Tag: biuro rachunkowe

Odpowiedzialność biura rachunkowego

Współpraca z biurem rachunkowym, a odpowiedzialność za błędy

10 grudnia 2023

Większość przedsiębiorców korzysta z obsługi księgowej i profesjonalnego wsparcia biura rachunkowego. Nie ma w tym nic dziwnego – korzyści z outsourcingu tego rodzaju usług dla firm są oczywiste. Nie wszyscy jednak mają świadomość jak wygląda sytuacja, gdy w rozliczeniach pojawią się błędy. Jaka odpowiedzialność spoczywa na biurze rachunkowym? Kiedy i w jakim zakresie? Na ten temat funkcjonuje sporo mitów, dziś część z nich obalimy i opowiemy jak to wygląda w Audyt Legis.

Dlaczego biuro rachunkowe?

Zacznijmy od tego, że warto korzystać z profesjonalnej obsługi księgowej i podatkowej biur rachunkowych. Z wielu powodów, oto kilka z nich:

  • mniejsze koszty, niż zatrudnianie samodzielnej księgowej,
  • dostęp do wielu usług w jednym miejscu,
  • dostęp do usług dedykowanych, pod indywidualne preferencje i potrzeby,
  • dostęp do fachowej wiedzy i sprawdzonych rozwiązań (co może się przydać choćby w aktualnym temacie KSeF)
  • łatwiej być na bieżąco ze zmianami w prawie i podatkach,
  • lepsza organizacja i obieg dokumentów,
  • przejęcie stresujących i czasochłonnych obowiązków ( w tym kontrole US),
  • przejęcie kontaktów z urzędami,
  • wykorzystanie inteligentnych, nowoczesnych narzędzi, które pomogą się rozwijać biznesowo,
  • posiadanie obowiązkowego OC,
  • przejęcie odpowiedzialności za prowadzenie rozliczeń i nie tylko.

Warto pamiętać, że nawiązując współpracę z biurem, to podatnik jest zobowiązany do zawiadomienia Urzędu Skarbowego o prowadzeniu księgi podatkowej przez biuro rachunkowe. Po podpisaniu stosownej umowy, powinien powiadomić o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego udostępniając dane biura rachunkowego oraz wszelkie niezbędne informacje związane z tym faktem. Ma na to 7 dni od podpisania dokumentów.

Odpowiedzialność biura rachunkowego

Kolejna kwestia warta Waszej uwagi. Korzystanie z usług biura rachunkowego i powierzenie księgowości specjalistom, nie zwalnia z odpowiedzialności podatkowej w przypadku popełnionych błędów. Jedna z podstawowych zasad mówi wprost, że biuro rachunkowe nie odpowiada za zobowiązania podatkowe swoich klientów. To przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność podatkową. Często całym swoim majątkiem. Powód jest w zasadzie prosty – urząd nie może dochodzić spłaty zaległości podatkowych wynikających z błędnego rozliczenia, od właściciela biura rachunkowego, czy też jego pracowników, bo to nie ich bezpośrednio dotyczy zaległość.

Nie oznacza to oczywiście, że biuro rachunkowe zwolnione jest ze wszelkich odpowiedzialności błędy. Przede wszystkim warunki, zakres współpracy i odpowiedzialność w przypadku błędów, powinna określać umowa. Bez jednoznacznego wyznaczenia zakresu obsługi, obowiązków, trudno potem udowodnić i wskazać, czyją winą jest dane niedopatrzenie i błąd. Dokładne domówienie warunków współpracy leży w interesie firmy, tak samo jak w interesie biura rachunkowego. Zabezpiecza obie strony i reguluje całą współpracę.

Na wstępie podkreśliliśmy, że podatnik odpowiada przed Urzędem Skarbowym. Można powiedzieć, że biuro rachunkowe odpowiada zarówno przed urzędem jak i podatnikiem. Osoba korzystająca z usług księgowych biura może domagać się odszkodowania za szkody poniesione w skutek błędnego lub nierzetelnego prowadzenia księgowości. Takich roszczeń dochodzi się w sądzie, na drodze cywilnej. Podstawą jest tu art. 471 Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 ze zm.) dotyczący odpowiedzialności kontraktowej. Zgodnie z przepisami, biuro rachunkowe jest zobowiązane do naprawy szkody wynikającej z nienależytego wykonania swoich obowiązków.

zmiana biura rachunkowego
Nie jesteś zadowolony z obecnej obsługi księgowej? Sprawdź jak zmienić biuro rachunkowe!

Odpowiedzialność biura rachunkowego określa też Kodeks karny w art. 9 § 3, w którym mowa jest o sprawczej odpowiedzialności. Tego rodzaju odpowiedzialność ponoszą te podmioty, które prowadzą sprawy gospodarcze innego podmiotu – do tej grupy wliczamy oczywiście biura rachunkowe. Z kolei zgodnie z art. 303 k.k., kto wyrządza szkodę majątkową osobie fizycznej, prawnej albo jednostce organizacyjnej nie mającej osobowości prawnej, przez nieprowadzenie dokumentacji działalności gospodarczej albo prowadzenie jej w sposób nierzetelny, niezgodny z prawdą, np. niszcząc, usuwając, podrabiając dokumenty dotyczące tej działalności, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

Odpowiedzialność biur rachunkowych za błędy określa również ustawa o rachunkowości. W art. 77 pkt 1 mowa jest o karze grzywny i karze pozbawienia wolności do 2 lat, za prowadzenie ksiąg rachunkowym wbrew obowiązującym ustawom i prawu. A jeżeli mamy do czynienia z sytuacją kiedy biuro rachunkowe prowadzi działalność bez wymaganych uprawnień, bez spełnienia obowiązku posiadania ubezpieczenia OC – podlega ono grzywnie albo karze ograniczenia wolności na podstawie art. 79 ustawy o rachunkowości.

Co jeszcze warto wiedzieć?

Jak sami widzicie, odpowiedzialność biur rachunkowych jest naprawdę spora. Śmiało można powiedzieć, że praca księgowego to praca o podwyższonym ryzyku Przedsiębiorca, chcąc uzyskać odszkodowanie od biura rachunkowego, musi mieć określić zakres powierzonych mu obowiązków, wykazać popełnione błędy oraz wskazać związek między tymi nieprawidłowościami, a poniesionymi stratami. Tak to działa w dużym skrócie . Dlatego podkreślaliśmy wyżej, jak duże znaczenie ma tu umowa i zawarte w niej warunki. Od momentu podpisania umowy, biuro zaczyna ponosić odpowiedzialność karną skarbową, jeżeli wykonuje swoje obowiązki niezgodnie z przepisami.

Wspomnieliśmy o tym, ale chcemy dodatkowo podkreślić. Biura rachunkowe zobligowane są do posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za wyrządzone szkody. Minimalna wielkość sumy gwarancyjnej ubezpieczenia OC uzależniona jest od czynności wykonywanych przez biuro.

Stanowi równowartość :

  • 5 tys. euro – w przypadku wykonywania wyłącznie czynności doradztwa podatkowego,
  • 10 tys. euro – w przypadku wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,
  • 15 tys. euro – w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych i doradztwa

Odszkodowanie za ewentualne szkody objęte ubezpieczeniem, jest wypłacane przez zakład ubezpieczeń.

Mamy nadzieję, że dzisiejszym tekstem uspokoiliśmy Was w kwestii odpowiedzialności. Korzystanie z obsługi księgowej biur rachunkowych jest dobrym, tańszym, wygodnym i przede wszystkim bezpiecznym rozwiązaniem. Między innymi dlatego, że większość biur rachunkowych (my na pewno!) zdaje sobie sprawę jak odpowiedzialne ma zajęcie i jak istotne jest rzetelne dopełnianie wszystkich wymaganych obowiązków.

Współpracując z Audyt Legis możesz spać spokojnie. Zdajemy sobie sprawę z odpowiedzialności jaka na nas spoczywa, oraz z tego jak duży wpływ na prawidłowe funkcjonowanie firmy i jej rozwój ma profesjonalna, rzetelna i sumienna obsługa księgowa firm. To z kolei znajduje odbicie w zaufaniu naszych klientów i budowaniu renomy naszej marki. Przekonaj się, że warto nam zaufać, skontaktuj się z nami i porozmawiajmy o szczegółach!

Działalność w mieszkaniu a koszty

Działalność w mieszkaniu – jak rozliczać koszty?

25 listopada 2023

Osoby, które otwierają jednoosobową działalność gospodarczą bardzo często rejestrują i prowadzą ją we własnym mieszkaniu. To nie dziwi – to tańsze i wygodniejsze rozwiązanie niż wynajmowanie przestrzeni biurowej. Zwłaszcza, gdy charakter prowadzonej działalności nie wymusza tworzenia dodatkowej przestrzeni, nie wymusza zatrudnienia zespołu itd.

Prowadząc dzialalność w mieszkaniu warto jednak pamiętać, że konieczne jest oddzielenie wydatków prywatnych od tych, które są związane z działalnością. Te drugie mogą bowiem stanowić koszt uzyskania przychodu, za który uznaje się (zgodnie z ustawą o podatku dochodowym) wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia ich źródła. Co jeszcze warto wiedzieć? Jak rozliczać koszty działalności w mieszkaniu? Mamy dla Was krótkie podsumowanie i garść praktycznych porad.

Działalności w mieszkaniu, a koszty

Co można odliczyć i wpisać w koszty uzyskania przychodu prowadząc działalność w mieszkaniu? Okazuje się, że lista możliwych odliczeń jest całkiem spora. Przedsiębiorca, który przekształcił swoje mieszkanie w siedzibę firmy, może odliczyć część kosztów za czynsz, prąd, internet, wodę, a nawet wywóz odpadów. Jeżeli prowadzenie działalności jednoosobowej w mieszkaniu stało się możliwe dzięki kredytowi hipotecznemu, przedsiębiorca może odliczyć odsetki kredytowe. Warto jednak mieć na uwadze, że dodatkowe koszty prowadzenia działalności we własnym mieszkaniu można odliczyć od podatku dopiero wtedy, gdy wystąpi ścisłe powiązanie z prowadzeniem firmy. To znaczy, że jeśli właściciel chce odliczyć część kosztów za prąd – musi wykazać, że prąd został wykorzystany w celach firmowych. Wspominaliśmy o tym na blogu, zajrzyjcie do poprzedniego wpisu:

koszty działalności
Sprawdź najważniejsze informacje na temat kosztów działalności!

W przypadku czynszu zastosowanie będzie miał współczynnik metrażowy. Jeżeli w celu prowadzenia działalności wykorzystywana będzie tylko część mieszkania, należy obliczyć procentowy udział tej części do całości mieszkania i na jego podstawie dokonać przemnożenia przez wartość z faktury w celu ustalenia wysokości kosztu uzyskania przychodu podlegającego ewidencji. Podobnie jest z rozliczaniem mediów. Wydatki takie jak ogrzewanie, woda, ścieki, gaz itp. podatnik również może zewidencjonować w kosztach firmowych o ile są związane są rzeczywiście z prowadzoną działalnością. Jednym z rozwiązań, które pozwolą na rozgraniczenie tych kosztów jest wykorzystanie współczynnika powierzchniowego, albo zamontowanie osobnych liczników. Wydatki na telefon i Internet też można odliczyć od podatku, w związki z prowadzoną w mieszkaniu działalnością. Najlepszym rozwiązaniem jest podzielenie kosztów na podstawie bilingów i rachunków. Warto przy tym pamiętać, że przedsiębiorca nie ma prawa zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatków za abonament prywatnego telefonu, nawet wtedy, gdy telefon wykorzystywany jest w prowadzonej działalności. Podobnie jest z Internetem. Aby ułatwić sobie zadanie – warto przemyśleć założenie telefonu i Internetu na firmę. Wtedy taki wydatek można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w całości. A co z kredytem hipotecznym, o którym wspominaliśmy na początku?

Jeżeli przedsiębiorca zaciągnął kredyt na zakup mieszkania w celach prywatnych, a następnie postanowił wykorzystać jego część do celów związanych z prowadzoną działalnością, nic nie stoi na przeszkodzie, aby odsetki od takiego kredytu zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Odliczyć można część odsetek, proporcjonalnie przypadających na powierzchnię wykorzystywaną w działalności gospodarczej. Przedsiębiorca ma prawo zaliczyć jedynie zapłacone już odsetki od zaciągniętych kredytów. Często jednak pewnym utrudnieniem w rozliczaniu działalności prowadzonej w mieszkaniu był sam fiskus, który kwestionował taką możliwość jeżeli przedsiębiorca nie wydzielił odrębnego pomieszczenia pod prowadzoną działalność. Całe szczęście podejście do tej kwestii zmieniło się w ostatnim czasie, jak?

O czym jeszcze musicie wiedzieć?

Na naszym blogu opisywaliśmy najważniejsze informacje na temat jednoosobowej działalności. Nie będziemy zatem powielać pewnych informacji. Warto jednak pamiętać, że przepisy i zasady zmieniają się dość dynamicznie. W kontekście naszego dzisiejszego tematu widać to wyraźnie. Niedawne interpretacje fiskusa jasno pokazują, że jest na przykład możliwe rozliczanie mieszkania w działalności gospodarczej bez wydzielania osobnego pomieszczenia na te cele. Dopuszcza też możliwość przeznaczenia do działalności części wspólnych lokalu. Zgodnie z obecnym podejściem przedsiębiorca może to samo pomieszczenie wykorzystywać zarówno na cele mieszkaniowe, jak i prowadzonej działalności. W takim przypadku zamiast wydzielać odrębne pomieszczenie, wystarczy wyliczyć jaki procent przestrzeni wykorzystywany jest na cele działalności i wykazać, przez ile godzin w ciągu doby wykorzystuje się je na potrzeby firmy.

