Jednym z systemów ewidencjonowania przychodów i rozchodów firmy, a także stanu majątkowego przedsiębiorstwa jest prowadzenie pełnej księgowości. W niektórych przypadkach przedsiębiorcy nie mają wyboru i obowiązkowo muszą przejść na ten rodzaj prowadzenia księgowości.

Jest to bardzo precyzyjna, a przez to skomplikowana forma prowadzenia ewidencji przychodów i rozchodów. Pozwala ona na dokładne monitorowanie wszystkich ruchów finansowych wykonywanych przez dane przedsiębiorstwo. Obejmuje ona również wartość całego majątku podmiotu gospodarczego, tj. wyposażenia, towarów, środków zgromadzonych na różnych kontach i nie tylko.

Pełna księgowość, czyli prowadzenie ksiąg rachunkowych/handlowych wymaga utworzenia odpowiedniej liczby kont analitycznych i syntetycznych, które pozwolą na kontrolę wszystkich zdarzeń księgowych. Jej celem jest nie tyle ustalenie rzeczywistego stanu należności podatkowych (jak w przypadku ksiąg podatkowych), ale rejestrowanie kondycji finansowej danego podmiotu.

Prowadzenie pełnej księgowości jest skomplikowanym zadaniem, które wymaga ewidencjonowania wszystkich operacji gospodarczych w księgach rachunkowych, na które składają się:

Oznacza to, że każdy dokument sprzedaży i zakupu, dowód wypłaty dla pracowników czy też rozliczenia się z innymi firmami, dokument potwierdzający wpłatę czy wypłatę środków wewnątrz przedsiębiorstwa musi zostać uwzględniony w odpowiednich księgach rachunkowych/handlowych. Oprócz prowadzenia rozbudowanych ksiąg pełna księgowość wymaga również regularnego sporządzania ewidencji środków trwałych oraz magazynowych, a także sprawozdań finansowych.

Prowadząc księgi rachunkowe, należy przestrzegać kilku zasad oraz stosować określone techniki zapisu danych. Dlatego w tym zakresie warto skorzystać z usług outsourcingu księgowości.

Obowiązek prowadzenie pełnej księgowości ciąży zarówno na osobach fizycznych, jak i spółkach cywilnych osób fizycznych, spółkach partnerskich oraz spółkach jawnych osób fizycznych, jeśli ich przychód za ubiegły rok wynosi równowartość (w walucie polskiej) co najmniej 2 000 000 euro. W przypadku niższego przychodu pełna księgowość nie jest obowiązkowa.

Ustawa o rachunkowości nakłada również obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych/handlowych bez względu na wysokość przychodu w przypadku m.in. takich podmiotów jak:

Prowadzenie pełnej księgowości wiąże się ze szczególną skrupulatnością oraz dodatkowymi obowiązkami nałożonymi na przedsiębiorców. Konieczna jest współpraca z wykwalifikowanymi specjalistami z zakresu spraw księgowo-rachunkowych, jak i kadrowo-płacowych. Jest to jednak opłacalny wysiłek, ponieważ dzięki pełnej księgowości możliwe jest bieżące monitorowanie przychodów i rozchodów firmy oraz szeroka analiza finansowa przedsiębiorstwa. Ułatwia to planowanie wydatków, podjęcie odpowiednich działań naprawczych oraz stworzenie długoterminowej strategii finansowej firmy.