praktyczne porady - Audyt Legis

Co z firmą po rozwodzie?

14 października 2024

Życie prywatne i zawodowe często się przeplata i nie zawsze układa się zgodnie z planem i pierwszymi założeniami. Powody mogą być różne, ale nie tym zajmiemy się w dzisiejszym wpisie. Podsumowaliśmy najważniejsze informacje o tym jak rozwód wpływa na podział majątku firmy? O czym warto pamiętać? Jakie ten temat regulują przepisy? Poniżej podsumowanie podstawowych wątków, co jak mamy nadzieję, pomoże Wam w zrozumieniu kluczowych zasad dotyczących majątku osobistego, wspólnego oraz dostępnych metod jego podziału w przypadku rozwodu. Zapraszamy do lektury.

Rozwód, a firma

Na początek warto podsumować podstawowe pojęcia – czym jest majątek osobisty, a czym wspólny. Majątek osobisty to wszystkie składniki majątku, które należą wyłącznie do jednego z małżonków. Zalicza się do niego:

majątek nabyty przed zawarciem małżeństwa,
przychody z darowizn, spadków, odszkodowań, praw autorskich,
składniki majątku nabyte z majątku osobistego w trakcie małżeństwa (np. wkłady do firmy),

Majątek wspólny powstaje natomiast z chwilą zawarcia małżeństwa, o ile małżonkowie nie zawarli intercyzy. Obejmuje on miedzy innymi wynagrodzenia za pracę i dochody z majątku wspólnego, świadczenia socjalne i inne korzyści uzyskane w trakcie małżeństwa, a także dochody z majątku osobistego, np. odsetki od lokat. A czym jest wspomniana intercyza? To umowa o rozdzielności majątkowej, która pozwala małżonkom swobodnie określić, które składniki majątku są wspólne, a które osobiste. Ma to kluczowe znaczenie dla podziału majątku w przypadku rozwodu. Podział majątku może odbyć się kilka sposobów. To może być umowa między stronami: małżonkowie mogą samodzielnie ustalić, jak podzielić majątek, zarówno w trakcie małżeństwa, jak i po jego zakończeniu. To może być też podział sądowy, zazwyczaj gdy małżonkom nie udaje się osiągnąć porozumienia. Wtedy pojawia się konieczność sądowego podziału majątku, w postępowaniu działowym.

Podział majątku firmy

Co do zasady, istnieją trzy podstawowe sposoby podziału przedsiębiorstwa po rozwodzie. Pierwszy to przekazanie firmy jednemu z małżonków z obowiązkiem spłaty drugiego – przydatne jest sporządzenie wyceny przedsiębiorstwa, na podstawie której zostanie ustalona kwota należna do spłaty. Podział ten może zostać dokonany w postępowaniu sądowym, jak i w drodze ugody, bądź umowy. Drugi sposób to sprzedaż firmy – uzyskane w ten sposób pieniądze byli małżonkowie mogą podzielić między siebie i swobodnie nimi dysponować. Trzeci to podział firmy – może on przybrać jedną z dwóch form – podział albo wydzielenie. Pierwsza z nich polega na podziale całej firmy, a powstałe wskutek podziału części można zakwalifikować jako nowe spółki, całkowicie od siebie niezależne. Z kolei wydzielenie wiąże się z wydzieleniem pewnej części majątku firmy, która pozwoli na utworzenie nowej spółki.

W przypadku działalności założonej w trakcie małżeństwa – skład majątku jednoosobowej działalności wchodzą wszystkie aktywa firmy, które zostały nabyte lub wytworzone po ślubie. Majątek przedsiębiorstwa jest częścią majątku wspólnego, chyba że małżonkowie zawarli intercyzę. Jeśli chodzi o działalność założoną przed zawarciem małżeństwa – składniki majątku nabyte przed ślubem są majątkiem osobistym. Jednakże, jeśli przedsiębiorstwo było dofinansowywane z majątku wspólnego, te wkłady podlegają rozliczeniu. A jeśli chodzi o spółkę cywilną?

W spółce cywilnej majątek stanowi współwłasność łączną wspólników. Małżonek, który nie jest wspólnikiem, nie ma prawa do żadnego składnika majątku spółki do momentu jej rozwiązania. Natomiast wkład wniesiony do spółki cywilnej z majątku wspólnego jest rozliczany jako nakład z majątku wspólnego na majątek osobisty. Małżonek, który nie jest wspólnikiem, może żądać zwrotu połowy wartości wniesionych środków. Podobnie kwestia wygląda w przypadku spółki osobowej. Majątek spółki kapitałowej jest odrębny od majątku wspólników lub akcjonariuszy. Do momentu podziału majątku spółki, współmałżonek wspólnika nie ma prawa do żadnego składnika majątku spółki, a jeśli chodzi o udziały lub akcje nabyte z majątku wspólnego, mogą zostać podzielone na trzy wymienione wyżej sposoby.

Informacje, które dzisiaj podsumowaliśmy, to tylko część wiedzy, jaką trzeba posiadać, aby zaplanować podział firmy po rozwodzie. To czynność, która zdecydowanie wymaga skrupulatnej analizy i najczęściej – wsparcia prawnika. Kluczowe jest ustalenie, które składniki majątku są wspólne, a które osobiste oraz wybór odpowiedniej metody podziału. Ważne jest także zrozumienie, że przedsiębiorstwo nie może upaść wskutek podziału majątku, a każda sytuacja wymaga indywidualnego podejścia, uwzględniającego specyfikę prowadzonej działalności i obowiązujące przepisy prawa. Jeśli staniecie przed takim wyzwaniem, skontaktujcie się z naszym biurem rachunkowym. Przedstawimy możliwe rozwiązania, podzielimy się doświadczeniem i pomożemy znaleźć najlepszą opcję dla Ciebie i Twojej firmy.

Umowa o dzieło – czym jest i jakie daje korzyści?

15 września 2024

Umowa o dzieło to rodzaj umowy cywilnoprawnej, która często niesłusznie zyskuje miano „umowy śmieciowej”. Tymczasem, prawidłowo wykorzystana, stanowi doskonałe narzędzie do sprzedawania swoich usług lub produktów na przejrzystych zasadach. Co warto o niej wiedzieć i o czym paniętać? Jakie ma korzyści? Na te i dodatkowe pytania odpowiadamy w dzisiejszym wpisie.

Umowa o dzieło – najważniejsze informacje

Przepisy regulujące umowę o dzieło znajdują się w Kodeksie cywilnym, a nie w Kodeksie pracy, co oznacza, że tego typu kontrakt nie wiąże się z uprawnieniami pracowniczymi. Co mówi na ten temat Kodeks cywilny? Po pierwsze, definiuje strony jako wykonawcę i zamawiającego, a zgodnie z artykułem 627, przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia. Co to oznacza w praktyce? Umowa o dzieło musi prowadzić do osiągnięcia konkretnego, zindywidualizowanego rezultatu, który może mieć zarówno formę materialną, jak i niematerialną.

Przykłady materialnych dzieł:

obraz,
mebel,
banner reklamowy,
rękodzieło.

Przykłady niematerialnych dzieł:

artykuł prasowy,
projekt graficzny,
tekst piosenki,
wykład akademicki.

Ze względu na swoją specyfikę, umowa o dzieło często znajduje zastosowanie w branżach artystycznych, wśród freelancerów oraz osób pracujących w wolnych zawodach, takich jak: dziennikarze, copywriterzy, projektanci stron internetowych, tłumacze czy wykładowcy. Ważnym aspektem przy zawieraniu umowy o dzieło jest to, że musi ona prowadzić do konkretnego rezultatu. Jeśli umowa dotyczy wykonywania powtarzalnych czynności, takich jak sprzątanie biura kilka razy w tygodniu, to nie może być to klasyfikowane jako umowa o dzieło. W takich przypadkach powinno się zawrzeć umowę zlecenie lub umowę o pracę. Alternatywnie, jeśli osoba świadcząca usługę prowadzi działalność gospodarczą, można podpisać z nią umowę B2B. A jak wygląda kwestia podatków?

Umowa o dzieło, a podatki

Jeśli Twoje wynagrodzenie na podstawie umowy o dzieło w danym miesiącu nie przekracza 200 zł brutto i nie jesteś pracownikiem zamawiającego, obowiązuje tzw. podatek zryczałtowany w wysokości 12%. Dochody z takich umów nie są łączone z innymi dochodami, co oznacza, że nie trzeba ich wykazywać w rocznym zeznaniu PIT. W przypadku wynagrodzeń powyżej 200 zł brutto, podatek wyliczany jest na zasadach ogólnych. Podstawę do opodatkowania stanowi suma wszystkich dochodów w roku kalendarzowym, a stawki podatku wynoszą:

12% – dla dochodów do 120 000 zł,
32% – dla nadwyżki powyżej 120 000 zł.

Dodatkowo, koszty uzyskania przychodu w przypadku standardowej umowy o dzieło wynoszą 20%. Jeśli jednak umowa obejmuje przeniesienie praw autorskich, koszty te wzrastają do 50%, co automatycznie obniża kwotę podatku. A co z ZUS-em? Jedną z kluczowych zalet umowy o dzieło jest brak obowiązku odprowadzania składek na Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), w tym składki zdrowotnej. Wynika to z faktu, że umowa o dzieło dotyczy realizacji konkretnego zadania, a nie wykonywania pracy pod nadzorem pracodawcy w określonym czasie i miejscu. Istnieją też wyjątki. Jeśli umowa o dzieło jest zawarta z pracownikiem przebywającym na urlopie macierzyńskim, oraz gdy jest zawierana między pracownikiem a jego pracodawcą. ZUS traktuje ją wtedy jak umowę o pracę, co oznacza, że taka umowa zostaje objęta obowiązkowymi składkami, a zlecający dzieło musi poinformować o zawarciu umowy w terminie 7 dni od dnia podpisania kontraktu (formularz ZUS RUD). W sytuacji, gdy strony nie łączy stosunek pracy, umowa o dzieło pozostaje wolna od obciążeń na rzecz ZUS. Jakie jeszcze korzyści może mieć umowa o dzieło?

Jakie korzyści ma umowa o dzieło?

Zatrudnienie na podstawie umowy o dzieło może dawać szereg korzyści. Zarówno z perspektywy zlecającego, jak i przyjmującego zlecenie. Wiele zależy od konkretnej sytuacji. Osoby pracujące na umowie o dzieło korzystają z nowej kwoty wolnej od podatku oraz z wyższego drugiego progu podatkowego. UoD nie rodzi obowiązku odprowadzania składki zdrowotnej, co oznacza, że zmiany wynikające z reformy podatkowej nie wpłynęły negatywnie na wynagrodzenie takich osób. A dla wszystkich tych, którzy nie są objęci ubezpieczeniem zdrowotnym z innych tytułów, jest możliwość opłacania dobrowolnej składki na NFZ i korzystać z państwowej opieki zdrowotnej. UoD to też możliwość zastosowania preferencyjnych kosztów uzyskania przychodu (50%) w przypadku przeniesienia praw autorskich.

Od 2023 roku wprowadzono nowy sposób naliczania wynagrodzenia z tytułu umowy o dzieło, który uwzględnia kwotę zmniejszającą podatek. Dodatkowo, dla umów z wynagrodzeniem do 200 zł brutto obowiązuje podatek zryczałtowany w wysokości 12%.

Zaletą umowy o dzieło jest też elastyczność oraz to, że w większości przypadków pracodawca płaci tylko wtedy, gdy otrzyma umówione dzieło. To sprawia, że ta forma umowy dobrze sprawdza się szczególnie w środowisku kreatywnym i freelancerskim. Dzięki niej możliwe jest korzystanie z preferencyjnych zasad opodatkowania oraz uniknięcie obowiązkowych składek na ZUS. Nie zawsze będzie jednak najlepszym rozwiązaniem. Dlatego warto korzystać z niej jak z narzędzia, które powinno być dobrze dopasowane do danej sytuacji, okoliczności i odpowiednio wykorzystywane. Chętnie Ci w tym pomożemy! W naszym biurze rachunkowym możesz liczyć na profesjonalne wsparcie i doradztwo. Chętnie zajmiemy się kwestiami kadrowymi, umowami, prawidłową dokumentacją, a także zaopiekujemy bieżacymi rozliczeniami. Skontaktuj się z nami i porozmawiajmy o szczegółach!