Z takim podejściem również zgadza się Dyrektor KIS wskazując, że nie ma potrzeby wydzielania w mieszkaniu odrębnego pomieszczenia: „przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie wskazują, że możliwość zaliczenia wydatków na użytkowanie nieruchomości do kosztów uzyskania przychodów zależy od fizycznego wyodrębnienia pomieszczenia, w którym prowadzona jest działalność. Podatnik powinien określić, jaka część lokalu mieszkalnego faktycznie służy prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Wówczas może w odpowiednim udziale i proporcji zaliczyć poniesione wydatki do kosztów podatkowych”.

działalność gospodarcza na etacie
Działalność i praca na etacie – jak to połączyć? Sprawdz!

Jeśli w mieszkaniu przedsiębiorca wydzieli jedno pomieszczenie na swoje „biuro”, oczywiście nie ma potrzeby dzielenia powierzchni przez liczbę godzin pracy itd. Po ustaleniu odpowiedniego wskaźnika przedsiębiorca zaliczy do kosztów działalności gospodarczej także część kosztów prądu czy ogrzewania mieszkania. W przypadku, gdy nieruchomość jest finansowana z kredytu, może zaliczyć do kosztów również część odsetek od kredytu. Co ciekawe do tej pory opinie były różne. Dopiero 15 września Dyrektor KIS zmienił wcześniejszą interpretację uznając, że kosztem mogą być odsetki od kredytu w proporcji przypadającej również na część powierzchni ogólnego użytku, tj. kuchni, toalety i korytarza.

Zanim zdecydujecie się na rozliczenie części kosztów z działalności prowadzonej w mieszkaniu, warto jest skonsultować się księgowym i zadbać o indywidualną ocenę sytuacji. Interpretacje fiskusa się zmieniają, przepisy również, czasem ciężko za tym nadążyć. Zwłaszcza przedsiębiorcom, którzy samodzielnie prowadzą działalność i często nie mają czasu na dodatkowe analizowanie nowych regulacji prawnych, czy nowych podatków. Zachęcamy do kontaktu z naszym biurem rachunkowym i skorzystanie z naszej obsługi księgowej. To da Wam gwarancję że wszystkie koszty będą rozliczone prawidłowo, a Wy będziecie mogli skupić się na tym co najważniejsze, czyli prowadzeniu i rozwijaniu własnego biznesu. Zapraszamy!

likwidacja spółki komandytowej w praktyce

Likwidacja spółki komandytowej – poradnik

12 listopada 2023

Powodów rozwiązania spółki komandytowej może być wiele. Nie tylko te wymienione w kodeksie spółek handlowych, takich jak upadłość gospodarcza. Głównym impulsem do likwidacji spółki komandytowej i zmiany dotychczasowej formy prowadzenia działalności są najczęściej niekorzystne zmiany w przepisach. Dało się to odczuć np. po zmianach w CIT, po wprowadzeniu Polskiego Ładu. Niezależnie od tego, co dokładnie jest powodem decyzji o zamknięciu spółki, jest kilka rozwiązań i kilka ważnych aspektów, które warto wziąć pod uwagę zanim podejmiecie ostateczną decyzję. Opowiemy o nich w dzisiejszym wpisie. Podsumujemy też kluczowe informacje o przepisach i możliwościach. Podpowiemy Wam jak rozwiązać spółkę komandytową i jak wyglądają najważniejsze procedury. Zapraszamy!

Zanim zamkniesz spółkę komandytową

Przedsiębiorcy, którzy rozważają rozwiązanie spółki komandytowej, powinni zdobyć możliwe pełny przegląd swojej sytuacji zanim podejmą ostateczną decyzję. Jeśli chodzi o przepisy, likwidacja spółki komandytowej odbywa się na tej samej zasadzie, co zlikwidowanie spółki jawnej. Nie ma szczegółowych rozróżnień między tymi spółkami w kodeksie spółek handlowych. W spółce komandytowej wspólnikami są co najmniej 2 osoby, z których jedna to komplementariusz – w całej pełni odpowiedzialny za tę formę spółki oraz komandytariusz, którego odpowiedzialność mniejsza i dotyczy jedynie wysokości sumy, jaką wpłacił w momencie założenia spółki komandytowej.

Ustawodawca przewidział sześć przyczyn na podstawie których możliwa jest likwidacja spółki komandytowej:

  • przyczyny przewidziane w umowie spółki,
  • jednomyślna uchwała wszystkich wspólników, zarówno tych, którzy prowadzą sprawy spółki jak i tych wyłączonych. Ponadto wspólnicy w umowie spółki mogą przewidzieć rozwiązanie spółki za zwykłą lub kwalifikowaną większością głosów,
  • ogłoszenie upadłości spółki,
  • śmierć komplementariusza, jego likwidacja lub ogłoszenie jego upadłości,
  • prawomocne orzeczenie sądu o rozwiązaniu spółki (jego wydania może domagać się każdy wspólnik z ważnych powodów),
  • wypowiedzenie umowy spółki przez wspólnika lub wierzyciela osobistego wspólnika.

Warto też wiedzieć, że pod kątem podatku dochodowego proces likwidacji spółki komandytowej nic nie zmienia. Istotne zmiany nastąpią jednak w podatku VAT, jeśli np. wykreślicie z rejestru wspólników, czynnych podatników VAT. Dlatego tak ważne jest zabezpieczyć odpowiednie środki, aby pokryć koszty związane z zapłatą VAT za ostatni okres działalności. Nie zaszkodzi też skorzystać z profesjonalnej pomocy biura rachunkowego 🙂

postępowanie upadłościowe
Dowiedz się więcej o postępowaniu upadłościowym!

Jak rozwiązać spółkę komandytową?

Istnieją dwie możliwości rozwiązania spółki komandytowej – rozwiązanie spółki po przeprowadzeniu likwidacji, oraz rozwiązanie spółki komandytowej bez przeprowadzania likwidacji. Tym podstawowym sposobem zakończenia działalności spółki jest przeprowadzenie jej likwidacji, która następuje po zaistnieniu którejkolwiek ze wspomnianych wyżej przyczyn jej rozwiązania. W teorii likwidatorami są wszyscy wspólnicy. Tego typu uchwała wymaga jednomyślności (chyba że umowa spółki stanowi inaczej), jednak w przypadku spółki komandytowej pojawia się pewna trudność. Inaczej niż w spółce jawnej uprawnionymi do jej reprezentowania są tylko komplementariusze, natomiast komandytariusze mogą występować w jej imieniu tylko jako pełnomocnicy. Należy uznać, że w praktyce status ten przyznaje się jedynie komplementariuszom – a więc to oni muszą przeprowadzić likwidację spółki komandytowej.

Jest też możliwość zastosowania rozwiązania spółki bez likwidacji, co jednak w określonych sytuacjach może być trudne lub niemal niemożliwe. Sytuacja taka będzie dotyczyła spółek, w których wciąż dużo się dzieje, czyli np. toczą się nadal procesy sprzedażowe, spółka ma dużo wierzytelności lub zobowiązań, albo gdy po prostu wspólnicy spółki nie mogą dojść do porozumienia. W takim przypadku potrzebne będzie przeprowadzenie postępowania likwidacyjnego przez likwidatora. Jak wygląda tradycyjny proces likwidacyjny, a jak rozwiązanie spółki bez likwidacji?

Proces likwidacyjny spółki w praktyce

Głównym celem procesu likwidacyjnego jest przede wszystkim zakończenie prowadzonych działań, spłata zobowiązań oraz upłynnienie majątku spółki komandytowej. Rozpoczęcie likwidacji należy zgłosić do sądu rejestrowego, a zamknięcie spółki komandytowej – następuje w momencie jej wykreślenia z Krajowego Rejestru Sądowego. Oczywiście w trakcie likwidacji spółki należy pamiętać o dopełnieniu wszelkich formalności podatkowych, zwłaszcza w zakresie przeprowadzenia bilansu likwidacyjnego oraz uregulowania wszelkich należności publicznoprawnych wynikających z prowadzonej działalności. W przypadku, gdy zatrudniano pracowników likwidacji spółki równoznaczna jest z likwidacją zakładu pracy, co jest podstawą do wypowiedzenia umów o pracę.

Likwidację spółki inicjują wszyscy wspólnicy podejmując jednomyślnie uchwały o rozwiązaniu spółki, powołaniu likwidatorów spółki i wyznaczeniu osoby zobowiązanej do przechowania ksiąg i dokumentów spółki przez okres nie krótszy niż 5 lat. Uchwały mogą być sporządzone w zwykłej formie pisemnej i zawierać się w jednym dokumencie. Po wyznaczeniu likwidatorów, muszą oni zgłosić otwarcie likwidacji do KRS wskazując dane likwidatorów, ich adresy i sposób reprezentacji spółki. Zgodnie z k.s.h. status likwidatora można uzyskać w trzech sytuacjach. Na mocy prawa – wówczas likwidatorami są wspólnicy spółki. Na mocy uchwały wspólników – wtedy też wspólnicy mogą powołać na likwidatorów niektórych spośród swego grona lub osoby trzecie. Likwidatora można też określić na mocy orzeczenia sądu. Sąd dokonuje tego na wniosek wspólnika lub osoby mającej w tym interes prawny.

Na likwidatorach ciąży ustawowy obowiązek podjęcia szeregu czynności likwidacyjnych. Przede wszystkim zakończenie wiążących spółkę umów długoterminowych, ściągnięcie wierzytelności przysługujących spółce zarówno wobec osób trzecich, jak również wobec wspólników. To też wypełnienie wiążących spółkę zobowiązań. Gdy w toku czynności likwidacyjnych okaże się, że majątek spółki nie wystarcza na spłatę długów, a w dalszej kolejności udziałów (wkładów rzeczywiście wniesione do spółki) – niedobór należy podzielić między wspólników w stosunku, w jakim wspólnicy uczestniczą w stracie. Jeśli natomiast po spłacie zobowiązań spółki oraz po pozostawieniu odpowiedniej kwoty na pokrycie zobowiązań niewymagalnych lub spornych, pozostał majątek spółki – należy spłacić wspólnikom udziały, a ewentualną nadwyżkę podzielić między wspólników w takim stosunku, w jakim uczestniczą w zysku. Po przeprowadzeniu czynności likwidacyjnych, likwidatorzy muszą zgłosić zakończenie likwidacji i złożyć wniosek o wykreślenie spółki z KRS. Spółka komandytowa jest rozwiązana z chwilą uprawomocnienia się postanowienia o jej wykreśleniu z KRS.

Pamiętajcie o sporządzeniu bilansu na dzień rozpoczęcia i zakończenia likwidacji, a w przypadku gdy likwidacja trwa dłużej niż rok – sprawozdanie finansowe na dzień kończący każdy rok obrotowy.

Procedura likwidacji spółki komandytowej bywa niestety czasochłonna. Sporym problemem jest też fakt, że proces jest jawny, widoczny na zewnątrz. Dlatego przedsiębiorcy powinni przemyśleć inny scenariusz, czyli rozwiązanie spółki bez likwidacji. To pozwoli prowadzić czynności dyskretniej, pozwoli też uniknąć zmian w reprezentacji i umożliwi podział majątku na własnych warunkach. Jak wygląda zamknięcie spółki komandytowej bez likwidacji? Jakie to niesie korzyści?

gdy firma nie płaci
A co gdy kontrahent nie płaci? Sprawdź!

Rozwiązanie spółki komandytowej bez likwidacji

Rozwiązanie spółki bez przeprowadzania likwidacji możliwe jest jeśli wszyscy wspólnicy się na to zgadzają, a umowa spółki nie stanowi o sposobie likwidacji w inny, konkretny sposób. Z drugiej strony umowa jest najmniejszym problemem. Nawet jeżeli widnieją w niej inne zapiski, albo brakuje niezbędnych informacji – można to swobodnie zmienić. Zmiana umowy spółki komandytowej jest ważna w momencie podpisania i nie wymaga dla swej ważności rejestracji w KRS. W praktyce oznacza to, że można wprowadzić stosowną zmianę w umowie i od razu rozpocząć rozwiązywanie spółki komandytowej bez likwidacji.

Jednomyślna decyzja wspólników określająca sposób zakończenia działalności spółki może zostać zawarta w uchwale o rozwiązaniu spółki lub w odrębnym dokumencie. Podejmując decyzję o rozwiązaniu spółki bez likwidacji, wspólnicy mogą uzgodnić np. zakończenie istnienia spółki przez podział jej majątku w naturze czy też przez przejęcie przedsiębiorstwa przez jednego ze wspólników z obowiązkiem rozliczenia z pozostałymi. Jeśli to porozumienie wspólników nie przewiduje przeniesienia własności nieruchomości lub użytkowania wieczystego (bo spółka takich nie ma) to wystarczy, że zostanie zawarte w zwykłej formie pisemnej. Komplementariusze uprawnieni do reprezentacji muszą złożyć do sądu rejestrowego wniosek o wykreślenie spółki z KRS, co w zasadzie zamyka sprawę. Jak wykreślić spółkę z KRS?

