Sprawozdanie finansowe w spółce z o.o.
Sprawozdanie finansowe w spółce z o.o. to jeden z podstawowych obowiązków właścicieli i zarządu, który pojawia się na koniec każdego roku obrotowego. Oprócz przygotowania dokumentu spółka powinna też sporządzić sprawozdanie z działalności (o ile nie korzysta ze zwolnienia), zorganizować zwyczajne zgromadzenie wspólników oraz złożyć wymagane dokumenty do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).
W tym artykule omawiamy krok po kroku, jak przygotować sprawozdanie finansowe w spółce z o.o. w 2025 roku. Znajdziesz tu praktyczne wskazówki i terminy, o których warto pamiętać.
Do kiedy sporządzić sprawozdanie finansowe?
Zgodnie z przepisami, spółka z o.o. musi sporządzić sprawozdanie finansowe w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Jeśli rok obrotowy kończy się 31 grudnia, termin upływa 31 marca następnego roku.
Sprawozdanie podpisuje osoba prowadząca księgi rachunkowe oraz co najmniej jeden członek zarządu. Pozostali członkowie mogą złożyć pisemne oświadczenie, że dokument spełnia wymagania ustawy o rachunkowości, lub odmówić złożenia takiego oświadczenia. W praktyce najlepiej, gdy sprawozdanie podpisze cały zarząd – ułatwia to dalszą procedurę.
Forma i struktura dokumentu
Sprawozdanie powinno mieć formę elektroniczną w formacie XML. Jest to plik tekstowy zawierający dane w odpowiedniej strukturze. Ministerstwo Finansów opublikowało obowiązujące schematy logiczne (XSD), które określają, jak należy zbudować sprawozdanie. Nieprawidłowy plik, który nie spełnia wymagań technicznych, nie zostanie przyjęty przez system.
Jeżeli spółka ma obowiązek sporządzenia sprawozdania z działalności, także ten dokument należy dołączyć w formie elektronicznej. Obowiązek nie dotyczy m.in. mikrojednostek, które przedstawią wymagane informacje na temat nabycia udziałów własnych.
Zwyczajne zgromadzenie wspólników – zasady i terminy
Po zakończeniu roku obrotowego, spółka musi przeprowadzić zwyczajne zgromadzenie wspólników. Termin na jego zwołanie wynosi 6 miesięcy od zakończenia roku, czyli do 30 czerwca, jeżeli rok kończy się 31 grudnia.
Podczas zgromadzenia należy:
- zatwierdzić sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności,
- podjąć uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty,
- udzielić absolutorium członkom organów spółki.
Zgromadzenie można przeprowadzić bez formalnego zwołania, jeśli obecni wspólnicy reprezentują cały kapitał zakładowy i nie zgłaszają sprzeciwu wobec porządku obrad. Warto sprawdzić także status kadencji zarządu – jeśli wygasła, trzeba powołać nowe osoby lub przedłużyć mandaty.
Z obrad sporządza się protokół podpisany przez przewodniczącego i protokolanta. Do dokumentacji dołącza się dowody zwołania (jeśli dotyczy) oraz podjęte uchwały.
Wniosek do KRS – jak złożyć dokumenty?
Po zatwierdzeniu dokumentów należy złożyć elektroniczny wniosek do Krajowego Rejestru Sądowego. Do wniosku dołącza się:
- sprawozdanie finansowe w formacie XML,
- uchwały zgromadzenia wspólników (skany podpisanych dokumentów),
- sprawozdanie z działalności (jeśli wymagane).
Wniosek podpisuje zarząd lub pełnomocnik (adwokat lub radca prawny). Pełnomocnik nie musi dołączać skanu pełnomocnictwa – wystarczy oświadczenie złożone elektronicznie.
Cała procedura odbywa się przez system:
https://ekrs.ms.gov.pl/
Czy prowadzenie spółki z o.o. jest skomplikowane?
Prowadzenie spółki z o.o. wiąże się z dodatkowymi obowiązkami formalnymi, ale nadal jest to jedna z najpopularniejszych form prowadzenia działalności w Polsce. Warto jednak nie iść ślepo za pewnymi tendencjami, tylko znaleźć najlepszą opcję dla siebie. Biorąc pod uwagę nie tylko indywidualne i aktualne czynniki, ale też plany rozwojowe. Chętnie w tym pomożemy! Nasze biuro rachunkowe nie tylko zapewni Ci profesjonalne doradztwo, ale też zestaw niezbędnych narzędzi i usług księgowych, kadrowych i finansowych. Dzięki temu prowadzenie firmy będzie bardziej efektywne i łatwiejsze.
Jak możemy pomóc?
Jeśli prowadzisz spółkę z o.o., a kwestie formalne Cię przytłaczają – skontaktuj się z nami. W Audyt Legis:
- wspieramy przedsiębiorców w przygotowaniu sprawozdań finansowych,
- zapewniamy obsługę kadrowo-płacową i księgową,
- doradzamy przy wyborze formy opodatkowania,
- oferujemy reprezentację przed KRS i innymi instytucjami.
Prowadzenie firmy może być prostsze, niż się wydaje – wystarczy dobra organizacja i wsparcie doświadczonych specjalistów.