biuro rachunkowe - Strona 3 z 5

Czy i jak zweryfikować firmę przed współpracą?

24 września 2023

Zazwyczaj przed ważnym zakupem większość z nas ma w zwyczaju sprawdzać określony towar, czy sprzęt. Szukamy o nim informacji w sieci, sprawdzamy opinie użytkowników, porównujemy ceny w różnych miejscach. Chcemy poznać najważniejsze cechy, być może ukryte wady, dowiedzieć się więcej o producencie. Sprawdzamy określone informacje przed ostateczną decyzją o zakupie.

To normalne i rozsądne podejście – nie ma w tym niczego dziwnego, czy nadzwyczajnego. Tym bardziej nie powinna dziwić sytuacja, w której przedsiębiorca chce sprawdzić informacje o firmie, z którą planuje nawiązać współpracę. Dlaczego jest to dobrą biznesową praktyką? Jak można zweryfikować firmę? O tym opowiemy w dzisiejszym wpisie, zapraszamy!

Dlaczego warto zweryfikować firmę przed podjęciem współpracy?

Zanim podejmiemy ważną decyzję biznesową, warto upewnić się, że nasz wybór jest słuszny. Oczywiście na tyle na ile to możliwe i konieczne. Zanim podejmiemy współpracę z innym przedsiębiorcą dobrze będzie upewnić się, że jest on wiarygodnym partnerem, a jego firma rzeczywiście istnieje. Brzmi to trochę jak „oczywista oczywistość” doświadczenia różnych przedsiębiorców pokazują, że w natłoku codziennych spraw, innych obowiązków, tego rodzaju działania łatwo pominąć. To z kolei byłby spory błąd, który potem może nas sporo kosztować. Nie tylko pod kątem finansowym.

Im poważniejsza współpraca, tym poważniejsza decyzja i tym większymi przygotowaniami powinna być poprzedzona. To nie tyle dobre praktyki w biznesie, co zdrowy rozsądek. Niezależnie od skali i charakteru współpracy warto ograniczać czynniki ryzyka w biznesie. Nawet jeśli jego całkowite wyeliminowanie jest niemożliwe. Dodatkowym argumentem dlaczego warto to zrobić, jest fakt, że to naprawdę nie jest bardzo czasochłonny i trudny proces. Zwłaszcza teraz, kiedy mamy potężne źródło informacji jakim jest internet. W sieci znajdziemy bez problemu strony, które zawierają informacje na temat danej firmy, najczęściej firmy same udostępniają takie informacje na swoich www. Gdzie jeszcze szukać informacji? Jak zweryfikować daną firmą?

Jak zweryfikować firmę przed współpracą?

Tak jak już wspomnieliśmy, sprawdzenie firmy, z którą zamierzacie podjąć współpracę, jest stosunkowo proste. Aby to zrobić potrzebne będzie kilka podstawowych informacji takich jak: nazwa firmy, NIP firmy, numer REGON lub KRS. Mając jedną lub więcej z wymienionych danych bez przeszkód sprawdzicie czy dana firma istnieje, a nawet więcej. Poniżej krótkie podsumowanie i linki do miejsc, na których zweryfikujecie informacje o firmie kontrahenta.

Krajowy Rejestr Sądowy (KRS)

Krajowy Rejestr Sądowy to drugi kierunek w jaki warto się udać jeśli chcemy sprawdzić firmę. KRS jest rejestrem przeznaczonym między innymi do ewidencji spółek prawa handlowego (zarówno osobowych, jak i kapitałowych). W praktyce będzie to Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, Spółka jawna, Spółka komandytowa. Dane znajdziecie po wpisaniu w wyszukiwarce numeru NIP, REGON, albo nazwy. Tak jak w przypadku CEIDG, warto korzystać z unikalnych danych, które ograniczą nam listę wyszukań. Spółek o takiej samej nazwie może być kilka, ale nie ma dwóch takich samych numerów NIP. Sprawdzenie firmy w KRS (LINK).

Po wejściu w szczegółowe informacje, można uzyskać więcej danych, takich jak:

organy reprezentujące spółkę i ich skład,
dane wspólników,
kapitał spółki,
przedmiot działalności spółki,
informacje o ewentualnym postępowaniu upadłościowym,
informacje o wierzytelnościach,
zmiany w KRS,
zawieszenie działalności.

Szczegółowy raport o spółce możesz uzyskać tylko wówczas, gdy spółka aktualnie znajduje się w rejestrze. Oznacza to, że nie będziecie mogli otrzymać takich informacji o spółce, która została wykreślona z rejestru.

gdy firma nie płaci — A co gdy firma, z którą współpracuje przestaje opłacać faktury? Sprawdź!

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG)

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej czyli w skrócie CEIDG, to rejestr dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą – czyli w praktyce, dla jednoosobowych działalności gospodarczych oraz wspólników spółki cywilnej. Wyszukanie firmy będzie możliwe jeśli dysponujemy imieniem i nazwiskiem przedsiębiorcy, adresem, albo znamy jego numer NIP lub REGON. To z pomocą tych dwóch ostatnich danych znajdziecie firmę najszybciej. A jakie dane możemy znaleźć w CEIDG? Będą to podstawowe informacje odnośnie daty rozpoczęcia działalności, jej rodzaju, adresu. Powinniśmy znaleźć tam też dane kontaktowe, status przedsiębiorcy, dane pełnomocników, spółki w których dany przedsiębiorca jest wspólnikiem. Wyszukane dane można wydrukować lub pobrać w formie PDF’a. Sprawdzenie firmy w CEIDG – LINK.

Gdzie jeszcze można sprawdzić firmę?

Kolejnym miejscem w którym można sprawdzić czy firma istnieje jest Krajowy Rejestr Podmiotów Gospodarki Narodowej, prowadzony przez Główny Urząd Statystyczny. W rejestrze REGON znajdziemy dane między innymi dotyczące spółek cywilnych, których nie było w CEIDG. Wyszukiwać dane można po numerze NIP, REGON lub KRS. Sprawdzenie firmy w REGON: KLIKNIJ TUTAJ

Dodatkowe miejsca, w których znajdziecie informacje o firmie to Monitor Sądowy i Gospodarczy, gdzie można sprawdzić dane dotyczące finansów danej firmy. Podobne informacje znajdziecie też Rejestrze Dłużników prowadzonym przez KRS. Wiarygodność kontrahenta można zbadać także poprzez BIK, czyli Biuro Informacji Kredytowej oraz poprzez Biuro Informacji Gospodarczej (BIG).

Te wszystkie sposoby na weryfikacje firmy oczywiście niczego nie gwarantują. Nie zapewniają ani pełnej wiedzy, ani 100% bezpieczeństwa. Pomagają jednak w częściowym sprawdzeniu wiarygodności naszych potencjalnych partnerów. To ważne nie tylko, gdy współpraca wiąże się z dużą inwestycją. Tak samo powinno to wyglądać np gdy chcesz skorzystać ze wsparcia firmy outsourcingowej. Czy nawet usług biura rachunkowego! Dobrze będzie upewnić się, że nie jest na skraju upadłości, że ma odpowiednie kompetencje, uprawnienia. Weryfikując, czy informacje które otrzymaliśmy na spotkaniu, albo w rozmowie telefonicznej potwierdzają się z danymi z niezależnych źródeł, upewniamy się, że możemy zaufać drugiej stronie. A to z kolei może być pierwszym krokiem na drodze do udanej współpracy i prawdziwego partnerstwa.

Czego oczywiście życzymy!

Wypłata środków ze spółki – praktyczne porady

16 września 2023

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, to obok JDG najpopularniejsza forma prowadzenia firmy w Polsce. Mimo tej popularności, wśród przedsiębiorców często funkcjonuje opinia, że wypłacanie pieniędzy ze spółki jest skomplikowane i problematyczne. Przy wypłacie występuje bowiem podwójne opodatkowanie i może się okazać, że trzeba będzie podatek dochodowy opłacić dwa razy. A tego, jak można się domyślać, każdy chciałby uniknąć. Dlatego często rodzą się pytania, jak wypłacać środki ze spółki? Na szczęście istnieją legalne i praktyczne rozwiązania, z których możecie skorzystać. W dzisiejszym wpisie podsumujemy najważniejsze informacje i podpowiemy jakie macie możliwości. Zapraszamy!

Prowadzenie spółki – o czym warto pamiętać?

Prowadzenie spółki z o.o. może być szczególnie korzystne, zwłaszcza po wprowadzeniu Polskiego Ładu. Sporo przedsiębiorców przekształciło jednoosobową działalność gospodarczą w sp. z o.o. Prowadząc spółkę, zamiast działalności gospodarczej, możesz zapłacić mniej podatku dochodowego, mniej ZUSu i jeszcze ograniczyć swoją odpowiedzialność finansową. A skoro już jesteśmy przy podatkach, warto przypomnieć jak działa opodatkowanie dochodu w spółce z o.o.

Spółka ma własną osobowość prawną, co oznacza, że stanowi odrębną osobę. Jeżeli spółka z o.o. wykazuje dochód, to ten dochód podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych – CIT. Natomiast spółka nie generuje zysków dla siebie, tylko dla swoich wspólników. W idealnym scenariuszu, spółka powinna co roku wypłacać zysk na rzecz swoich udziałowców – tzw. dywidendę. Jeżeli dojdzie do wypłaty dywidendy, dochód pojawia się także u wspólników. To w praktyce oznacza, że obowiązek opłacenia podatku dochodowego( 19%) mają także wspólnicy. Podatek dochodowy spółki może wynosić 19% lub 9% – w zależności od kilku czynników. Gdy podsumujemy oba podatki i należne kwoty, może dać to łącznie naprawdę duże koszty. Koszty, których można uniknąć przy odpowiednich działaniach i organizacji. Oczywiście wszystko w ramach obowiązującego prawa. Nie zachęcamy i nie polecamy stosować nielegalnych praktyk, ponieważ wraz z ich zastosowaniem narażacie się nie tylko na kary finansowe, a konsekwencje mogą być naprawdę poważne. Jak w takim razie legalnie doprowadzić do sytuacji, że podatek płacimy tylko raz? Gdzie szukać rozwiązań?

Wynagrodzenie w spółce

To jedna z podstawowych metod – przyznanie sobie wynagrodzenia z tytułu sprawowania funkcji członka zarządu. To rozwiązanie może być szczególnie korzystne w niewielkich spółkach z o.o. – w nich najczęściej udziałowiec lub udziałowcy zasiadają jednocześnie w zarządzie. Co ważne, takie wynagrodzenie stanowi koszt dla spółki z o.o., a to oznacza, że pomniejsza kwotę dochodu, od której jest naliczany podatek CIT. Mimo, że od 2022 roku konieczne jest opłacanie składki zdrowotnej 9%, to wynagrodzenie jest zwolnione z ZUS-u i podlega opodatkowaniu skalą. Czyli do kwoty dochodu 120.000,00 zł rocznie, płaci się od niego jedynie 12% podatku dochodowego (od 1 lipca 2022). Dopiero po przekroczeniu tego progu, podatek wyniesie 32%. Dlatego też wspomnieliśmy, o mniejszych spółkach, bo przy założeniu, że miesięczny dochód to ok 10 000 zł, korzystniej będzie przyznać sobie miesięczne wynagrodzenie właśnie w takiej kwocie, niż wypłacać dywidendę. W takiej opcji spółka nie będzie miała dochodu, a zatem nie będzie potrzeby opłacania podatku dochodowego, a podatek po stronie wspólnika wyniesie 12% (plus składka zdrowotna).

Kolejny sposób, aby wypłacić środki ze spółki jest przyznanie sobie wynagrodzenia z tytułu powtarzających się świadczeń niepieniężnych, które wykonujemy na rzecz spółki. To rozwiązanie będzie korzystne głównie dzięki temu, że podatek dochodowy płaci się wedle skali 12% (do 120 000 zł) i 32%, a do tego nie opłaca się składki zdrowotnej i uwzględniana jest kwota wolna od podatku. Warto jednak pamiętać, że takie wynagrodzenie łączy się z innymi wynagrodzeniami i może być przyznane jedynie za realnie wykonane świadczenia. Porównując ten sposób z tradycyjną wypłatą dywidendy, rocznie można zaoszczędzić nawet 20 000 zł.

Wypłata środków – dodatkowe sposoby

Wynagrodzenia łączą się i sumują. Oznacza to, że w zależności od naszych potrzeb i indywidualnej sytuacji można na przykład przyznać sobie np. 60 tys. wynagrodzenia z tytułu zasiadania w zarządzie i 60 tys. z tytułu zapłaty za świadczenia powtarzające się. Wiele zależy od tego jak to sobie zorganizujemy. Dla przykładu – jeśli wypłacimy sobie wynagrodzenie członka zarządu 250 zł, a wynagrodzenie z tytułu powtarzających się świadczeń ok 120 000, możemy zyskać jeszcze więcej. Od wynagrodzenia 250 zł, nie zapłacicie podatku dochodowego, jedynie składkę zdrowotną ok 22 zł, a od 120 000 wynagrodzenia powtarzającego się zapłacimy podatek dochodowy w wysokości 9% (wliczając w to kwotę wolną od podatku). Taka optymalizacja podatkowa, a w zasadzie minimalizacja, jest w pełni możliwa, legalna i często bardzo korzystna dla przedsiębiorców. Nie jest jednak jedynym, możliwym wyjściem. Kolejne to wystawianie faktur.