Jakie obowiązki mają przedsiębiorcy?

25 sierpnia 2024

Wiele osób myśli, że po wypełnieniu formalności związanych z założeniem własnej firmy, można od razu przejść do działania. Początkujący przedsiębiorcy łatwo zapominają, że bycie własnym szefem, to nie tylko określone korzyści, ale też spora odpowiedzialność. Za siebie, za firmę, za pracowników itd. Dlatego też specjalnie z myślą o tych, którzy stawiają swoje pierwsze kroki w biznesie, przygotowaliśmy krótkie podsumowanie najważniejszych obowiązków jakie mają przedsiębiorcy. Mamy nadzieję, że to nie tylko zwiększy Waszą świadomość na ten temat, ale też będzie realnym wsparciem zakładając nową firmę.

Najważniejsze obowiązki (prawie) każdego przedsiębiorcy

Od razu warto zaznaczyć, to nie jest to pełna lista obowiązków. Pewne obowiązki są bowiem ściśle związane z daną branżą, charakterem Waszego biznesu, jego skalą, zatrudnieniem itd. Obowiązki wymienione przez nas, są raczej z kategorii tych podstawowych. Zależało nam, aby przedstawić te najbardziej uniwersalne, które występują niemal w każdym przypadku. Te, których każdy przedsiębiorca musi być świadom i oczywiście je wypełniać. Jakie to obowiązki?

Obowiązek rejestracyjny przedsiębiorcy

Jednym z podstawowych obowiązków przedsiębiorców jest dokonanie wpisu do odpowiedniego rejestru. W przypadku przedsiębiorców będących osobami fizycznymi będzie to Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEiDG), jeśli przedsiębiorcą jest osoba prawna albo jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, właściwy będzie rejestr przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym. Nie każdą działalność musicie zgłaszać i rejestrować. Całkiem niedawno pisaliśmy o działalności nierejestrowanej, jeśli nie widzieliście tego wpisu, nie wiecie dokładnie na czym to polega, zachęcam do lektury.

Obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa ludziom i danym

Niezależnie od tego w jakiej branży działacie, jaką formę biznesu prowadzicie, w każdej sytuacji kwestia bezpieczeństwa będzie miała priorytetowe znaczenie. Obowiązkiem przedsiębiorcy (i pracodawcy) jest zapewnienie ochrony zdrowia swoich pracowników, jak również ochrona danych firmowych. Dotyczy to zatem zarówno zapewnienia odpowiednich warunków w miejscu pracy, jak również wypełnianiem obowiązków względem GIODO.

Obowiązki pracodawcy wobec pracowników

Jeśli planujesz zatrudniać nowych członków załogi, czeka Cię sporo obowiązków z tym związanych. Zaczynając od tych podstawowych, jak skierowanie nowego pracownika na badania lekarskie (medycyna pracy). W niektórych branżach konieczne będą nie tylko badania wstępne ale też okresowe. W grę mogą wchodzić też badania które przeprowadzi Inspekcja Sanitarna (np. branża gastronomiczna, spożywcza).

Jeśli nie ma żadnych przeszkód zdrowotnych, aby dany pracownik podjąć u Ciebie pracę, musisz założyć mu teczkę pracowniczą. Będą w niej zawarte wszystkie najważniejsze informacje dotyczące zatrudnienia, jego przebiegu, gdzie będą umieszczane dokumenty pracownicze. Kolejna sprawa to ewidencja czasu pracy. Niezależnie czy w tradycyjnej formie (lista obecności), czy w formie elektronicznej. Zwłaszcza jeśli zatrudniasz na etat, na określonych warunkach, które muszą być w jakiś sposób rozliczalne. Wśród obowiązkowych dokumentów, powinna znaleźć się również karta płac. Znajdują się tam informacje dotyczące wynagrodzenia, świadczeń, premii. Komplet dokumentów pracowniczych, jako przedsiębiorca masz obowiązek przechowywać przez okres 10 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł).

Obowiązki ewidencyjne przedsiębiorcy

Tak jak wspomnieliśmy, prowadzenie ewidencji pracowniczej jest niezbędne. To jednak nie jedyny obowiązek ewidencyjny, o którym musicie wiedzieć. Każdy przedsiębiorca dla celów podatkowych zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przychodów, środków trwałych, ewidencji wyposażenia. Ewidencja przychodów będzie konieczna, gdy zdecydowaliście się na opodatkowanie w formie ryczałtu od przychodów. Natomiast jeśli chodzi o ewidencję środków trwałych to chodzi o składniki majątku, które wykorzystywane są przez Was w działalności. Ewidencja wyposażenia – czyli wszystkie składniki majątku wchodzące w skład wyposażenia firmy. Jednym z wielu obowiązków przedsiębiorcy jest również prowadzenie ewidencji sprzedaży VAT. W skrócie – to rejestr sprzedaży, prowadzony w celu poprawnego wyliczania kwot podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym.

Kolejny obowiązek ewidencyjny to podatkowa księga przychodów i rozchodów. W dużym skrócie, służy do prowadzenia ewidencji kosztów i przychodów. Będzie konieczna, gdy zdecydujecie się na opodatkowanie działalności na zasadach ogólnych. Jak widzicie, zakres obowiązków ewidencyjnych będzie zależny od organizacji i formy prawnej Waszej działalności.

Obowiązki przedsiębiorcy wobec Urzędu Skarbowego

Jako przedsiębiorca prowadzący własną działalność, jesteś zobowiązany odprowadzać podatki m.in. z tytuł podatku dochodowego, podatków dochodowych za Twoich pracowników czy podatku VAT. O tym jakie podatki płaci przedsiębiorca pisałem jakiś czas temu. Dziś skupię się na obowiązkach względem Urzędu Skarbowego. Temat może niezbyt przyjemny (jak każdy który ociera się o kwestie podatkowe ;)) ale bardzo ważny z perspektywy przedsiębiorcy.

Jednym z podstawowych obowiązków należy posługiwanie się numerem identyfikacji podatkowej (NIP) w obrocie prawnym i gospodarczym. Przedsiębiorcy są obowiązani do umieszczania NIP-u w oświadczeniach skierowanych w zakresie wykonywanej działalności gospodarczej, jak również w ofertach towarów i usług.

Do 25 dnia każdego miesiąca obowiązkowe jest opłacanie podatku VAT, to też ostateczny termin złożenia deklaracji VAT-7. W przypadku kwartalnego rozliczenia VAT deklaracji – VAT-7K. Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, który jest zarejestrowany jako podatnik VAT, jest również złożenie comiesięcznej informacji o ewidencji VAT w formie JPK (JPK_VAT). Czym jest JPK? Tu dowiecie się więcej. Jeśli planujesz, albo zatrudniasz już pracowników – z ich wynagrodzenia pobierasz zaliczkę na podatek dochodowy. Pobraną kwotę musisz wpłacić do 20 dnia każdego miesiąca na konto Urzędu Skarbowego (PIT-4). Jeśli podatek wpłacisz po terminie, samodzielnie musisz naliczyć odsetki za zwłokę według obowiązujących stawek odsetek ustawowych. Kwotę odsetek możesz ustalić za pomocą kalkulatora odsetek znajdującego się na stronie Ministerstwa Finansów.

Co więcej, do końca lutego jesteś zobowiązany przekazać PIT-11 zawierający informacje o osiągniętych przez pracownika lub zleceniobiorcę przychodach, pobranych zaliczkach na podatek i składkach. PIT przekazujesz pracownikowi oraz Urzędowi Skarbowemu. Do urzędu formularz wysyłasz samodzielnie listem poleconym lub robi to za Ciebie biuro księgowe, korzystając z możliwości przesyłania takich dokumentów drogą elektroniczną. Pracownicy natomiast mogą otrzymać dokumenty osobiście, muszą tylko pokwitować odbiór. Oczywiście do pracowników, podobnie jak do urzędu, możecie wysłać dokumenty pocztą, pamiętając tylko o tym, aby był to list polecony, a najlepiej za potwierdzeniem odbioru. Macie na to czas do końca lutego (o ile w między czasie ustawodawca nie zdecyduje inaczej – w tym roku na przykład, z uwagi na pandemię, termin te został wydłużony).

Jeśli pracownik złoży na Twoje ręce PIT-12, w którym zadeklaruje, że spełnia określone warunki, by pracodawca sporządził za niego rozliczenie roczne, wówczas zamiast informacji PIT-11, przygotowujesz deklarację PIT-40 i przekazujesz urzędowi oraz pracownikowi. Niezależnie czy przyjdzie Wam przygotować i wysłać PIT-11, czy PIT-40, trzeba złożyć dodatkowo PIT-4R. To zbiorcze zestawienie podstaw oraz kwot podatku i zaliczek na podatek dochodowy pobieranych i wypłacanych do US przez przedsiębiorcę (płatnika) w poprzednim roku podatkowym.

Obowiązki przedsiębiorcy, a BHP

Twoim obowiązkiem jest ocenić i udokumentować ryzyko zawodowe jakie występuje na określonych stanowiskach. To ryzyko trzeba też oczywiście odpowiednio zminimalizować. Musisz zadbać także o odpowiednie przygotowanie biura. Zarówno pod kątem bezpieczeństwa, jak i wygody pracowników. Ważne będzie umieszczenie tablic informujących o drodze i wyjściu ewakuacyjnym, oznaczenie miejsca w których znajduje się gaśnica i instrukcja pożarowa, instrukcja BHP i instrukcja udzielania pomocy. Niezbędnym wyposażeniem będzie też firmowa apteczka. Warto natomiast pamiętać o dodatkowych kwestiach, takich jak właściwe oświetlenie, wentylację pomieszczeń. Ogólnie musisz pamiętać o zapewnieniu swoim pracownikom odpowiednich warunków pracy. Sama siedziba firmy musi spełniać pewne wymogi bezpieczeństwa, a pracownicy (jeszcze zanim podejmą pracę) powinni odbyć szkolenie BHP. Najczęściej sprowadza się ono do ogólnego instruktażu, w którym poruszane są podstawowe przepisy bezpieczeństwa i zasady higieny pracy, jak również do instruktażu stanowiskowego. Tego rodzaju szkolenia BHP będą potrzebne nie tylko na początku, wykonuje się je okresowo, w zależności do rodzaju pracy i stanowiska. Okresowe szkolenia pracownik odbywa w ciągu 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy (6 miesięcy w przypadku kadry kierowniczej).

Obowiązki przedsiębiorcy, a RODO

Bezpieczeństwo firmy i pracowników, to również odpowiednia ochrona danych. Z chwilą wejścia w życie RODO, jako przedsiębiorca masz nowe obowiązki i większą odpowiedzialność za przetwarzania danych w firmie. Nawet jeśli prowadzisz niewielką działalność, nie zatrudniasz pracowników, najprawdopodobniej przetwarzasz dane osobowe. Czy to w formie umów, działań marketingowych, handlowych, poprzez formularz kontaktowy na stronie firmowej… Dlatego na liście Twoich obowiązków powinien znaleźć się punkt dotyczący ochrony danych osobowych. Nie tylko musisz zdobyć niezbędną wiedzę, w jakim zakresie i w jaki sposób chronić dane ale też musisz podjąć konkretne działania (organizacyjne, systemowe, kadrowe).

Co więcej, jeśli w swojej bazie danych, posiadasz zbiory danych osobowych, masz obowiązek zgłoszenia ich do Głównego Inspektowa Ochrony Danych Osobowych (GIODO). Kiedy trzeba to zrobić? Jeśli dany zbiór danych zawiera dane osób fizycznych, posiada strukturę i umożliwia wyszukiwanie na podstawie co najmniej dwóch różnych kryteriów. Dla przykładu – dane z bazy marketingowej musicie zgłosić, a danych, które służą Wam jedynie do wystawiania faktur już nie. To tylko jeden z obowiązków jakie na przedsiębiorców nakładają przepisy RODO. Od tego, w jaki sposób, w jakiej skali i formie przetwarzacie dane osobowe w swojej firmie, będzie zależało jak dużo obowiązków z tym związanych na Was spadnie. Dlatego dobrze jest nie tylko zgromadzić wiedzę ale też skorzystać z profesjonalnego wsparcia firmy, które pomoże Wam to zorganizować.