Wniosek o wykreślenie spółki z KRS wspólnicy muszą złożyć na formularzu KRS-X2 wraz z:

  • uchwałą wspólników o rozwiązaniu spółki bez przeprowadzenia likwidacji;
  • uchwałą wspólników o wyznaczeniu przechowawcy ksiąg i dokumentów rozwiązanej spółki;
  • oświadczeniem o braku toczących się postępowań sądowych, administracyjnych, komorniczych oraz o zaspokojeniu wszystkich wierzytelności;
  • dowodami wniesienia opłat za złożenie wniosku i za ogłoszenie w MSiG;
  • jeśli wspólnicy rozwiązują spółkę na podstawie jednomyślnej uchwały, dzieląc pozostały majątek, należy wypełnić część C5 formularza;
  • formularz można złożyć w biurze podawczym właściwego sądu, nadać w urzędzie pocztowym na adres sądu lub złożyć elektronicznie.

To jak ma wyglądać zakończenie działalności spółki, po spłaceniu bądź zaspokojeniu dłużników jest zależne od woli wspólników. Możliwe jest przykładowo przeniesienie przedsiębiorstwa prowadzonego przez spółkę na rzecz jednego z jej wspólników, z obowiązkiem spłaty pozostałych, zbycie przedsiębiorstwa na rzecz osoby trzeciej bądź wniesienie go do innej spółki. W szczególności gdy przedsiębiorstwo, które prowadzi Twoja spółka jest w dobrej kondycji finansowej, rozwiązania te wydają się być lepszym sposobem na spłacenie wspólników niż upłynnienie majątku wchodzącego w skład przedsiębiorstwa. Korzyści rozwiązania spółki bez likwidacji jest więcej…

Korzyści rozwiązania spółki komandytowej bez likwidacji

  • brak konieczności trzymania się sztywnych reguł procedury likwidacyjnej;
  • szybsze rozwiązanie spółki niż tradycyjny proces likwidacyjny;
  • bardziej dyskretne działania – spółka nie będzie musiała posługiwać się dopiskiem „w likwidacji”
  • brak zmian w zakresie reprezentacji, co oznacza pozostawienie pełnej kontroli nad zakończeniem działalności w rękach wspólników oraz niewygaśnięcie ustanowionej prokury;
  • uzyskanie środków pieniężnych i innych składników majątku spółki osobowej przez wspólnika w związku z jej rozwiązaniem bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego nie będzie powodowało powstania po stronie wspólnika przychodu podlegającego opodatkowaniu na gruncie PIT.
  • mniej czynności sprawozdawczych – brak obowiązku sporządzania bilansu otwarcia likwidacji;
  • wspólnicy mogą podejmować działania nie tylko nastawione na zakończenie spraw spółki ale także, jeśli trafi się taka możliwość, na podjęcie przedsięwzięć niezwiązanych z likwidacją pozwalających na zwiększenie majątku spółki,

Rozwiązując spółkę bez przeprowadzania procesu likwidacyjnego unikniecie m. in. zawiadamianie sądu o likwidacji, sporządzenia bilansu jej otwarcia. Unikniecie też związanych z tym dodatkowych kosztów i opłat. Nie wliczając ustaleń, negocjacji i działań ze wspólnikami, wystarczy złożenie wniosku o wykreślenie spółki z rejestru przedsiębiorców KRS. To szybsze, prostsze i tańsze rozwiązanie. Dodatkowo nie związuje Wam rąk i daje większą swobodę działań pod koniec funkcjonowania. Warto jednak pamiętać, że sytuacja w spółce będzie uzależniona od wielu dodatkowych, indywidualnych czynników. Dlatego też plan rozwiązania spółki również powinien opierać się na indywidualnej ocenie i analizie.

Chętnie w tym pomożemy! Wsparcie niezależnych, doświadczonych specjalistów może nie tylko przyspieszyć ale również odpowiednio zorganizować cały proces. Pomożemy też zaplanować dalsze działania, w tym rozwojowe. Może lepszym rozwiązaniem niż zamknięcie spółki będzie jej przekształcenie w inną formę? Na przykład w spółkę z o.o.? Skontaktuj się z nami – doradzimy najlepsze rozwiązania dla Twojej działalności, w zależności od indywidualnej sytuacji!

CEIDG wniosek

Wpis do CEIDG krok po kroku

12 października 2023

Dzisiejszy wpis będzie szczególnie pomocny dla osób, które planują założyć własną działalność gospodarczą i które dopiero startują z własną firmą. Dlaczego? Podsumujemy w nim najważniejsze informacje o CEIDG, czyli o portalu stworzonym, aby ułatwić założenie i prowadzenie własnej działalności. Otrzymacie też kilka praktycznych wskazówek i dokładną instrukcję, która ułatwi Wam poprawne złożenie wniosku i tym samym wpisanie się do ewidencji działalności gospodarczej.

CEIDG – najważniejsze informacje

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej została wprowadzona prawie 20 lat temu. Głównym czynnikiem była tu potrzeba cyfryzacji ale też potrzeba uproszczenia procesu założenia firmy przyszłym przedsiębiorcom. Zniesiona została konieczność rejestracji przedsiębiorstwa w urzędzie gminy właściwym na miejsce zamieszkania, a w to miejsce pojawiła się możliwość rejestracji online.

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą już działalność gospodarczą mogą z pomocą portalu wprowadzić zmiany, zaktualizować ważne dane i informacje, mogą też zawiesić działalność, wznowić lub po prostu ją zamknąć. Wszystko wygodnie z perspektywy domowego komputera, co stało się dużym atutem i uprościło formalności. Ułatwienie rejestracji i kontaktów z urzędem to jedno. Druga sprawa to dostęp do informacji. W zasadzie każdy kto ma dostęp do internetu może skorzystać z bezpłatnej bazy danych zawierającej informacje o przedsiębiorstwach zarejestrowanych w całej Polsce. Sprawdźcie, znajduje się pod TYM ADRESEM.

Aby poprawnie wpisać się do ewidencji działalności gospodarczej niezbędne będzie złożenie online wniosku CEIDG-1. Dzięki niemu możecie w łatwy sposób:

  • złożyć wniosek o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej REGON;
  • przygotować zgłoszenie identyfikacyjne albo aktualizacyjne do naczelnika urzędu skarbowego NIP;
  • złożyć oświadczenie o wyborze formy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych;
  • zgłosić się jako płatnika składek do ZUS-u.

Po zarejestrowaniu i zalogowaniu na stronie CEIDG wniosek można wypełnić i podpisać elektronicznie, a następnie złożyć go online. Wniosek można też podpisać za pomocą profilu zaufanego ePUAP. W przypadku kiedy z jakiegoś powodu nie chcecie podpisywać go przez internet, możecie wydrukować wypełniony dokument i podpisać go w dowolnym urzędzie. Urzędnik odnajdzie go w systemie po numerze i wydrukuje do podpisu. Możecie też od podstaw, tradycyjnie wypełnić go w urzędzie w wersji papierowej. Warto pamiętać, że złożyć wniosek można w dowolnym urzędzie miasta lub gminy. Nie ma obowiązku pojawienia się w urzędzie ze względu na miejsce zamieszkania. To spory plus, zwłaszcza kiedy planujemy prowadzenie działalności z dala od miejsca zameldowania.

Jeśli zastanawiacie się co jeszcze powinniście wiedzieć zanim zarejestrujecie swoją firmę, polecamy odwiedzić portal gov.pl a także naszą czytelnię, gdzie znajdziecie dużo, istotnych omówień i cennych oraz sprawdzonych wskazówek dla początkujących przedsiębiorców. Polecamy też kontakt z biurem rachunkowym, dzięki czemu będziecie mogli wybrać najbardziej optymalną formę opodatkowania.

JDG w 2023r
Planujesz otworzyć działalność? Sprawdź nasze podsumiwanie!

Wniosek CEIDG – instrukcja

Możemy przejść do części praktycznej, czyli do samego wniosku o wpis do CEIDG, który jest pierwszym wnioskiem jaki składacie zakładając własną firmę. To obowiązkowy, pierwszy krok. Dlatego też ważne, aby wykonać go poprawnie. Dla ułatwienia przedstawiamy instrukcję jak wypełnić wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej, z wyszczególnieniem i objaśnieniem poszczególnych pól i rubryk. Mamy nadzieję, że dzięki temu dużo łatwiej będzie Wam zrozumieć i złożyć wniosek CEIDG.

Wniosek o wpis do CEIDG instrukcja:

  • Rodzaj wniosku – zaznaczamy opcję „1. Wniosek o wpis do CEIDG przedsiębiorcy”
  • Miejsce złożenia wniosku – to pole wypełnia urząd
  • Data złożenia wniosku – tu wpisujemy dzień złożenia wniosku, który przypada na wizytę w urzędzie, albo moment podpisanie wniosku online. Samo wypełnienie wniosku nie jest równoznaczne z jego złożeniem – konieczny jest podpis.
  • Wniosek złożony przez – tu wpisujemy: przedsiębiorca jeśli samodzielnie składamy wniosek, a jeśli składa go inna osoba uprawniona, np. pełnomocnik albo opiekun, wybieramy opcję “osoba uprawniona”.
  • Dane wnioskodawcy – to dane ewidencyjne przedsiębiorcy, które należy uzupełnić o takie informacje jak : płeć, dokument tożsamości z numerem i serią, numer pesel, NIP (o ile go posiadacie, jeśli go nie wpiszecie Urząd Skarbowy sam uzupełni tę informację), REGON (jeśli posiadacie, jeśli nie to GUS uzupełni te informacje w ciągu 7 dni od wpisu), imiona, nazwisko (w tym rodowe jeśli posiadacie), dane rodziców, data i miejsce urodzenia, posiadane obywatelstwa.
  • Następnym krokiem będzie zaakceptowanie oświadczenia dotyczącego zakazów. Jeśli oświadczenie jest zgodne z prawdą, potwierdzacie to. Jeśli macie zakaz wykonywania działalności gospodarczej – wniosku nie złożycie, ale to raczej było do przewidzenia.
  • Kolejna część wniosku przewidziana jest dla cudzoziemców (z wyjątkiem USA). Jeśli jesteś cudzoziemcem spoza Unii Europejskiej, spełniającym wymogi dla założenia działalności gospodarczej w Polsce wymienione w art. 4 ust. 2 lub ust. 4 lub ust. 5 ustawy o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, to w tej części będziesz musiał podać dane dokumentu potwierdzającego ten status. Do tego będziesz musiał dołączyć skan decyzji o pozwolenie na pobyt w Polsce.
  • Kolejnymi danymi, które trzeba uzupełnić we wniosku o wpis do CEIDG, jest adres zamieszkania przedsiębiorcy. Chodzi o faktyczne miejsce zamieszkania, a nie zameldowania. Informacja ta nie będzie jednak widoczna we wpisie. Ważne jednak, aby wszystkie dane wypełnić dokładnie, biorąc pod uwagę realne województwo, powiat, gminę, miejscowość, ulicę i numery domu oraz lokalu z kodem pocztowym. Na ten adres będziesz otrzymywał korespondencję z urzędu skarbowego, jeśli nie
  • wybierzesz formy elektronicznej.
  • Kolejny adres do wpisania to adres elektroniczny, czyli adres skrytki elektronicznej jeśli taką posiadasz. Jeśli nie może założyć ją na stronie http://www.epuap.gov.pl. Na tę skrytkę możesz otrzymywać korespondencję od urzędów ze skutkiem doręczenia.
  • Firma przedsiębiorcy, którego wniosek dotyczy – w tym polu wpiszcie nazwę firmy, jaką chcesz się posługiwać w obrocie gospodarczym. Firma musi zawierać imię i nazwisko (w mianowniku). Możesz w niej umieścić także dodatkowe określenia. Nazwa firmy może mieć maksymalnie 512 znaków, w tym: litery (małe i duże), cyfry, spacje i znaki specjalne. Firma przedsiębiorcy powinna się odróżniać dostatecznie od firm innych przedsiębiorców prowadzących działalność na tym samym rynku. Nie może też wprowadzać w błąd. Pamiętajcie, że wpis w CEIDG dotyczy Was jako przedsiębiorców, a jako osoby fizyczne możecie prowadzić tylko jedną firmę w formie jednoosobowej działalności gospodarczej. W sytuacji, gdy przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą w wielu branżach, dla których trudne jest wybranie wspólnej nazwy, zawsze możecie wpisać w tym polu same imię i nazwisko.
  • Kolejne pola to przewidywana liczba pracujących, gdzie wpisujemy przewidywaną całkowitą liczbę osób pracujących, do których zaliczasz się również Ty sam.
  • Następnie wpisujemy przeważający rodzaj działalności gospodarczej wg PKD (tylko jeden kod PKD może być główny, pozostałe wpisujemy niżej). Jeśli nie znasz opisów kodów PKD, co byłoby zrozumiałe, możesz zajrzeć pod TEN LINK. Znajdziesz tam pełną tabelę i niezbędne informacje.
  • Nazwa skrócona to kolejne dane – pod tą nazwa Twoja firma będzie widoczna w ZUS. Nie możesz się nią posługiwać nigdzie indziej, jeśli nie zawiera Twojego imienia i nazwiska. Jej długość jest ograniczona do 31 znaków. Może być zbliżona do właściwej nazwy firmy lub zupełnie inna – najwygodniej wpisać tu po prostu imię i nazwisko.
  • Data rozpoczęcia działalności – tu podajemy pierwszy dzień prowadzenia działalności gospodarczej. Możesz wpisać zarówno wsteczną, jak i bieżącą lub przyszłą datę. Przed wybraniem wstecznej daty upewnij się w ZUS, US i innych instytucjach, czy wybranie wstecznej daty nie spowoduje problemów, których lepiej uniknąć. Pamiętaj, też że jako podatnik VAT nie możesz zarejestrować się wstecz.
  • Kolejne dane do uzupełnienia to dane do kontaktu. Możecie tu podać numer telefonu, mail, fax oraz adres strony www. Jeśli nie chcecie by wpisane dane zostały opublikowane na wpisie, ale jednocześnie chcecie, aby były przekazane do US i ZUS, wystarczu zaznaczyć “Sprzeciwiam się udostępnianiu danych kontaktowych z CEIDG”.
  • Adresy związane z działalnością gospodarczą – tu podajemy adresy, które są związane z Twoją firmą. Macie obowiązek posiadać tytuł prawny do każdego z adresów, który podajecie w tej sekcji. Wpisanie adresu do doręczeń (pod korespondencję) jest obowiązkowe. Jeśli chodzi o stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej, to w tym miejscu podaje się adres biura, warsztatu itp. Można zaznaczyć pole „Brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej” jeśli np. pracuje się u klienta. Natomiast w dodatkowych miejscach prowadzenia działalności wpisujemy wszystkie oddziały, punkty sprzedaży i świadczenia usług.
  • Kolejny krok to określenie gdzie będziecie ubezpieczeni jako przedsiębiorcy. Wybieramy „Zakład Ubezpieczeń Społecznych” i wpisujemy datę powstania obowiązku opłacania składek ZUS, czyli datę rozpoczęcia działalności. Od razu możemy zaznaczyć czy chcemy razem z formularzem CEIDG wypełnić on-line i wysłać jeden z następujących ZUS-owskich druków: ZZA, ZWUA, ZUA, ZIUA, ZCNA. Jeśli zaznaczymy któryś, to pojawi się on w kolejnym kroku. Jeśli zastanawiacie się co oznacza każdy druczek, to poniżej krótkie podsumowanie: ZZA – rejestracja przedsiębiorcy, który pracuje dodatkowo na etacie i/lub chce skorzystać z ulgi na start, ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń, ZUA – rejestracja przedsiębiorcy, który nie pracuje dodatkowo na etacie ani nie korzysta z ulgi na start, ZIUA – zmiana danych osoby ubezpieczonej, ZCNA – zgłoszenie członków rodziny osoby ubezpieczonej. Rozpoczynając działalność wypełniamy dokument ZZA lub ZUA.
  • Kolejne pola wypełnia się jedynie w przypadku zawieszania, wznawiania lub zaprzestawania wykonywania działalności gospodarczej, aż dojdziemy do informacji dotyczącej naczelników urzędów skarbowych W tym miejscu formularz CEIDG 1 wymaga wskazania urzędu właściwego ze względu na miejsce zamieszkania. Wystarczy zacząć wpisywać nazwę miasta i wybrać z listy dostępnych.
  • Kolejny krok to wybór sposobu opodatkowania działalności. Większość przedsiębiorców wybiera tutaj „na zasadach ogólnych”, ale tę kwestię wypadałoby mieć przemyślaną zanim przystąpicie do wypełniania wnioski o wpis do CEIDG.
  • Forma wpłaty zaliczki – tu można wybrać częstotliwość wpłacania zaliczki na podatek dochodowy, czyli rozliczania dokumentu PIT, najczęściej wybierana opcja to miesięczna.
  • Rodzaj prowadzonej dokumentacji rachunkowej to kolejny krok we wniosku. To ważna decyzja, którą polecamy podjąć przy konsultacji. W ramach współpracy z naszym biurem, nie tylko pomożemy wybrać odpowiednią formę opodatkowania ale też kompleksowo pomożemy w założeniu działalności gospodarczej.
  • Jeśli planujecie skorzystać z usług biura rachunkowego zaznaczacie opcję, że dokumentacje rachunkowa będzie prowadzona przez inny podmiot. W takim wypadku będziecie zmuszeni uzupełnić dodatkowe pola związane z tym aspektem. Możesz tu wpisać dane podmiotu, który faktycznie będzie zajmował się dokumentacją rachunkową i jest to potwierdzone stosowną umową lub inną formą zgody. Podczas składania wniosku nie musicie przedstawiać jednak żadnego dokumentu, który to potwierdza.
  • Adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej wnioskodawcy, czyli miejsce, w których rzeczywiście będzie znajdowała się dokumentacja firmy. Adres biura księgowego albo miejsce zamieszkania lub wykonywania działalności.
  • Jeśli prowadzicie zakład pracy chronionej zaznaczcie kolejną opcję. To specjalny rodzaj działalności oparty na zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.
  • Kolejne pola do zaznaczenia dotyczą z kolei informacji, czy jesteście wspólnikami spółek. Zaznaczcie zgodnie z prawdą.
  • Następna informacja do uzupełnienia dotyczy małżeńskiej wspólności majątkowej. Należy wypełnić, jeżeli wnioskodawcę wiąże z małżonkiem wspólność majątkowa oraz jeżeli taka wspólność kiedyś istniała, ale ustała. Możesz także zrezygnować z odpowiadania na to pytanie. Wtedy na wpisie przy tej rubryce pojawi się myślnik.
  • Dane identyfikacyjne rachunku bankowego wnioskodawcy. To pole nie jest obowiązkowe. Możecie podać dane rachunków bankowych związanych z prowadzeniem firmy, ale nie masz obowiązku zakładania osobnego rachunku bankowego dla firm, jeśli regulamin Twojego konta osobistego nie zabrania korzystania z niego także w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeśli obecnie nie masz żadnego konta, które można uznać za związane z zakładaną firmą – zostaw to pole puste i uzupełnij wnioskiem o zmianę, gdy już podejmiesz decyzję o założeniu nowego rachunku bankowego lub użyciu któregoś z już posiadanych do celów firmowych.
  • Informacja o numerach identyfikacyjnych uzyskanych w innych krajach, czyli pole które uzupełniamy jeśli posiadamy odpowiedniki NIP czy REGON w innych krajach.
  • Wniosek kończymy ewentualnym upoważnieniem osoby lub firmy do prowadzenia naszych spraw w CEIDG. Co do zasady pełnomocnictwo uwidocznione w CEIDG powinno być honorowane we wszystkich instytucjach poza Urzędem Skarbowym (tu wymagane jest zgłoszenie pełnomocnictwa ogólnego przez Portal Podatkowy, a także pełnomocnictwa szczegółowego do celu rejestracji jako podatnik VAT). Pamiętajcie, że nie macie obowiązku zgłaszania do CEIDG swoich pełnomocników – każdy z nich może załatwiać Twoje sprawy okazując papierowe pełnomocnictwo, które od Ciebie otrzymał. Jeśli chcecie ich wpisać od razu, oczywiście można to zrobić.

Jeśli potrzebujecie dodatkowego wsparcia i macie wątpliwości w związku z rejestracją działalności gospodarczej i wnioskiem do CEIDG, zapraszamy do bezpośredniego kontaktu z naszym biurem rachunkowym. Nie tylko pomożemy w formalnościach ale też poprowadzimy Waszą księgowość, kadry i doradzimy w kwestiach podatkowych.

Jak zweryfikować firmę

Czy i jak zweryfikować firmę przed współpracą?

24 września 2023

Zazwyczaj przed ważnym zakupem większość z nas ma w zwyczaju sprawdzać określony towar, czy sprzęt. Szukamy o nim informacji w sieci, sprawdzamy opinie użytkowników, porównujemy ceny w różnych miejscach. Chcemy poznać najważniejsze cechy, być może ukryte wady, dowiedzieć się więcej o producencie. Sprawdzamy określone informacje przed ostateczną decyzją o zakupie.

To normalne i rozsądne podejście – nie ma w tym niczego dziwnego, czy nadzwyczajnego. Tym bardziej nie powinna dziwić sytuacja, w której przedsiębiorca chce sprawdzić informacje o firmie, z którą planuje nawiązać współpracę. Dlaczego jest to dobrą biznesową praktyką? Jak można zweryfikować firmę? O tym opowiemy w dzisiejszym wpisie, zapraszamy!

Dlaczego warto zweryfikować firmę przed podjęciem współpracy?

Zanim podejmiemy ważną decyzję biznesową, warto upewnić się, że nasz wybór jest słuszny. Oczywiście na tyle na ile to możliwe i konieczne. Zanim podejmiemy współpracę z innym przedsiębiorcą dobrze będzie upewnić się, że jest on wiarygodnym partnerem, a jego firma rzeczywiście istnieje. Brzmi to trochę jak „oczywista oczywistość” doświadczenia różnych przedsiębiorców pokazują, że w natłoku codziennych spraw, innych obowiązków, tego rodzaju działania łatwo pominąć. To z kolei byłby spory błąd, który potem może nas sporo kosztować. Nie tylko pod kątem finansowym.

Im poważniejsza współpraca, tym poważniejsza decyzja i tym większymi przygotowaniami powinna być poprzedzona. To nie tyle dobre praktyki w biznesie, co zdrowy rozsądek. Niezależnie od skali i charakteru współpracy warto ograniczać czynniki ryzyka w biznesie. Nawet jeśli jego całkowite wyeliminowanie jest niemożliwe. Dodatkowym argumentem dlaczego warto to zrobić, jest fakt, że to naprawdę nie jest bardzo czasochłonny i trudny proces. Zwłaszcza teraz, kiedy mamy potężne źródło informacji jakim jest internet. W sieci znajdziemy bez problemu strony, które zawierają informacje na temat danej firmy, najczęściej firmy same udostępniają takie informacje na swoich www. Gdzie jeszcze szukać informacji? Jak zweryfikować daną firmą?

Jak zweryfikować firmę przed współpracą?

Tak jak już wspomnieliśmy, sprawdzenie firmy, z którą zamierzacie podjąć współpracę, jest stosunkowo proste. Aby to zrobić potrzebne będzie kilka podstawowych informacji takich jak: nazwa firmy, NIP firmy, numer REGON lub KRS. Mając jedną lub więcej z wymienionych danych bez przeszkód sprawdzicie czy dana firma istnieje, a nawet więcej. Poniżej krótkie podsumowanie i linki do miejsc, na których zweryfikujecie informacje o firmie kontrahenta.

Krajowy Rejestr Sądowy (KRS)

Krajowy Rejestr Sądowy to drugi kierunek w jaki warto się udać jeśli chcemy sprawdzić firmę. KRS jest rejestrem przeznaczonym między innymi do ewidencji spółek prawa handlowego (zarówno osobowych, jak i kapitałowych). W praktyce będzie to Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, Spółka jawna, Spółka komandytowa. Dane znajdziecie po wpisaniu w wyszukiwarce numeru NIP, REGON, albo nazwy. Tak jak w przypadku CEIDG, warto korzystać z unikalnych danych, które ograniczą nam listę wyszukań. Spółek o takiej samej nazwie może być kilka, ale nie ma dwóch takich samych numerów NIP. Sprawdzenie firmy w KRS (LINK).

Po wejściu w szczegółowe informacje, można uzyskać więcej danych, takich jak:

  • organy reprezentujące spółkę i ich skład,
  • dane wspólników,
  • kapitał spółki,
  • przedmiot działalności spółki,
  • informacje o ewentualnym postępowaniu upadłościowym,
  • informacje o wierzytelnościach,
  • zmiany w KRS,
  • zawieszenie działalności.

Szczegółowy raport o spółce możesz uzyskać tylko wówczas, gdy spółka aktualnie znajduje się w rejestrze. Oznacza to, że nie będziecie mogli otrzymać takich informacji o spółce, która została wykreślona z rejestru.

gdy firma nie płaci
A co gdy firma, z którą współpracuje przestaje opłacać faktury? Sprawdź!

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG)

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej czyli w skrócie CEIDG, to rejestr dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą – czyli w praktyce, dla jednoosobowych działalności gospodarczych oraz wspólników spółki cywilnej. Wyszukanie firmy będzie możliwe jeśli dysponujemy imieniem i nazwiskiem przedsiębiorcy, adresem, albo znamy jego numer NIP lub REGON. To z pomocą tych dwóch ostatnich danych znajdziecie firmę najszybciej. A jakie dane możemy znaleźć w CEIDG? Będą to podstawowe informacje odnośnie daty rozpoczęcia działalności, jej rodzaju, adresu. Powinniśmy znaleźć tam też dane kontaktowe, status przedsiębiorcy, dane pełnomocników, spółki w których dany przedsiębiorca jest wspólnikiem. Wyszukane dane można wydrukować lub pobrać w formie PDF’a. Sprawdzenie firmy w CEIDG – LINK.

Gdzie jeszcze można sprawdzić firmę?