To rozwiązanie może być dobre zwłaszcza dla większych spółek, w których roczny dochód jest większy niż 120 000,00 zł czy 240 000,00 zł. Jeśli prowadzisz spółkę, nic nie stoi na drodze, aby jednocześnie prowadzić działalność gospodarczą. To też umożliwia wystawianie faktur za świadczone usługi. Choćby dla własnej spółki. Oczywiście nie mamy tu do czynienia z wolną amerykanka. Jeżeli pobieramy wynagrodzenie z tytułu zasiadania w zarządzie spółki / świadczenia powtarzalne, to usługi za które wystawiamy faktury na rzecz spółki nie mogą się pokrywać z zakresem naszych obowiązków wynikających z zasiadania w zarządzie. To wydaje się logiczne i jest mocno pilnowane przez Urząd Skarbowy i warto się tego trzymać. Warto też dodatkowo się zabezpieczyć i dobrze przygotować dokumentację, w tym uchwałę o wynagrodzeniu dla zarządu z odpowiednim zakresem czynności, umowę B2B) itd. Jeśli zdecydujemy się na połączenie tej metody z wcześniejszą, możemy zorganizować to indywidualnie i również uniknąć podwójnego opodatkowania oraz wypłaty dywidendy. Wtedy podatek od wynagrodzenia za świadczenia powtarzające się wynosi 12%, a do tego dochodzi podatek od wystawionej faktury (na podatku liniowym 19%) lub któryś z ryczałtów.

Planujesz przekształcić jdg w spółkę? Dowiedz się więcej!

Trzeci z podstawowych metody wypłaty pieniędzy ze spółki to zawarcie z własną spółką umowy o dzieło. To korzystne rozwiązanie, bo w przypadku umowy o dzieło przenoszącej prawa autorskie, można zastosować 50% koszty uzyskania przychodu. A więc podatek (12%) będzie naliczony tylko od połowy wynagrodzenia przysługującego z takiej umowy. Podobnie jak wcześniej, zanim się na to zdecydujecie warto poznać też dokładne warunki, które muszą być spełnione. Na pewno umowa musi dotyczyć stworzenia dzieła w rozumieniu ustawy o prawie autorskim. Musimy też, jako wykonawca dzieła, przenieść powstałe prawo autorskie na spółkę, a wynagrodzenie za dzieło nie może się pokrywać z zakresem pracy prezesa.

To nie wszystkie możliwości jakie macie, jest ich więcej. Możemy wynająć swojej spółce nieruchomości i otrzymywać od spółki czynsz najmu (zakładając, że jesteśmy właścicielami nieruchomości). To też może się okazać dobrą metodą zabezpieczenia majątku – wynajem (w przeciwieństwie do wprowadzenia) sprawia, że nie ryzykujemy odpowiedzialności majątkiem. Można także spółce wynajmować inne ruchomości – maszyny, samochody i inne potrzebne jej urządzenia, w tym komputer w postaci ryczałtu (od tego mamy 8,5 % podatku, a spółce obniża to CIT o 9 %). Spółkę można obciążyć też kosztami własnych podróży służbowych – wypłata środków dla wspólnika jako zwrot poniesionych wydatków na podróż służbową, delegację lub szkolenie stanowią koszt dla spółki, Do tego dochodzą diety z tytułu podróży służbowych, które przysługują także osobom niebędącymi pracownikami, a więc np. członkom zarządu (dieta korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego).Może warto też podsumować temat dywidendy, która przewijała się w tekście Dywidenda to najprostszy sposób wypłaty wynagrodzenia dla członków zarządu, jednak wypłata możliwa jest raz w roku, po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i wyłącznie w przypadku wypracowania przez spółkę zysku. Z uwagi na to, że dywidenda wypłacana jest z zysku, nie stanowi kosztu uzyskania przychodów dla spółki.

Pamiętajcie, że przy stosowaniu wszystkich opisanych dziś metod, koniecznie trzeba sprawdzić i mieć na uwadze obowiązki, warunki i ograniczenia związane z przepisami. Jeśli sami nie macie odpowiedniego i aktualnego rozeznania, zachęcamy do skorzystania ze wsparcia naszych specjalistów i księgowych. Musicie brać pod uwagę zarówno bieżące regulacje prawne, jak też indywidualne kalkulacje, co tak naprawdę opłaca się w Waszym konkretnym przypadku. Dzisiejszy wpis ma dać Wam pogląd, być może być impuls, aby ponownie przeanalizować swoją sytuację i poszukać bardziej korzystnych rozwiązań. A nasze biuro rachunkowe chętnie w tym pomoże!

Skontaktuj się z nami!

Optymalizacja kosztów firmowych

27 sierpnia 2023

Ostatnie lata dla przedsiębiorców były naprawdę trudne. W wielu przypadkach to i tak mało powiedziane. Niekorzystne zmiany w przepisach, pandemia, szalejąca inflacja, spowolnienie gospodarcze, wojna w Ukrainie, nieustannie rosnące koszty prowadzenia działalności. Nic dziwnego, że coraz więcej przedsiębiorców szuka oszczędności i zastanawia się jak zoptymalizować koszty firmowe.

Dobra wiadomość jest taka, że przy odpowiedniej organizacji i zarządzaniu finansami w firmie, taka optymalizacja kosztów jest możliwa. Zła wiadomość jest taka, że aby ją skutecznie przeprowadzić nie wystarczy przeczytać artykuł na blogu. W dzisiejszym wpisie podsumowaliśmy podstawowe informacje, kilka praktycznych porad i podpowiedzi gdzie można szukać środków w firmie. Natomiast potraktujcie go jako impuls do tego, aby przeanalizować własną sytuację, a następnie skontaktować się i umówić na spotkanie z naszym biurem rachunkowym. Bez szczegółowej wiedzy na temat sytuacji w firmie trudno jest cokolwiek konkretnego doradzić, zaplanować i znaleźć konkretne rozwiązania. A na tym przecież najbardziej wszystkim zależy.

Optymalizacja kosztów – jak to ugryźć?

Odpowiednie zarządzanie finansami jest i zawsze będzie, jednym z najważniejszych elementów prowadzenia własnej firmy. Niezależnie od tego jaka jest ogólna sytuacja gospodarcza, inflacja i rynek. To właśnie tu kryje się klucz do sukcesu – w odpowiedni sposób reagować na zmiany i efektywnie wdrażać działania optymalizacyjne. Dotyczy to nie tylko finansów.

Aby było to możliwe, bardzo ważna jest aktualna wiedza na temat aktualnych tendencji, zasad związanych z cyklem rotacji gotówki, płynnością finansową, dywersyfikacją środków itd. W skrócie – aby umiejętnie zarządzać finansami, dobrze jest się na nich znać. Co więcej, sama wiedza może nie być wystarczająca, zwłaszcza, że wachlarz narzędzi, możliwości i wybór rozwiązań jest spory. Proces optymalizacji może przybierać różne formy w zależności od charakteru i wielkości biznesu. Często składa się z wielu etapów, elementów i działań rozłożonych w czasie. Wymaga zarządzania nad szeregiem obszarów, procesów, oraz ich ciągłe ich usprawnianie, co i tak nie zagwarantuje nam 100% skuteczności i realizacji wszystkich założeń.

Proces optymalizacji często niesie za sobą obowiązek cięcia kosztów. Z drugiej strony trzeba uważać na związane z tym pułapki. Im więcej chcemy zaoszczędzić w firmie, tym bardziej rośnie ryzyko zahamowania dalszego rozwoju organizacji, czy wstrzymanie jej właściwego funkcjonowania. Jak zatem ugryźć temat optymalizacji? Na potrzebę chwili postaramy się uprościć ten temat i określimy 3 podstawowe kroki:

Audyt – poznać dokładną sytuację w firmie, ryzyka, potencjał, zrozumieć procesy, przeliczyć wszystkie koszty.
Analiza – czyli określenie kluczowych obszarów i opracowanie raportu zawierającego propozycje działań optymalizujących.
Wdrożenie i monitoring – czyli wybranie odpowiednich rozwiązań, zbudowanie strategii i bieżące monitorowanie efektów w oparciu o dane.

zdrowe praktyki finansowe — Zdrowie finanse w firmie? To możliwe!

Oczywiście to bardzo uproszczony schemat. Pod każdym z tych punktów kryje się mnóstwo procesów, pracy, czasami całego zespołu specjalistów. A im większy biznes, tym tych podpunktów i analizy będzie więcej. Nie zawsze też wskazane będzie „trzęsienie ziemi”. Czasami wystarczy uszczelnić obecne wydatki, sprawdzić gdzie pieniądze uciekają, dokładniej przeanalizować czy konieczne jest kupowanie danego produktu lub usługi. To często pozwala wygospodarować dodatkowe środki w firmie, bez konieczności redukcji poziomu zatrudnienia w firmie, czy podejmowania innych trudnych decyzji. Jakie działania warto zatem zastosować, zanim zdecydujecie się na poważniejsze kroki? Przygotowaliśmy kilka dobrych praktyk i wskazówek.

Sposoby na optymalizacją kosztów firmowych

Szukając sposobów na optymalizację kosztów, niektórych procesów i obszarów nie warto ruszać w pierwszej kolejności. Redukcja zatrudnienia, która dla wielu przedsiębiorców wydaje się naturalnym sposobem, może w rzeczywistości okazać się drogą do nikąd. Może doprowadzić do wstrzymania rozwoju biznesowego, utrudnić lub ograniczyć funkcjonowanie firmy. Zdecydowanie lepiej jest poszukać okazji do zmniejszenia kosztów w inny sposób. Zwłaszcza na początku, lepszym rozwiązaniem może okazać się rezygnacja z niektórych procesów, a nie ludzi. To na nich polecamy się skupić.

Sposobem na to jest outsourcing niektórych działów i procesów w firmie. Oddanie usług księgowych, marketingowych, prawnych, administracyjnych i usług informatycznych zewnętrznym firmom, może znacząco zredukować koszty w danym sektorze. A co ważne, jednocześnie podniesie się poziom i jakość obsługi. Takie oddelegowanie procesów, znacząco zredukuje koszt bez ponoszenia strat biznesowych danej organizacji. Z jednej strony koszt usługi będzie mniejszy, niż zatrudnienie samodzielnego fachowca. Z drugiej strony otrzymujecie zazwyczaj dostęp do całego zespołu specjalistów, którzy są do Waszej dyspozycji. Dokładnie tak się stanie, gdy zdecydujecie się na rezygnację z własnego działu księgowego i nawiążecie współpracę z naszym biurem rachunkowym. Odchodzą Wam w ten sposób wysokie koszty związane z zatrudnieniem, przygotowaniem i utrzymaniem miejsca pracy, z koniecznością inwestowania w dodatkowych sprzęt i narzędzia firmowe, aplikacje, oprogramowanie. W zamian otrzymacie profesjonalną obsługę kadrową, finansową, księgową, przejęcie komunikacji z urzędami, bieżące wsparcie doświadczonych specjalistów i księgowych. Co będzie miało też pozytywny wpływ na podniesienie jakości usług i finanse w Waszej firmie.

Sprawdzoną metodą w optymalizacji jest też wdrożenie automatyzacji procesów firmowych oraz korzystanie z nowoczesnych technologii i inteligentnych rozwiązań. Dzięki automatyzacji np. w obszarze obsługi klienta, sprzedaży, marketingu, produkcji, ale też w obiegu dokumentów, w komunikacji – uwalniamy zasoby. Czy to chodzi o koszty, ludzi, własne zaangażowanie, czy o czas, który przecież też często przeliczany jest na złotówki. Wybór narzędzi, formy i zakresu automatyzacji będzie zależny od indywidualnych czynników. Niestety, albo na szczęście, nie przeczytacie nigdzie jak to zrobić. W ten proces trzeba się zaangażować, przeprowadzić analizę, opierać na danych dotyczących własnego przypadku, a najlepiej też na wiedzy i doświadczeniu niezależnych specjalistów.

Jakie jeszcze sposoby warto wziąć pod uwagę? Warto przyjrzeć się umowom z dostawcami i kontrahentami. Może to dobry impuls, aby wynegocjować nowe, lepsze warunki współpracy? Podobnie z wydatkami na biuro i jego wyposażenie. Może robiąc rzadziej, ale większe zakupy jesteśmy w stanie zdobyć dodatkowe rabaty, a może czas najwyższy poszukać lepszego sklepu z wyposażeniem? Tego rodzaju pytań warto zadać sobie więcej. Może się bowiem szybko okazać, że w dość prosty sposób możemy wpaść na dodatkowe pomysły jak i gdzie szukać oszczędności w firmie.

Inteligentna księgowość — Rozwiązania, które pomogą zoptymalizować Twoją księgowość!

Optymalizacja kosztów – teoria, a praktyka

Prawidłowa optymalizacja kosztów powinna zawierać wielopłaszczyznowy, dogłębny audyt przedsiębiorstwa oraz jego wszystkich struktur. Duże znaczenie ma rzetelna analiza finansowa. W teorii przedsiębiorca, który chce sprawnie optymalizować koszty, najpierw musi zrozumieć swoją sytuację i sprawdzić, jakie filary przedsiębiorstwa generują nieproporcjonalnie wysokie zyski. Musi wiedzieć na czym stoi i starannie przeanalizować finanse uwzględniając koszty stałe i zmienne. Kosztami stałymi nazywamy wydatki, które firma ponosi co miesiąc, zmiennymi zaś te, które pojawiają się w konkretnych sytuacjach (np. koszt zakupu nowego towaru). Analizę warto zacząć od największych wydatków, ponieważ procesy optymalizacji w tych sektorach mogą przynieść najlepsze efekty.