Obowiązki przedsiębiorcy względem ZUS

Zatrudniając pracownika na podstawie umowy o prace oraz umowy o zlecenie, Twoim obowiązkiem jest zgłosić go to Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Masz na to 7 dni od momentu zatrudnienia. Jeśli chodzi o składki, podlegają im umowa o pracę i umowa zlecenie (z jednym wyjątkiem – jeżeli zatrudniasz studenta, który ma ważną legitymację i nie ma ukończonych 26 lat to wówczas od umowy zlecenie nie odprowadzasz składek ZUS). Od umowy o dzieło odprowadza się tylko podatek dochodowy.

Nowych pracowników zgłasza się za pomocą formularzu ZUS ZUA. Stosowany jest on także w przypadku jakiejkolwiek korekty danych, jeśli osoba podlega pełnym ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniom zdrowotnym. Jeśli pracownik objęty jest jedynie ubezpieczeniem zdrowotnym, wykorzystujesz formularz ZUS ZZA. Poprzez ZUS ZCNA zgłaszasz dane członków rodziny pracownika ubezpieczonego, a poprzez ZUS DRA, składasz comiesięczne deklaracje, na której rozliczasz wszystkie składki. Pamiętajcie, że wszystkie dokumenty kadrowe, księgowe i ewidencyjne może składać w Twoim imieniu biuro rachunkowe. Korzystanie z tego rodzaju usług, może nie jest bezpośrednim obowiązkiem, natomiast zdecydowanie polecanym i powszechnym rozwiązaniem.

Obowiązki środowiskowe

Od 1 stycznia 2020 r. ewidencję odpadów prowadzi się za pośrednictwem indywidualnego konta w BDO – Bazie danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami. Obowiązek wpisu do Rejestru BDO oraz prowadzenia w nim ewidencji dotyczy jednak wybranej grupy przedsiębiorców, którzy:

wytwarzają odpady oraz prowadzą ewidencję tych odpadów,
wprowadzają na terytorium kraju produkty w opakowaniach, opony, oleje smarowe, pojazdy, baterie lub akumulatory, sprzęt elektryczny i elektroniczny,
produkują lub importują opakowania albo kupują je w ramach transakcji wewnątrzwspólnotowych (od firm unijnych).

W przypadku BDO wielkość firmy nie ma znaczenia. Do Rejestru muszą się wpisać także firmy jednoosobowe, które mają obowiązek prowadzenia ewidencji odpadów. Mogą to być np. gabinety stomatologiczne, gabinety lekarskie, sklepy spożywcze, firmy budowlane. Jeśli ten wątek Was zainteresował, szukacie bardziej szczegółowych informacji, zajrzyjcie tutaj.

Obowiązki wobec GUS

Do Waszych obowiązków jako przedsiębiorców, dochodzi obowiązek statystyczny. Nie będzie on jednak dotyczył wszystkich przedsiębiorców, a jedynie osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Wymienione podmioty są zobowiązane przekazywać do GUS-u (Główny Urząd Statystyczny) informacje dotyczące działalności. Złożenie sprawozdania do Urzędu Statystycznego to obowiązek, za którego niedopełnienie grozi grzywna w wysokości 5000 zł, także warto o tym pamiętać.

Jeśli w dzisiejszym wpisie umknął mi jakiś istotny obowiązek, dajcie znać w komentarzach. Jak sami widzicie, jest ich trochę. To może być przytłaczające dla początkujących przedsiębiorców, dlatego tak ważne jest wsparcie doświadczonych specjalistów, którzy pomogą wystartować z własną firmą z prawdziwym przytupem i bez zbędnych problemów. Dobra organizacja, znajomość aktualnych przepisów, dobre doświadczenia i podejście do współpracy, to tylko kilka wybranych atutów, które zyskasz przy współpracy z naszym biurem rachunkowym. Jeśli planujesz wystartować z własną firmą skontaktuj się z nami. Chętnie w tym pomożemy i zaopiekujemy się Twoją księgowością, podatkami i kadrami. Porozmawiajmy!

Gdy kontrahent nie płaci faktur

16 sierpnia 2024

Każda firma jest inna. Każda branża rządzi się własnymi prawami. Są jednak pewne elementy i tematy, które niezależnie od specyfiki prowadzonej działalności, są prawdziwą bolączką dużej części przedsiębiorców. Do takich problemów z pewnością należą zatory płatnicze w firmie. Najczęściej pojawiają się w momencie, gdy kontrahenci nie płacą za faktury lub robią to nieterminowo. To z kolei sprawia, że tworzy się błędne koło – brak płatności od naszych klientów, wstrzymuje nie tylko nasze działania, utrudnia organizację finansów w firmie, ale może spowodować, że sami będziemy mieć problem z rzetelną spłatą naszych zobowiązań. Nagromadzenie się zadłużeń, wywołuje prawdziwy efekt domina, albo kuli śniegowej, co wielu przypadkach bywa zabójcze. Z jednej strony można powiedzieć, że wszyscy jedziemy na tym samym wózku. Z drugiej strony nie możemy doprowadzić, aby problemy innej firmy doprowadziły naszą na skraj przepaści. W dzisiejszym wpisie postaramy się podpowiedzieć Wam jak radzić sobie z sytuacją kiedy kontrahent nie płaci za faktury. Mimo, że złotego środka, który działa w każdym przypadku nie ma, to jest kilka zasad, które z pewnością Wam pomogą.

Początek współpracy

Zator płatniczy to jeden z czynników, który mocno blokuje rozwój firmy, a czasami doprowadza ją na skraj bankructwa. W Polsce niestety to bardzo częste zjawisko. Pisaliśmy już o nim na blogu (zajrzyjcie tutaj), także zachęcamy do lektury poprzedniego wpisu, który mocno łączy się z dzisiejszym. Mimo, że nie jesteśmy w stanie zabezpieczyć się w 100% od zatorów i nierzetelnych kontrahentów, to naszym działaniem możemy skutecznie zmniejszać ryzyko pojawienia się tego rodzaju problemów. Najlepiej zacząć jeszcze przed podjęciem współpracy z kontrahentem. Niedawno na naszym blogu pojawił się wpis o białej liście podatników VAT. Zawarliśmy w nim także informacje o tym dlaczego i jak weryfikować kontrahentów jeszcze przed decyzją o współpracy. Wtedy, jak i dzisiaj, zachęcamy gorąco do tego, aby przed podjęciem ważnej decyzji biznesowej, upewnić się o jej słuszności. Dokładnie tak jak przed kupnem pralki, samochodu, czy mieszkania. Zanim podpiszecie umowę kupna sprawdzacie zapewne dane techniczne, opinie, porównujecie ceny w innych sklepach, prawda? Tym bardziej trzeba to zrobić nawiązując współpracę z kontrahentem. Jeśli chcecie sprawdzić jak to zrobić, zachęcamy do lektury podlinkowanego artykułu. W przypadku dużego kontraktu przed podpisaniem umowy warto wydać trochę pieniędzy i sprawdzić odpłatnie klienta w dostępnych bazach takich jak BIG InfoMonitor, czy KRD. Dobrze będzie sprawdzić nie tylko firmę ale też czy umowa jest podpisana przez osobę do tego upoważnioną (czy jest tzw. pełna reprezentacja). Można pomyśleć, że to szczegół, natomiast gdyby okazało się, że umowę podpisze z Wami osoba, która prawnie nie reprezentuje spółki, to taka umowa stanie się niemożliwa do wyegzekwowania.

Poza weryfikacją kontrahentów, możecie też zastosować inną metodę ochronną. Jeśli macie kilku klientów spróbujcie podzielić ich według kryteriów: VIP, duży, mały. Po co? Żeby mieć jasno wyznaczone reguły postępowania w przypadku pojawienia się problemów (i nie tylko) z konkretnym kontrahentem. Firmy VIP (a w zasadzie powinno być VIC – Very Important Company) to najważniejsi klienci. Strategiczni dla Waszego biznesu. Można zatem traktować ich nieco łagodniej, z odpowiednią elastycznością. Ich utrata mogłaby okazać się znacznie większym problemem, niż nieterminowa płatność za fakturę, czy opóźnienie niektórych działań. Oczywiście musicie wyznaczyć wyraźną granicę, natomiast w Waszym interesie będzie utrzymać kontrahenta VIP, nawet jeśli posiada tymczasowe problemy. Mając na względzie przyszłość firmy, warto przeanalizować czy pójście na rękę nie opłaca się bardziej niż twarde stanowisko, które postawi takiego partnera pod ścianą. Co jeszcze możecie zrobić, gdy kontrahent ma problemy z regulowaniem zobowiązań?

Gdy kontrahent nie płaci – praktyczne porady

Może się zdarzyć i niestety zdarza się to stosunkowo często, że kontrahent przestaje regulować zobowiązania wobec naszej firmy. Nawet jeśli nic nie zwiastowało problemów, mogą pojawić się z przyczyn niezależnych, losowych. Co możemy zrobić w takiej sytuacji? Jak odzyskać środki, najlepiej bez ryzyka utraty klienta? W końcu może się okazać, że problem jest tymczasowy i za jakiś czas sytuacja wróci do normy.

Przede wszystkim potrzebne jest wyczucie. Działanie ostrożne, ale konkretne. Na początek polecamy po prostu się upomnieć. Mniej oficjalnie, choćby telefonem, lub prostym mailem. Najlepiej w momencie, gdy tylko zauważycie lekkie opóźnienie w płatności. Jeśli po kontakcie uda Wam się porozumieć, ustalić szczegóły, wynegocjować warunki spłaty, będziecie wiedzieć na czym stoicie. To najlepsza opcja, jeśli uda Wam się wypracować konkretne działania, które potem będą realizowane. Unikniecie zamieszania i pozostaniecie w dobrych relacjach. Jeśli jednak Wasza prośba nie doczeka się odpowiedzi, albo kontrahent złamie ustalone wcześniej warunki, warto pójść krok dalej i przygotować wezwanie do zapłaty. W sieci znajdziecie sporo gotowych wzorów do pobrania i wykorzystania. O pomoc w przygotowaniu takiego wezwania możecie poprosić też zaprzyjaźnioną kancelarię prawną. Wbrew pozorom wezwanie do zapłaty nie musi mieć formy „straszaka”. Bardziej niech będzie sygnałem, że to dla Was ważny temat, podchodzicie do niego odpowiedzialnie, konkretnie i tego samego wymagacie od Waszego kontrahenta. Jest to też wyraźny sygnał, że sprawę traktujecie poważnie i może zniechęcić Waszego kontrahenta do „wodzenia Was za nos” w kwestii płatność. Co do zasady – mało który przedsiębiorca świadomie chce brnąć w konflikt. Zwłaszcza, gdy sytuacja jest ewidentna. Są jednak sytuacje, w których nie otrzymacie odpowiedzi na przesłane wezwanie do zapłaty.

Jeśli kolejne wezwania do zapłaty nie przynoszą skutków, konieczne może okazać się skorzystanie z pomocy firmy windykacyjnej, lub prawnika. Z naszych obserwacji wynika, że jeśli na końcu takiego wezwania pojawi się pieczątka kancelarii, skuteczność komunikatu znacznie się zwiększa. Przypadek? 🙂 Dzieje się tak, głównie dlatego, że druga strona dostaje wtedy wyraźny sygnał, że macie narzędzia do tego, aby w razie problemów pójść krok dalej i uruchomić dostępne rozwiązania prawne. Przekażecie sprawę bardziej doświadczonym specjalistom, a przy okazji ominie Was niewdzięczna rola bycia „tym złym” i z pewnością sporo stresu.

