Działalność nierejestrowana w pigułce
Działalność nierejestrowa (inaczej mówiąc: nieewidencjonowana) to niewielka działalność zarobkowa osób fizycznych, która ma dość specyficzną cechę. Jak sama nazwa wskazuje, prowadzenie jej nie wymaga rejestracji i wpisywania do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Chcesz sprawdzić nowy pomysł na biznes? A może po prostu startujesz z własną firmą i chcesz sprawdzić sam siebie w roli przedsiębiorcy? W obu przypadkach działalność nierejestrowana może być idealnym rozwiązaniem. Dlaczego? O czym trzeba, a o czym warto wiedzieć? W dzisiejszym wpisie znajdziecie najważniejsze informacje i odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania. Zapraszamy do lektury!
Co musisz wiedzieć o działalności nierejestrowanej?
Działalność nierejestrowana, mimo że często posiada kluczowe cechy działalności gospodarczej, to wyjątkowo nie jest traktowana jak działalność gospodarcza. Pod pewnymi warunkami. Kluczowym dotyczą przychodów, które w miesiącu nie powinny przekroczyć 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę. Limit przychodów dla działalności nieewidencjonowanej w 2024 roku zmieni się dwa razy. Od stycznia do czerwca 2024 roku wynosi 3181,50 zł, a od lipca 2024 roku – 3225 zł. Co jeszcze musisz wiedzieć?
Działalność gospodarcza to działalność zorganizowana, mająca charakter zarobkowy, prowadzona w sposób ciągły
we własnym imieniu. Możesz prowadzić nierejestrowaną działalność jeśli nie przekroczysz limitu, ale też jeżeli nie wykonywałeś działalności w ostatnich 5 latach. Jeżeli masz zarejestrowaną firmę, ale jej działalność w ostatnich 60 miesiącach była zawieszona (zawieszenie jest liczone jak jej niewykonywanie).
Do limitu przychodów uprawniających do prowadzenia działalności nierejestrowanej wlicza się przychody należne, nawet jeśli nie zostały jeszcze faktycznie otrzymane (czyli klient jeszcze nie zapłacił za towar). Do ustalania przychodu będzie ci służyć ewidencja sprzedaży. Kwoty należne, ale nieotrzymane w danym miesiącu staną się przychodem podatkowym dopiero w momencie, kiedy otrzymasz zapłatę od klienta. Nie wlicza się natomiast wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat. To co wydaje się szczególnie istotne to fakt, że jeśli przekroczysz miesięczny limit przychodu, twoja działalność zostanie uznana za działalność gospodarczą. Od momentu przekroczenia limitu przychodu masz 7 dni na zarejestrowanie działalności gospodarczej w CEIDG. Od momentu podjęcia działalności nierejestrowanej masz obowiązek prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży i
rozliczać przychody z działalności nierejestrowanej (po odliczeniu kosztów) w zeznaniu rocznym PIT-36 według skali podatkowej. Do tego oczywiście dochodzi obowiązek wystawiania faktur lub rachunków na żądanie konsumenta i przestrzeganie jego praw.
Działalność nierejestrowaną mogą wykonywać także osoby niepełnoletnie. Co do zasady taka działalność nie jest uzależniona od posiadania pełnej zdolności do czynności prawnych. Niepełnoletni muszą jednak pamiętać o ograniczeniach wynikających z jego wieku – osoby od 13. do 18. roku życia mają ograniczoną zdolność do czynności prawnych – co w praktyce oznacza, że nie mogą we własnym imieniu dokonywać czynności prawnych, które powodują powstanie, zmianę lub ustanie stosunku prawnego. Na przykład nie mogą samodzielnie zawierać umów ze swoimi kontrahentami na dostawę towarów czy sprzedaż produktów. Tutaj do rozporządzania swoim prawem będzie czasem niezbędna zgoda przedstawiciela ustawowego – najczęściej rodzica lub kuratora. Osoba niepełnoletnia może natomiast dysponować dochodami uzyskanymi z tytułu działalności nierejestrowanej bez zgody.
Koszty i rachunki w działalności nierejestrowanej
W zeznaniu rocznym, w którym rozliczasz się z prowadzenia działalności nierejestrowanej (PIT-36), możesz wykazać koszty, które poniosłeś w związku z tą działalnością, i pomniejszyć dochód, który podlega opodatkowaniu. Takimi kosztami będą, na przykład: zakupy surowców do produkcji wyrobów lub zakup towarów handlowych, które sprzedajesz, a także koszty zużytej energii. Trzeba to oczywiście udokumentować, dlatego warto przechowywać dowody zakupów, a najlepiej jeśli na tych dowodach będą podane dane. Koszty uzyskania przychodów rozpoznajesz kasowo, czyli w dacie, gdy rzeczywiście poniesiesz wydatek (dokonasz zapłaty).
A co jeśli chodzi o rachunki i faktury? Na żądanie kupującego masz obowiązek wystawić klientowi rachunek. Rachunek powinien zawierać numer, datę wystawienia, dane sprzedawcy i nabywcy, a także nazwę usługi i kwotę do zapłaty. Przy działalności nierejestrowanej jest się zwolnionym z obowiązku wystawiania faktur, natomiast trzeba ją wystawić, gdy poprosi o to klient. Takie żądanie klient może zgłosić w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczyłeś mu towar lub usługę bądź otrzymałeś całość lub część zapłaty. W takiej sytuacji faktura musi zawierać datę wystawienia, numer, imiona i nazwiska (lub nazwa) podatnika i nabywcy. Do tego nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług oraz cenę. Przy sprzedaży nierejestrowej wystarczy, że na rachunku lub fakturze podasz swoje imię i nazwisko – nie musisz podawać numeru PESEL czy adresu zamieszkania. A co w przypadku działalności nierejestrowanej powinna zawierać ewidencja sprzedaży?
