Sprawozdanie finansowe w spółce z o.o.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością po zakończeniu każdego roku obrotowego powinna sporządzić sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności (jeśli nie jest zwolniona z obowiązku jego sporządzenia), przeprowadzić zwyczajne zgromadzenie wspólników, a także złożyć odpowiednie dokumenty do KRS. W dzisiejszym wpisie nie tylko zebraliśmy najważniejsze informacje na ten temat, ale mamy też dla Was garść praktycznych wskazówek, które ułatwią Wam organizację i przygotowanie sprawozdań. Zapraszamy!
Zamknięcie roku w spółce
Zacznijmy od podstawowych kwestii. Sprawozdanie finansowe należy sporządzić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. W przypadku spółek, których rok obrotowy kończy się 31 grudnia, termin ten upływa 31 marca następnego roku. Co jeszcze? Sprawozdanie finansowe powinno zostać podpisane przez osobę prowadzącą księgi oraz przez co najmniej jednego z członków zarządu. Członkowie zarządu, którzy nie podpisali sprawozdania finansowego, składają oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmawiają złożenia takich oświadczeń. Co do zasady, lepiej aby sprawozdanie finansowe zostało podpisane przez wszystkich członków zarządu niż przez tylko jednego z nich. Złożenie podpisów przez wszystkich zajmuje mniej czasu niż późniejsze zbieranie oświadczeń 😉
Sprawozdanie powinno mieć format XML. To rodzaj pliku tekstowego zawierający uporządkowane dane opisywane znacznikami. Powinien być dodatkowo zgodny ze schematem XSD opisującym strukturę danych w sprawozdaniu. Ministerstwo Finansów udostępnia struktury logiczne sprawozdań finansowych, o których mowa w art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości. Obowiązujące struktury i format sprawozdań finansowych zostały umieszczone na stronie rządowej Struktury e-Sprawozdań. Należy mieć na uwadze, że plik wygenerowany niezgodnie z opublikowanymi strukturami nie zostanie przyjęty przez system.
Do sprawozdania finansowego dołącza się sprawozdanie z działalności jednostki w formie elektronicznej, jeżeli przepisy prawa nakładają wymóg jego przygotowania. Zwolnienie z tegp obowiązku dotyczy m.in. jednostki mikro w rozumieniu przepisów ustawy o rachunkowości, które przedstawią informację dotyczące nabycia udziałów (akcji własnych).
Po zakończeniu roku obrotowego powinno odbyć się zwyczajne zgromadzenie wspólników. Jest na to 6 miesięcy od końca roku obrotowego. Jeżeli rok obrotowy kończy się 31 grudnia, to zgromadzenie wspólników musi zostać przeprowadzone do 30 czerwca następnego roku. Przedmiotem obrad powinno być:
- rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki (jeśli spółka ma obowiązek sporządzenia takiego sprawozdania) oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,
- powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty,
- udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.
Zgromadzenie wspólników może odbyć się bez formalnego zwołania, gdy reprezentowany jest cały kapitał zakładowy, nikt z obecnych nie wnosi sprzeciwu, co do odbycia zgromadzenia ani wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad. Zgromadzenie może zostać zwołane tylko przez określone podmioty, zwłaszcza przez zarząd. Warto przy tej okazji sprawdzić kwestię kadencji członków zarządu, jeśli wygasła, trzeba powołać ich na kolejną kadencję lub wybrać nowych. Z przebiegu zgromadzenia wspólników sporządza się protokół, podpisywany przez przewodniczącego i protokolanta, do którego dołącza się też dowody zwołania. Co dalej?
Wniosek do KRS
Po sporządzeniu sprawozdania finansowego i zamknięciu obrad zgromadzenia wspólników należy złożyć dokumenty do KRS. Wniosek składa się elektronicznie, dołącza się do niego podpisane sprawozdanie finansowe w formacie oraz skany uchwał. Jeżeli spółka zobligowana była sporządzić sprawozdanie z działalności, to również wysyła je do KRS. Wniosek podpisywany jest zgodnie z reprezentacją spółki. Wniosek w imieniu spółki z o.o. może zostać złożony przez pełnomocnika – adwokata lub radcę prawnego na podstawie pełnomocnictwa. Dokument pełnomocnictwa nie jest dołączany do wniosku, lecz adwokat lub radca prawny składa elektroniczne oświadczenie, że jest umocowany do złożenia wniosku.
Prowadzenie spółki z o.o. wiąże się z dodatkowymi obowiązkami formalnymi, ale nadal jest to jedna z najpopularniejszych form prowadzenia działalności w Polsce. Warto jednak nie iść ślepo za pewnymi tendencjami, tylko znaleźć najlepszą opcję dla siebie. Biorąc pod uwagę nie tylko indywidualne i aktualne czynniki, ale też plany rozwojowe. Chętnie w tym pomożemy! Nasze biuro rachunkowe nie tylko zapewni Ci profesjonalne doradztwo, ale też zestaw niezbędnych narzędzi i usług księgowych, kadrowych i finansowych. Dzięki temu prowadzenie firmy będzie bardziej efektywne i łatwiejsze.