Praca zdalna – zmiany w 2023r.
W kwietniu 2023 roku weszły w życie nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej. Zmiany w kodeksie pracy wynikają z rosnącej popularności tej formy zatrudnienia oraz potrzeby dostosowania regulacji do nowoczesnych trendów w biznesie. Podsumowaliśmy najważniejsze informacje o nowych zasadach pracy zdalnej, niezbędnej dokumentacji, oraz dla kogo te zmiany będą szczególnie istotne. Zapraszamy!
Praca zdalna – dla kogo?
Pierwsza ważna informacja – kodeks pracy wprowadza dwa rodzaje pracy zdalnej: pracę zdalną (która jest odpowiednikiem funkcjonującej już telepracy), oraz pracę zdalną okazjonalną (którą można wykonywać do 24 dni w roku kalendarzowym). Warto pamiętać, że obie te instytucje są elastyczne i można je łączyć, choćby pracując w formie hybrydowej (wykonując pracę częściowo z biura, a częściowo z domu). W praktyce może uzgodnić z pracodawcą pracę zdalną w wymiarze 2-3 dni w tygodniu, a dodatkowo wnioskować o pracę zdalną okazjonalną. Tego typu możliwych kombinacji i rozwiązań jest więcej i są one bezpośrednio związane z decyzjami pracodawcy, ustaleniami wewnętrznymi i indywidualną sytuacją w firmie.
Druga ważna informacje – praca zdalna wprowadzona kodeksem pracy nie jest obligatoryjna i nie ma konieczności wdrażania jej w każdej firmie. To pracodawca decyduje czy praca zdalna zostanie wprowadzona w przedsiębiorstwie. A jeśli tak, to sam może określić w jakiej dokładnie formie, na jakich zasadach (oczywiście w granicach prawa i pozostałych przepisów), jak również to czy będzie obejmować wszystkich, czy tylko część zatrudnionych pracowników. Jedynym wyjątkiem od tej reguły są pracownice w ciąży, rodzice dzieci do 4 roku życia i opiekuni osób z niepełnosprawnościami. Przedstawicie tych grup mają możliwość wnioskowania o wykonywanie pracy zdalnej, niezależnie do ustaleń pracodawcy. Pracodawca natomiast będzie mógł odmówić, w zasadzie tylko gdy wykonywanie przez taką osobę praca, nie jest możliwa do realizacji i organizacji w trybie zdalnym.
To w rękach pracodawców pozostaje decyzja i charakter wdrożenia pracy zdalnej. Kluczowym aspektem wydaje się przeanalizowanie możliwości, zagrożeń i szans jakie przyniesie to firmie i porozmawianie o tym z zespołem. Dobrą praktyką są wewnętrzne konsultacje działu prawnego, finansowego, HR, a następnie bezpośrednie rozmowy z pracownikami w celu uzgodnienia treści aneksów do umów, które będą zawierać szczegółowe ustalenia. O jakich dokumentach i zmianach w przepisach powinniście jeszcze pamiętać?
Najważniejsze zmiany w pracy zdalnej
Zgodnie z nowymi przepisami, pracodawcy są zobowiązani do określenia w umowie wszystkich warunków związanych z pracą zdalną, w tym wynagrodzenie, godziny pracy, czas pracy oraz wymagania techniczne. Do tego dochodzi dodatkowa ocena ryzyka zawodowego dla pracowników zdalnych. Pracodawca ma obowiązek przeprowadzenia takiej oceny, która ma na celu zidentyfikowanie ewentualnych zagrożeń dla zdrowia i bezpieczeństwa pracownika podczas wykonywania pracy zdalnej. Wymaga to też ustalenia miejsca wykonywania pracy zdalnej.