Ewidencja sprzedaży jest o tyle ważna, że pozwala ustalić czy nie przekroczyło się progu przychodów. Można ją prowadzić w formie papierowej lub elektronicznie, na przykład w arkuszu kalkulacyjnym Excel. W ewidencji zapisujesz sprzedaż za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. To oznacza, że po sprzedaniu towaru następnego dnia, nie możesz wpisywać sprzedaży z dnia poprzedniego. Przepisy (niestety lub na szczęście) nie regulują, jakie dokładnie elementy powinna zawierać uproszczona ewidencja sprzedaży. Zazwyczaj zawiera liczbę porządkową, datę sprzedaży i jej wartość. Warto jednak pamiętać, że jeśli twoja ewidencja będzie prowadzona w sposób nierzetelny lub nie będzie prowadzona w ogóle, a na podstawie dokumentacji nie będzie możliwe ustalenie wartości sprzedaży, to organ podatkowy sam określi wartość sprzedaży opodatkowanej i ustali od niej kwotę podatku należnego. Jeżeli nie będzie można określić przedmiotu opodatkowania, to kwota podatku zostanie ustalona na 22%.
Co jeszcze warto wiedzieć?
Zarejestrować firmę będzie trzeba, nawet jeśli planujesz niewielkie przychody, ale działalność, którą chcesz prowadzić wymaga zezwolenia, koncesji albo wpisu do rejestru działalności regulowanej. Również jeśli została zdefiniowana w przepisach jako działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców.
Do takich działalności należy między innymi ochrona osób lub mienia, sprzedaż alkoholu, organizacja imprez turystycznych, zbieranie odpadów itd. Do tego dochodzą działalności, które zostały zdefiniowane jako działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy – Prawo przedsiębiorców, czyli np.: pośrednictwo ubezpieczeniowe, w tym wykonywanie czynności agencyjnych oraz usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych (zgodnie z ustawą o rachunkowości).
Jeśli w ramach działalności nierejestrowanej chcesz świadczyć usługi, czyli wykonujesz umowę o świadczenie usług albo umowę-zlecenie, to podlegasz ubezpieczeniom jako zleceniobiorca. Podmiot zawierający z tobą taką umowę (zleceniodawca) pełni wtedy obowiązki płatnika składek i ma obowiązek w ciągu 7 dni zgłosić cię do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego i opłacać składki ZUS. Nie będziesz mieć obowiązku opłacania składek społecznych ani zdrowotnych, jeśli w ramach działalności nierejestrowanej sprzedajesz towary lub jeśli jesteś studentem, który nie ukończył 26 lat. Co jeszcze warto wiedzieć? Przy działalności nierejestrowanej nie jesteś przedsiębiorcą (nie rejestrujesz tej działalności w CEIDG), ale i tak musisz posiadać kasę fiskalną, jeżeli wielkość twojej sprzedaży przekroczy 20 tyś. zł albo sprzedawane przez ciebie towary (lub świadczone usługi) nie korzystają ze zwolnienia z ewidencjonowania na kasie fiskalnej.
Działalność nierejestrowana – najważniejsze korzyści
Prowadzenie działalności nierejestrowanej to doskonała opcja dla osób, które prowadzą małe przedsiębiorstwo lub dopiero zaczynają świadczyć swoje usługi na rynku. Dzięki temu nie muszą borykać się z prowadzeniem księgowości (co często i niepotrzebnie przeraża “początkujących przedsiębiorców”) i zaczynać prowadzenie biznesu od szeregu formalności jak rejestracja w CEIDG czy GUS-ie. Są również zwolnione z opłacania okresowych zaliczek na podatek dochodowy oraz składek ZUS, co znacząco ułatwia sprawę w momencie, w którym działalność generuje stosunkowo niskie dochody. Podsumowując, najważniejsze zalety działalności nierejestrowanej to:
- brak konieczności zgłaszania działalności w ewidencji przedsiębiorców (nie potrzeba numerów identyfikacyjnych NIP i REGON),
- brak składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne ani ubezpieczenia zdrowotne z tytułu działalności gospodarczej,
- brak comiesięcznych (albo kwartalnych) zaliczek na podatek,
- brak konieczności opłacania VAT – obowiązuje zwolnienie podmiotowe, bo przychody z działalności nierejestrowanej nie przekroczą 200 tys. zł w skali roku (chyba że sprzedajesz towary bądź usługi wymagające rejestracji do VAT),
- nie musisz prowadzić księgowości tylko uproszczoną ewidencję sprzedaży.
Działalność nierejestrowana to oczywiście nie tylko zalety, ale też pewne ograniczenia. Ustalony limit przychodów jest stosunkowo niski, a po jego przekroczeniu i tak należy niezwłocznie zarejestrować działalność (nawet jeśli wyższe przychody będą miały miejsce jednorazowo). Jeśli osobie prowadzącej działalność nierejestrowaną zależy na pozostaniu przy takiej formie prowadzenia biznesu, może się okazać, że stanie się to czynnikiem wstrzymującym rozwój firmy. To też ograniczenia związane z pewnymi rodzajami działalności, które nie da się prowadzić w tej formie z uwagi na wymóg koncesji, licencji czy zezwoleń. To sprawa, że o nierejestrowanej działalności warto pomyśleć na początku przygody z biznesem. Jeśli jesteście właśnie na tym etapie, zachęcamy do kontaktu z nami. Chętnie pomożemy w założeniu firmy, w interpretacji przepisów, doborze rozwiązań, a także będziemy wsparciem gdy zechcecie ją rozwijać! Nasi księgowi i specjaliści są do Waszej dyspozycji.