To wszystko to jednak teoria. Garść dobrych wskazówek i podpowiedzi, które jak mamy nadzieję, będą Wam pomocne. Mając jednak świadomość jak ważnym wyzwaniem jest optymalizacja kosztów firmowych, warto z teorii przejść do praktyki. Najlepiej z odpowiednim wsparciem. To może być kompleksowa pomoc, która obejmie wszystkie firmowe procesy, albo możecie skupić się na poszczególnych dziedzinach, wybranym obszarze biznesowym. Jeśli chodzi o procesy finansowe, księgowe, kadrowe śmiało możecie skorzystać z pomocy naszego biura. Mamy niezbędne doświadczenie, wiedzę i praktyczne rozeznanie. Zapraszamy do bezpośredniego kontaktu!

Czy pracodawca może czytać maile pracowników?

15 sierpnia 2023

Skrzynka mailowa to często najważniejsze narzędzie pracy pracownika. Umożliwia między innymi obsługę komunikacji firmowej, wewnętrznej ale też zewnętrznej – z klientami, instytucjami, partnerami, czy kontrahentami. Maile to aktualnie najpopularniejsza forma komunikacji związanej z działalnością, ale też powszechnie stosowana prywatnie. Czy te dwie kwestie się łączą? Co jeśli pracownik wykorzysta służbową skrzynkę do prywatnych celów? Czy pracodawca ma prawo przeczytać takie wiadomości? Co o kontroli poczty pracownika mówią przepisy, w tym RODO? Odpowiedzi na te pytania znajdziecie w dzisiejszym wpisie, zapraszamy!

Maile służbowe, a prywatne

Urządzenie, skrzynka mailowa, oprogramowanie, które pracodawca nam udostępnił, jest jego własnością. Pracownik otrzymuje te narzędzia, aby mógł wykonywać swoje obowiązki służbowe i nie powinno nikogo dziwić, że pracodawca ma prawo oczekiwać, że będziemy je wykorzystywać do pracy, a nie do załatwiania prywatnych spraw, czy do rozrywki. To wydaje się logiczne, ale co ciekawe nie zostało unormowane w przepisach. Mimo, że polski ustawodawca nie reguluje wprost tematu pisania prywatnych maili w pracy, może je regulować regulamin pracy. Pracodawca może wprowadzić taką zasadę odgórnie, ma możliwość wprowadzenia zakazu korzystania z poczty służbowej nie tylko w regulaminie pracy, ale też w umowie o pracę lub układzie zbiorowym pracy. Oczywiście pracownik musi mieć świadomość istniejących zasad, a pracodawca musi zadbać o to, aby przekazać te i inne niezbędne wewnętrzne regulacje obowiązujące w firmie. Najlepiej zaraz po rekrutacji i najlepiej w formie pisemnej.

Co ważne, firmowa komunikacja i skrzynka mailowa powinna mieć możliwość kontroli przez pracodawcę, a często też kierowników danych działów, kadrę zarządzającą i inne upoważnione osoby. To naturalne, w końcu maile służbowe dotyczą często ustaleń całego zespołu, często zawierają dane i załączniki, które potem rozsyłane są do poszczególnych osób w firmie. Służą też ocenie pracy danego pracownika, którego jednym z obowiązków jest prowadzenie komunikacji mailowej (i innej) w imieniu firmy. To też jedna z form komunikacji z klientem i ważny element sprzedażowy i marketingowy, który często wymaga dodatkowej analizy, rozwijania, optymalizacji. Pracodawca może zatem, a czasem nawet powinien, mieć możliwość wglądu i kontroli firmowej korespondencji. A co z mailami prywatnymi pracownika?

obowiązki pracodawcy — Obowiązki pracodawcy w przypadku długów pracownika – sprawdź!

Do niedawna kodeks pracy nie zawierał dokładnych regulacji dotyczącej kontroli prywatnych maili przez pracodawcę. Jedynym ze sposobów ochrony przed ewentualną inwigilacją, był art.11(1) KP., zgodnie z którym pracodawca jest obowiązany szanować godność i inne dobra osobiste pracownika. Nie da się ukryć, że wśród wspomnianych dóbr osobistych należy wymienić także tajemnice korespondencji. Podlega ona zatem ochronie prawnej na podstawie kodeksu cywilnego. Czy oznacza to, że pracodawca w ogóle nie powinien i nie może czytać prywatnych maili pracowników?

Czy pracodawca może czytać prywatne maile pracownika?

Tak jak wspomnieliśmy wyżej, jest dużo uzasadnionych przesłanek do tego, aby pracodawca przeprowadził kontrolę maili służbowych, ale nic nie wskazuje i nie daje mu uprawnień do kontroli maili prywatnych. W praktyce oznacza to, że podczas kontroli poczty elektronicznej pracodawca, który zauważy prywatne e-maile, nie powinien interesować się takimi wiadomościami i zapoznawać z ich treścią. Jeśli zrobi to przez przypadek (co oczywiście może się zdarzyć) nie może jej rozpowszechniać ani upubliczniać. Dobrą praktyką (aby unikać takich przypadkowych incydentów) jest zabezpieczenie prywatnej korespondencji przez pracownika, oznaczenie jej lub zrezygnowanie z prywatnej komunikacji z użyciem służbowych danych. To zdecydowanie ułatwi sprawę i zminimalizuje ryzyko dostępu do takich wiadomości osobom niepowołanym. A co w sytuacji gdy dojdzie już do naruszenia dóbr osobistych przez pracodawcę?

Jeśli pracodawca nie uszanuje prywatności pracownika, uzyska dostęp i wykorzysta informacje zawarte w prywatnej korespondencji pracownika, może narazić się na roszczenia dot. naruszenia dóbr osobistych. Na podstawie tego pracownik może domagać się zadośćuczynienia pieniężnego lub wpłatę na wskazany cel społeczny. Może też złożyć skargę do odpowiednich instytucji i dochodzić swoich roszczeń na drodze postępowania cywilnego. Oczywiście każdą sytuację warto dodatkowo przeanalizować i skonsultować z prawnikiem lub specjalistą o odpowiednim doświadczeniu. Warto też dowiedzieć się co na temat kontroli poczty pracownika mówią przepisy.

Warto wiedzieć! Przydatne informacje o RODO - w tym m.in. przykłady przypadków, w których zgoda na przetwarzanie danych osobowych nie jest konieczna — Warto wiedzieć! Przydatne informacje o RODO!

Kontrola poczty pracownika a przepisy

Podstawę prawną, która umożliwia monitorowanie poczty e-mail pracownika, stanowi przepis art. 22(3) Kodeksu pracy. Zgodnie z nim taka kontrola jest możliwa w celu zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy i właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Kontrola poczty służbowej powinna mieć jasno określony cel. Może być nim dążenie do jak największej efektywności i prawidłowości pracy pracowników, może być to potrzeba usprawnienia komunikacji firmowej, albo inne uzasadnione okoliczności. Dotyczy to z resztą nie tylko firmowej poczty ale też służbowych telefonów, komputerów, aplikacji biznesowych. Dlatego najlepiej jeśli wszystkie narzędzia służbowe, nie będą wykorzystywane do prywatnych celów.

Zgodnie z przepisami pracodawca ma zakaz czytania prywatnych e-maili podwładnych wysłanych ze służbowej elektronicznej skrzynki pocztowej. Co więcej, jeśli nie zabronił prywatnej korespondencji z użyciem służbowych narzędzi w regulaminie pracy albo w innej formie, nie powinien też mieć pretensji jeśli do takiej sytuacji dojdzie. Coraz częściej można się jednak spotkać z sytuacją, że zarówno kwestia wykorzystania służbowych narzędzi pracy, jak też kwestia monitoringu i kontroli poczty jest uwzględniana w regulaminie pracy lub umowie. A co na ten temat mówi RODO? W momencie wprowadzenia monitoringu poczty szef staje się administratorem danych osobowych. Przekłada się to na obowiązki dotyczące wdrożenia procedur RODO w firmie. Są nimi np. konieczność pobierania od pracowników klauzul informacyjnych dotyczących monitorowania służbowej korespondencji. W przypadku kontroli administrator musi wykazać fakt poinformowania o tym pracownika w sposób, który nie budzi wątpliwości.

Pracodawca w momencie złamania powyższych zasad musi liczyć się z konsekwencjami prawnymi. Skarga pracownika powoduje postępowanie prowadzone przez UODO. Natomiast roszczenie pracownika w związku z naruszeniem jego dóbr osobistych – odpowiedzialność cywilnoprawną. Co grozi w przypadku naruszenia tajemnicy korespondencji? Odpowiedź znajdujemy w Art. 267 KK

Kto bez uprawnienia uzyskuje dostęp do informacji dla niego nieprzeznaczonej, otwierając zamknięte pismo, podłączając się do sieci telekomunikacyjnej lub przełamując albo omijając elektroniczne, magnetyczne, informatyczne lub inne szczególne jej zabezpieczenie, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Tej samej karze podlega, kto bez uprawnienia uzyskuje dostęp do całości lub części systemu informatycznego.
Tej samej karze podlega, kto w celu uzyskania informacji, do której nie jest uprawniony, zakłada lub posługuje się urządzeniem podsłuchowym, wizualnym albo innym urządzeniem lub oprogramowaniem.
Tej samej karze podlega, kto informację uzyskaną w sposób określony w § 1-3 ujawnia innej osobie.
Ściganie przestępstwa określonego w § 1-4 następuje na wniosek pokrzywdzonego.

Oczywiście forma i rodzaj kary będzie uzależniona od indywidualnej sytuacji, charakteru naruszenia i jego interpretację przez sąd. Jak widzicie konsekwencje mogą być bardzo surowe i zdecydowanie lepiej ich uniknąć. Jeśli jesteś pracodawcą – pamiętaj zatem o odpowiednim uregulowaniu kwestii monitoringu i kontroli firmowej poczty, oraz o powiadomieniu o tym pracownika. Pamiętaj też, że nie masz dostępu do prywatnych maili pracownika. Jeśli jesteś pracownikem – pamiętaj, aby unikać wykorzystywania służbowego sprzętu i poczty do prywatnych celów. A jeśli do tego dojdzie – zaznacz że jest to poczta o charakterze prywatnym. Mamy nadzieję, że dzisiejszy wpis pomoże Wam uniknąć problemów związanych z pocztą firmową i prywatną. A jeśli macie dodatkowe pytania, chcecie podzielić się własnymi doświadczeniami, zachęcamy do skorzystania z sekcji komentarzy.

Jednoosobowa działalność gospodarcza w 2023r.

11 czerwca 2023

Jednoosobowa działalność gospodarcza to nadal jedna z najchętniej wybieranych dróg na rozpoczęcie własnej przygody z prowadzeniem firmy. Już sam fakt przejścia z pracy etatowej na własną działalność jest dużą zmianą i wyzwaniem dla młodych przedsiębiorców. Dodatkowe zawirowania i nieustannie zmieniające się przepisy prawne na pewno nie ułatwiają decyzji przejścia „na swoje” i mogą skutecznie podcinać skrzydła. Już na wstępie przedsiębiorca musi wykazać się wiedzą o podatkach, finansach, zarządzaniu, zmienia się jego dotychczasowa rola, obowiązki i organizacja pracy. Może dlatego też co czwarta JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza) jest likwidowana po pierwszym roku działalności.

Jeśli poważnie myślisz i planujesz otwarcie jednoosobowej działalności gospodarczej w 2023 roku, mamy dla Ciebie kilka praktycznych wskazówek i podstawowych informacji, które pomogą Ci w realizacji tego planu. Podsumowaliśmy najważniejsze informacje na temat jednoosobowej działalności, podkreślając jej mocne i słabsze strony. Zebraliśmy też w jednym miejscu informacje o podatkach i formalnościach i mamy nadzieję, że pomoże Ci to uzupełnić wiedzę i podjąć przemyślaną decyzję o starcie z własną firmą. Zapraszamy!

Jednoosobowa działalność gospodarcza – co musisz o niej wiedzieć?

Działalność jednoosobowa to najprostsza forma prowadzenia własnego biznesu, przeznaczona dla osób fizycznych. Dlaczego najprostsza? Założenie jej jest szybkie, tanie (nie trzeba wnosić żadnego początkowego kapitału zakładowego), można prowadzić uproszczoną księgowość. Nie ma konieczności posiadania siedziby, zatrudniania pracowników. To wszystko ma wpływ na dostępność tej formy prowadzenia własnej firmy, którą oczywiście można dalej rozwijać.

Podstawowe cechy jednoosobowej działalności gospodarczej to m.in.:

jest nastawiona na zysk (ma cel zarobkowy),
wykonywana jest we własnym imieniu i na własną odpowiedzialność,
ma charakter zorganizowany,
wykonywana jest w sposób ciągły, działania mają charakter powtarzalny.

