Nawet najprostsza forma rozliczania się podmiotów gospodarczych z urzędem skarbowym podlega konkretnym regulacjom i wytycznym. Należy pamiętać przede wszystkim o tym, że w Księdze Przychodów i Rozchodów muszą zostać uwzględnione tylko te pozycje, które faktycznie powinny się tam znaleźć, tzn.:

Pod skrótem KPiR kryje się Księga Przychodów i Rozchodów, czyli narzędzie służące do bieżącej ewidencji księgowej. To uproszczona forma rejestrowania operacji gospodarczych, dzięki której podatnik może określić wartość swoich zobowiązań podatkowych oraz podsumować swoją działalność pod kątem poniesionych strat oraz uzyskanych dochodów.

Budowa Księgi Przychodów i Rozchodów ma ściśle określoną formę wynikającą z Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie KPiR. Przepisy regulują kwestię nie tylko prowadzenia, ale i założenia KPiR. Oznacza to, że powinna ona być założona na dzień 1 stycznia lub pierwszy dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Od tego dnia przedsiębiorca ma 20 dni na powiadomienie naczelnika urzędu skarbowego o założeniu księgi. W przypadku podmiotów przechodzących z innej formy prowadzenia księgowości na KPiR również obowiązuje 20-dniowy termin na powiadomienie naczelnika urzędu skarbowego o założeniu księgi.

Obowiązek prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów obejmuje spółki jawne, cywilne, partnerskie oraz osoby fizyczne, które nie są opodatkowane ryczałtem i osiągają dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej. Podstawowym warunkiem prowadzenia KPiR jest obrót z działalności gospodarczej za poprzedni rok podatkowy nieprzekraczający równowartości 2 000 000 euro (w przeliczeniu na złotówki według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego obowiązującego pierwszego roboczego dnia października w roku poprzedzającym dany rok podatkowy). Jeśli podmiot przekroczył ten próg, wówczas jest zobowiązany do prowadzenia pełnej księgowości.

Do prowadzenia KPiR zobowiązane są również osoby wykonujące działalność w formie umów zlecenia bądź agencji, armatorzy (zgodnie z Ustawą o podatku tonażowych) oraz osoby zajmujące się działami produkcji rolnej (jeśli zgłoszą zamiar prowadzenia KPR).

Głównym zadaniem KPiR jest określenie zobowiązań podatkowych tytułem podatku dochodowego od osób fizycznych. Umożliwia zatem prawidłowe rozliczanie z urzędem skarbowym. Księga Przychodów i Rozchodów pełni również funkcję informacyjną – pozwala dokładnie określić zobowiązania podatkowe, ale też daje obraz efektywności prowadzonej działalności. Zawiera bowiem informacje na temat przychodów oraz kosztów w danym okresie i pozwala na ocenę kondycji finansowej firmy, jak i rentowności poszczególnych działań. Dane zawarte w KPiR nie są tak szczegółowe jak w księgach rachunkowych, jednak są wystarczające, by móc wykryć ewentualnie nieprawidłowości i wprowadzić działania naprawcze.