Na pewno ważny będzie w tym przypadku, odpowiedni wybór firmy lub prawnika. Najlepiej jeśli dana firma lub specjalista ma doświadczenie i potwierdzone sukcesy w odzyskiwaniu długów. Firma windykacyjna musi przestrzegać kodeksu etycznego, prawa, przepisów o ochronie danych osobowych. Dobrze jeśli przestrzega też dobrych obyczajów i rozumie, że nie chcecie stracić klienta, a jedynie odzyskać swoje należności. W przypadku wierzytelności B2B (business to business) wierzyciel może do należności głównej i odsetek doliczyć równowartość 40 euro na koszty windykacji. Dodatkowe koszty i firma windykacyjna na głowie, może skutecznie zmotywować kontrahenta do uregulowania zaległych płatności. Zwłaszcza gdy pojawi się widmo wystawienia jego długu na sprzedaż, zgłoszenia do BIKu itd. Na niektórych przedsiębiorcach nie robi to jednak wrażenia i nadal nie będą poczuwać się do spłaty zobowiązań. Co wtedy?

Windykacja kontrahenta?

Jeśli ktoś ignoruje Wasze próby polubownego załatwienia sprawy. Unika notorycznie kontaktu, albo jawnie łamie wcześniejsze ustalenia, działa w ten sposób z premedytacją na Waszą niekorzyść. Skoro inny przedsiębiorca nie przejmuje się Waszym losem, nie szuka z Wami drogi wyjścia, nie próbuje negocjować warunków i nie szuka rozwiązań – Wy też możecie pozbawić się sentymentów. Nawet powinniście!

Po wyczerpaniu działań w ramach windykacji miękkiej, nie należy zwlekać ze skierowaniem wierzytelności na drogę sądową. Wiadomo, że dla wielu firm to ostateczność, bo wiąże się z szeregiem formalności, zamieszanie i długi czas oczekiwania na postępy w sprawie. Jeśli dłużnik nie płaci swoich zobowiązań, być może ma problemy, z którymi łatwo sobie nie poradzi, a jego sytuacja może być coraz gorsza z miesiąca na miesiąc. Można powiedzieć, że w takiej sytuacji rozpoczyna się wyścig do odzyskania swoich środków przed innymi wierzycielami. Sprawy sądowe można przeprowadzić przez Elektroniczne Postępowanie Upominawcze w e-sądzie (EPU) lub przez sąd rejonowy. Wybór odpowiedniego sądu zależy od charakteru danej wierzytelności. Szczególnie ważnym postępowaniem dla przedsiębiorcy jest postępowanie EPU. W skrócie – sąd w tej sytuacji nie bada zasadności roszczenia, sprawdza przedłożone dokumenty, faktury i na tej podstawie wydaje nakaz zapłaty. Opłata sądowa od pozwu w e-postępowaniu wynosi 1,25% wartości przedmiotu sporu, tj. dochodzonego w pozwie roszczenia pieniężnego (nie może być mniejsza niż 30 zł.).

Po uzyskaniu wyroku lub nakazu zapłaty, możecie samodzielnie lub za pośrednictwem kancelarii skierować sprawę do właściwego komornika. Współpracując z komornikiem, należy wskazać majątek, z którego komornik ma zaspokoić dług. Niestety, postępowania komornicze nie zawsze kończą się skuteczną egzekucją, często są też czasochłonne. To powinien być kolejny powód, dla którego nie będziecie zwlekać z podjęciem działań windykacyjnych.

Mediacja albo arbitraż

Spory najlepiej rozwiązywać bez sądu i twardej windykacji. Kosztuje to mniej czasu, pieniędzy i nerwów. Porozumienie zawsze jest możliwe, zwłaszcza gdy spór nie wynika z winy, czy celowego działania jednej strony. Tak jak wspomnieliśmy na początku, zamiast stawiać sprawę na ostrzu noża, warto najpierw problem wyjaśnić, omówić możliwą drogę wyjścia z sytuacji – słowem znaleźć rozwiązanie, które pozwoli kontynuować współpracę. Nawet jeśli brak jest jednoznacznego porozumienia, do którego dąży jedna ze stron, nie przekreśla to szansy na zakończenie konfliktu bez sądu. Można to zadanie powierzyć niezależnemu mediatorowi, który pomoże znaleźć wyjście z sytuacji. Jest też jeszcze inne rozwiązanie – arbitraż.

Spór można poddać pod ocenę sądu polubownego. Arbitraż jest alternatywą dla sądów powszechnych. Tego rodzaju sądy działają przy dużych organizacjach przedsiębiorców, a postępowanie jest poufne. Co ważne tego rodzaju drogi prowadzące do zakończenia konfliktów można przewidzieć w umowie o współpracy. Wystarczy wpisanie do niej klauzuli o rozwiązywaniu ewentualnych spornych spraw najpierw polubownie (wyznaczając sobie na to określony czas), a przed sądem dopiero w razie braku ugody. To sprawia, że łatwiej jest kontynuować współpracę między firmami mimo problemów.

Oczywiście życzymy Wam (i sobie też!), abyście w ogóle nie mieli problemów z zatorami płatniczymi, niesolidnymi kontrahentami, windykacją długów itd. Trzeba być jednak gotowym na różne scenariusze. W końcu od tego będzie zależeć przyszłość i płynność finansowa naszej firmy. A firma, to przecież nie tylko wpis do KRS, tylko lata pracy, wyrzeczeń, odpowiedzialność za pracowników i ich rodziny. Naturalne jest, że chcecie tego bronić. Ze swojej strony mamy nadzieję, że po dzisiejszym artykule, będzie wiedzieć jak się za to zabrać, jak zaplanować działania i na co zwrócić uwagę. A jeśli potrzebujecie bardziej praktycznego wsparcia, skontaktujcie się z naszym biurem rachunkowym!

Jak rozliczać wydatki na szkolenia?

23 czerwca 2024

Rozwój technologii i zmiany rynkowe, zmiany w przepisach są na porządku dziennym, a nieustanne podnoszenie kwalifikacji zawodowych stało się nie tylko zalecane, ale wręcz konieczne. Rozumie to też duża część przedsiębiorców, którzy inwestują środki w rozwój kompetencji swoich pracowników, współpracowników, a także własnych umiejętności. W dzisiejszym wpisie podsumujemy jak rozliczać firmowe szkolenia i skutecznie zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodu. Zachęcamy do lektury.

Rozliczanie wydatków w firmie

Zgodnie z ustawami o PIT i CIT, koszt uzyskania przychodu to wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Taki koszt musi być udokumentowany i musi istnieć bezpośredni lub pośredni związek przyczynowy z osiąganiem przychodów. Koszty edukacyjne i szkoleniowe, choć nie są wyraźnie wyłączone, wymagają udowodnienia związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Organy podatkowe podkreślają, że wydatek musi być rzeczywiście poniesiony oraz pozostawać w związku z działalnością przedsiębiorstwa.

Art. 1033 Kodeksu pracy: „Pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie”.

Kodeks pracy definiuje podnoszenie kwalifikacji zawodowych jako zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy przez pracownika z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą. Pracodawca może finansować pracownikowi różne wydatki związane z edukacją, takie jak opłaty za kształcenie, przejazdy, podręczniki i zakwaterowanie. Kluczowym elementem jest dopasowanie kierunku kształcenia do obowiązków pracownika. Przykładem mogą być szkolenia ze sprzedaży, albo komunikacji dla handlowców. Albo szkolenia językowe dla menedżera produktu, który będzie odpowiedzialny za promocję zagranicą itp. Mamy nadzieję, że rozumiecie tę zależność. Jeżeli wydatek jest związany z podnoszeniem ogólnej wiedzy, która nie ma bezpośredniego związku z wykonywaną pracą, może być problem, aby uznać go za koszt uzyskania przychodu. Co ważne dotyczy to tak samo pracowników, którym szkolenia zapewnia szef, jak i samego szefa, który przecież też może (a nawet powinien) podnosić swoje kwalifikacje z zarządzania, finansów itd.

Koszty szkoleń – pracownik, a współpracownik

Odliczenie kosztów szkolenia współpracowników, w przeciwieństwie do pracowników, było często kwestionowane. Jednak w konkretnych przypadkach sądy administracyjne potwierdzają możliwość takiego odliczenia. Przykładowo, jeżeli przedsiębiorca organizuje zagraniczne wyjazdy szkoleniowe dla najlepszych partnerów, to wydatki na transport, zakwaterowanie i szkolenie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Kluczowe jest, aby szkolenie miało na celu zwiększenie sprzedaży i przychodów firmy. Ważne jest zorganizować wszystko w taki sposób, aby w razie kontroli w firmie można było jednoznacznie udowodnić cel i charakter szkoleń, zgodnie z przepisami.

Koszty szkoleń mogą być zakwestionowane, jeżeli wyjazd szkoleniowy ma charakter turystyczny i rozrywkowy, a nie szkoleniowy. Przykładowo, jeżeli wyjazd odbywa się za granicą i obejmuje wysoki koszt przelotów, zakwaterowania oraz organizacji, a tematyka szkoleń nie jest ściśle związana z działalnością firmy, organy podatkowe mogą uznać takie wydatki za osobiste i niekwalifikowane do odliczenia. Tak samo gdy mówimy o pracownikach, jak i przedsiębiorcy. Dla tej drugiej grupy ważna informacja jest taka, że koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Przykładowo, wydatki na aplikację adwokacką przed rozpoczęciem praktyki adwokackiej są uznawane za osobiste. Natomiast koszty edukacji poniesione w celu rozwijania już istniejącej działalności mogą być kwalifikowane jako koszty podatkowe. Jeśli zatem planujesz założyć firmę, chciałbyś zainwestować w szkolenia dla początkujących przedsiębiorców, to niestety nie będziesz mógł wrzucić tego wydatki w koszty. Co innego, gdy zrobisz to już po formalnym otwarciu.

Warto pamiętać, że w koszty firmowe można wliczyć te związane ze studiami, kursami językowymi, zakupem literatury branżowej, dostępem do płatnych serwisów internetowych oraz udział w konferencjach branżowych – pod warunkiem, że mają one bezpośredni związek z działalnością firmy.

Wydatki na szkolenia, a księgowość

Wydatki na szkolenie pracowników wykazywane są w księgach rachunkowych na zasadach ogólnych – koszty przyporządkowywane są do okresów, których dotyczą. W księgach rachunkowych takie wydatki są odnoszone w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki i zazwyczaj są ujmowane jako świadczenia na rzecz pracowników. Jeżeli ewidencja kosztów prowadzona jest wyłącznie w układzie rodzajowym, czyli tylko w zespole 4, to ewidencjonując wydatki na szkolenie pracowników, używamy konta „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”. Jeśli natomiast jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 5, do zewidencjonowania wydatków na szkolenie pracowników kontem właściwym będzie konto „Koszty zarządu”.

W razie, gdy wydatki na szkolenia pracowników odnoszą się do przyszłych okresów sprawozdawczych, należy je wówczas rozliczyć w czasie przy użyciu konta „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”. Zgodnie z art. 39 ust 3 ustawy o rachunkowości odpisy czynnych i biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności. Oznacza to, że koszty można rozliczać stosownie do upływu czasu (w równych kwotach przypadających na poszczególne okresy sprawozdawcze) i stosownie do wielkości świadczeń (proporcjonalnie do określonego wskaźnika).

Jak widzicie, rozliczanie wydatków na szkolenia, jako kosztu uzyskania przychodu, wymaga spełnienia określonych warunków i udokumentowania związku z działalnością gospodarczą. Przedsiębiorcy powinni starannie analizować każdy wydatek edukacyjny, aby móc skutecznie zaliczyć go do kosztów podatkowych. W razie wątpliwości warto skonsultować się ze specjalistą z biura rachunkowego, który pomoże w prawidłowym rozliczeniu tych wydatków. Oczywiście zachęcamy do kontaktu z biurem rachunkowym Audyt Legis i skorzystania z naszej obsługi. Nasz zespół tworzą doświadczeni specjaliści ds. kadr i księgowości, którzy chętnie pomogą nie tylko przy rozliczaniu szkoleń. Porozmawiajmy o szczegółach!