Warto na tym etapie zastanowić się czy w ogóle konieczne jest zakładanie jednoosobowej działalności gospodarczej, czy można skorzystać z możliwości działalności nierejestrowanej. Co do zasady, przedsiębiorca nie musi rejestrować własnej działalności gospodarczej, kiedy przychody z prowadzonej działalności nie przekroczą w żadnym miesiącu 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia (czyli w 2023 roku od 1 stycznia do 30 czerwca – 1 745 zł, a od 1 lipca do 31 grudnia – 1 800 zł) oraz nie prowadził działalności gospodarczej w okresie ostatnich 60 miesięcy. Dlaczego warto o tym pomyśleć startując z własną firmą? Prowadząc działalność nierejestrowaną nie musisz zgłaszać działalności gospodarczej w US, CEIDG i GUS. Nie musisz płacić składek w ZUS, ani zaliczek na podatek. Nie ma konieczności prowadzenia księgowości – można ograniczyć się do uproszczonej ewidencji sprzedaży. Co ważne możemy prowadzić jednoosobową działalność bez rejestracji. Będzie to działalność gospodarcza w zakresie agroturystyki, produkcja wina przez rolników, rolniczy handel detaliczny. W pozostałych przypadkach prowadzenie JDG wymaga założenie działalności gospodarczej, o czym opowiemy Wam jeszcze w dalszej części wpisu.

Jednoosobowa działalność gospodarcza, a spółką z o.o. – sprawdź co wybrać!

Jednoosobowa działalność gospodarcza – czy warto?

Przy wyborze formy działalności należy wziąć pod uwagę wiele czynników, które bezpośrednio łączą się z danym pomysłem na biznes i są bardzo indywidualne. Czy warto założyć JDG? Odpowiedź w wielu przypadkach będzie twierdząca, natomiast nie ma jednej właściwej drogi dla każdego. Spółka z o.o. jest z jednej strony jest bardziej skomplikowana w zakresie prowadzenia księgowości ale daje też większe możliwości i co ważne – większe bezpieczeństwo. Pozwala na dokładniejsze zarządzanie majątkiem, brak odpowiadania za działalność własnym majątkiem itd. JDG tak jak każda forma prowadzenia firmy ma swoje plusy i minusy. Największe mankamenty to wspomniana odpowiedzialność majątkiem za zobowiązania, jak również obowiązek odprowadzania składek ZUS. Do ewidentnych zalet należy zaliczyć natomiast brak kosztów lub niższe koszty (np. obsługi księgowej), brak wymogów tworzenia kapitału przedsiębiorstwa. To też duża elastyczność w otwieraniu, odwieszaniu, zawieszaniu działalności, likwidacji. To mniejsza liczba formalności i możliwość optymalizacji podatków. A skoro już przy formalnościach i podatkach jesteśmy…

Dochód z prowadzonej działalności gospodarczej, jak każdy inny podlega opodatkowaniu i konieczne jest zdecydować się na jego konkretną formę. Każdy przedsiębiorca może wybrać formę opodatkowania spośród dostępnych opcji:

Opodatkowanie na zasadach ogólnych (według skali podatkowej). Dochód jest opodatkowany stawką 12%. Ta forma daje możliwość skorzystania z różnego rodzaju ulg podatkowych, natomiast gdy dochody będą wysokie (powyżej 120 000 zł) zostaną opodatkowane 32% stawką. Ta forma opodatkowania rodzi też konieczność prowadzenie ewidencji księgowych (księgi rachunkowe lub KPiR).
Podatek liniowy, podobnie jak w przypadku opodatkowania na zasadach ogólnych opodatkowany jest dochód ale wartość podatku wynosi 19% i jest stały. Niezależnie do wielkości dochodu pozostaje niezmienny, co jest główną różnicą i atutem tego rodzaju opodatkowania. I tak jak jak w przypadku zasad ogólnych – jeżeli nie osiągniesz żadnego przychodu, nie płacisz.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – w tym przypadku działalność opodatkowana jest jedynie od przychodu, którego nie można pomniejszyć o poniesione koszty uzyskania przychodu. Wybierając tę opcję, trzeba zdecydować się na jedną ze stawek zasadniczych (2%, 3%, 5,5%, 8,5%, 10%, 10%, 12%, 12,5%, 14%, 15% i 17%). A co ze składakami ZUS?

Zgłoszenie działalności gospodarczej na druku CEIDG-1 jest jednocześnie wnioskiem o rejestrację przedsiębiorcy jako płatnika składek do ZUS. Przedsiębiorca ma 7 dni od daty rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej zgłosić siebie do ubezpieczeń. Wspomnieliśmy wcześniej, że prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej daje też możliwość korzystania z różnych ulg, między innymi dotyczącymi ZUS-u. Ulga na start polega na tym, że przez pierwsze 6 miesięcy, liczone od dnia rozpoczęcia jednoosobowej działalności gospodarczej, przedsiębiorca płaci wyłącznie składką zdrowotną, a następnie można skorzystać (przez kolejne 24 miesięcy) ze składek preferencyjnych. Kolejna ulga to mały ZUS, z której od 2019 roku mogą korzystać przedsiębiorcy, bez wysokich przychodów (jeśli roczny przychód nie przekroczył 120 000 zł). Wspominaliśmy już o tym na naszym blogu.

Po dodatkowe informacje i szczegóły dotyczące JDG, warto zajrzeć tutaj.

Poza kwestiami podatkowymi, które dobrze będzie szczegółowo przemyśleć i być może skonsultować z księgowym, albo specjalistami biura rachunkowego, są też inne formalności, które charakteryzują JDG i o których warto pamiętać. Jedną z nich jest posiadanie firmowego konta bankowego. Jednoosobowa działalność gospodarcza to forma działalności, w której nie ma obowiązku zakładania osobnego konta, ale warto uwzględnić taką możliwość w swoich planach. Jeśli pomyślałeś już o tym jak ma wyglądać Twoja działalność, jaką ma mieć formę, opodatkowanie i czy chcesz ją rejestrować, to dobry moment aby założyć działalność. Jak to zrobić?

Zobacz jakie zmiany wprowadził Polski Ład

Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą w 2023 roku?

Działalność gospodarcza to tak jak wspominaliśmy, najprostsza i najtańsza forma prowadzenia własnego przedsiębiorstwa. Rejestracja w CEIDG jest darmowa i najwygodniej zrobić to przez internet. Wystarczy wypełnić formularz CEIDG-1 na stronie ministerstwa lub e-PUAP . W zależności od potrzeb, przedsiębiorca może złożyć wniosek:

osobiście, w urzędzie miasta lub gminy,
listem poleconym (poświadczonym notarialnie),
elektronicznie, z użyciem bezpiecznego podpisu kwalifikowanego lub e-PUAP.

Po uzupełnieniu informacji i wysłaniu wniosku, dochodzi do rejestracji działalności gospodarczej, nadania Numeru Regon oraz Numeru Identyfikacji Podatkowej (NIP). Jeżeli w momencie zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej, miałeś już nadany NIP, nie ulega on zmianie. Jeśli jednak w chwili składania druku rejestracyjnego CEIDG-1 nie posiadasz NIP-u, zostanie on nadany po rejestracji. Jeśli chodzi o numer REGON to podstawa w kontaktach z ZUS-em, US, a także niezbędnik przy rozliczeniach i zawieraniu nowych umów. To absolutne podstawy. Jeśli szukasz kompleksowej pomocy przy zakładaniu działalności, masz wątpliwości odnośnie opodatkowania i niezbędnych formalności – skontaktuj się z nami. Możemy nie tylko doradzić najlepsze rozwiązania ale też założyć firmę w Twoim imieniu. Nie zapominając o bieżącej obsłudze księgowej oczywiście. Dlaczego warto skorzystać ze wsparcia biura rachunkowego? Między innymi z uwagi na zmieniające się przepisy, w gąszczu których można się pogubić, a które mają duże znaczenie przy podejmowaniu decyzji o starcie z własną firmą. Poniżej podsumowaliśmy kilka z nich, a o reszcie chętnie powiemy Ci w trakcie konsultacji w naszym biurze.

Działalność w 2023 roku – o czym musisz pamiętać?

Od stycznia 2023 r. zaczyna obowiązywać kolejny pakiet zmian wprowadzonych tzw. Polskim Ładem 3.0. To kolejna nowelizacja, która przewiduje szereg ważnych zmian w przepisach podatkowych, m.in. w CIT, PIT i VAT. Do najważniejszych z nich można zaliczyć te dotyczące: podatku minimalnego, przepisów o tzw. ukrytej dywidendzie, transakcji krajowych czy stawek VAT. Kilka najważniejszych zmian przedstawiamy niżej:

2023 rok jest wyjątkowy dla przedsiębiorców, którzy zastanawiają się nad formą opodatkowania. Daje możliwość wybrać sposób przyszłych rozliczeń, ale także wstecznie. Ta druga możliwość dotyczy tych, którzy w 2022 r. byli na liniowym PIT albo na ryczałcie (do 2 maja mogli rozliczyć zeszły rok według skali).

W 2023 roku składki na ubezpieczenia społeczne osób niekorzystających z preferencji wynoszą 1418,48 zł miesięcznie. Nie licząc składki zdrowotnej, która jest zależna od formy opodatkowania.

Minimalne wynagrodzenie w 2023 roku – tak jak wspominaliśmy, minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 3490 zł. Wzrosła też minimalna stawka godzinowa dla zleceniobiorców do 22,80 zł. A od lipca najniższa płaca wyniesie 3600 zł, a stawka godzinowa – 23,50 zł.

Od 2023 r. każdy płatnik składek musi posiadać profil na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Umożliwia ona załatwienie online większości spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi.

Odroczenie wejścia w życie tzw. podatku minimalnego. Zwolnienie weszło w życie dzień po ogłoszeniu nowelizacji, jednak ustawodawca postanowił istotnie zmodyfikować zasady (podwyższono m.in. do 2 proc. wskaźnik rentowności, zmieniono metodologię wyliczania podatku itd.).

Szerzej opisane zmiany, w tym podatkowe, zostały opisane tutaj. Zajrzyjcie do tych informacji, a jeśli macie pytania, obawy lub niejasności związane z jednoosobową działalnością gospodarczą, którą chcecie założyć w 2023 roku, zapraszamy do kontaktu z naszym biurem. Chętnie pomożemy, doradzimy, przejmiemy część obowiązków na siebie.

Porozmawiajmy o szczegółach!

Koszty działalności – co i jak odliczać?

21 maja 2023

Prowadzając działalność, ponoszenie kosztów to stały i nieuchronny proces towarzyszący niemalże na każdym etapie. Zaczynając od otwarcia własnej firmy, po jej rozwój, budowanie zespołu, zdobywanie klientów. Dlatego też tak istotne dla przedsiębiorców jest posiadanie wiedzy i świadomości czym w rzeczywistości są te koszty oraz jak i kiedy możemy je odliczać od podatku. Na tym skupimy się w dzisiejszym tekście. Podsumowaliśmy najważniejsze informacje na ten temat i przygotowaliśmy kilka praktycznych wskazówek, niezależnie od tego jaki rodzaj działalności prowadzicie.

Co musisz wiedzieć o kosztach działalności?

Zacznijmy od podsumowania kilku podstawowych informacji. Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. Jeżeli wydatki spełniają tę definicję, a dodatkowo są bezpośrednio związane są z prowadzoną działalnością mogą stanowić koszt podatkowy. Oczywiście muszą być przy tym odpowiednio i prawidłowo udokumentowane. Jeśli korzystacie z usług biura rachunkowego, nie musicie się tym przejmować. Co jeszcze powinniście wiedzieć o kosztach? Jedną z klasyfikacji jest podział na koszty stałe oraz zmienne. Czym się różnią i charakteryzują?

Bez względu na rodzaj opodatkowania działalności, możemy wyróżnić koszty pośrednie oraz bezpośrednie. Koszty bezpośrednie to takie, które mają bezpośredni związek z uzyskaniem przychodu w prowadzonej działalności gospodarczej – na przykład zakup materiałów do produkcji. Natomiast koszty pośrednie wszystkie koszty, które nie są bezpośrednio związane z przychodem, a z drugiej strony dotyczą wydatków związanych z firmą (np. opłaty na czynsz biura, media, obsługa księgowa). W przypadku podatników prowadzących księgi rachunkowe, zgodnie z ustawą o rachunkowości, wyróżniamy również koszty stałe oraz zmienne.

Koszty zmienne to takie koszty, które związane są bezpośrednio z produkcją. Ich wielkość jest zależna od wielkości produkcji. Uwzględniając zmianę produkcji – wraz z jej wzrostem koszty zmienne rosną, a z jej spadkiem – zmniejsza się wartość kosztów zmiennych. Jeśli produkcja równa się 0, koszty zmienne również będą na tym poziomie. Co ważne, koszty zmienne nie wchodzą w skład kosztów stałych i dzielimy je na poszczególne kategorie, takie jak koszty proporcjonalne, progresywne – następuje wzrost kosztów zmiennych wraz ze wzrostem produkcji, degresywne i regresywne.

A czym są koszty stałe? Jak można się domyślać, w przeciwieństwie do kosztów zmiennych – nie ulegają zmianie wraz ze zmianą wielkości produkcji. W tym przypadku zmniejszenie produkcji nie wpływa na zmianę kosztów stałych. Co ważne, koszty stałe są niezmienne w szerokim okresie czasu, jednak nie oznacza to, że ich wartość zawsze jest ta sama. Jest zależna między innymi od warunków ekonomicznych. Innym czynnikiem wpływającym na koszty stałe może być zmiana technologii lub organizacji przedsiębiorstwa. Podobnie jak w przypadku kosztów zmiennych, stałe również dzielimy na kategorie, a zaliczyć do nich możemy na przykład ubezpieczenie sprzętu, czynsz za najem budynku, wynagrodzenie administracji itd.