Kolejnym miejscem w którym można sprawdzić czy firma istnieje jest Krajowy Rejestr Podmiotów Gospodarki Narodowej, prowadzony przez Główny Urząd Statystyczny. W rejestrze REGON znajdziemy dane między innymi dotyczące spółek cywilnych, których nie było w CEIDG. Wyszukiwać dane można po numerze NIP, REGON lub KRS. Sprawdzenie firmy w REGON: KLIKNIJ TUTAJ

Dodatkowe miejsca, w których znajdziecie informacje o firmie to Monitor Sądowy i Gospodarczy, gdzie można sprawdzić dane dotyczące finansów danej firmy. Podobne informacje znajdziecie też Rejestrze Dłużników prowadzonym przez KRS. Wiarygodność kontrahenta można zbadać także poprzez BIK, czyli Biuro Informacji Kredytowej oraz poprzez Biuro Informacji Gospodarczej (BIG).

Te wszystkie sposoby na weryfikacje firmy oczywiście niczego nie gwarantują. Nie zapewniają ani pełnej wiedzy, ani 100% bezpieczeństwa. Pomagają jednak w częściowym sprawdzeniu wiarygodności naszych potencjalnych partnerów. To ważne nie tylko, gdy współpraca wiąże się z dużą inwestycją. Tak samo powinno to wyglądać np gdy chcesz skorzystać ze wsparcia firmy outsourcingowej. Czy nawet usług biura rachunkowego! Dobrze będzie upewnić się, że nie jest na skraju upadłości, że ma odpowiednie kompetencje, uprawnienia. Weryfikując, czy informacje które otrzymaliśmy na spotkaniu, albo w rozmowie telefonicznej potwierdzają się z danymi z niezależnych źródeł, upewniamy się, że możemy zaufać drugiej stronie. A to z kolei może być pierwszym krokiem na drodze do udanej współpracy i prawdziwego partnerstwa.

Czego oczywiście życzymy!

wypłata ze spółki

Wypłata środków ze spółki – praktyczne porady

16 września 2023

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, to obok JDG najpopularniejsza forma prowadzenia firmy w Polsce. Mimo tej popularności, wśród przedsiębiorców często funkcjonuje opinia, że wypłacanie pieniędzy ze spółki jest skomplikowane i problematyczne. Przy wypłacie występuje bowiem podwójne opodatkowanie i może się okazać, że trzeba będzie podatek dochodowy opłacić dwa razy. A tego, jak można się domyślać, każdy chciałby uniknąć. Dlatego często rodzą się pytania, jak wypłacać środki ze spółki? Na szczęście istnieją legalne i praktyczne rozwiązania, z których możecie skorzystać. W dzisiejszym wpisie podsumujemy najważniejsze informacje i podpowiemy jakie macie możliwości. Zapraszamy!

Prowadzenie spółki – o czym warto pamiętać?

Prowadzenie spółki z o.o. może być szczególnie korzystne, zwłaszcza po wprowadzeniu Polskiego Ładu. Sporo przedsiębiorców przekształciło jednoosobową działalność gospodarczą w sp. z o.o. Prowadząc spółkę, zamiast działalności gospodarczej, możesz zapłacić mniej podatku dochodowego, mniej ZUSu i jeszcze ograniczyć swoją odpowiedzialność finansową. A skoro już jesteśmy przy podatkach, warto przypomnieć jak działa opodatkowanie dochodu w spółce z o.o.

Spółka ma własną osobowość prawną, co oznacza, że stanowi odrębną osobę. Jeżeli spółka z o.o. wykazuje dochód, to ten dochód podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych – CIT. Natomiast spółka nie generuje zysków dla siebie, tylko dla swoich wspólników. W idealnym scenariuszu, spółka powinna co roku wypłacać zysk na rzecz swoich udziałowców – tzw. dywidendę. Jeżeli dojdzie do wypłaty dywidendy, dochód pojawia się także u wspólników. To w praktyce oznacza, że obowiązek opłacenia podatku dochodowego( 19%) mają także wspólnicy. Podatek dochodowy spółki może wynosić 19% lub 9% – w zależności od kilku czynników. Gdy podsumujemy oba podatki i należne kwoty, może dać to łącznie naprawdę duże koszty. Koszty, których można uniknąć przy odpowiednich działaniach i organizacji. Oczywiście wszystko w ramach obowiązującego prawa. Nie zachęcamy i nie polecamy stosować nielegalnych praktyk, ponieważ wraz z ich zastosowaniem narażacie się nie tylko na kary finansowe, a konsekwencje mogą być naprawdę poważne. Jak w takim razie legalnie doprowadzić do sytuacji, że podatek płacimy tylko raz? Gdzie szukać rozwiązań?

Wynagrodzenie w spółce

To jedna z podstawowych metod – przyznanie sobie wynagrodzenia z tytułu sprawowania funkcji członka zarządu. To rozwiązanie może być szczególnie korzystne w niewielkich spółkach z o.o. – w nich najczęściej udziałowiec lub udziałowcy zasiadają jednocześnie w zarządzie. Co ważne, takie wynagrodzenie stanowi koszt dla spółki z o.o., a to oznacza, że pomniejsza kwotę dochodu, od której jest naliczany podatek CIT. Mimo, że od 2022 roku konieczne jest opłacanie składki zdrowotnej 9%, to wynagrodzenie jest zwolnione z ZUS-u i podlega opodatkowaniu skalą. Czyli do kwoty dochodu 120.000,00 zł rocznie, płaci się od niego jedynie 12% podatku dochodowego (od 1 lipca 2022). Dopiero po przekroczeniu tego progu, podatek wyniesie 32%. Dlatego też wspomnieliśmy, o mniejszych spółkach, bo przy założeniu, że miesięczny dochód to ok 10 000 zł, korzystniej będzie przyznać sobie miesięczne wynagrodzenie właśnie w takiej kwocie, niż wypłacać dywidendę. W takiej opcji spółka nie będzie miała dochodu, a zatem nie będzie potrzeby opłacania podatku dochodowego, a podatek po stronie wspólnika wyniesie 12% (plus składka zdrowotna).

Jak założyć spółkę? Sprawdź szczegóły!

Kolejny sposób, aby wypłacić środki ze spółki jest przyznanie sobie wynagrodzenia z tytułu powtarzających się świadczeń niepieniężnych, które wykonujemy na rzecz spółki. To rozwiązanie będzie korzystne głównie dzięki temu, że podatek dochodowy płaci się wedle skali 12% (do 120 000 zł) i 32%, a do tego nie opłaca się składki zdrowotnej i uwzględniana jest kwota wolna od podatku. Warto jednak pamiętać, że takie wynagrodzenie łączy się z innymi wynagrodzeniami i może być przyznane jedynie za realnie wykonane świadczenia. Porównując ten sposób z tradycyjną wypłatą dywidendy, rocznie można zaoszczędzić nawet 20 000 zł.

Wypłata środków – dodatkowe sposoby

Wynagrodzenia łączą się i sumują. Oznacza to, że w zależności od naszych potrzeb i indywidualnej sytuacji można na przykład przyznać sobie np. 60 tys. wynagrodzenia z tytułu zasiadania w zarządzie i 60 tys. z tytułu zapłaty za świadczenia powtarzające się. Wiele zależy od tego jak to sobie zorganizujemy. Dla przykładu – jeśli wypłacimy sobie wynagrodzenie członka zarządu 250 zł, a wynagrodzenie z tytułu powtarzających się świadczeń ok 120 000, możemy zyskać jeszcze więcej. Od wynagrodzenia 250 zł, nie zapłacicie podatku dochodowego, jedynie składkę zdrowotną ok 22 zł, a od 120 000 wynagrodzenia powtarzającego się zapłacimy podatek dochodowy w wysokości 9% (wliczając w to kwotę wolną od podatku). Taka optymalizacja podatkowa, a w zasadzie minimalizacja, jest w pełni możliwa, legalna i często bardzo korzystna dla przedsiębiorców. Nie jest jednak jedynym, możliwym wyjściem. Kolejne to wystawianie faktur.

To rozwiązanie może być dobre zwłaszcza dla większych spółek, w których roczny dochód jest większy niż 120 000,00 zł czy 240 000,00 zł. Jeśli prowadzisz spółkę, nic nie stoi na drodze, aby jednocześnie prowadzić działalność gospodarczą. To też umożliwia wystawianie faktur za świadczone usługi. Choćby dla własnej spółki. Oczywiście nie mamy tu do czynienia z wolną amerykanka. Jeżeli pobieramy wynagrodzenie z tytułu zasiadania w zarządzie spółki / świadczenia powtarzalne, to usługi za które wystawiamy faktury na rzecz spółki nie mogą się pokrywać z zakresem naszych obowiązków wynikających z zasiadania w zarządzie. To wydaje się logiczne i jest mocno pilnowane przez Urząd Skarbowy i warto się tego trzymać. Warto też dodatkowo się zabezpieczyć i dobrze przygotować dokumentację, w tym uchwałę o wynagrodzeniu dla zarządu z odpowiednim zakresem czynności, umowę B2B) itd. Jeśli zdecydujemy się na połączenie tej metody z wcześniejszą, możemy zorganizować to indywidualnie i również uniknąć podwójnego opodatkowania oraz wypłaty dywidendy. Wtedy podatek od wynagrodzenia za świadczenia powtarzające się wynosi 12%, a do tego dochodzi podatek od wystawionej faktury (na podatku liniowym 19%) lub któryś z ryczałtów.

Planujesz przekształcić jdg w spółkę? Dowiedz się więcej!

Trzeci z podstawowych metody wypłaty pieniędzy ze spółki to zawarcie z własną spółką umowy o dzieło. To korzystne rozwiązanie, bo w przypadku umowy o dzieło przenoszącej prawa autorskie, można zastosować 50% koszty uzyskania przychodu. A więc podatek (12%) będzie naliczony tylko od połowy wynagrodzenia przysługującego z takiej umowy. Podobnie jak wcześniej, zanim się na to zdecydujecie warto poznać też dokładne warunki, które muszą być spełnione. Na pewno umowa musi dotyczyć stworzenia dzieła w rozumieniu ustawy o prawie autorskim. Musimy też, jako wykonawca dzieła, przenieść powstałe prawo autorskie na spółkę, a wynagrodzenie za dzieło nie może się pokrywać z zakresem pracy prezesa.

To nie wszystkie możliwości jakie macie, jest ich więcej. Możemy wynająć swojej spółce nieruchomości i otrzymywać od spółki czynsz najmu (zakładając, że jesteśmy właścicielami nieruchomości). To też może się okazać dobrą metodą zabezpieczenia majątku – wynajem (w przeciwieństwie do wprowadzenia) sprawia, że nie ryzykujemy odpowiedzialności majątkiem. Można także spółce wynajmować inne ruchomości – maszyny, samochody i inne potrzebne jej urządzenia, w tym komputer w postaci ryczałtu (od tego mamy 8,5 % podatku, a spółce obniża to CIT o 9 %). Spółkę można obciążyć też kosztami własnych podróży służbowych – wypłata środków dla wspólnika jako zwrot poniesionych wydatków na podróż służbową, delegację lub szkolenie stanowią koszt dla spółki, Do tego dochodzą diety z tytułu podróży służbowych, które przysługują także osobom niebędącymi pracownikami, a więc np. członkom zarządu (dieta korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego).Może warto też podsumować temat dywidendy, która przewijała się w tekście Dywidenda to najprostszy sposób wypłaty wynagrodzenia dla członków zarządu, jednak wypłata możliwa jest raz w roku, po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i wyłącznie w przypadku wypracowania przez spółkę zysku. Z uwagi na to, że dywidenda wypłacana jest z zysku, nie stanowi kosztu uzyskania przychodów dla spółki.

Pamiętajcie, że przy stosowaniu wszystkich opisanych dziś metod, koniecznie trzeba sprawdzić i mieć na uwadze obowiązki, warunki i ograniczenia związane z przepisami. Jeśli sami nie macie odpowiedniego i aktualnego rozeznania, zachęcamy do skorzystania ze wsparcia naszych specjalistów i księgowych. Musicie brać pod uwagę zarówno bieżące regulacje prawne, jak też indywidualne kalkulacje, co tak naprawdę opłaca się w Waszym konkretnym przypadku. Dzisiejszy wpis ma dać Wam pogląd, być może być impuls, aby ponownie przeanalizować swoją sytuację i poszukać bardziej korzystnych rozwiązań. A nasze biuro rachunkowe chętnie w tym pomoże!

Skontaktuj się z nami!

Optymalizacja kosztów firmowych

27 sierpnia 2023

Ostatnie lata dla przedsiębiorców były naprawdę trudne. W wielu przypadkach to i tak mało powiedziane. Niekorzystne zmiany w przepisach, pandemia, szalejąca inflacja, spowolnienie gospodarcze, wojna w Ukrainie, nieustannie rosnące koszty prowadzenia działalności. Nic dziwnego, że coraz więcej przedsiębiorców szuka oszczędności i zastanawia się jak zoptymalizować koszty firmowe.

Dobra wiadomość jest taka, że przy odpowiedniej organizacji i zarządzaniu finansami w firmie, taka optymalizacja kosztów jest możliwa. Zła wiadomość jest taka, że aby ją skutecznie przeprowadzić nie wystarczy przeczytać artykuł na blogu. W dzisiejszym wpisie podsumowaliśmy podstawowe informacje, kilka praktycznych porad i podpowiedzi gdzie można szukać środków w firmie. Natomiast potraktujcie go jako impuls do tego, aby przeanalizować własną sytuację, a następnie skontaktować się i umówić na spotkanie z naszym biurem rachunkowym. Bez szczegółowej wiedzy na temat sytuacji w firmie trudno jest cokolwiek konkretnego doradzić, zaplanować i znaleźć konkretne rozwiązania. A na tym przecież najbardziej wszystkim zależy.