Działalność nierejestrowana w pigułce

28 kwietnia 2024

Działalność nierejestrowa (inaczej mówiąc: nieewidencjonowana) to niewielka działalność zarobkowa osób fizycznych, która ma dość specyficzną cechę. Jak sama nazwa wskazuje, prowadzenie jej nie wymaga rejestracji i wpisywania do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Chcesz sprawdzić nowy pomysł na biznes? A może po prostu startujesz z własną firmą i chcesz sprawdzić sam siebie w roli przedsiębiorcy? W obu przypadkach działalność nierejestrowana może być idealnym rozwiązaniem. Dlaczego? O czym trzeba, a o czym warto wiedzieć? W dzisiejszym wpisie znajdziecie najważniejsze informacje i odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania. Zapraszamy do lektury!

Co musisz wiedzieć o działalności nierejestrowanej?

Działalność nierejestrowana, mimo że często posiada kluczowe cechy działalności gospodarczej, to wyjątkowo nie jest traktowana jak działalność gospodarcza. Pod pewnymi warunkami. Kluczowym dotyczą przychodów, które w miesiącu nie powinny przekroczyć 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę. Limit przychodów dla działalności nieewidencjonowanej w 2024 roku zmieni się dwa razy. Od stycznia do czerwca 2024 roku wynosi 3181,50 zł, a od lipca 2024 roku – 3225 zł. Co jeszcze musisz wiedzieć?

Działalność gospodarcza to działalność zorganizowana, mająca charakter zarobkowy, prowadzona w sposób ciągły
we własnym imieniu. Możesz prowadzić nierejestrowaną działalność jeśli nie przekroczysz limitu, ale też jeżeli nie wykonywałeś działalności w ostatnich 5 latach. Jeżeli masz zarejestrowaną firmę, ale jej działalność w ostatnich 60 miesiącach była zawieszona (zawieszenie jest liczone jak jej niewykonywanie).

Do limitu przychodów uprawniających do prowadzenia działalności nierejestrowanej wlicza się przychody należne, nawet jeśli nie zostały jeszcze faktycznie otrzymane (czyli klient jeszcze nie zapłacił za towar). Do ustalania przychodu będzie ci służyć ewidencja sprzedaży. Kwoty należne, ale nieotrzymane w danym miesiącu staną się przychodem podatkowym dopiero w momencie, kiedy otrzymasz zapłatę od klienta. Nie wlicza się natomiast wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat. To co wydaje się szczególnie istotne to fakt, że jeśli przekroczysz miesięczny limit przychodu, twoja działalność zostanie uznana za działalność gospodarczą. Od momentu przekroczenia limitu przychodu masz 7 dni na zarejestrowanie działalności gospodarczej w CEIDG. Od momentu podjęcia działalności nierejestrowanej masz obowiązek prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży i
rozliczać przychody z działalności nierejestrowanej (po odliczeniu kosztów) w zeznaniu rocznym PIT-36 według skali podatkowej. Do tego oczywiście dochodzi obowiązek wystawiania faktur lub rachunków na żądanie konsumenta i przestrzeganie jego praw.

Działalność nierejestrowaną mogą wykonywać także osoby niepełnoletnie. Co do zasady taka działalność nie jest uzależniona od posiadania pełnej zdolności do czynności prawnych. Niepełnoletni muszą jednak pamiętać o ograniczeniach wynikających z jego wieku – osoby od 13. do 18. roku życia mają ograniczoną zdolność do czynności prawnych – co w praktyce oznacza, że nie mogą we własnym imieniu dokonywać czynności prawnych, które powodują powstanie, zmianę lub ustanie stosunku prawnego. Na przykład nie mogą samodzielnie zawierać umów ze swoimi kontrahentami na dostawę towarów czy sprzedaż produktów. Tutaj do rozporządzania swoim prawem będzie czasem niezbędna zgoda przedstawiciela ustawowego – najczęściej rodzica lub kuratora. Osoba niepełnoletnia może natomiast dysponować dochodami uzyskanymi z tytułu działalności nierejestrowanej bez zgody.

Koszty i rachunki w działalności nierejestrowanej

W zeznaniu rocznym, w którym rozliczasz się z prowadzenia działalności nierejestrowanej (PIT-36), możesz wykazać koszty, które poniosłeś w związku z tą działalnością, i pomniejszyć dochód, który podlega opodatkowaniu. Takimi kosztami będą, na przykład: zakupy surowców do produkcji wyrobów lub zakup towarów handlowych, które sprzedajesz, a także koszty zużytej energii. Trzeba to oczywiście udokumentować, dlatego warto przechowywać dowody zakupów, a najlepiej jeśli na tych dowodach będą podane dane. Koszty uzyskania przychodów rozpoznajesz kasowo, czyli w dacie, gdy rzeczywiście poniesiesz wydatek (dokonasz zapłaty).

A co jeśli chodzi o rachunki i faktury? Na żądanie kupującego masz obowiązek wystawić klientowi rachunek. Rachunek powinien zawierać numer, datę wystawienia, dane sprzedawcy i nabywcy, a także nazwę usługi i kwotę do zapłaty. Przy działalności nierejestrowanej jest się zwolnionym z obowiązku wystawiania faktur, natomiast trzeba ją wystawić, gdy poprosi o to klient. Takie żądanie klient może zgłosić w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczyłeś mu towar lub usługę bądź otrzymałeś całość lub część zapłaty. W takiej sytuacji faktura musi zawierać datę wystawienia, numer, imiona i nazwiska (lub nazwa) podatnika i nabywcy. Do tego nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług oraz cenę. Przy sprzedaży nierejestrowej wystarczy, że na rachunku lub fakturze podasz swoje imię i nazwisko – nie musisz podawać numeru PESEL czy adresu zamieszkania. A co w przypadku działalności nierejestrowanej powinna zawierać ewidencja sprzedaży?

Ewidencja sprzedaży jest o tyle ważna, że pozwala ustalić czy nie przekroczyło się progu przychodów. Można ją prowadzić w formie papierowej lub elektronicznie, na przykład w arkuszu kalkulacyjnym Excel. W ewidencji zapisujesz sprzedaż za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. To oznacza, że po sprzedaniu towaru następnego dnia, nie możesz wpisywać sprzedaży z dnia poprzedniego. Przepisy (niestety lub na szczęście) nie regulują, jakie dokładnie elementy powinna zawierać uproszczona ewidencja sprzedaży. Zazwyczaj zawiera liczbę porządkową, datę sprzedaży i jej wartość. Warto jednak pamiętać, że jeśli twoja ewidencja będzie prowadzona w sposób nierzetelny lub nie będzie prowadzona w ogóle, a na podstawie dokumentacji nie będzie możliwe ustalenie wartości sprzedaży, to organ podatkowy sam określi wartość sprzedaży opodatkowanej i ustali od niej kwotę podatku należnego. Jeżeli nie będzie można określić przedmiotu opodatkowania, to kwota podatku zostanie ustalona na 22%.

Co jeszcze warto wiedzieć?

Zarejestrować firmę będzie trzeba, nawet jeśli planujesz niewielkie przychody, ale działalność, którą chcesz prowadzić wymaga zezwolenia, koncesji albo wpisu do rejestru działalności regulowanej. Również jeśli została zdefiniowana w przepisach jako działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców.
Do takich działalności należy między innymi ochrona osób lub mienia, sprzedaż alkoholu, organizacja imprez turystycznych, zbieranie odpadów itd. Do tego dochodzą działalności, które zostały zdefiniowane jako działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy – Prawo przedsiębiorców, czyli np.: pośrednictwo ubezpieczeniowe, w tym wykonywanie czynności agencyjnych oraz usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych (zgodnie z ustawą o rachunkowości).

Jeśli w ramach działalności nierejestrowanej chcesz świadczyć usługi, czyli wykonujesz umowę o świadczenie usług albo umowę-zlecenie, to podlegasz ubezpieczeniom jako zleceniobiorca. Podmiot zawierający z tobą taką umowę (zleceniodawca) pełni wtedy obowiązki płatnika składek i ma obowiązek w ciągu 7 dni zgłosić cię do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego i opłacać składki ZUS. Nie będziesz mieć obowiązku opłacania składek społecznych ani zdrowotnych, jeśli w ramach działalności nierejestrowanej sprzedajesz towary lub jeśli jesteś studentem, który nie ukończył 26 lat. Co jeszcze warto wiedzieć? Przy działalności nierejestrowanej nie jesteś przedsiębiorcą (nie rejestrujesz tej działalności w CEIDG), ale i tak musisz posiadać kasę fiskalną, jeżeli wielkość twojej sprzedaży przekroczy 20 tyś. zł albo sprzedawane przez ciebie towary (lub świadczone usługi) nie korzystają ze zwolnienia z ewidencjonowania na kasie fiskalnej.

Działalność nierejestrowana – najważniejsze korzyści

Prowadzenie działalności nierejestrowanej to doskonała opcja dla osób, które prowadzą małe przedsiębiorstwo lub dopiero zaczynają świadczyć swoje usługi na rynku. Dzięki temu nie muszą borykać się z prowadzeniem księgowości (co często i niepotrzebnie przeraża “początkujących przedsiębiorców”) i zaczynać prowadzenie biznesu od szeregu formalności jak rejestracja w CEIDG czy GUS-ie. Są również zwolnione z opłacania okresowych zaliczek na podatek dochodowy oraz składek ZUS, co znacząco ułatwia sprawę w momencie, w którym działalność generuje stosunkowo niskie dochody. Podsumowując, najważniejsze zalety działalności nierejestrowanej to:

brak konieczności zgłaszania działalności w ewidencji przedsiębiorców (nie potrzeba numerów identyfikacyjnych NIP i REGON),
brak składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne ani ubezpieczenia zdrowotne z tytułu działalności gospodarczej,
brak comiesięcznych (albo kwartalnych) zaliczek na podatek,
brak konieczności opłacania VAT – obowiązuje zwolnienie podmiotowe, bo przychody z działalności nierejestrowanej nie przekroczą 200 tys. zł w skali roku (chyba że sprzedajesz towary bądź usługi wymagające rejestracji do VAT),
nie musisz prowadzić księgowości tylko uproszczoną ewidencję sprzedaży.

Działalność nierejestrowana to oczywiście nie tylko zalety, ale też pewne ograniczenia. Ustalony limit przychodów jest stosunkowo niski, a po jego przekroczeniu i tak należy niezwłocznie zarejestrować działalność (nawet jeśli wyższe przychody będą miały miejsce jednorazowo). Jeśli osobie prowadzącej działalność nierejestrowaną zależy na pozostaniu przy takiej formie prowadzenia biznesu, może się okazać, że stanie się to czynnikiem wstrzymującym rozwój firmy. To też ograniczenia związane z pewnymi rodzajami działalności, które nie da się prowadzić w tej formie z uwagi na wymóg koncesji, licencji czy zezwoleń. To sprawa, że o nierejestrowanej działalności warto pomyśleć na początku przygody z biznesem. Jeśli jesteście właśnie na tym etapie, zachęcamy do kontaktu z nami. Chętnie pomożemy w założeniu firmy, w interpretacji przepisów, doborze rozwiązań, a także będziemy wsparciem gdy zechcecie ją rozwijać! Nasi księgowi i specjaliści są do Waszej dyspozycji.

Porozmawiajmy o współpracy!

Urlop na żądanie – czy pracodawca może odmówić?

11 kwietnia 2024

Pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę w ciągu roku przysługują cztery dni urlopu na żądanie. Wniosek o urlop na żądanie należy złożyć najpóźniej w dniu korzystania z tego urlopu. To jednak nie wszystko co powinniście wiedzieć na ten temat. Wokół tego tematu pojawiają się często dodatkowe pytania i wątpliwości, które postanowiliśmy rozwiać w dzisiejszym artykule.

Czy pracodawca ma obowiązek wyrazić zgodę na urlop na żądanie? Kiedy może odmówić? Co jeszcze warto wiedzieć i co na ten temat mówią przepisy? Zapraszamy na nasze podsumowanie!