W przypadku księgowości uproszczonej nie ma potrzeby rozróżniania kosztów na stałe czy zmienne. Podział ten wymagany jest w księgach rachunkowych. W podatkowej księdze przychodów i rozchodów wydatki, które nie stanowią kosztu, nie podlegają wpisowi do księgi (NKUP). Dlatego ważne jest, aby posiadać aktualną wiedzę na temat przepisów i bieżących zmian podatkowych. Choćby po to, aby prawidłowo rozpoznać, jakie wydatki stanową koszt uzyskania przychodu i kiedy możemy je odliczyć.

Kiedy i jakie koszty możemy odliczać?

Najważniejsza zasada: aby dany koszt można było odliczyć od przychodów firmy, musi istnieć między nimi związek przyczynowo skutkowy. Co więcej, powinien być to związek, który w razie potrzeby, albo kontroli finansowej, można wykazać i uargumentować. To właśnie od tej argumentacji zależy klasyfikacja kosztów. Kolejna ważna sprawa, to kwestia rejestracji kosztów, najlepiej w formie faktur VAT, aby potem móc wykazać je przed Urzędem Skarbowym. Dzięki temu mamy możliwość obniżenia podatku dochodowego, którego podstawą obliczenia jest dochód, a nie przychód. Dochód natomiast to nic innego niż przychód pomniejszony o koszty. Włączanie wydatków w koszty firmy, opłaca się zatem każdemu. Pozostaje tylko pytanie, co można wliczyć w koszty firmowe?

Wigilia firmowa kosztem? Sprawdź szczegóły!

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych zawiera spis wydatków, które z założenia nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Przed ujęciem wydatku w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów trzeba sprawdzić, czy nie znajduje się na tej liście.

Znacie najważniejszą zasadę, a jak się ona przekłada na kwestie praktyczne? Poniżej przygotowaliśmy przykładową listę produktów i usług, które z powodzeniem można wliczyć koszty działalności gospodarcze (pamiętając, o czym wspomnieliśmy dotychczas):

koszty związane z założeniem działalności gospodarczej, koszty rejestracji;
środki trwałe – czyli wszystkie urządzenia, maszyny, auta i sprzęt firmowy;
materiały, z których tworzycie swoje produkty;
szkolenia i kursy (np. językowe);
wartości niematerialne i prawne – czyli wszystkiego rodzaju licencje oprogramowania, koszty autorskiego, majątkowego;
meble i akcesoria biurowe;
czynsz za najem biura, albo np. sali konferencyjnej. Nawet prowadząc działalność we własnym mieszkaniu część czynszu i innych opłat można wrzucić w koszty;
koszty remontu budynku i pomieszczeń biura;
rachunki – za media, prąd, Internet, telefon itd.
wynagrodzenie pracowników – można je wliczać w koszty, w miesiącu za które były należne;
reklama – czyli wszystkie koszty poniesione na działalność promocyjną i marketingową firmy;
wydatki na stronę internetową, prowadzenie kanałów społecznościowych;
środki czystości;
delegacje – wyjazdy i podróże służbowe związane z prowadzoną działalnością;
paliwo;
outsourcing – czyli usługi księgowe, prawne albo informatyczne świadczone przez zewnętrzne firmy;
polisy ubezpieczeniowe – musi jednak obejmować składniki firmy, np. służbowe auto, siedzibę firmy;
odzież – zarówno firmowe uniformy, odzież ochronna itp.;
wszelkiego rodzaju sprzęt elektroniczny i biurowy niezbędny do prowadzenia działalności;
książki – poradniki, prenumeraty branżowych magazynów i pism, które bezpośrednio wiążą się z naszą działalnością;
targi i wydarzenia branżowe;
bilety komunikacji zbiorowej, przejazd taksówkami.

Lista kosztów, które możemy odliczyć od podatku jest długa i indywidualna. Wiele zależy od rodzaju prowadzonej działalności, od charakteru firmy, jej potrzeb, oraz od tego czy można to bezpośrednio połączyć z uzyskiwanym przychodem. Dlatego dobrze będzie swoje pomysły skonsultować z księgową 🙂

Pamiętajcie, im bardziej ta zależność jest oczywista, tym lepiej. Jeśli Urząd Skarbowy będzie mieć wątpliwości, inną interpretację niż Wy, może to generować niepotrzebne zamieszanie i problemy. Jak tego uniknąć? Kierowanie się własną intuicją może być niewystarczające, dlatego zachęcamy do skorzystania z opieki księgowej specjalistów z naszego biura rachunkowego. To gwarancja, że finanse i rozliczenia firmy będą dobrze zorganizowane i prawidłowo prowadzone.

Jeśli prowadzicie własną firmę i potrzebujecie takiego wsparcia oraz poczucia bezpieczeństwa, zachęcamy do bezpośredniego kontaktu!

ZUS w 2022 roku – podsumowanie

2 lutego 2022

W dzisiejszym artykule podsumowaliśmy wszystko co musicie wiedzieć o ZUS-ie w 2022 roku. Zarówno w kontekście obowiązków, składek za siebie, za zatrudnionych pracowników i nie tylko. Zebraliśmy w jednym miejscu informacje i zmiany przepisów, które będą obowiązywać w tym roku i mamy nadzieję, że okażą się pomocne. Zapraszamy!

Składki ZUS – najważniejsze informacje

Jak wszyscy wiemy, opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne jest jednym z podstawowych obowiązków każdego przedsiębiorcy. Niezależnie od tego czy dany przedsiębiorca osiąga przychody, czy nie i tak musi płacić ZUS. Co ważne, te koszty nie są stałe. Jak co roku wysokość składek społecznych się zmienia, a dodatkowo, w tym roku, w życie wchodzą przepisy wprowadzone przez Polski Ład (o którym pisaliśmy więcej tutaj, jak również omówiliśmy szerzej wybrane zmiany). O konsekwencjach i planowanych zmianach opowiemy w dalszej części, a teraz krótko o tym, kto i kiedy musi opłacać ZUS.

Składki ZUS opłacacie, jeśli:

• jesteście przedsiębiorccami zarejestrowanym w CEIDG (co ważne, prowadząc działalność gospodarczą, nie płaci się składek w sytuacji zbiegu ubezpieczeń, czyli gdy istnieją inne tytuły do ubezpieczenia),
• jesteś wspólnikiem jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
• jesteś wspólnikiem spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej,
• jeśli wykonujecie wolny zawód,
• lub jeśli jesteś twórcą, artystą.

Jako przedsiębiorcy musicie rozliczać i opłacać do ZUS składki za siebie na ubezpieczenia społeczne, przy czym ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe – są obowiązkowe, a ubezpieczenie chorobowe – dobrowolne. Musicie rozliczać także Fundusz Pracy (FP), Fundusz Solidarnościowy (FS) oraz ubezpieczenie zdrowotne. Warto przy tym pamiętać, że składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy nie obowiązują przedsiębiorców opłacających składki od preferencyjnej podstawy, czyli od 30% minimalnego wynagrodzenia i jest to jedyny tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Kolejna ważna sprawa to ulgi. Przedsiębiorcy, którzy dopiero rozpoczynają swoją przygodę z własną działalnością lub osiągają niewielkie przychody, mają prawo do ulg, dzięki którym składka opłacana w ZUS może być niższa od standardowej. Chodzi między innymi o uldze na start, składek od preferencyjnej podstawy, czy Mały ZUS Plus. Jeśli nie przysługują Wam ulgi, konieczne jest opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne od podstawy nie niższej niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. A ile wynosi wspomniana podstawa w 2022 roku?

Minimalna podstawa, od której liczy się składki w 2022 roku, wynosi 3553,20 zł. Jeśli chodzi o wysokość składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe są wyrażone w procentach i wynoszą odpowiednio:

• ubezpieczenie emerytalne – 19,52% podstawy – 693,58 zł,
• ubezpieczenia rentowe – 8,00% podstawy – 284,26 zł,
• ubezpieczenie chorobowe – 2,45% podstawy – 87,05 zł,
• ubezpieczenie wypadkowe: tu stopa procentowa jest zróżnicowana i zależna od liczby osób ubezpieczonych oraz od branży. W poprzednim roku, stopa składki na ubezpieczenie wypadkowe wynosiłą od 0,67 do 3,33 % podstawy wymiaru na ubezpieczenie wypadkowe. Składka na ubezpieczenie wypadkowe dla firmy, zatrudniającej do 9 osób wynosiła 1,67%. 
• plus składka na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy – 2,45% podstawy – 87,05 zł.

Sprawdźcie dodatkowe materiały informacyjne: na stronie ZUS

Składka zdrowotna w 2022 roku

Do wspomnianych wyliczeń i kwot należy doliczyć składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Jak zapewne wiecie, stała się ona jedną z głównych zmian jaki wprowadził Polski Ład i zrobiło się wokół niej sporo szumu. Aktualna sytuacja jest taka, że wysokość składki zdrowotnej zależy od wybranej formy opodatkowania i wysokości dochodów. I jeżeli rozliczacie się z podatku dochodowego na zasadach ogólnych (skala podatkowa), składka na ubezpieczenie zdrowotne stanowi 9% podstawy wymiaru składki (czyli dochodu z działalności gospodarczej). Jeśli jednak rozliczacie podatek dochodowy od osób fizycznych w formie podatku liniowego (19%), zapłacicie składkę zdrowotną w wysokości 4,9% podstawy wymiaru składki (czyli dochodu z działalności gospodarczej).

Ile dokładnie wyniesie składka zdrowotna w zależności od formy działalności?

Rozliczając się według skali podatkowej lub liniowo, gdy dochód w danym miesiącu jest niższy niż minimalne wynagrodzenie (obowiązujące w danym roku), to wysokość składki wyniesie 9% minimalnego wynagrodzenia. W 2022 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 3010 zł (brutto), a to oznacza, że minimalna składka zdrowotna w 2022 toku wyniesie 270,90 zł.
Rozliczając podatek dochodowy ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, miesięczna składka zdrowotna wyniesie 9% zryczałtowanej podstawy. W 2022 roku będzie to kwota od 380 zł do 950 zł, w zależności od przychodów.
Rozliczając kartą podatkową – podstawą wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne będzie minimalne wynagrodzenie obowiązujące w danym roku i w 2022 roku wyniesie 270,90 zł miesięcznie.

Co ważne, od 2022 roku przedsiębiorców obowiązuje roczne rozliczenie składki zdrowotnej. Podstawą wymiaru rocznej składki zdrowotnej jest dochód z działalności gospodarczej za dany rok kalendarzowy. Rozumiany jako różnica między przychodami, a kosztami uzyskania tych przychodów (pomniejszony o składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, jeżeli nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów). Jeśli po rozliczeniu rocznym okaże się, że zapłaciliście wyższe składki zdrowotne niż roczna składka na ubezpieczenie zdrowotne ustalona od rocznej podstawy wymiaru składki zdrowotnej – możecie ubiegać się o zwrot nadpłaty. Jeśli kwota wpłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne jest niższa niż roczna składka – trzeba dopłacić różnicę.

W przypadku przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ogólnych (według skali podatkowej) lub podatkiem liniowym, jeśli roczna podstawa wymiaru składki będzie niższa niż iloczyn liczby miesięcy w roku kiedy podlegałeś ubezpieczeniu zdrowotnemu i minimalnego wynagrodzenia, to będzie cię obowiązywać minimalna roczna podstawa wymiaru składek.

Przedsiębiorca nie musi płacić za siebie składki zdrowotnej, jeśli:

• jest emerytem bądź rencistą, którego emerytura lub renta nie przekracza miesięcznie wysokości minimalnego wynagrodzenia, opłacającym podatek dochodowy z prowadzonej działalności gospodarczej w formie karty podatkowej,
• jest osobą legitymującą się orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, która opłaca podatek dochodowy z prowadzonej działalności gospodarczej w formie karty podatkowej,
• jest emerytem bądź rencistą, którego emerytura lub renta nie przekracza miesięcznie wysokości minimalnego wynagrodzenia, a z działalności uzyskuje miesięcznie przychody w wysokości nieprzekraczającej 50% kwoty najniższej emerytury,
• jest osobą legitymującą się orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, która z działalności uzyskuje miesięcznie przychody w wysokości nieprzekraczającej 50% kwoty najniższej emerytury,
• jest pracownikiem i z tego tytułu opłaca składki od wymiaru nie wyższego niż minimalne wynagrodzenie, który z działalności uzyskuje miesięczne przychody w wysokości nieprzekraczającej 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia oraz opłaca podatek dochodowy w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Sprawdźcie najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi na stronie ZUS, oraz materiały szczegółowo opisujące wątek składki zdrowotnej.

Zmiany w ZUS 2022r.

Na koniec podsumowaliśmy wybrane zmiany w ZUS jakie mają miejsce w 2022 roku. Jedną z głównych zmian w 2022 roku, jest fakt, że przedsiębiorcy zostaną pozbawieni odliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne. Wiąże się to z całkowitą likwidacją możliwości odliczenia od podatku składki na ubezpieczenie zdrowotne (w wysokości 7,75%). Nowe zasady ustalania przez przedsiębiorców podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne wpłynęły też na konieczność dokonania zmian we wzorach dokumentów rozliczeniowych, tj. w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA i deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.

Od 1 stycznia 2022 roku obowiązują trzy terminy płatności składek i przekazywania dokumentów rozliczeniowych:

• do 5. dnia następnego miesiąca - dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych
• do 15. dnia następnego miesiąca - dla płatników składek posiadających osobowość prawną
• do 20. dnia następnego miesiąca - dla pozostałych płatników składek.

Co jeszcze się zmieni?