Optymalizacja kosztów – jak to ugryźć?

Odpowiednie zarządzanie finansami jest i zawsze będzie, jednym z najważniejszych elementów prowadzenia własnej firmy. Niezależnie od tego jaka jest ogólna sytuacja gospodarcza, inflacja i rynek. To właśnie tu kryje się klucz do sukcesu – w odpowiedni sposób reagować na zmiany i efektywnie wdrażać działania optymalizacyjne. Dotyczy to nie tylko finansów.

Aby było to możliwe, bardzo ważna jest aktualna wiedza na temat aktualnych tendencji, zasad związanych z cyklem rotacji gotówki, płynnością finansową, dywersyfikacją środków itd. W skrócie – aby umiejętnie zarządzać finansami, dobrze jest się na nich znać. Co więcej, sama wiedza może nie być wystarczająca, zwłaszcza, że wachlarz narzędzi, możliwości i wybór rozwiązań jest spory. Proces optymalizacji może przybierać różne formy w zależności od charakteru i wielkości biznesu. Często składa się z wielu etapów, elementów i działań rozłożonych w czasie. Wymaga zarządzania nad szeregiem obszarów, procesów, oraz ich ciągłe ich usprawnianie, co i tak nie zagwarantuje nam 100% skuteczności i realizacji wszystkich założeń.

Proces optymalizacji często niesie za sobą obowiązek cięcia kosztów. Z drugiej strony trzeba uważać na związane z tym pułapki. Im więcej chcemy zaoszczędzić w firmie, tym bardziej rośnie ryzyko zahamowania dalszego rozwoju organizacji, czy wstrzymanie jej właściwego funkcjonowania. Jak zatem ugryźć temat optymalizacji? Na potrzebę chwili postaramy się uprościć ten temat i określimy 3 podstawowe kroki:

  1. Audyt – poznać dokładną sytuację w firmie, ryzyka, potencjał, zrozumieć procesy, przeliczyć wszystkie koszty.
  2. Analiza – czyli określenie kluczowych obszarów i opracowanie raportu zawierającego propozycje działań optymalizujących.
  3. Wdrożenie i monitoring – czyli wybranie odpowiednich rozwiązań, zbudowanie strategii i bieżące monitorowanie efektów w oparciu o dane.
zdrowe praktyki finansowe
Zdrowie finanse w firmie? To możliwe!

Oczywiście to bardzo uproszczony schemat. Pod każdym z tych punktów kryje się mnóstwo procesów, pracy, czasami całego zespołu specjalistów. A im większy biznes, tym tych podpunktów i analizy będzie więcej. Nie zawsze też wskazane będzie „trzęsienie ziemi”. Czasami wystarczy uszczelnić obecne wydatki, sprawdzić gdzie pieniądze uciekają, dokładniej przeanalizować czy konieczne jest kupowanie danego produktu lub usługi. To często pozwala wygospodarować dodatkowe środki w firmie, bez konieczności redukcji poziomu zatrudnienia w firmie, czy podejmowania innych trudnych decyzji. Jakie działania warto zatem zastosować, zanim zdecydujecie się na poważniejsze kroki? Przygotowaliśmy kilka dobrych praktyk i wskazówek.

Sposoby na optymalizacją kosztów firmowych

Szukając sposobów na optymalizację kosztów, niektórych procesów i obszarów nie warto ruszać w pierwszej kolejności. Redukcja zatrudnienia, która dla wielu przedsiębiorców wydaje się naturalnym sposobem, może w rzeczywistości okazać się drogą do nikąd. Może doprowadzić do wstrzymania rozwoju biznesowego, utrudnić lub ograniczyć funkcjonowanie firmy. Zdecydowanie lepiej jest poszukać okazji do zmniejszenia kosztów w inny sposób. Zwłaszcza na początku, lepszym rozwiązaniem może okazać się rezygnacja z niektórych procesów, a nie ludzi. To na nich polecamy się skupić.

Sposobem na to jest outsourcing niektórych działów i procesów w firmie. Oddanie usług księgowych, marketingowych, prawnych, administracyjnych i usług informatycznych zewnętrznym firmom, może znacząco zredukować koszty w danym sektorze. A co ważne, jednocześnie podniesie się poziom i jakość obsługi. Takie oddelegowanie procesów, znacząco zredukuje koszt bez ponoszenia strat biznesowych danej organizacji. Z jednej strony koszt usługi będzie mniejszy, niż zatrudnienie samodzielnego fachowca. Z drugiej strony otrzymujecie zazwyczaj dostęp do całego zespołu specjalistów, którzy są do Waszej dyspozycji. Dokładnie tak się stanie, gdy zdecydujecie się na rezygnację z własnego działu księgowego i nawiążecie współpracę z naszym biurem rachunkowym. Odchodzą Wam w ten sposób wysokie koszty związane z zatrudnieniem, przygotowaniem i utrzymaniem miejsca pracy, z koniecznością inwestowania w dodatkowych sprzęt i narzędzia firmowe, aplikacje, oprogramowanie. W zamian otrzymacie profesjonalną obsługę kadrową, finansową, księgową, przejęcie komunikacji z urzędami, bieżące wsparcie doświadczonych specjalistów i księgowych. Co będzie miało też pozytywny wpływ na podniesienie jakości usług i finanse w Waszej firmie.

Sprawdzoną metodą w optymalizacji jest też wdrożenie automatyzacji procesów firmowych oraz korzystanie z nowoczesnych technologii i inteligentnych rozwiązań. Dzięki automatyzacji np. w obszarze obsługi klienta, sprzedaży, marketingu, produkcji, ale też w obiegu dokumentów, w komunikacji – uwalniamy zasoby. Czy to chodzi o koszty, ludzi, własne zaangażowanie, czy o czas, który przecież też często przeliczany jest na złotówki. Wybór narzędzi, formy i zakresu automatyzacji będzie zależny od indywidualnych czynników. Niestety, albo na szczęście, nie przeczytacie nigdzie jak to zrobić. W ten proces trzeba się zaangażować, przeprowadzić analizę, opierać na danych dotyczących własnego przypadku, a najlepiej też na wiedzy i doświadczeniu niezależnych specjalistów.

Jakie jeszcze sposoby warto wziąć pod uwagę? Warto przyjrzeć się umowom z dostawcami i kontrahentami. Może to dobry impuls, aby wynegocjować nowe, lepsze warunki współpracy? Podobnie z wydatkami na biuro i jego wyposażenie. Może robiąc rzadziej, ale większe zakupy jesteśmy w stanie zdobyć dodatkowe rabaty, a może czas najwyższy poszukać lepszego sklepu z wyposażeniem? Tego rodzaju pytań warto zadać sobie więcej. Może się bowiem szybko okazać, że w dość prosty sposób możemy wpaść na dodatkowe pomysły jak i gdzie szukać oszczędności w firmie.

Inteligentna księgowość
Rozwiązania, które pomogą zoptymalizować Twoją księgowość!

Optymalizacja kosztów – teoria, a praktyka

Prawidłowa optymalizacja kosztów powinna zawierać wielopłaszczyznowy, dogłębny audyt przedsiębiorstwa oraz jego wszystkich struktur. Duże znaczenie ma rzetelna analiza finansowa. W teorii przedsiębiorca, który chce sprawnie optymalizować koszty, najpierw musi zrozumieć swoją sytuację i sprawdzić, jakie filary przedsiębiorstwa generują nieproporcjonalnie wysokie zyski. Musi wiedzieć na czym stoi i starannie przeanalizować finanse uwzględniając koszty stałe i zmienne. Kosztami stałymi nazywamy wydatki, które firma ponosi co miesiąc, zmiennymi zaś te, które pojawiają się w konkretnych sytuacjach (np. koszt zakupu nowego towaru). Analizę warto zacząć od największych wydatków, ponieważ procesy optymalizacji w tych sektorach mogą przynieść najlepsze efekty.

To wszystko to jednak teoria. Garść dobrych wskazówek i podpowiedzi, które jak mamy nadzieję, będą Wam pomocne. Mając jednak świadomość jak ważnym wyzwaniem jest optymalizacja kosztów firmowych, warto z teorii przejść do praktyki. Najlepiej z odpowiednim wsparciem. To może być kompleksowa pomoc, która obejmie wszystkie firmowe procesy, albo możecie skupić się na poszczególnych dziedzinach, wybranym obszarze biznesowym. Jeśli chodzi o procesy finansowe, księgowe, kadrowe śmiało możecie skorzystać z pomocy naszego biura. Mamy niezbędne doświadczenie, wiedzę i praktyczne rozeznanie. Zapraszamy do bezpośredniego kontaktu!

pracodawca a maile pracownika

Czy pracodawca może czytać maile pracowników?

15 sierpnia 2023

Skrzynka mailowa to często najważniejsze narzędzie pracy pracownika. Umożliwia między innymi obsługę komunikacji firmowej, wewnętrznej ale też zewnętrznej – z klientami, instytucjami, partnerami, czy kontrahentami. Maile to aktualnie najpopularniejsza forma komunikacji związanej z działalnością, ale też powszechnie stosowana prywatnie. Czy te dwie kwestie się łączą? Co jeśli pracownik wykorzysta służbową skrzynkę do prywatnych celów? Czy pracodawca ma prawo przeczytać takie wiadomości? Co o kontroli poczty pracownika mówią przepisy, w tym RODO? Odpowiedzi na te pytania znajdziecie w dzisiejszym wpisie, zapraszamy!

Maile służbowe, a prywatne

Urządzenie, skrzynka mailowa, oprogramowanie, które pracodawca nam udostępnił, jest jego własnością. Pracownik otrzymuje te narzędzia, aby mógł wykonywać swoje obowiązki służbowe i nie powinno nikogo dziwić, że pracodawca ma prawo oczekiwać, że będziemy je wykorzystywać do pracy, a nie do załatwiania prywatnych spraw, czy do rozrywki. To wydaje się logiczne, ale co ciekawe nie zostało unormowane w przepisach. Mimo, że polski ustawodawca nie reguluje wprost tematu pisania prywatnych maili w pracy, może je regulować regulamin pracy. Pracodawca może wprowadzić taką zasadę odgórnie, ma możliwość wprowadzenia zakazu korzystania z poczty służbowej nie tylko w regulaminie pracy, ale też w umowie o pracę lub układzie zbiorowym pracy. Oczywiście pracownik musi mieć świadomość istniejących zasad, a pracodawca musi zadbać o to, aby przekazać te i inne niezbędne wewnętrzne regulacje obowiązujące w firmie. Najlepiej zaraz po rekrutacji i najlepiej w formie pisemnej.

Co ważne, firmowa komunikacja i skrzynka mailowa powinna mieć możliwość kontroli przez pracodawcę, a często też kierowników danych działów, kadrę zarządzającą i inne upoważnione osoby. To naturalne, w końcu maile służbowe dotyczą często ustaleń całego zespołu, często zawierają dane i załączniki, które potem rozsyłane są do poszczególnych osób w firmie. Służą też ocenie pracy danego pracownika, którego jednym z obowiązków jest prowadzenie komunikacji mailowej (i innej) w imieniu firmy. To też jedna z form komunikacji z klientem i ważny element sprzedażowy i marketingowy, który często wymaga dodatkowej analizy, rozwijania, optymalizacji. Pracodawca może zatem, a czasem nawet powinien, mieć możliwość wglądu i kontroli firmowej korespondencji. A co z mailami prywatnymi pracownika?

obowiązki pracodawcy
Obowiązki pracodawcy w przypadku długów pracownika – sprawdź!

Do niedawna kodeks pracy nie zawierał dokładnych regulacji dotyczącej kontroli prywatnych maili przez pracodawcę. Jedynym ze sposobów ochrony przed ewentualną inwigilacją, był art.11(1) KP., zgodnie z którym pracodawca jest obowiązany szanować godność i inne dobra osobiste pracownika. Nie da się ukryć, że wśród wspomnianych dóbr osobistych należy wymienić także tajemnice korespondencji. Podlega ona zatem ochronie prawnej na podstawie kodeksu cywilnego. Czy oznacza to, że pracodawca w ogóle nie powinien i nie może czytać prywatnych maili pracowników?

Czy pracodawca może czytać prywatne maile pracownika?

Tak jak wspomnieliśmy wyżej, jest dużo uzasadnionych przesłanek do tego, aby pracodawca przeprowadził kontrolę maili służbowych, ale nic nie wskazuje i nie daje mu uprawnień do kontroli maili prywatnych. W praktyce oznacza to, że podczas kontroli poczty elektronicznej pracodawca, który zauważy prywatne e-maile, nie powinien interesować się takimi wiadomościami i zapoznawać z ich treścią. Jeśli zrobi to przez przypadek (co oczywiście może się zdarzyć) nie może jej rozpowszechniać ani upubliczniać. Dobrą praktyką (aby unikać takich przypadkowych incydentów) jest zabezpieczenie prywatnej korespondencji przez pracownika, oznaczenie jej lub zrezygnowanie z prywatnej komunikacji z użyciem służbowych danych. To zdecydowanie ułatwi sprawę i zminimalizuje ryzyko dostępu do takich wiadomości osobom niepowołanym. A co w sytuacji gdy dojdzie już do naruszenia dóbr osobistych przez pracodawcę?