Urlop na żądanie – najważniejsze informacje

Podstawą prawną określającą możliwość urlopu na żądanie jest Kodeks pracy, a dokładniej zawarty w nim przepis art. 167(2), który brzmi następująco: „Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. To nie wszystko. W dalszej części wyjaśniono, że łączny wymiar urlopu wykorzystanego przez pracownika na zasadach i w trybie określonym w przepisach, nie może przekroczyć w roku kalendarzowym 4 dni, niezależnie od liczby pracodawców. Pierwszy wniosek? Dni urlopu na żądanie przysługują zatem każdemu dokładnie w takim samym wymiarze. Urlop na żądanie wliczany jest do ogólnego wymiaru urlopu wypoczynkowego, ale to część urlopu pozostawiona do dyspozycji pracownika, co oznacza, że dni urlopu na żądanie nie są objęte planem urlopów.

Jak mogliście przeczytać w zacytowanym artykule, przepisy wymagają, aby pracownik zgłosił zamiar skorzystania z urlopu na żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia tego urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy. Tak jak ma to miejsce w przypadku urlopu wypoczynkowego zgodę udziela pracodawca. Na żądanie nie oznacza bez zgody przełożonego. Rozpoczęcie urlopu na żądanie przed udzieleniem pozwolenia przez pracodawcę może być uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, co z kolei jest naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych (w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy). A kiedy pracodawca może odmówić takiego urlopu pracownikowi? Wyjaśniamy.

pracodawca a maile pracownika — Kliknij i dowiedz się więcej!

Urlop na żądanie, a odmowa

Co do zasady pracodawca zobowiązany jest udzielić urlopu na żądanie, jeżeli pracownik skutecznie poinformuje go o zamiarze jego wykorzystania. Odmowa jest możliwa jedynie w wyjątkowych okolicznościach. Jakich? Podpowiedzią niech będzie wyrok Sądu Najwyższego (II PK 123/09, LEX nr 551056), który orzekł:

„Obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniom pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy”.

Jak możecie się domyślać, daje to pole do interpretacji i każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie. Zwłaszcza, że realizacja prawa pracownika do wypoczynku jest niejako korygowana potrzebami pracodawcy, dotyczącymi konieczności obecności pracownika decyzyjnego w pracy. Urlop na żądanie może zatem spotkać się (w pewnych sytuacjach) ze zgodną z prawem odmową. Podobnie jeśli w danym roku pracownik wykorzystał już w pełni wymiar czasu pracy – urlop na żądanie nie będzie mu przysługiwał w tym okresie. Warto to przy tym pamiętać, że często ma znaczenie sposób w jaki zgłaszamy UNŻ pracodawcy. Robienie tego na ostatnią chwilę może nie być najlepszym rozwiązaniem – może skutkować odmową i pogorszeniem stosunków z pracodawcą. Z drugiej strony, z urlopu na żądanie korzysta się często w awaryjnych i wyjątkowych sytuacjach. Natomiast jeśli tylko możecie uprzedzić i poprosić o zgodę wcześniej – zdecydowanie warto to zrobić.

Tak jak wspominaliśmy – każdy przypadek może być nieco inny. Mimo, że brzmienie przepisów jest jednakowe dla wszystkich, warto wziąć pod uwagę indywidualne czynniki. Jeśli Twoja firma potrzebuje dodatkowe wsparcia w obszarze kadr i HR, zachęcamy do kontaktu z naszym biurem rachunkowym. Nie tylko pomożemy w bieżących wyzwaniach i organizacji, we wdrożeniu regulacji prawnych w firmie, ale też podpowiemy konkretne rozwiązania, które przyniosą korzyści zarówno pracodawcy, jak i samym pracownikom!

Zapraszamy do kontaktu!

Jak zgłosić znak towarowy?

25 marca 2024

W dzisiejszym wpisie opowiemy Wam jak wygląda proces zgłoszenia znaku towarowego. Nie jest to bardzo skomplikowane, natomiast wymaga pewnych, konkretnych działań. W niektórych sytuacjach będą one konieczne, abyście mogli odpowiednio chronić swoją markę. W jakich? Dlaczego? Jak i gdzie zgłosić znak towarowy? Jakie korzyści to przyniesie? Na te i inne pytania znajdziecie odpowiedzi w dzisiejszym artykule.

Znak towarowy – czyli co?

Na dobry początek trochę podstawowych informacji na temat znaku towarowego: to oznaczenie, które służy do identyfikacji danych produktów lub usług. Takim oznaczeniem może być znak, który umożliwia odróżnienie się od innych towarów na rynku, który można przedstawić w formie pozwalającej na dokładne ustalenie jego charakterystyki i przedmiotu udzielonej ochrony. Takim znakiem może być słowo, dźwięk, rysunek, pojedyncza litera o określonej formie. To może być też kolor, albo specyficzna forma lub kształt. Wiele zależy też od Waszej wizji i potrzeb.

Znak towarowy zgłasza się w Urzędzie Patentowym Rzeczpospolitej Polskiej z siedzibą w Warszawie. Oczywiście, jeśli chcecie chronić swoją markę na terenie Polski. Jeśli jednak zakres Waszej działalności (a przez to też zakres ochrony) rozciąga się poza granice naszego kraju, konieczne będzie zarejestrowanie go w odpowiednich instytucjach. Działając na terytorium innych państw członkowskich Unii Europejskiej, znak firmowy zgłosicie w Urzędzie Unii Europejskiej do spraw Własności Intelektualnej (EUIPO) z siedzibą w Alicante. Międzynarodowa ochrona znaku towarowego możliwe jest poprzez zastrzeżenie go w Światowej Organizacji Własności Intelektualnej (WIPO) z siedzibą w Genewie. Natomiast zanim kupicie bilet do Genewy i zaczniecie się pakować, warto uświadomić sobie dlaczego chcecie to zrobić i czy na pewno ta gra jest warta świeczki.

gdy firma nie płaci — Kliknij w obrazek i dowiedz się więcej!

Zanim zgłosicie znak towarowy

Przed dokonaniem zgłoszenia znaku towarowego warto będzie sprawdzić, czy ktoś Was nie wyprzedził. To wcale nie jest rzadka sytuacja, w której na przykład otwierając firmę, okaże się, że już jedna, o podobnej nazwie i charakterze działalności funkcjonuje od lat. Przed podjęciem strategicznych decyzji, zanim jeszcze zgłosicie znak, musicie sprawdzić czy nie istnieją już znaki towarowe identyczne albo podobne do Waszego. Warto w tym celu przeszukać bazę znaków krajowych, bazę znaków UE, oraz bazę międzynarodową. Tutaj znajdziecie wyszukiwarkę znaków, jeśli chodzi o Polskę. Sprawdzenie dostępnych baz zarejestrowanych znaków to nie wszystko co musicie ustalić zanim przystąpicie do zgłoszenia swojego znaku towarowego. Istnieją dodatkowe warunki i ograniczenia, o których musicie wiedzieć i które podsumujemy poniżej.

Prawo ochronne na znak towarowy trwa 10 lat od daty zgłoszenia znaku towarowego. Prawo to może zostać wydłużone na wniosek uprawnionego (po uzyskaniu decyzji).

Kiedy można zgłosić znak towarowy? Prawo ochronne na znak towarowy przysługuje podmiotowi, który go zgłosił lub osobie, która nabyła od niego prawo do znaku towarowego. Znak towarowy może być zgłoszony przez osobę fizyczną, prawną, przez organ administracji rządowej albo państwową jednostkę organizacyjną, które nie posiada osobowości prawnej. Prawo ochronne obejmuje też wspólny znak towarowy. Może go uzyskać organizacja, która posiada zdolność do nabywania praw i zaciągania zobowiązań w swoim imieniu i osoba prawna działająca na podstawie przepisów prawa publicznego. Prawo używania wspólnego znaku towarowego przysługuje w przypadku organizacji – tej organizacji lub jej członkom. A w przypadku osoby prawnej – tej osobie i osobom które zostaną upoważnione do jego stosowania zgodnie z regulaminem używania znaku. Wspólne prawo ochronne jest udzielane na znak towarowy, przeznaczony do używania przez kilka osób, w tym przedsiębiorców, którzy zgłosili go wspólnie. A ochrona obejmuje zakres wskazany w zgłoszeniu – ważne jest zatem dokładne określenie konkretnych towarów i usług, najlepiej jeszcze zanim zdecydujecie się na zgłoszenie znaku towarowego.

Kiedy nie można zgłosić znaku?

Istnieją też pewne ograniczenia, które mogą utrudnić Wam zgłoszenie znaku towarowego. Urząd patentowy może odmówić objęcia ochroną Waszego znaku jeśli uzna, że nie może on być znakiem towarowym i nie nadaje się do odróżnienia w obrocie towarów dla których ma być zgłoszony. Nie będziecie mogli zgłosić znaku jeśli składa się wyłącznie z elementów mogących służyć w obrocie do wskazania, w szczególności rodzaju towaru, jego pochodzenia, jakości, ilości, wartości, przeznaczenia, sposobu wytwarzania, składu, funkcji lub przydatności. Jeśli składa się z elementów, które weszły do języka potocznego lub są zwyczajowo używane w uczciwych i utrwalonych praktykach handlowych, lub gdy kształt (lub inna cecha szczególna) wynika z charakteru samego towaru.

Nie zarejestrujecie znaku w złej wierze, jeśli ze swojej istotny wprowadza odbiorców w błąd oraz jeśli jest to sprzeczne z porządkiem publicznym lub dobrymi obyczajami. Podobnie, gdy znak zawiera w sobie element będący symbolem religijnym, patriotycznym, kulturowym, albo symbol Rzeczypospolitej Polskiej (na przykład godło lub hymn), znak sił zbrojnych, organizacji paramilitarnej, sił porządkowych i odznak. Oczywiście Wasz znak nie może też zawierać symbolu obcego państwa, ani organizacji międzynarodowej. Nie może też zawierać w swoich najważniejszych cechach nazwy odmian roślin z zarejestrowanych z wcześniejszym pierwszeństwem w Rzeczypospolitej Polskiej lub na podstawie przepisów prawa Unii Europejskiej. Nie powinien też zawierać elementów geograficznych, w sensie dosłownym co do danego regionu, miejsca (zwłaszcza, jeśli nie pochodzi z danego miejsca, a jedynie nawiązuje do pochodzenia).

Jak wybrać dobre biuro rachunkowe? Sprawdź!

Nie chcemy zalewać Was formułkami prawniczymi, natomiast ograniczeń i istotnych szczegółów, które mogą utrudnić (lub uniemożliwić) Wam rejestrację znaku towarowego jest znacznie więcej. Dlatego też kolejną ważną sprawą zanim jeszcze zdecydujecie się na zgłoszenie znaku, powinna stać się profesjonalna konsultacja prawna w tym zakresie. Pozwoli Wam to nie tylko oszczędzić sobie czas i ewentualnego zawodu ale też przygotować niezbędne dokumenty, takie jak:

wniosek, zgłoszenie znaku w celu uzyskania ochrony;
dowód pierwszeństwa;
oświadczenie o podstawie do korzystania z uprzedniego pierwszeństwa;
regulamin znaku towarowego;
dokumenty stwierdzającą uprawnienie do używania niektórych oznaczeń w znaku towarowym;
pełnomocnictwa do złożenia dokumentu lub prowadzenia sprawy (rzecznik patentowy).

Najczęstszym powodem odrzucenia znaku jest niewystarczająco dobra lub niedokładna weryfikacja możliwości rejestracyjnych. Dzięki dodatkowemu wsparciu prawnemu, zyskacie większą pewność, że Wasz plan się powiedzie albo otrzymacie informację o tym, że nie będzie możliwe zgłoszenie proponowanego znaku. Obie informacje mają taką samą wartość. Dzięki temu będziecie po prostu wiedzieć na czym stoicie i jakie macie alternatywy. A gdy zdobędziecie dodatkowe potwierdzenie będziecie mogli z większą skutecznością zgłosić znak w odpowiednim Urzędzie. Jak to zrobić?