• Od nowego roku prowadzenie działalności twórczej i artystycznej, wykonywanie wolnego zawodu nie będzie już traktowane jako prowadzenie odrębnego rodzaju działalności. Rodzajami działalności będzie jedynie działalność gospodarcza prowadzona w formie spółki cywilnej, jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki jawnej, spółki komandytowej, spółki partnerskiej. Tylko od tych rodzajów działalności, w razie prowadzenia kilku jednocześnie, trzeba będzie opłacać składki zdrowotne.
• Zasiłek chorobowy za pobyt w szpitalu - zmiana dotyczy zasiłku chorobowego za okres pobytu w szpitalu. W tej chwili wynosi on 70% pensji. Natomiast od nowego roku miesięczny zasiłek chorobowy będzie przysługiwał w wysokości 80%.
• Zmiana w prawie do uzyskania zasiłku macierzyńskiego - od 2022 r. prawo do zasiłku macierzyńskiego uzyskają kobiety, które urodzą dziecko po ustaniu ubezpieczenia, jeśli ustanie ono z powodu śmierci pracodawcy. Dotychczas w takiej sytuacji nie miały one prawa do zasiłku.
• Od 1 stycznia 2022 r. dla osób prowadzących działalność gospodarczą zacznie obowiązywać ważna zmiana dotycząca dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Ubezpieczenie nie ustanie z powodu nieterminowego opłacenia składek.
• Pracodawca będzie finansował w całości składki za pracownika od wynagrodzeń z tytułu  nielegalnego zatrudnienia, lub od nieujawnionych właściwym organom państwowym wynagrodzeń. W takiej sytuacji składki zarówno na ubezpieczenie zdrowotne, jak i społeczne nie będą obciążały pracownika.
• Zmiany w zasiłkach - obecny okres pobierania zasiłku (182 dni) zostaje, ale od stycznia 2022 r. zmienią się zasady jego obliczania. Ma być to formą zabezpieczenia przed nieuczciwością pracowników, którzy teraz mogą brać zwolnienia na różne choroby, wydłużając tym samym okres pobierania zasiłku. Od 2022 roku przyczyna L4 przestanie mieć znaczenie.
• Skrócenie okresu zasiłku po ustaniu ubezpieczenia - zgodnie z nowymi przepisami zasiłek chorobowy po ustaniu ubezpieczenia będzie można pobierać do 91 dni. Zasada ta nie będzie dotyczyła osób chorych na gruźlicę, kobiet w ciąży oraz osób, które przechodzą badania i zabiegi jako dawcy komórek, tkanek i narządów. 
• Ustalanie podstawy wymiaru zasiłku - podstawa wymiaru zasiłku nie będzie musiała być ustalana na nowo, "jeśli między okresami pobierania zasiłków (bez względu na ich rodzaj) nie było przerwy lub była ona krótsza niż miesiąc kalendarzowy" — informuje ZUS.

Staraliśmy się podsumować jak najlepiej najważniejsze pojęcia i zmiany związane z ZUS-em w 2022 roku. Jeśli jednak zauważycie, że we wpisie brakuje jakiejś ważnej informacji, nie wspomnieliśmy o istotnej zmianie przepisów – dajcie znać w komentarzach, uzupełnimy. A jeśli cały ten wpis jest dla Was ‘czarną magią’ to być może znak, aby powierzyć prowadzenie księgowości i kadr specjalistom z naszego biura rachunkowego 😉

Pozostańmy w kontakcie!

Umowa zlecenie – wzór z omówieniem

25 stycznia 2022

Umowa zlecenia to jedna z najpopularniejszych form zatrudnienia. Nie przez przypadek. Ten rodzaj umowy daje dużą elastyczność, choćby w stosunku do standardowej umowy o pracę. W obiegowej opinii często mówi się, że zlecenie jest mniej korzystne dla pracowników, a bardziej dla pracodawców – natomiast tu wiele zależy od konkretnej sytuacji i nie ma sensu mierzyć tego jedną miarą. W dzisiejszym wpisie podsumujemy najważniejsze cechy i informacje dotyczące zlecenia, a Wy będziecie mogli sami ocenić na ile jest to dobre rozwiązanie w Waszym konkretnym przypadku. Udostępnimy też darmowy wzór dokumentu, który możecie pobrać, przerobić pod własne potrzeby i swobodnie stosować. A w kolejnych artykułach pochylimy się nad kolejnymi sprawami pracowniczymi, kadrowymi i przygotujemy nowe wzory umów. Już dziś zachęcamy do bacznego obserwowania naszych wpisów w w czytelni 🙂

Umowa zlecenie – najważniejsze informacje

Umowa zlecenia, to umowa cywilnoprawna regulowana Kodeksem cywilnym. Najprościej mówiąc, umowa zlecenia dotyczy sytuacji w której przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do wykonania określonego zadania (czynności prawnej). Stronami umowy mogą być zarówno osoby fizyczne jak i osoby prawne. Jedna strona określana jest jako zleceniodawca (zlecający wykonanie zadania), druga jako zleceniodawca (wykonujący zlecenie). To co wyróżnia umowę zlecenia od innych form zatrudnienia to m.in.:

swobodne kształtowanie jej treści,
brak limitów czasu pracy,
zleceniobiorca nie zawsze podlega ubezpieczeniom społecznym,
brak płatnych zwolnień lekarskich i urlopów (chyba, że takie zapiski znajdą się w umowie)
dobrowolność w ustalaniu terminu i miejsca pracy,
zleceniobiorca nie ma prawa do świadczeń gwarancyjnych takich jak np. wynagrodzenie za przestój czy wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy,
można ją wypowiedzieć w dowolnym czasie,
możliwość zastąpienia zleceniobiorcy przez inną osobę.

Co do zasady, zleceniobiorca powinien wykonać czynności określone w umowie ale nie jest odpowiedzialny za ich ostateczny efekt. Jego odpowiedzialność w ramach wykonywanych czynności, uregulowana jest Kodeksem Cywilnym (Art. 734-751). Jeśli współpraca z jakiegoś powodu nie przynosi spodziewanych efektów, można ją łatwo rozwiązać. W zasadzie w każdym czasie mogą zrobić to obie strony. Wypowiedzenie powinno jednak zawierać przyczyny takiej decyzji. Co jeszcze warto wiedzieć o umowie zlecenie? Obowiązek ubezpieczeń dotyczy ubezpieczeń zdrowotnych, emerytalnych, rentowych i wypadkowych. Zleceniobiorca musi zostać nimi objęty od dnia rozpoczęcia wykonywania zlecenia, do chwili rozwiązania (lub wygaśnięcia) umowy. Do ubezpieczeń dobrowolnych należy natomiast ubezpieczenie chorobowe. Przyjmujący zlecenie może przystąpić do niego w dowolnym momencie. A co jeśli chodzi o minimalną stawkę godzinową?

Minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenie

Wysokość godzinowej stawki minimalnej na umowie zleceniu zależy od wysokości wynagrodzenia minimalnego obowiązującego w danym roku. W praktyce oznacza to, że stawka godzinowa wzrasta proporcjonalnie do wzrostu minimalnego wynagrodzenia. Minimalne wynagrodzenie w 2022 roku wynosi 3010 zł brutto. Tym samym wysokość minimalnej stawki godzinowej na umowie zleceniu będzie wynosiła 19,70 zł brutto.

Co ważne, minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenie jest obowiązkowa. Podobnie jak w przypadku wynagrodzenia minimalnego wynikającego ze stosunku pracy, stawka godzinowa umów cywilnoprawnych ma charakter gwarancyjny i podlega specjalnej ochronie. Do momentu wprowadzenia obowiązkowej stawki godzinowej na umowie zleceniu wysokość wynagrodzenia była wyłącznie efektem ustaleń między stronami umowy. Przepisy nie regulowały, ani ile ma wynosić wynagrodzenie, ani za jaki okres pracy ma przysługiwać. Wprowadzenie minimalnej stawki godzinowej sprawiło, że zleceniodawcy muszą zacząć ewidencjonować czas pracy zleceniobiorców dla celów dowodowych. W praktyce wygląda to tak, że zleceniodawcy dbają o to, aby zleceniobiorca wraz z rachunkiem za dany miesiąc, przekazał oświadczenie o liczbie przepracowanych godzin, co jest wystarczające w danym przypadku.

Umowa zlecenie – zmiany w 2022 roku

Od stycznia 2022 r. wszedł w życie Polski Ład, a to oznacza pewne zmiany w umowach zlecenie. Jakie? Między innymi – podatnicy nie będą mogli odliczać od kwoty naliczonego podatku, 7,75% podstawy wymiaru składki zdrowotnej. Podwyższeniu, ma ulec również kwota wolna od podatku, która wyniesie 30 000 zł, oraz kwota progu podatkowego, której przekroczenie będzie wiązało się z obowiązkiem zastosowania wyższej stawki podatku (32%). Od 2022 r. stawkę 32% zapłacą wszyscy, których dochód przekroczy 120 000 zł. Zmieni się też stawka minimalnego wynagrodzenia, o czym wspomnieliśmy wyżej. Co jeszcze?

Najważniejsze zmiany w umowie zlecenie w 2022r:

zleceniobiorcy tracą prawo do odliczania składki zdrowotnej od wysokości miesięcznych zaliczek na podatek.
jeżeli zleceniobiorca zgodnie ze swoimi przewidywaniami lub na podstawie rzeczywistych danych będzie przypuszczać, że w danym roku jego dochód nie przekroczy kwoty 30 000 zł, może wystąpić z wnioskiem o niepobieranie miesięcznych zaliczek PIT. Co ważne, zleceniobiorca składający taki wniosek, nie może w tym samym roku osiągać dochodów z innych źródeł, od których pobierane są zaliczki na podatek z uwzględnieniem kwoty wolnej.
ulga dla klasy średniej (o której pisaliśmy w poprzednich artykułach) przewidziana na rok 2022 nie obejmuje osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia. Skorzystają z niej wyłącznie przedsiębiorcy i pracownicy.
dla zleceniobiorców przygotowano ulgę relokacyjną – dla pracujących emerytów, oraz ulgę dla osób z co najmniej czwórką dzieci. Takie osoby będą mogły skorzystać z tzw. zerowego PIT-u, czyli zwolnienia z opodatkowania przychodów do kwoty 85528 zł rocznie.
zwolnieniu z podatku dochodowego do kwoty nieprzekraczającej w roku 85528 zł nadal podlegać będą przychody z tytułu umowy zlecenia otrzymywane przez osoby do 26 r.ż.

Wzór umowy zlecenia do pobrania

Umowa zlecenia, nie jest skomplikowanym i rozbudowanym dokumentem. Wręcz przeciwnie. Musi jednak zawierać kilka podstawowych i stałych elementów:

dane i oznaczenie stron umowy
określenie przedmiotu zlecenia, czyli zakres i opis czynności objętych umową
informacja o wynagrodzeniu – o ile umowa zlecenie jest umową odpłatną
informacje o czasie trwania (datę rozpoczęcia i zakończenia umowy),
termin wykonania zlecenia,
podpisy obu stron.

Aby ułatwić Wam stworzenie umowy zlecenia, udostępniamy darmowy wzór dokumentu. Wystarczy kliknąć na poniższy obrazek:

Pamiętajcie, że udostępniony wzór umowy to propozycja, potraktujcie go jako punkt wyjściowy do stworzenia własnej umowy. Dokument umowy przygotowaliśmy w formacie .doc (Word), dzięki czemu możecie wygodnie i swobodnie dostosować treść umowy do własnych potrzeb i okoliczności. Do czego zachęcamy! 🙂

A jeśli macie dodatkowe wątpliwości dotyczące zastosowania, czy zasad odnoszących się do tej formy współpracy. Potrzebujecie pomocy w przygotowaniu dokumentu umowy zlecenia i nie tylko – jesteśmy do dyspozycji! Nasze biuro rachunkowe proponuje nie tylko usługi księgowe ale również obsługę kadrową. Jesteśmy na bieżąco z aktualnymi zmianami przepisów, chętnie doradzimy najlepsze rozwiązania i przygotujemy niezbędną dokumentację. Wystarczy, że skontaktujecie się z nami i porozmawiamy o szczegółach!

Pozdrawiamy!

Ulga dla klasy średniej

19 stycznia 2022

Domyślamy się, że część z Was może mieć już dość kolejnych informacji i newsów dotyczących Polskiego Ładu. Wszyscy żyją tym tematem, z każdej strony płyną kolejne interpretacje, wątpliwości, analizy. Mimo, że Polski Ład wszedł w życie dosłownie kilka tygodni temu, zdążył już nieźle namieszać. Pod wieloma względami. Nie wiemy jak Wy, ale my mamy wrażenie, że z jednej strony pojawiły się zupełnie nowe przepisy i rozwiązania, a z drugiej strony sytuacja się powtarza… Po raz kolejny skomplikowane i ważne zmiany przepisów są wprowadzane w bardzo szybkim tempie, bez kompleksowej analizy, szerszych konsultacji. A to z kolei wywołuje niemały chaos wśród przedsiębiorców, pracowników, a nawet księgowych, doradców podatkowych, czy urzędników. Możemy spodziewać się teraz lawiny nowelizacji, serii poprawek do poprawek, które z pewnością nikomu życia nie ułatwią.

W dzisiejszym wpisie omówimy jedno z rozwiązań Polskiego Ładu – ulgę dla klasy średniej, odnośnie której otrzymujemy ostatnio liczne pytania i wokół której zgromadziło się sporo wątpliwości. Jakich?

