizuje zagraniczne wyjazdy szkoleniowe dla najlepszych partnerów, to wydatki na transport, zakwaterowanie i szkolenie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Kluczowe jest, aby szkolenie miało na celu zwiększenie sprzedaży i przychodów firmy. Ważne jest zorganizować wszystko w taki sposób, aby w razie kontroli w firmie można było jednoznacznie udowodnić cel i charakter szkoleń, zgodnie z przepisami.
Koszty szkoleń mogą być zakwestionowane, jeżeli wyjazd szkoleniowy ma charakter turystyczny i rozrywkowy, a nie szkoleniowy. Przykładowo, jeżeli wyjazd odbywa się za granicą i obejmuje wysoki koszt przelotów, zakwaterowania oraz organizacji, a tematyka szkoleń nie jest ściśle związana z działalnością firmy, organy podatkowe mogą uznać takie wydatki za osobiste i niekwalifikowane do odliczenia. Tak samo gdy mówimy o pracownikach, jak i przedsiębiorcy. Dla tej drugiej grupy ważna informacja jest taka, że koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Przykładowo, wydatki na aplikację adwokacką przed rozpoczęciem praktyki adwokackiej są uznawane za osobiste. Natomiast koszty edukacji poniesione w celu rozwijania już istniejącej działalności mogą być kwalifikowane jako koszty podatkowe. Jeśli zatem planujesz założyć firmę, chciałbyś zainwestować w szkolenia dla początkujących przedsiębiorców, to niestety nie będziesz mógł wrzucić tego wydatki w koszty. Co innego, gdy zrobisz to już po formalnym otwarciu.
Warto pamiętać, że w koszty firmowe można wliczyć te związane ze studiami, kursami językowymi, zakupem literatury branżowej, dostępem do płatnych serwisów internetowych oraz udział w konferencjach branżowych – pod warunkiem, że mają one bezpośredni związek z działalnością firmy.
Wydatki na szkolenia, a księgowość
Wydatki na szkolenie pracowników wykazywane są w księgach rachunkowych na zasadach ogólnych – koszty przyporządkowywane są do okresów, których dotyczą. W księgach rachunkowych takie wydatki są odnoszone w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki i zazwyczaj są ujmowane jako świadczenia na rzecz pracowników. Jeżeli ewidencja kosztów prowadzona jest wyłącznie w układzie rodzajowym, czyli tylko w zespole 4, to ewidencjonując wydatki na szkolenie pracowników, używamy konta „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”. Jeśli natomiast jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 5, do zewidencjonowania wydatków na szkolenie pracowników kontem właściwym będzie konto „Koszty zarządu”.
W razie, gdy wydatki na szkolenia pracowników odnoszą się do przyszłych okresów sprawozdawczych, należy je wówczas rozliczyć w czasie przy użyciu konta „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”. Zgodnie z art. 39 ust 3 ustawy o rachunkowości odpisy czynnych i biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności. Oznacza to, że koszty można rozliczać stosownie do upływu czasu (w równych kwotach przypadających na poszczególne okresy sprawozdawcze) i stosownie do wielkości świadczeń (proporcjonalnie do określonego wskaźnika).
Jak widzicie, rozliczanie wydatków na szkolenia, jako kosztu uzyskania przychodu, wymaga spełnienia określonych warunków i udokumentowania związku z działalnością gospodarczą. Przedsiębiorcy powinni starannie analizować każdy wydatek edukacyjny, aby móc skutecznie zaliczyć go do kosztów podatkowych. W razie wątpliwości warto skonsultować się ze specjalistą z biura rachunkowego, który pomoże w prawidłowym rozliczeniu tych wydatków. Oczywiście zachęcamy do kontaktu z biurem rachunkowym Audyt Legis i skorzystania z naszej obsługi. Nasz zespół tworzą doświadczeni specjaliści ds. kadr i księgowości, którzy chętnie pomogą nie tylko przy rozliczaniu szkoleń. Porozmawiajmy o szczegółach!