Jak zgłosić znak towarowy?

Swoje zgłoszenie możecie złożyć osobiście lub przez pełnomocnika w Urzędzie Patentowym. Możecie je też przesyłać pocztą, faksem (ktoś jeszcze z nich korzysta?) i oczywiście przez Internet. Ta ostatnia opcja jest możliwa dzięki Platformie Usług Ele:tronicznych Urzędu Patentowego RP. Aby skorzystać z PUEUP, konieczne będzie założenie konta, dzięki któremu też dokonasz niezbędnych opłat. Pełnomocnikiem strony w postępowaniu przed Urzędem Patentowym może być rzecznik patentowy, radca prawny, adwokat lub osoba świadcząca usługi transgraniczne w rozumieniu ustawy o rzecznikach patentowych. Pełnomocnikiem osoby fizycznej może być również współuprawniony.

Dokumentacja potrzebna do zgłoszenia:

złożenie wniosku;
1 egzemplarz fotografii lub odbitki znaku towarowego w przypadku znaku wyrażonego w postaci rysunków albo kompozycji;
2 egzemplarze informatycznych nośników danych zawierających nagranie dźwięku w przypadku znaku towarowego dźwiękowego lub multimedialnego;
dowód uiszczenia opłaty od zgłoszenia;
dowód pierwszeństwa lub oświadczenie zgłaszającego o podstawie do korzystania z uprzedniego pierwszeństwa;
dokument stwierdzający uprawnienie do używania niektórych oznaczeń w znaku towarowym, w przypadkach określonych w art. 1291 ust. 1 pkt 9-11 ustawy pwp;
regulamin znaku;
pełnomocnictwo, jeżeli zgłaszający działa za pośrednictwem pełnomocnika, wraz z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa.

Tak jak wspomnieliśmy, we wniosku należy przedstawić znak towarowy we właściwy sposób. Jeżeli znak towarowy jest literą, cyfrą, napisem, rysunkiem lub kompozycją kolorystyczną, należy go w tej postaci zamieścić w podaniu. Jeśli natomiast składa się z kilku odrębnych części (w użytku łącznym) należy przedstawić te części obok się w sposób, który odpowiada ich rzeczywistemu rozmieszczeniu na towarze (kontur znaku towarowego należy zaznaczyć linią ciągłą, a kontur towaru, na który znak ten ma być nakładany, linią przerywaną). Podobnie gdy znak towarowy składa się z pojedynczego wizerunku ukazującego jego usytuowanie na towarze, albo ma formę przestrzenną – również trzeba przedstawić w zgłoszeniu w odpowiedni i pozostawiający wątpliwości sposób. To ważne aby uzyskać pozytywną decyzję z urzędu. Jeśli chodzi o procedury krajowe, tutaj znajdziecie niezbędne formularze do zgłoszenia znaku towarowego w Urzędzie Patentowym.

Barwne znaki towarowe przedstawia się w kolorach, z podaniem wykazu użytych kolorów, zgodnie z klasyfikacją wprowadzoną Porozumieniem wiedeńskim. Dodatkowo warto określić ich szczegółowe parametry i cechy szczególne. Jeśli budując własną markę, zdecydowaliście się na stworzenie profesjonalnego brandbooka, ten problem macie z głowy. Co do zasady, powinien on zawierać (między innymi) wszystkie niezbędne informacje dotyczące Waszego znaku towarowego. Wiem, że to wiąże się często ze sporym wydatkiem. Jak możecie się domyślać rejestracja samego znaku towarowego również. Ile zapłacicie za zgłoszenie?

Ile kosztuje zgłoszenie znaku towarowego?

A ile to kosztuje? Warunkiem wszczęcia postępowania o udzielenie prawa ochronnego na znak towarowy przed Urzędem Patentowym RP jest uiszczenie opłaty za zgłoszenie. Opłata ta powinna być uiszczona równocześnie z wniesieniem podania. Tutaj znajdziecie dokładny cennik i wykaz opłat, natomiast poniżej przedstawiam podstawowe opłaty za zgłoszenie znaku towarowego:

450 zł – opłata za zgłoszenie znaku towarowego w jednej klasie towarowej według obowiązującej klasyfikacji towarów i usług w formie tradycyjnej (papierowej),
400 zł – opłata a zgłoszenie znaku towarowego w jednej klasie towarowej według obowiązującej klasyfikacji przez Internet,
120 zł – opłata za każdą następną klasę towarową opłata wynosi.
100 zł – opłata od oświadczenia o korzystaniu z pierwszeństwa – za każde pierwszeństwo.
17 zł – opłata skarbowa za pełnomocnictwo – jeżeli korzystasz z pełnomocnika.

Co ważne, w przypadku, gdy zgłaszający wykaże, że nie jest w stanie ponieść w pełnej wysokości opłaty za zgłoszenie znaku towarowego, Urząd Patentowy może zwolnić go z części opłat. Z tym zastrzeżeniem, że pozostała część do zapłaty nie będzie niższa niż 20% pełnej opłaty. A co jeśli chcecie się ubiegać o znak towarowy Unii Europejskiej (ZTUE)? Wtedy pozostaje Wam rejestracja online i koszt 850 EUR. ZTUE zapewnia uzyskanie wyłącznych praw we wszystkich obecnych i przyszłych państwach członkowskich Unii Europejskiej w drodze jednej rejestracji dokonywanej online. Zachowuje ważność przez 10 lat i można go przedłużać bezterminowo, każdorazowo o 10 lat.

Prosta Spółka Akcyjna (PSA)

12 marca 2024

Kilka lat temu sejm znowelizował kodeks spółek handlowych, wprowadzając nowy rodzaj spółki – Prostą Spółkę Akcyjną (PSA). Zmiany w przepisach pojawiły sie jeszcze w 2020 roku i znacząco ułatwiły założenie spółki, zdobycie kapitału początkowego. W jaki sposób? Co powinniście wiedzieć o PSA? Czy Prosta Spółka Akcyjna to dobre rozwiazanie? Między innymi na te pytania odpowiemy w dzisiejszym wpisie. Podsumowaliśmy też najważniejsze informacje i korzyści, które będą pomocne jeśli myślicie o prowadzeniu biznesu w tej formie. Zapraszamy do lektury!

Prosta Spółka Akcyjna – co musisz o niej wiedzieć?

W Polsce, najczęściej spotykane formy organizacyjne w biznesie to spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i spółka akcyjna. Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością może założyć w zasadzie każdy, choćby przez internet. Pisaliśmy o tym na naszym blogu – zajrzyjcie TUTAJ. Formalności zostały uproszczone, co sprawiło, że nie trzeba mieć żadnego zaplecza prawnego, czy finansowego. Ze spółką akcyjną jest już trochę inaczej. Głównym bodźcem do stworzenia nowych przepisów, które mają zwiększyć dostępność, jest rynek startupów w Polsce, który notuje już od jakiegoś czasu dynamiczny rozwój. Jednym z głównych założeń Prostej Spółki Akcyjnej jest wzmocnienie tego rozwoju, zwiększenie konkurencyjności oraz próba zatrzymania “eksportu” polskich pomysłów za granicę. Czym jest i jak miała pomóc w tym PSA?

Prosta Spółka Akcyjna (PSA) to niepubliczna spółka, która łączy odpowiedzialność akcjonariuszy z elastycznością. Aby ją założyć, nie trzeba przechodzić przez wiele formalności. Można założyć ją jednoosobowo lub z kilkoma osobami.

Nie ma znaczenia, czy któraś z osób zakładających PSA prowadzi już jednoosobową działalność gospodarczą. Prostą spółkę akcyjną mogą utworzyć także osoby prawne, na przykład inne spółki. Jedynym ograniczeniem jest brak możliwości zawiązana PSA przez jedną jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością Podstawowym dokumentem regulującym zasady działania prostej spółki akcyjnej jest umowa spółki określająca, miedzy innymi firmę i siedzibę spółki, przedmiot działalności, organy spółki, liczbę, serie i numery akcji, związane z nimi uprzywilejowanie czy czas trwania spółki, jeśli został oznaczony. Umowę można zawrzeć na dwa sposoby: na portalu S24, wypełniając wzorzec umowy lub tradycyjnie – u notariusza. Prosta Spółka Akcyjna nie jest ograniczona do konkretnych sektorów gospodarki. Ma trwały i uniwersalny charakter (poza wyjątkami określonymi w przepisach wynikających z ustaw szczególnych). Tak jak już wspomnieliśmy, powstała głównie z myślą o startupach, firmach działających w obszarze nowych technologii (np. fintech) i przedsiębiorcach zajmujących się inwestycjami publicznymi (m.in. venture capital).

Jak zweryfikować firmę — Dowiedz się więcej o weryfikacji firmy przed współpracą!

Najważniejszym atutem PSA jest swoboda i elastyczność w określaniu rodzajów akcji i zasad działania spółki, brak barier wejścia, maksymalnie wykorzystany kapitał ludzki, oraz uproszczenia i elektronizacja procedur w spółce. Próba unowocześnienia tej formy prowadzenia biznesu, spotkała się z resztą z pozytywnym odzewem ze strony przedsiębiorców. I nie ma się czemu dziwić. Dotychczasowe rozwiązania były zbyt sztywne i skomplikowane. Potwierdzają to badania Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, w których aż 73% ankietowanych przedsiębiorców wskazało na potrzebę nowej formuły prawnej dla innowacyjnych firm. Czy Polska Spółka Akcyjna jest dobrą odpowiedzią na tą potrzebę? Jakie ma zalety i co dokładnie wnosi w praktyce?

Prosta Spółka Akcyjna – dlaczego warto?

Warto wspomnieć, że idea stojąca za PSA nie jest nowa. Na świecie podobne rozwiązania już z powodzeniem funkcjonują. Przykładem może być obowiązująca od 1 stycznia 2017 r. regulacja słowacka (prosta spółka na akcje) czy SAS we Francji, który cieszy się dużą popularnością. A jak wygląda to u nas? Jakie korzyści przynosi to rozwiązanie? Poniżej podsumowaliśmy najważniejsze z nich, a jeśli coś nam umknęło – dajcie znać w komentarzach!

brak barier wejścia (1 zł kapitału na start),
uproszczona i szybka rejestracja elektroniczna, już w 24 h,
uproszczenia i elektronizacja procedur w spółce, w tym możliwość podejmowania uchwał za pomocą poczty elektronicznej albo wideokonferencji,
duża swoboda i elastyczność w określaniu rodzajów akcji i zasad działania spółki;
maksymalnie wykorzystany kapitał ludzki – w tym akcje za prace i usługi,
łatwiejsze dysponowanie środkami spółki – brak „zamrożonego” kapitału zakładowego, ale zarazem obowiązek dbania o wypłacalność spółki i inne środki, które zapewniają ochronę jej wierzycielom,
prostsze procedury i większa swoboda w podejmowaniu uchwał zdalnie,
uproszczony elektroniczny rejestr akcjonariuszy, prowadzony np. przez firmę inwestycyjną albo notariusza. Co więcej dopuszczone zostało wykorzystanie blockchainu do prowadzenia tego rejestru,
brak statusu spółki publicznej i związanych z tym restrykcyjnych obowiązków – akcje PSA nie będą notowane na giełdzie; jednocześnie będzie możliwość przekształcenia PSA w spółkę akcyjną w celu wejścia na giełdę,
nieskomplikowana i elastyczna struktura organów – brak obligatoryjnej rady nadzorczej i możliwość powołania rady dyrektorów,
uproszczona likwidacja PSA – skrócony został czas potrzebny na przeprowadzenie likwidacji, a dodatkowo możliwe będzie rozwiązanie spółki bez likwidacji (przez przejęcie jej majątku i zobowiązań przez akcjonariusza),
łatwiejsze dysponowanie środkami spółki – brak „zamrożonego” kapitału zakładowego.

Co jeszcze warto wiedzieć?