Ulga dla klasy średniej – podstawowe informacje

Zaczniemy od podstawowych informacji. Czym dokładnie jest ulga dla klasy średniej? Ulga jest rozwiązaniem pomocowym i polega na odliczeniu od podstawy opodatkowania kwoty, która jest ustalana indywidualnie w oparciu o wysokość przychodów. Przysługuje podatnikom osiągającym przychody w przedziale od 5 701 zł do 11 141 zł brutto miesięcznie, oraz od 68 412 zł do 133 692 zł brutto rocznie. Z ulgi może skorzystać każdy, kto uzyskał przychody z pracy na etacie lub z działalności gospodarczej, podlegające opodatkowaniu przy zastosowaniu skali podatkowej. Prawo do ulgi mają również osoby, które uzyskują przychody z pracy na etacie poza granicami kraju. Nie skorzystają z niej natomiast osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych (zlecenie, dzieło), emeryci, a także podatnicy płacący PIT według stawki liniowej. O czym jeszcze powinniście wiedzieć?

Interesuje Cię kompleksowe podsumowanie Polskiego Ładu i zmian przepisów? Zajrzyj do naszego podsumowania i omówienia!

Wysokość ulgi dla klasy średniej jest ruchoma, czyli będzie inna dla każdej sumy przychodów/dochodów. Wysokość ulgi rozliczonej przez pracodawcę w zaliczkach może być zupełnie inna niż wysokość ulgi w zeznaniu rocznym. Przy zmiennych dochodach, nawet jeśli podatnik zmieści się w przedziale do ulgi, jej wysokość będzie różna (ta sama będzie tylko gdy przychody z pracy są jednakowe w każdym miesiącu). Jeśli chodzi o wspomniane kryterium sumy przychodów, warto pamiętać, że chodzi o wszystkie przychody w wartości brutto, a nie tylko wynagrodzenie zasadnicze. Wlicza się tu także premia, nagrody, nieodpłatne świadczenia, wynagrodzenia za nadgodziny, wartość ryczałtu z tytułu korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych, PPK w części finansowanej przez pracodawcę itd.

Progi ulgi dla klasy średniej:

• 1 próg - od 68.412 zł do 102.588 zł  – wartość ulgi wyniesie wtedy od 23 zł do 13 452 zł odliczenia od podstawy opodatkowania. W praktyce oznacza to, że podatnik zapłaci wówczas rocznie od 3,91 zł do 2.286,84 zł mniej podatku;
• 2 próg - od 102.588 zł do 133.692 zł – wówczas wartość ulgi wyniesie od 13 452 zł  do 15 zł odliczenia od podstawy opodatkowania, co oznacza, że korzyść podatnika wyniesie od 2.286,84 zł do 2,64 zł.

Jeśli podatnik z różnych powodów, w rozrachunku rocznym nie osiągnie przychodów co najmniej 68 tys. 412 zł lub je przekroczy, wówczas będzie musiał zwrócić otrzymaną ulgę. Może tak się zdarzyć np. w przypadku utraty pracy, długotrwałego zwolnienia lekarskiego, zasiłku macierzyńskiego (o czym powiemy za chwilę) lub w przypadku wzrostu wynagrodzenia, otrzymania premii, czy innych opodatkowanych świadczeń ze stosunku pracy.

W trakcie roku pracodawca przy obliczaniu zaliczek na podatek stosuje ulgę „z urzędu”, dlatego nie musicie składać wniosku o stosowanie tej ulgi. Wniosek będzie natomiast konieczny jeśli nie chcecie skorzystać z tego rozwiązania (o rezygnacji z ulgi opowiemy na koniec). Nie ma urzędowego wzoru wniosku o niestosowanie ulgi – wiemy, że musi zostać złożony na piśmie, odrębnie dla każdego roku podatkowego. Jeżeli zrezygnujecie z ulgi dla klasy średniej w trakcie roku, nie tracicie prawa do skorzystania z niej po zakończeniu roku. Po spełnieniu warunków zarówno w zakresie źródeł przychodów jak i limitów, możesz w zeznaniu podatkowym skorzystać z odliczenia ulgi za cały rok.

Ulga dla klasy średniej w rozliczeniu rocznym

Jeżeli po zakończeniu roku rozliczasz się indywidualnie i chcesz skorzystać z ulgi dla klasy średniej, uwzględnij łączne przychody z pracy oraz z działalności gospodarczej opodatkowane według skali podatkowej. Jeżeli łączny przychód mieści się w przedziale od 68 412 zł do 133 692 zł, masz prawo do ulgi. W przypadku wspólnego opodatkowania małżonków, każdy z małżonków może skorzystać z odliczenia, jeżeli spełnia warunki do jego zastosowania. Jeśli małżonkowie składają wspólne zeznanie podatkowe, z ulgi dla klasy średniej może skorzystać każdy małżonek pod warunkiem, że połowa rocznych, łącznych uprawniających do ulgi przychodów małżonków, mieści się w przedziale od 68 412 zł do 133 692 zł, lub ten małżonek którego przychody mieszczą się we wskazanym przedziale.

Jeżeli małżonkowie zdecydowali się na obliczenie ulgi od połowy łącznego przychodu – nie mogą zastosować mieszanego sposobu jej uwzględniania. W tym przypadku prawo do ulgi ustala się zawsze od połowy łącznych przychodów małżonków. Taki sposób skorzystania z ulgi jest też możliwy, gdy jeden z małżonków nie uzyskuje żadnych przychodów.

Ulga dla klasy średniej, a kobiety w ciąży

Ulga dla klasy średniej może być problematyczna dla kobiet w ciąży, a skorzystanie z urlopu macierzyńskiego może wiązać się z koniecznością oddania stosowanej w ciągu roku ulgi w rozliczeniu rocznym. Może ale nie musi. Dużo zależy od wysokości miesięcznego przychodu lub wynagrodzenia brutto, ponieważ jest głównym wyznacznikiem czy mamy prawo do stosowania ulgi. Inna sprawa to liczby miesięcy w ciągu rozpoczętego roku, podczas których kobieta skorzysta z urlopu macierzyńskiego. Jeżeli kobieta zatrudniona na umowie o pracę zarabiająca 8 500 zł brutto miesięcznie (czyli kwotę znajdującą się w środku przedziału uprawniającego do ulgi dla klasy średniej), mająca prawo do korzystania z ulgi dla klasy średniej przejdzie na zasiłek chorobowy, a następnie urlop macierzyński od lipca to jej wynagrodzenie roczne z umowy o pracę wyniesie 59 500 zł – za mało do skorzystania z ulgi dla klasy średniej. Jednocześnie, pracodawca tej kobiety od stycznia do lipca w miesięcznych zaliczkach na podatek dochodowy uwzględniał ulgę, a w związku z tym jej zaliczki na podatek były mniejsze o 187 zł miesięcznie. W efekcie końcowym i w rozliczeniu rocznym, wspomniana kobieta w ciąży będzie musiała zwrócić do Urzędu Skarbowego 1309 zł. To tylko przykład ale pokazuje dobitnie, że nawet osoby z wynagrodzeniem niebędącym na granicy progu, muszą uważać i zachować czujność stosując ulgę.

Co ważne przy tym temacie, zasiłek macierzyński nie jest podstawą ulgi dla klasy średniej. Zasiłki wszelkiego rodzaju (w tym chorobowy, macierzyński) są wypłacane przez ZUS i zgodnie z prawem nie stanowią przychodu z tytułu umowy o pracę. Nie wliczają się zatem do przychodów uwzględnianych przy stosowaniu ulgi dla klasy średniej.

Ulga dla klasy średniej – połączenie etatu i działalności gospodarczej

Co w sytuacji kiedy mamy do czynienia z pracą etacie i jednoczesnym prowadzeniu działalności gospodarczej? Ten temat poruszaliśmy już na naszym bogu – zajrzyjcie do tego wpisu. Jak w takiej sytuacji obliczyć przychody? Ważna będzie suma uzyskanych przez podatnika w roku podatkowym i podlegających opodatkowaniu przychodów ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy zgodnie z art. 27 (czyli według skali podatkowej), oraz uzyskanych w ciągu roku przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Jeśli zatem podatnik będzie uzyskiwał przychody ze stosunku pracy i z pozarolniczej działalności gospodarczej, ale opodatkowanej w inny sposób, nie można zsumować przychodów z etatu i działalności. Brane pod uwagę będą tylko przychody ze stosunku pracy.

Ulga dla klasy średniej, a kilka etatów

Co w sytuacji kiedy podatnik pozostaje w kilku stosunkach pracy? Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zakazuje stosowania ulgi przez dwóch lub więcej pracodawców – płatników podatku – z którymi osobę fizyczną łączą stosunki pracy. W każdym przypadku należy jednak przestrzegać warunków stosowania ulgi w wariancie rocznym lub miesięcznym:

• ulga rozliczana miesięcznie - brany jest pod uwagę przychód uzyskany w ramach konkretnego stosunku pracy – w konkretnym zakładzie pracy;
• ulga rozliczana rocznie - brany jest pod uwagę przychód uzyskanych ze wszystkich stosunków pracy w ciągu roku podatkowego.

Rezygnacja z ulgi dla klasy średniej

Wspominaliśmy już wyżej ale warto to podkreślić. Pracodawca, na wniosek pracownika, może zrezygnować z uwzględniania przy miesięcznej kalkulacji zaliczki na podatek PIT ulgi dla klasy średniej. Wówczas ulga nie jest uwzględniana w kalkulacji zaliczki na podatek PIT co miesiąc, co sprawia, że zaliczka na PIT jest wyższa. Dzięki temu nie ma ryzyka związanego z koniecznością dopłaty podatku w rozliczeniu rocznym. Co ważne, złożenie wniosku, rezygnacja z ulgi i nienaliczanie przez pracodawcę ulgi dla klasy średniej przy miesięcznej kalkulacji zaliczek na PIT, nie skutkuje tym że pracownik całkowicie traci prawo do rozliczenia tej ulgi. Pracownik, jeżeli jego przychody opodatkowane mieszczą się w przedziale między kwotą 68.412 zł a 133.692 zł (brutto), będzie mógł tę ulgę rozliczyć w swoim zeznaniu rocznym i uzyskać zwrot podatku z tego tytułu.

Wniosek o niestosowanie ulgi może być złożony raz w roku podatkowym. W ciągu tego samego roku podatkowego pracownik nie może zmienić swojej decyzji.

Co ciekawe, ulga dla klasy średniej może przysługiwać pracownikowi w ujęciu miesięcznym, a nie będzie mu przysługiwała w rozliczeniu rocznym. Taka sytuacja może mieć miejsce u pracowników, których zarobki nie są równe z miesiąca na miesiąc, a ekstra premia może spowodować, iż ulga w rozliczeniu rocznym nie będzie przysługiwała. Podobnie, gdy zatrudnienie nie będzie trwało cały rok. Jeśli Wasze spodziewane przychody są na granicy limitów w ujęciu rocznym, albo dotyczy Was inna sytuacja opisana w dzisiejszym wpisie – może warto zrezygnować z rozliczenia ulgi dla klasy średniej? To z pewnością temat do indywidualnej analizy. Każdy z Was musi przekalkulować to uwzględniając własną sytuację.

Mamy nadzieję, że dzisiejszy wpis wniesie nieco światła w temacie ulgi dla klasy średniej i łatwiej będzie Wam ocenić ryzyko i korzyści tego rozwiązania. Oczywiście możecie liczyć również na naszą pomoc! Jeśli macie wątpliwości, nadal nie do końca rozumiecie sposób obliczania ulgi i potrzebujecie praktycznego wsparcia – skontaktujcie się z naszym biurem rachunkowym i skorzystajcie z naszego doradztwa!

Finanse firmowe – 10 zdrowych praktyk

24 listopada 2021

Finanse to jeden z kluczowych obszarów, który niejednokrotnie decyduje o powodzeniu firmy. O jej sukcesie lub porażce. Nie ma znaczenia czy mówimy o drobnym przedsiębiorcy, czy dużej, międzynarodowej instytucji. W każdym przypadku, zdrowe finanse będą równie istotne i niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania biznesu i jego rozwoju. Oczywiście w przypadku większych firm, potrzeba odpowiedniej organizacji i zarządzania finansami jest bardziej skomplikowana, niż w małym biznesie. Natomiast do tego celu powoływane są specjaliście lub zespoły specjalistów. W przypadku małych działalności – obowiązki te często spadają na przedsiębiorcę.

W dzisiejszym artykule przygotowaliśmy 10 zdrowych praktyk w zarządzaniu finansami firmowymi. Mamy nadzieję, że będą dla Was inspiracją i praktyczną wskazówką. Zwłaszcza jeśli jesteście tym drugim przypadkiem i nie macie do dyspozycji sztabu specjalistów.

Zdrowe podejście do finansów w firmie

Dlaczego zarządzanie finansami jest ważne? Tak jak wspomnieliśmy, od tego zależy powodzenie całej misji pod nazwą własny biznes. Z jednej strony jak mawia klasyk to „oczywista oczywistość”, z drugiej to naprawdę nie łatwe zadanie, które przerasta część przedsiębiorców. Niektórzy wychodzą z założenia, że jakoś to będzie, inni skupiają się tylko na wybranych obszarach (np. sprzedaży) zapominając o potrzebie optymalizacji innych kosztów i procesów. Niektórzy zapominają, że sam fakt osiągania zysków nie zapewnia finansowego bezpieczeństwa. A jest ono niezmiernie istotne, zwłaszcza w dłuższej perspektywie. Wyrobienie i wdrożenie zdrowych praktyk w zarządzaniu finansami firmowymi jest równie trudne, co konieczne. Nie tylko pozwala na osiąganie zysków, ale też wpływa bezpośrednio na usprawnienie działania firmy i szybszy rozwój. Im lepiej zorganizujemy politykę cenową, im lepiej zaplanujemy i zoptymalizujemy wydatki firmowej tym nasza pozycja na rynku będzie silniejsza.