Jeśli pracodawca nie uszanuje prywatności pracownika, uzyska dostęp i wykorzysta informacje zawarte w prywatnej korespondencji pracownika, może narazić się na roszczenia dot. naruszenia dóbr osobistych. Na podstawie tego pracownik może domagać się zadośćuczynienia pieniężnego lub wpłatę na wskazany cel społeczny. Może też złożyć skargę do odpowiednich instytucji i dochodzić swoich roszczeń na drodze postępowania cywilnego. Oczywiście każdą sytuację warto dodatkowo przeanalizować i skonsultować z prawnikiem lub specjalistą o odpowiednim doświadczeniu. Warto też dowiedzieć się co na temat kontroli poczty pracownika mówią przepisy.

Warto wiedzieć! Przydatne informacje o RODO - w tym m.in. przykłady przypadków, w których zgoda na przetwarzanie danych osobowych nie jest konieczna
Warto wiedzieć! Przydatne informacje o RODO!

Kontrola poczty pracownika a przepisy

Podstawę prawną, która umożliwia monitorowanie poczty e-mail pracownika, stanowi przepis art. 22(3) Kodeksu pracy. Zgodnie z nim taka kontrola jest możliwa w celu zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy i właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Kontrola poczty służbowej powinna mieć jasno określony cel. Może być nim dążenie do jak największej efektywności i prawidłowości pracy pracowników, może być to potrzeba usprawnienia komunikacji firmowej, albo inne uzasadnione okoliczności. Dotyczy to z resztą nie tylko firmowej poczty ale też służbowych telefonów, komputerów, aplikacji biznesowych. Dlatego najlepiej jeśli wszystkie narzędzia służbowe, nie będą wykorzystywane do prywatnych celów.

Zgodnie z przepisami pracodawca ma zakaz czytania prywatnych e-maili podwładnych wysłanych ze służbowej elektronicznej skrzynki pocztowej. Co więcej, jeśli nie zabronił prywatnej korespondencji z użyciem służbowych narzędzi w regulaminie pracy albo w innej formie, nie powinien też mieć pretensji jeśli do takiej sytuacji dojdzie. Coraz częściej można się jednak spotkać z sytuacją, że zarówno kwestia wykorzystania służbowych narzędzi pracy, jak też kwestia monitoringu i kontroli poczty jest uwzględniana w regulaminie pracy lub umowie. A co na ten temat mówi RODO? W momencie wprowadzenia monitoringu poczty szef staje się administratorem danych osobowych. Przekłada się to na obowiązki dotyczące wdrożenia procedur RODO w firmie. Są nimi np. konieczność pobierania od pracowników klauzul informacyjnych dotyczących monitorowania służbowej korespondencji. W przypadku kontroli administrator musi wykazać fakt poinformowania o tym pracownika w sposób, który nie budzi wątpliwości.

Pracodawca w momencie złamania powyższych zasad musi liczyć się z konsekwencjami prawnymi. Skarga pracownika powoduje postępowanie prowadzone przez UODO. Natomiast roszczenie pracownika w związku z naruszeniem jego dóbr osobistych – odpowiedzialność cywilnoprawną. Co grozi w przypadku naruszenia tajemnicy korespondencji? Odpowiedź znajdujemy w Art. 267 KK

  • Kto bez uprawnienia uzyskuje dostęp do informacji dla niego nieprzeznaczonej, otwierając zamknięte pismo, podłączając się do sieci telekomunikacyjnej lub przełamując albo omijając elektroniczne, magnetyczne, informatyczne lub inne szczególne jej zabezpieczenie, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
  • Tej samej karze podlega, kto bez uprawnienia uzyskuje dostęp do całości lub części systemu informatycznego.
  • Tej samej karze podlega, kto w celu uzyskania informacji, do której nie jest uprawniony, zakłada lub posługuje się urządzeniem podsłuchowym, wizualnym albo innym urządzeniem lub oprogramowaniem.
  • Tej samej karze podlega, kto informację uzyskaną w sposób określony w § 1-3 ujawnia innej osobie.
  • Ściganie przestępstwa określonego w § 1-4 następuje na wniosek pokrzywdzonego.

Oczywiście forma i rodzaj kary będzie uzależniona od indywidualnej sytuacji, charakteru naruszenia i jego interpretację przez sąd. Jak widzicie konsekwencje mogą być bardzo surowe i zdecydowanie lepiej ich uniknąć. Jeśli jesteś pracodawcą – pamiętaj zatem o odpowiednim uregulowaniu kwestii monitoringu i kontroli firmowej poczty, oraz o powiadomieniu o tym pracownika. Pamiętaj też, że nie masz dostępu do prywatnych maili pracownika. Jeśli jesteś pracownikem – pamiętaj, aby unikać wykorzystywania służbowego sprzętu i poczty do prywatnych celów. A jeśli do tego dojdzie – zaznacz że jest to poczta o charakterze prywatnym. Mamy nadzieję, że dzisiejszy wpis pomoże Wam uniknąć problemów związanych z pocztą firmową i prywatną. A jeśli macie dodatkowe pytania, chcecie podzielić się własnymi doświadczeniami, zachęcamy do skorzystania z sekcji komentarzy.

JDG w 2023r

Jednoosobowa działalność gospodarcza w 2023r.

11 czerwca 2023

Jednoosobowa działalność gospodarcza to nadal jedna z najchętniej wybieranych dróg na rozpoczęcie własnej przygody z prowadzeniem firmy. Już sam fakt przejścia z pracy etatowej na własną działalność jest dużą zmianą i wyzwaniem dla młodych przedsiębiorców. Dodatkowe zawirowania i nieustannie zmieniające się przepisy prawne na pewno nie ułatwiają decyzji przejścia „na swoje” i mogą skutecznie podcinać skrzydła. Już na wstępie przedsiębiorca musi wykazać się wiedzą o podatkach, finansach, zarządzaniu, zmienia się jego dotychczasowa rola, obowiązki i organizacja pracy. Może dlatego też co czwarta JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza) jest likwidowana po pierwszym roku działalności.

Jeśli poważnie myślisz i planujesz otwarcie jednoosobowej działalności gospodarczej w 2023 roku, mamy dla Ciebie kilka praktycznych wskazówek i podstawowych informacji, które pomogą Ci w realizacji tego planu. Podsumowaliśmy najważniejsze informacje na temat jednoosobowej działalności, podkreślając jej mocne i słabsze strony. Zebraliśmy też w jednym miejscu informacje o podatkach i formalnościach i mamy nadzieję, że pomoże Ci to uzupełnić wiedzę i podjąć przemyślaną decyzję o starcie z własną firmą. Zapraszamy!

Jednoosobowa działalność gospodarcza – co musisz o niej wiedzieć?

Działalność jednoosobowa to najprostsza forma prowadzenia własnego biznesu, przeznaczona dla osób fizycznych. Dlaczego najprostsza? Założenie jej jest szybkie, tanie (nie trzeba wnosić żadnego początkowego kapitału zakładowego), można prowadzić uproszczoną księgowość. Nie ma konieczności posiadania siedziby, zatrudniania pracowników. To wszystko ma wpływ na dostępność tej formy prowadzenia własnej firmy, którą oczywiście można dalej rozwijać.

Podstawowe cechy jednoosobowej działalności gospodarczej to m.in.:

  • jest nastawiona na zysk (ma cel zarobkowy),
  • wykonywana jest we własnym imieniu i na własną odpowiedzialność,
  • ma charakter zorganizowany,
  • wykonywana jest w sposób ciągły, działania mają charakter powtarzalny.

Warto na tym etapie zastanowić się czy w ogóle konieczne jest zakładanie jednoosobowej działalności gospodarczej, czy można skorzystać z możliwości działalności nierejestrowanej. Co do zasady, przedsiębiorca nie musi rejestrować własnej działalności gospodarczej, kiedy przychody z prowadzonej działalności nie przekroczą w żadnym miesiącu 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia (czyli w 2023 roku od 1 stycznia do 30 czerwca – 1 745 zł, a od 1 lipca do 31 grudnia – 1 800 zł) oraz nie prowadził działalności gospodarczej w okresie ostatnich 60 miesięcy. Dlaczego warto o tym pomyśleć startując z własną firmą? Prowadząc działalność nierejestrowaną nie musisz zgłaszać działalności gospodarczej w US, CEIDG i GUS. Nie musisz płacić składek w ZUS, ani zaliczek na podatek. Nie ma konieczności prowadzenia księgowości – można ograniczyć się do uproszczonej ewidencji sprzedaży. Co ważne możemy prowadzić jednoosobową działalność bez rejestracji. Będzie to działalność gospodarcza w zakresie agroturystyki, produkcja wina przez rolników, rolniczy handel detaliczny. W pozostałych przypadkach prowadzenie JDG wymaga założenie działalności gospodarczej, o czym opowiemy Wam jeszcze w dalszej części wpisu.

Jednoosobowa działalność gospodarcza, a spółką z o.o. – sprawdź co wybrać!

Jednoosobowa działalność gospodarcza – czy warto?

Przy wyborze formy działalności należy wziąć pod uwagę wiele czynników, które bezpośrednio łączą się z danym pomysłem na biznes i są bardzo indywidualne. Czy warto założyć JDG? Odpowiedź w wielu przypadkach będzie twierdząca, natomiast nie ma jednej właściwej drogi dla każdego. Spółka z o.o. jest z jednej strony jest bardziej skomplikowana w zakresie prowadzenia księgowości ale daje też większe możliwości i co ważne – większe bezpieczeństwo. Pozwala na dokładniejsze zarządzanie majątkiem, brak odpowiadania za działalność własnym majątkiem itd. JDG tak jak każda forma prowadzenia firmy ma swoje plusy i minusy. Największe mankamenty to wspomniana odpowiedzialność majątkiem za zobowiązania, jak również obowiązek odprowadzania składek ZUS. Do ewidentnych zalet należy zaliczyć natomiast brak kosztów lub niższe koszty (np. obsługi księgowej), brak wymogów tworzenia kapitału przedsiębiorstwa. To też duża elastyczność w otwieraniu, odwieszaniu, zawieszaniu działalności, likwidacji. To mniejsza liczba formalności i możliwość optymalizacji podatków. A skoro już przy formalnościach i podatkach jesteśmy…

Dochód z prowadzonej działalności gospodarczej, jak każdy inny podlega opodatkowaniu i konieczne jest zdecydować się na jego konkretną formę. Każdy przedsiębiorca może wybrać formę opodatkowania spośród dostępnych opcji:

  • Opodatkowanie na zasadach ogólnych (według skali podatkowej). Dochód jest opodatkowany stawką 12%. Ta forma daje możliwość skorzystania z różnego rodzaju ulg podatkowych, natomiast gdy dochody będą wysokie (powyżej 120 000 zł) zostaną opodatkowane 32% stawką. Ta forma opodatkowania rodzi też konieczność prowadzenie ewidencji księgowych (księgi rachunkowe lub KPiR).
  • Podatek liniowy, podobnie jak w przypadku opodatkowania na zasadach ogólnych opodatkowany jest dochód ale wartość podatku wynosi 19% i jest stały. Niezależnie do wielkości dochodu pozostaje niezmienny, co jest główną różnicą i atutem tego rodzaju opodatkowania. I tak jak jak w przypadku zasad ogólnych – jeżeli nie osiągniesz żadnego przychodu, nie płacisz.
  • Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – w tym przypadku działalność opodatkowana jest jedynie od przychodu, którego nie można pomniejszyć o poniesione koszty uzyskania przychodu. Wybierając tę opcję, trzeba zdecydować się na jedną ze stawek zasadniczych (2%, 3%, 5,5%, 8,5%, 10%, 10%, 12%, 12,5%, 14%, 15% i 17%). A co ze składakami ZUS?

Zgłoszenie działalności gospodarczej na druku CEIDG-1 jest jednocześnie wnioskiem o rejestrację przedsiębiorcy jako płatnika składek do ZUS. Przedsiębiorca ma 7 dni od daty rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej zgłosić siebie do ubezpieczeń. Wspomnieliśmy wcześniej, że prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej daje też możliwość korzystania z różnych ulg, między innymi dotyczącymi ZUS-u. Ulga na start polega na tym, że przez pierwsze 6 miesięcy, liczone od dnia rozpoczęcia jednoosobowej działalności gospodarczej, przedsiębiorca płaci wyłącznie składką zdrowotną, a następnie można skorzystać (przez kolejne 24 miesięcy) ze składek preferencyjnych. Kolejna ulga to mały ZUS, z której od 2019 roku mogą korzystać przedsiębiorcy, bez wysokich przychodów (jeśli roczny przychód nie przekroczył 120 000 zł). Wspominaliśmy już o tym na naszym blogu.

Po dodatkowe informacje i szczegóły dotyczące JDG, warto zajrzeć tutaj.