Tak jak nadmieniliśmy, kapitał akcyjny PSA, który musi zostać wniesiony przy jej zakładaniu, wynosi co najmniej 1 zł. Może on zostać pokryty wkładami pieniężnymi lub niepieniężnymi, na przykład udziałami w innej spółce, rzeczami ruchomymi takimi jak samochód lub wyposażenie biura. To z kolei oznacza w praktyce, że możesz zostać akcjonariuszem bez wnoszenia wkładu pieniężnego i bez posiadanego majątku, co jest wyjątkowo korzystne dla młodych innowatorów, którzy często nie mają własnego majątku. Kapitał akcyjny nie jest ujawniany w jej umowie. Oznacza to większą swobodę przy jego zmianie, bez potrzeby zmiany umowy spółki. To co warte podkreślenia to fakt, że akcje PSA nie mają wartości nominalnej, ale przekładają się na prawa członkowskie akcjonariuszy w spółce. Oznacza to, że im więcej masz akcji, tym twój głos w spółce jest ważniejszy. Akcje PSA nie mają formy dokumentu i muszą być zarejestrowane w rejestrze akcjonariuszy w formie cyfrowej. Rejestry są prowadzone przez domy maklerskie lub notariuszy. W związku z tym akcje łatwiej jest sprzedawać i kupować. Handel nimi nie wymaga fizycznego wydawania akcji spółki. Do ważności transakcji wystarczy jedynie zachowanie formy dokumentowej, czyli takiej, która umożliwi pozostałym osobom zapoznanie się z jej treścią. Będzie to możliwe więc także za pośrednictwem maila czy komunikatora internetowego. Nabycie akcji nastąpi w momencie wpisania akcjonariusza do rejestru akcjonariuszy.

To oczywiście nie wszystko co warto wiedzieć o Prostej Spółce Akcyjnej. Pamiętajcie, że jeśli planujecie otwarcie PSA i chcecie zrobić to sprawnie i bezproblemowo – specjaliści z naszego biura rachunkowego pozostają do Waszej dyspozycji. Chętnie opowiemy więcej o PSA, pomożemy zbadać na ile jest to dobre rozwiązania w Waszym konkretnym przypadku, a także przeprowadzimy Was sprawnie przez cały proces. Możesz liczyć na nasze doświadczenie! Porozmawiajmy o szczegółach!

Własna księgowość, czy biuro rachunkowe?

25 lutego 2024

Rozpoczęcie działalności gospodarczej, a następnie prowadzenie jej i rozwijanie, wiąże się z licznymi obowiązkami. To lista, której rozmiar będzie zależny od skali biznesu, jej charakteru, branży itd. Część obowiązków, raczej trudno będzie (zwłaszcza na dłuższą metę) realizować samodzielnie, przez przedsiębiorcę. Chodzi między innymi o formalności związane z księgowością, podatkami, kadrami, prowadzeniem i obiegiem dokumentów. Nawet jeśli na początku swojej biznesowej drogi będziesz w stanie zaopiekować się częścią z nich, to w późniejszym etapie, wraz z rozwojem firmy – wydaje się to nierealne. Dlatego niemal każdy, na pewnym etapie biznesowej podróży stanie przed decyzją – zatrudnić własną księgową, czy skorzystać z usług biura rachunkowego?

Księgowość w firmie

Decyzja o poprowadzeniu rozliczeń podatkowych przez księgową zatrudnioną na etacie lub biuro rachunkowe niejednokrotnie bywa kluczowa dla działalności operacyjnej. Dlatego zanim podejmiecie ostateczną decyzję, warto przeanalizować poszczególne wady i zalety obu rozwiązań. Względy finansowe to nadal dla wielu przedsiębiorców, jeden z ważniejszych parametrów i czynników. Dlatego trzeba otwarcie powiedzieć – zatrudnienie własnej księgowej, co do zasady, generuje większe koszty niż skorzystanie z oferty biura rachunkowego. Nie jest to sztywną zasadą, bo tak jak różnią się ceny outsourcingu księgowego, tak różnią się też stawki i wynagrodzenia specjalistów na rynku. Faktem jest jednak, że w przypadku zatrudnienia własnej księgowej dochodzą koszty nie tylko samego wynagrodzenia, ale też dodatkowe wydatki na stworzenie miejsca pracy, wynajem biura, zakup dodatkowego sprzętu, komputera. To też koszty związane z ewentualnymi szkoleniami, koszty wdrożenia i utrzymania oprogramowania księgowego. Warto dokładnie przekalkulować faktyczną listę wydatków związanych z zatrudnieniem własnego księgowego. Jednak z pewnością nie warto traktować zatrudnienia księgowej tylko w kategoriach kosztów.

Własna księgowa to często większa dyspozycyjność i dostępność. Zawsze gdy tego potrzebujesz (oczywiście w granicach godzin pracy) masz specjalistę „pod ręką”. Podobnie z dokumentacją. Co ważne przedsiębiorcy, decydując się na zatrudnienie własnego księgowego, teoretycznie mogą łatwiej zbadać też kwalifikacje kandydata na stanowisko księgowego firmy. Oczywiście jeśli sami są dobrze zorientowani w temacie i potrafią ocenić te kompetencje. Zatrudniając własnego księgowego często potwierdzamy wskazane doświadczenie, umiejętności i kwalifikacje. Proces rekrutacyjny, w naturalny sposób daje taką możliwość. Współczesna księgowość to nie tylko rejestracja danych księgowych, czy przygotowywanie faktur. To często również doradztwo, konieczność śledzenia bieżących zmian w przepisach, podatkach i prawie, a także umiejętność ich właściwej interpretacji. Polski Ład dobitnie to pokazał. Od potrzeb przedsiębiorcy będzie zależeć jaki zestaw kompetencji powinien mieć zatrudniany księgowy. Czasami może być tak szeroki, że zatrudnienie jednego specjalisty okaże się niewystarczające.

Odpowiedzialność biura rachunkowego — Kliknij i dowiedz się więcej!

Niewątpliwą zaletą zatrudnienia księgowego jest również fakt, że pracownik zajmie się dokumentami bez względu na ich ilość. Może też na bieżąco wspierać pracę innych działów. Z drugiej strony, warto mieć świadomość, że zatrudnienie pracownika to także wzięcie na siebie odpowiedzialności za prowadzone księgi rachunkowe i rozliczenia. W większości przypadków księgowy nie posiada ubezpieczenia OC, które pozwala dochodzić ew. rekompensaty za szkody. Koszty błędów, zarówno te finansowe, prawne i wizerunkowe spadają na pracodawcę. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku obsługi biura rachunkowego.

Outsourcing księgowy – wsparcie biura

Jednym z największych atutów korzystania z usług biura rachunkowego jest większe bezpieczeństwo i komfort przedsiębiorcy. Między innymi z uwagi na posiadane przez biuro certyfikaty, ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej, możliwość elastycznego dopasowania umowy do potrzeb firmy. Szczególne znaczenie ma obowiązek posiadania ubezpieczenia OC. Duża część biur rachunkowych zadowala się ubezpieczeniem w minimalnym wymaganym zakresie, natomiast coraz więcej zabezpiecza interesy swoich klientów podwyższając wartość oraz zakres swoich polis ubezpieczeniowych. Pamiętajcie jednak: przed urzędem odpowiada podatnik, do biura rachunkowego można zgłosić roszczenie o ewentualne odsetki.

W przypadku biura rachunkowego przedsiębiorca ma możliwość zweryfikowania niezbędnych kompetencji, sprawdzenia czy dane biuro korzysta z nowoczesnych narzędzi, księgowości online, jakie ma specjalizacje, z jakimi firmami do tej pory świadczyło swoje usługi i z jakim rezultatem. Chodzi tu zarówno o rekomendacje, posiadane opinie i referencje ale też zakres oferty i możliwej współpracy. Biura zatrudniają zazwyczaj wielu specjalistów z różnym doświadczeniem, dzięki czemu istnieje większe prawdopodobieństwo, że prowadzone rozliczenia będą robione prawidłowo, a zakres współpracy może być odpowiednio szerszy i bardziej kompleksowy. Poza usługami księgowymi dochodzą często usługi doradcze, kadrowe, podatkowe, a nawet prawne. W dużej część biur, klient otrzymuje indywidualnego opiekuna ale w praktyce ma możliwość korzystania z wiedzy i wsparcia dodatkowych specjalistów. Tak też jest w Audyt Legis.

Jedną z zalet zlecenia obsługi księgowej na zewnątrz, jest reprezentowanie przed urzędami. W większości przypadków to pracownik biura księgowego pojedzie za przedsiębiorcę wyjaśnić nieścisłości do ZUS-u, Urzędu Skarbowego lub innych instytucji. Przygotuje też niezbędne dokumenty, a przedsiębiorca najczęściej musi tylko złożyć podpis i czekać na potwierdzenie załatwienia sprawy. To duży komfort dla każdego kto prowadzi firmę. Zamiast stać w kolejce w urzędzie, na poczcie, albo siedzieć przy stercie papierów, można skupić się na istocie prowadzenia działalności. Ważnym aspektem w przypadku usług biura rachunkowego jest też kwestia renomy i wizerunku. Księgowy, który się nie sprawdzi, po prostu poszuka sobie nowej pracy. Bez konieczności chwalenia się poprzednim, nieudanym doświadczeniem. W przypadku biura rachunkowego, które pracuje na swoją renomę, będzie dużo ważniejsze aby utrzymać wysoką jakość usług księgowych. Nie tylko dlatego, że bezpośrednio odpowiada za wszelkie błędy ale też dlatego, że najlepszą reklamą i magnesem dla nowych klientów, są zadowoleni kontrahenci.

Własna księgowość, czy biuro rachunkowe? Rozwój własnego działu księgowego, czy oddelegowanie go na zewnątrz? Odpowiedź na to pytanie (jak to często bywa), zależy od indywidualnej sytuacji. Obie opcje mogą być dobre. Warto przeanalizować to na własnym, konkretnym przypadku, rozważając wszystkie za i przeciw. Mamy nadzieję, że dzisiejszym artykułem trochę Wam to ułatwiliśmy. A jeśli jesteście już zdecydowani i szukacie profesjonalnego biura rachunkowego oraz kompleksowej obsługi księgowej – zachęcamy do kontaktu z Audyt Legis. Zapewniamy jakościowe wsparcie podatkowe, księgowe, kadrowe, a ich zakres będzie zależny od Twoich oczekiwań. Porozmawiajmy o szczegółach!

12 3 4 5

Tag: praktyczne porady

Rozwód, a firma

Podział majątku firmy

Umowa o dzieło – najważniejsze informacje

Umowa o dzieło, a podatki

Jakie korzyści ma umowa o dzieło?

Najważniejsze obowiązki (prawie) każdego przedsiębiorcy

Obowiązek rejestracyjny przedsiębiorcy

Obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa ludziom i danym

Obowiązki pracodawcy wobec pracowników

Obowiązki ewidencyjne przedsiębiorcy

Obowiązki przedsiębiorcy wobec Urzędu Skarbowego

Obowiązki przedsiębiorcy, a BHP

Obowiązki przedsiębiorcy, a RODO

Obowiązki przedsiębiorcy względem ZUS

Obowiązki środowiskowe

Obowiązki wobec GUS

Początek współpracy

Gdy kontrahent nie płaci – praktyczne porady

Windykacja kontrahenta?

Mediacja albo arbitraż

Rozliczanie wydatków w firmie

Koszty szkoleń – pracownik, a współpracownik

Wydatki na szkolenia, a księgowość

Co musisz wiedzieć o działalności nierejestrowanej?

Koszty i rachunki w działalności nierejestrowanej

Co jeszcze warto wiedzieć?

Działalność nierejestrowana – najważniejsze korzyści

Urlop na żądanie – najważniejsze informacje

Urlop na żądanie, a odmowa

Znak towarowy – czyli co?

Zanim zgłosicie znak towarowy

Kiedy nie można zgłosić znaku?

Jak zgłosić znak towarowy?

Ile kosztuje zgłoszenie znaku towarowego?

Prosta Spółka Akcyjna – co musisz o niej wiedzieć?

Prosta Spółka Akcyjna – dlaczego warto?

Co jeszcze warto wiedzieć?

Księgowość w firmie

Outsourcing księgowy – wsparcie biura