Od dobrego gospodarowania finansami zależy nie tylko prawidłowe funkcjonowanie biznesu i jego kondycja, ale też wizerunek naszej marki. Właściwa organizacja w tym zakresie ułatwia terminowe i rzetelne rozliczanie się z partnerami i kontrahentami. A tym samym staje się wyraźnym sygnałem, że warto podjąć z nami współpracę. Poza tym, łatwiej jest reagować na nieprzewidziane sytuację, które z pewnością zdarzały się i będą się zdarzać prowadząc działalność. Odpowiedzialne zarządzanie finansami pozwoli Wam na gromadzenie środków na tzw. czarną godzinę, dzięki czemu stworzycie swoistą „poduszkę bezpieczeństwa” dla swojego biznesu i zachowacie płynność finansową. To szczególnie istotne w kontekście wątku, który pojawił się już na naszym blogu. Chodzi o zatory finansowe – zajrzyjcie do poprzedniego wpisu, który idealnie łączy się z dzisiejszym tematem.

Dlaczego jeszcze ważne jest zdrowe podejście do finansów w firmie? Dzięki właściwemu podejściu nie tylko zapewnimy naszej marce spokojny byt ale będziemy w stanie osiągać lepsze wyniki sprzedażowe (przy jednoczesnych cięciach i optymalizacji kosztów). Nie zawsze i nie od razu musi chodzić o duże sumy. Ale nawet niewielkie kwoty w rozliczeniu rocznym będą robiły różnicę. Zasada jest prosta. Im większą macie kontrolę nad finansami, tym mniej będzie jej przeciekać przez palce 🙂

Każdy przedsiębiorca ma (albo powinien mieć) swój własny zestaw zdrowych praktyk i zasad jeśli chodzi o finanse. I dobrze. Każdy biznes jest trochę inny, wymaga podjęcia innych działań. Konieczne jest uwzględnienie indywidualnych czynników, wyrobienie własnych schematów organizacyjnych, audyt i analiza konkretnego przypadku. Da się jednak zauważyć, że pewne podstawowe zasady są uniwersalne. Można zaryzykować twierdzenia, że niektóre praktyki dobrze sprawdzają w większości przypadków. Niezależnie do charakteru biznesu, branży, rynku itd. Wychodząc z takiego właśnie założenia przygotowaliśmy zestaw 10 zdrowych praktyk, których wdrożenie pomoże Wam zachować firmę w dobrej kondycji.

10 zdrowych praktyk w zarządzaniu finansami firmowymi

Tak jak nadmieniliśmy, najlepiej jeśli każdy przedsiębiorca określi swoją strategię w zależności od indywidualnych czynników i konkretnych danych. Znacie powiedzenie, że „diabeł tkwi w szczegółach”? Podobnie jest z kwestią finansów. Mimo, że pewne wyzwania i problemy pozostają stałe, pewne zasady uniwersalne, każdy działa w tym samym środowisku prawnym, to mimo wszystko istnieją często drobne różnice i szczegóły które decydują o skuteczności działań. Dlatego też potraktujcie poniższą listę 10 zdrowych praktyk jako drogowskaz. Jako inspirację i sygnał do przemyślenia Waszej konkretnej sytuacji, a nie jako sprawdzony przepis na sukces.

Zrób audyt finansowy – zanim zaczniecie cokolwiek ulepszać i organizować trzeba dobrze poznać aktualną sytuację. Aby cokolwiek usprawnić, zdiagnozować problem ,trzeba mieć prawdziwy obraz sytuacji i sprawdzone informacje. Dopiero na tej podstawie, posiadając konkretną wiedzę, można zacząć analizę, po której wyciągniemy wnioski i poszukamy rozwiązań. Jeśli będziecie mieć błędne albo niedokładne dane, Wasze działania optymalizacyjne nie będą skuteczne. Na podstawie błędnych informacji, powstają błędne wnioski i tym samym wdrożone rozwiązania nie mają prawa być skuteczne. Pociąga to za sobą łańcuszek niewłaściwych decyzji, a niektóre z nich może być trudno potem odkręcić lub naprawić.
Bilans zysków i strat. Bilans określa zarobki i straty w ciągu ostatniego okresu rachunkowego. Dzięki niemu przedsiębiorca może zobaczyć, jak wykorzystywane są zasoby firmowe i jakie zyski generują. Z tym, że nie jest to jednorazowa operacja. Rachunek zysków i strat trzeba prowadzić regularnie. Dzięki temu będziecie w stanie obserwować przebieg i rozwój wydarzeń, a nie tylko ich stan faktyczny na dany dzień. Tak jak wspomnieliśmy – od jakości danych finansowych i wiedzy, zależy jakość wprowadzanych działań.
Dokładne planuj wydatki – w teorii brzmi banalnie ale w praktyce już nie jest to takie proste. Planowanie wydatków i kosztów firmowych przypomina trochę sztukę przewidywania. Może nie jest to wróżenie z fusów ale często pewne kwestie trzeba nauczyć się przewidywać zawczasu. Aby było to możliwe, jako przedsiębiorca musisz być na bieżąco z sytuacją i trzymać rękę na pulsie jeśli chodzi o kluczowe obszary firmy. Wiedząc jakie koszty i w jakiej kwocie poniesiesz w danym okresie, łatwiej będzie wszystko zaplanować i podliczyć. Które z wydatków są stałe, a które zależne od innych czynników? Jakich? Na te i inne pytania musicie odpowiedzieć sobie sami i to najlepiej konkretnymi liczbami.
Ostrożność w planowaniu finansów – samo planowanie nie wystarczy. Częstym problemem przedsiębiorców jest zbyt optymistyczne podejście do założeń finansowych. Przekalkulowanie. Tymczasem warto zachować daleko idącą ostrożność, albo wręcz założyć te czarne scenariusze. Zwłaszcza jeśli chodzi o kalkulacje, wyliczenia, prognozy. Nie chodzi o czarnowidztwo, czy brak wiary we własny sukces. Chodzi o zapobiegawcze podejście, które sprawi, że łatwiej będzie Wam reagować na nieprzewidziane okoliczności. Nie będą dla Was aż takim zaskoczeniem i nie sparaliżują Waszej firmy. Dużo łatwiej zapobiegać niż leczyć. Dotyczy to nie tylko zdrowia fizycznego ale też finansowego.
Plan i strategia – łatwo jest sobie wyznaczyć pewne założenia w teorii, trudniej jest się ich potem trzymać w wirze codziennych wydarzeń. Zwłaszcza, gdy mówimy o drobnych przedsiębiorcach, którzy nie mają jeszcze rozbudowanych struktur biznesowych. Nie mają zaufanych specjalistów, zespołu pracowników. Dlatego tak ważny staje się plan i strategia finansowa, o której się pamięta. Jeśli dobrze określiliście plan działań, w oparciu o realne liczby, aktualne informacje, opinie specjalistów i rzetelne dane – musicie dać mu szansę. Przestrzegać reguł, które sami stworzyliście. Nawet jeśli po drodze będą targać Wami wątpliwości. A przede wszystkim – musicie mieć to wszystko spisane, jasno określone, najlepiej podzielone na poszczególne obszary, etapy i plany awaryjne.
Optymalizacja kosztów i podatków – budując strategię finansową firmy, trzeba stale szukać sposobu na zmniejszanie kosztów. Pomysłów jak to robić jest wiele – problem jest inny. Sytuacja prawno-gospodarcza zmienia się bardzo dynamicznie. Może się okazać, że pewne rozwiązania podatkowe, które sprawdzały się od dwóch lat, nagle przestaną mieć zastosowanie, bo pojawią się nowe przepisy. Tak jak teraz, gdy wejdzie w życie Polski Ład i wywróci do góry nogami sytuację niektórych przedsiębiorców. Dlatego też wspomnieliśmy, że optymalizacja to ciągły proces, który nie kończy się po jednym sukcesie. A z uwagi na złożoność prawną i dynamikę zmian, warto skonsultować to, albo powierzyć specjalistom, którzy są na bieżąco i będą w stanie pomóc we właściwej optymalizacji.
Dokumentacja firmowa – porządek w dokumentacji, jej prawidłowy obieg to bardzo ważne kwestie nie tylko z formalnych, prawnych czy księgowych względów. Dzięki temu unikniecie chaosu w finansach. Poza tym musicie mieć podkładkę pod Wasze rozliczenia, kalkulacje, opracowane prognozy. Pilnowanie dokumentacji to także ich odpowiednie przechowywanie i archiwizacja. Jak dobrze zarządzać finansami firmy, jeżeli nie dokumentujemy istotnych wydarzeń? Jak macie opracować skuteczną strategię finansową, optymalizację jeśli nie będziecie mieć dostępu do danych?
Terminowe regulowanie płatności – to ważne z zarówno w kontekście wizerunku marki, ale przede wszystkim w kontekście organizacji biznesu i płynności finansowej. Rzetelne wywiązywanie się z różnego rodzaju zobowiązań pozwoli Wam uniknąć zamieszania i utrzymać prawidłowy cykl obrotów. Nieterminowe płatności mocno zaburzają wyliczenia, a tym samym prawdziwy obraz i stan Waszych firmowych finansów. To z kolei utrudnia kalkulacje i planowanie wydatków. Nie wspominając już o presji, możliwości utraty zaufania kontrahentów, czy narażanie firmy na działania windykacyjne. Bardzo łatwo wpaść w spiralę opóźnień, zaległości. Dużo trudniej jest przerwać ten łańcuszek i wrócić do normalności. Zarządzając finansami dopilnujcie zatem, aby Wasze zobowiązania stały się jednym z priorytetów. A może spotkaliście się z nieodpowiedzialnym podejściem własnych klientów, których musicie prosić po kilkanaście razy o płatność, o trzymanie się terminów, właściwe wywiązywanie się z umowy itd. Jeśli tak, to łatwo będzie Wam sobie wyobrazić jak szkodliwe i uciążliwe będzie podobne zjawisko dla Waszych partnerów biznesowych, gdybyście to Wy byli po tamtej stronie.
Dodatkowe finansowanie – to często nierozłączny aspekt prowadzenia firmy, gdy nie posiada się własnego kapitału, albo gdy okaże się on niewystarczający. Pożyczki, dofinansowania, kredyty na firmę – to nie są rozwiązania złe co do zasady. Wymagają jednak dużej uwagi, przemyślenia i strategii. Biorąc kredyt na firmę musimy tak dopasować warunki spłaty, aby nie były one zagrożone. Najlepsze są kredyty które przynoszą zysk. Inaczej mówiąc, takie które są niezbędna do osiągania przychodów. A jeszcze lepsze są takie kredyty, które same się spłacają.
Negocjacje – to jeden z często zapominanych i ignorowanych elementów optymalizacji finansowej w firmie. Zamiast wychodzić z założenia, że to gra nie warto świeczki, warto po prostu spróbować obniżyć pewne koszty. Tak aby były dopasowane do Waszych rzeczywistych potrzeb i oczekiwań. Może się okazać, że część usług z jakich korzystacie jest Wam zbędna. Albo zakres w jakim z nich korzystacie jest zbyt szeroki. Nieadekwatny biorąc pod uwagę Waszą indywidualną i aktualną sytuację. Jeśli sami nie wynegocjujecie lepszych warunków, nikt za Was tego nie zrobi. W interesie przedsiębiorcy jest wypracowanie jak najbardziej korzystnych cen i warunków współpracy. Zarówno gdy chodzi o usługi niezbędne do funkcjonowania Waszej firmy (np. wynajem biura, dostawę Internetu, obsługę informatyczną), czy też usługi dodatkowe.

To tylko albo aż 10 zdrowych praktyk w zarządzaniu finansami firmowymi. Z pewnością jest ich znacznie więcej ale tak jak już wskazywaliśmy – będą one zależeć od indywidualnych cech, możliwości i charakteru Waszej działalności. Aby stworzyć odpowiednią strategię finansową, plan optymalizacji może się okazać że konieczne będzie skorzystanie z usług i doradztwa finansowego. W końcu nie każdy przedsiębiorca musi znać się na finansach. Dobrze, aby miał rozeznanie, wiedzę i pojęcie ale trudno oczekiwać, że będzie miał pełną, specjalistyczną i praktyczną wiedzę. Dlatego też 11 zdrową praktyką w zarządzaniu finansami w firmie jest oddelegowanie niektórych procesów do sprawdzonego biura rachunkowego. Powierzenie finansów specjalistom od finansów 🙂 Dzięki temu przedsiębiorca nie tylko zyska nowe możliwości ale też bezpieczeństwo i dostęp do zespołu specjalistów. Jeśli potrzebujecie takiego wsparcia, skontaktujcie się z nami. Przeprowadzimy audyt, pomożemy w analizie i wyciągnięciu wartościowych wniosków. Pomożemy nie tylko zorganizować i ułatwić zarządzanie finansami ale też w optymalizacji kosztów i podatków.

Porozmawiajmy o finansach w Twojej firmie!

1 234 5

Tag: biuro rachunkowe