Poza kwestiami podatkowymi, które dobrze będzie szczegółowo przemyśleć i być może skonsultować z księgowym, albo specjalistami biura rachunkowego, są też inne formalności, które charakteryzują JDG i o których warto pamiętać. Jedną z nich jest posiadanie firmowego konta bankowego. Jednoosobowa działalność gospodarcza to forma działalności, w której nie ma obowiązku zakładania osobnego konta, ale warto uwzględnić taką możliwość w swoich planach. Jeśli pomyślałeś już o tym jak ma wyglądać Twoja działalność, jaką ma mieć formę, opodatkowanie i czy chcesz ją rejestrować, to dobry moment aby założyć działalność. Jak to zrobić?

Zobacz jakie zmiany wprowadził Polski Ład

Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą w 2023 roku?

Działalność gospodarcza to tak jak wspominaliśmy, najprostsza i najtańsza forma prowadzenia własnego przedsiębiorstwa. Rejestracja w CEIDG jest darmowa i najwygodniej zrobić to przez internet. Wystarczy wypełnić formularz CEIDG-1 na stronie ministerstwa lub e-PUAP . W zależności od potrzeb, przedsiębiorca może złożyć wniosek:

  • osobiście, w urzędzie miasta lub gminy,
  • listem poleconym (poświadczonym notarialnie),
  • elektronicznie, z użyciem bezpiecznego podpisu kwalifikowanego lub e-PUAP.

Po uzupełnieniu informacji i wysłaniu wniosku, dochodzi do rejestracji działalności gospodarczej, nadania Numeru Regon oraz Numeru Identyfikacji Podatkowej (NIP). Jeżeli w momencie zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej, miałeś już nadany NIP, nie ulega on zmianie. Jeśli jednak w chwili składania druku rejestracyjnego CEIDG-1 nie posiadasz NIP-u, zostanie on nadany po rejestracji. Jeśli chodzi o numer REGON to podstawa w kontaktach z ZUS-em, US, a także niezbędnik przy rozliczeniach i zawieraniu nowych umów. To absolutne podstawy. Jeśli szukasz kompleksowej pomocy przy zakładaniu działalności, masz wątpliwości odnośnie opodatkowania i niezbędnych formalności – skontaktuj się z nami. Możemy nie tylko doradzić najlepsze rozwiązania ale też założyć firmę w Twoim imieniu. Nie zapominając o bieżącej obsłudze księgowej oczywiście. Dlaczego warto skorzystać ze wsparcia biura rachunkowego? Między innymi z uwagi na zmieniające się przepisy, w gąszczu których można się pogubić, a które mają duże znaczenie przy podejmowaniu decyzji o starcie z własną firmą. Poniżej podsumowaliśmy kilka z nich, a o reszcie chętnie powiemy Ci w trakcie konsultacji w naszym biurze.

Działalność w 2023 roku – o czym musisz pamiętać?

Od stycznia 2023 r. zaczyna obowiązywać kolejny pakiet zmian wprowadzonych tzw. Polskim Ładem 3.0. To kolejna nowelizacja, która przewiduje szereg ważnych zmian w przepisach podatkowych, m.in. w CIT, PIT i VAT. Do najważniejszych z nich można zaliczyć te dotyczące: podatku minimalnego, przepisów o tzw. ukrytej dywidendzie, transakcji krajowych czy stawek VAT. Kilka najważniejszych zmian przedstawiamy niżej:

  • 2023 rok jest wyjątkowy dla przedsiębiorców, którzy zastanawiają się nad formą opodatkowania. Daje możliwość wybrać sposób przyszłych rozliczeń, ale także wstecznie. Ta druga możliwość dotyczy tych, którzy w 2022 r. byli na liniowym PIT albo na ryczałcie (do 2 maja mogli rozliczyć zeszły rok według skali).
  • W 2023 roku składki na ubezpieczenia społeczne osób niekorzystających z preferencji wynoszą 1418,48 zł miesięcznie. Nie licząc składki zdrowotnej, która jest zależna od formy opodatkowania.
  • Minimalne wynagrodzenie w 2023 roku – tak jak wspominaliśmy, minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 3490 zł. Wzrosła też minimalna stawka godzinowa dla zleceniobiorców do 22,80 zł. A od lipca najniższa płaca wyniesie 3600 zł, a stawka godzinowa – 23,50 zł.
  • Od 2023 r. każdy płatnik składek musi posiadać profil na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Umożliwia ona załatwienie online większości spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi.
  • Odroczenie wejścia w życie tzw. podatku minimalnego. Zwolnienie weszło w życie dzień po ogłoszeniu nowelizacji, jednak ustawodawca postanowił istotnie zmodyfikować zasady (podwyższono m.in. do 2 proc. wskaźnik rentowności, zmieniono metodologię wyliczania podatku itd.).

Szerzej opisane zmiany, w tym podatkowe, zostały opisane tutaj. Zajrzyjcie do tych informacji, a jeśli macie pytania, obawy lub niejasności związane z jednoosobową działalnością gospodarczą, którą chcecie założyć w 2023 roku, zapraszamy do kontaktu z naszym biurem. Chętnie pomożemy, doradzimy, przejmiemy część obowiązków na siebie.

Porozmawiajmy o szczegółach!

koszty działalności

Koszty działalności – co i jak odliczać?

21 maja 2023

Prowadzając działalność, ponoszenie kosztów to stały i nieuchronny proces towarzyszący niemalże na każdym etapie. Zaczynając od otwarcia własnej firmy, po jej rozwój, budowanie zespołu, zdobywanie klientów. Dlatego też tak istotne dla przedsiębiorców jest posiadanie wiedzy i świadomości czym w rzeczywistości są te koszty oraz jak i kiedy możemy je odliczać od podatku. Na tym skupimy się w dzisiejszym tekście. Podsumowaliśmy najważniejsze informacje na ten temat i przygotowaliśmy kilka praktycznych wskazówek, niezależnie od tego jaki rodzaj działalności prowadzicie.

Co musisz wiedzieć o kosztach działalności?

Zacznijmy od podsumowania kilku podstawowych informacji. Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. Jeżeli wydatki spełniają tę definicję, a dodatkowo są bezpośrednio związane są z prowadzoną działalnością mogą stanowić koszt podatkowy. Oczywiście muszą być przy tym odpowiednio i prawidłowo udokumentowane. Jeśli korzystacie z usług biura rachunkowego, nie musicie się tym przejmować. Co jeszcze powinniście wiedzieć o kosztach? Jedną z klasyfikacji jest podział na koszty stałe oraz zmienne. Czym się różnią i charakteryzują?

Bez względu na rodzaj opodatkowania działalności, możemy wyróżnić koszty pośrednie oraz bezpośrednie. Koszty bezpośrednie to takie, które mają bezpośredni związek z uzyskaniem przychodu w prowadzonej działalności gospodarczej – na przykład zakup materiałów do produkcji. Natomiast koszty pośrednie wszystkie koszty, które nie są bezpośrednio związane z przychodem, a z drugiej strony dotyczą wydatków związanych z firmą (np. opłaty na czynsz biura, media, obsługa księgowa). W przypadku podatników prowadzących księgi rachunkowe, zgodnie z ustawą o rachunkowości, wyróżniamy również koszty stałe oraz zmienne.

Koszty zmienne to takie koszty, które związane są bezpośrednio z produkcją. Ich wielkość jest zależna od wielkości produkcji. Uwzględniając zmianę produkcji – wraz z jej wzrostem koszty zmienne rosną, a z jej spadkiem – zmniejsza się wartość kosztów zmiennych. Jeśli produkcja równa się 0, koszty zmienne również będą na tym poziomie. Co ważne, koszty zmienne nie wchodzą w skład kosztów stałych i dzielimy je na poszczególne kategorie, takie jak koszty proporcjonalne, progresywne – następuje wzrost kosztów zmiennych wraz ze wzrostem produkcji, degresywne i regresywne.

A czym są koszty stałe? Jak można się domyślać, w przeciwieństwie do kosztów zmiennych – nie ulegają zmianie wraz ze zmianą wielkości produkcji. W tym przypadku zmniejszenie produkcji nie wpływa na zmianę kosztów stałych. Co ważne, koszty stałe są niezmienne w szerokim okresie czasu, jednak nie oznacza to, że ich wartość zawsze jest ta sama. Jest zależna między innymi od warunków ekonomicznych. Innym czynnikiem wpływającym na koszty stałe może być zmiana technologii lub organizacji przedsiębiorstwa. Podobnie jak w przypadku kosztów zmiennych, stałe również dzielimy na kategorie, a zaliczyć do nich możemy na przykład ubezpieczenie sprzętu, czynsz za najem budynku, wynagrodzenie administracji itd.


W przypadku księgowości uproszczonej nie ma potrzeby rozróżniania kosztów na stałe czy zmienne. Podział ten wymagany jest w księgach rachunkowych. W podatkowej księdze przychodów i rozchodów wydatki, które nie stanowią kosztu, nie podlegają wpisowi do księgi (NKUP). Dlatego ważne jest, aby posiadać aktualną wiedzę na temat przepisów i bieżących zmian podatkowych. Choćby po to, aby prawidłowo rozpoznać, jakie wydatki stanową koszt uzyskania przychodu i kiedy możemy je odliczyć.

Kiedy i jakie koszty możemy odliczać?

Najważniejsza zasada: aby dany koszt można było odliczyć od przychodów firmy, musi istnieć między nimi związek przyczynowo skutkowy. Co więcej, powinien być to związek, który w razie potrzeby, albo kontroli finansowej, można wykazać i uargumentować. To właśnie od tej argumentacji zależy klasyfikacja kosztów. Kolejna ważna sprawa, to kwestia rejestracji kosztów, najlepiej w formie faktur VAT, aby potem móc wykazać je przed Urzędem Skarbowym. Dzięki temu mamy możliwość obniżenia podatku dochodowego, którego podstawą obliczenia jest dochód, a nie przychód. Dochód natomiast to nic innego niż przychód pomniejszony o koszty. Włączanie wydatków w koszty firmy, opłaca się zatem każdemu. Pozostaje tylko pytanie, co można wliczyć w koszty firmowe?

Wigilia firmowa kosztem? Sprawdź szczegóły!

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych zawiera spis wydatków, które z założenia nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Przed ujęciem wydatku w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów trzeba sprawdzić, czy nie znajduje się na tej liście.

Znacie najważniejszą zasadę, a jak się ona przekłada na kwestie praktyczne? Poniżej przygotowaliśmy przykładową listę produktów i usług, które z powodzeniem można wliczyć koszty działalności gospodarcze (pamiętając, o czym wspomnieliśmy dotychczas):

  • koszty związane z założeniem działalności gospodarczej, koszty rejestracji;
  • środki trwałe – czyli wszystkie urządzenia, maszyny, auta i sprzęt firmowy;
  • materiały, z których tworzycie swoje produkty;
  • szkolenia i kursy (np. językowe);
  • wartości niematerialne i prawne – czyli wszystkiego rodzaju licencje oprogramowania, koszty autorskiego, majątkowego;
  • meble i akcesoria biurowe;
  • czynsz za najem biura, albo np. sali konferencyjnej. Nawet prowadząc działalność we własnym mieszkaniu część czynszu i innych opłat można wrzucić w koszty;
  • koszty remontu budynku i pomieszczeń biura;
  • rachunki – za media, prąd, Internet, telefon itd.
  • wynagrodzenie pracowników – można je wliczać w koszty, w miesiącu za które były należne;
  • reklama – czyli wszystkie koszty poniesione na działalność promocyjną i marketingową firmy;
  • wydatki na stronę internetową, prowadzenie kanałów społecznościowych;
  • środki czystości;
  • delegacje – wyjazdy i podróże służbowe związane z prowadzoną działalnością;
  • paliwo;
  • outsourcing – czyli usługi księgowe, prawne albo informatyczne świadczone przez zewnętrzne firmy;
  • polisy ubezpieczeniowe – musi jednak obejmować składniki firmy, np. służbowe auto, siedzibę firmy;
  • odzież – zarówno firmowe uniformy, odzież ochronna itp.;
  • wszelkiego rodzaju sprzęt elektroniczny i biurowy niezbędny do prowadzenia działalności;
  • książki – poradniki, prenumeraty branżowych magazynów i pism, które bezpośrednio wiążą się z naszą działalnością;
  • targi i wydarzenia branżowe;
  • bilety komunikacji zbiorowej, przejazd taksówkami.

Lista kosztów, które możemy odliczyć od podatku jest długa i indywidualna. Wiele zależy od rodzaju prowadzonej działalności, od charakteru firmy, jej potrzeb, oraz od tego czy można to bezpośrednio połączyć z uzyskiwanym przychodem. Dlatego dobrze będzie swoje pomysły skonsultować z księgową 🙂

Pamiętajcie, im bardziej ta zależność jest oczywista, tym lepiej. Jeśli Urząd Skarbowy będzie mieć wątpliwości, inną interpretację niż Wy, może to generować niepotrzebne zamieszanie i problemy. Jak tego uniknąć? Kierowanie się własną intuicją może być niewystarczające, dlatego zachęcamy do skorzystania z opieki księgowej specjalistów z naszego biura rachunkowego. To gwarancja, że finanse i rozliczenia firmy będą dobrze zorganizowane i prawidłowo prowadzone.

Jeśli prowadzicie własną firmę i potrzebujecie takiego wsparcia oraz poczucia bezpieczeństwa, zachęcamy do bezpośredniego kontaktu!

« First‹ Previous23456Next ›Last »