Nie wszyscy mają tego świadomość, ale pracownik zdalny nie może samodzielnie i w pełni swobodnie wybierać miejsca świadczenia pracy zdalnej. W teorii musi zaproponować konkretne miejsce, a pracodawca może się sprzeciwić, na przykład jeśli uniemożliwia albo utrudnia ono realizację dotychczasowych obowiązków służbowych. Dodatkowo każda zmian miejsca świadczenia pracy zdalnej wymaga ponownego uzgodnienia. W praktyce, w ramach uzgodnienia pracownik i pracodawca mogą ustalić kilka miejsc świadczenia pracy zdalnej i nie musi być to problemem. A co jeśli obie strony zignorują te zapisy? Wykonywanie pracy zdalnej z nieuzgodnionego miejsca może pociągnąć za sobą niechciane konwsekwencje. Na przykład, w razie wypadku przy pracy, może się pojawić problem w otrzymaniu świadczenia pieniężnego z ZUS, czy z podwójnym opodatkowaniem (przy pracy zdalnej poza Polską).
Nowe przepisy wprowadzają także możliwość korzystania przez pracowników zdalnych z tzw. godzin elastycznych. Oznacza to, że pracownik może swobodnie planować swoje godziny pracy, zgodnie z własnymi potrzebami i możliwościami. Oczywiście, wymagane jest jednocześnie spełnienie wszystkich obowiązków związanych z pracą oraz dostępność w wyznaczonych godzinach dla pracodawcy i klientów. Kolejną ważną zmianą jest wprowadzenie obowiązku zapewnienia pracownikowi zdalnemu odpowiednich narzędzi i urządzeń niezbędnych do wykonywania pracy. Pracodawca ma obowiązek zapewnić sprzęt komputerowy, oprogramowanie, dostęp do internetu, a także wszelkie inne narzędzia i programy niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Ma to związek z komfortem pracy ale też z kwestiami bezpieczeństwa.
Kolejna ważna kwestia przy wdrożeniu pracy zdalnej, to ustalenie wysokości tzw. dodatku za pracę zdalną. Chodzi o koszty bezpośrednio związane z pracą zdalną i niezbędne do jej świadczenia. Kodeks pracy zobowiązuje pracodawców do pokrycia jedynie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych. Pozostałe koszty mogą, ale nie muszą być rozliczane. W przepisach nie odnajdujemy też dokładnych zasad, według których można byłoby łatwo ustalić jak dokładnie wyliczać te koszty. To w dużym zakresie zależy od indywidualnej sytuacji, ale powinno mieć swoje odwzorowanie w aktualnych cenach za energię i usługi telekomunikacyjne. A co z dokumentami?
Praca zdalna – dokumenty
Z dniem wejścia w życie nowych przepisów dotyczących pracy zdalnej w Polsce, pracodawcy mają obowiązek spełnienia pewnych wymogów dokumentacyjnych. Przede wszystkim, pracodawcy powinni zawrzeć stosowną umowę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną albo przygotować aneks do już istniejącej. Umowa powinna zawierać wszystkie warunki związane z pracą zdalną, takie jak wysokość wynagrodzenia, czas pracy, wymagania techniczne oraz tryb rozliczania czasu pracy. Ważne jest, aby umowa była sporządzona zgodnie z obowiązującymi przepisami, a jej postanowienia były zgodne z interesami obu stron.
Kolejnym ważnym dokumentem jest ocena ryzyka zawodowego dla pracownika zdalnego, o której już wspomnieliśmy. Pracodawca ma obowiązek przeprowadzenia takiej oceny, która ma na celu zidentyfikowanie ewentualnych zagrożeń dla zdrowia i bezpieczeństwa pracownika podczas wykonywania pracy zdalnej. Dokument ten powinien zawierać opis ryzyk, jakie wiążą się z pracą zdalną oraz sposoby ich minimalizacji. W wielu firmach już powstały uniwersalne oceny ryzyka zawodowego, na bazie których przygotowano też odpowiednią dokumentację i zasady BHP przy pracy zdalnej. Konieczne będzie też odebranie od pracownika dwóch oświadczeń – że zapoznał się z przygotowaną oceną i informacją o bhp oraz że na stanowisku pracy zdalnej, w miejscu przez siebie wskazanym, są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.
Wprowadzenie nowych przepisów pracy zdalnej, będzie oznaczało wielu przypadkach napisanie lub poprawienie odpowiedniego regulaminu pracy zdalnej, w którym określimy zasady wnioskowania, kwestię dodatku do wynagrodzenia, wszystkie niezbędne terminy. W niektórych przypadkach będzie miało duże znaczenie określenie w nim także monitorowania pracy zdalnej. Niezbędne są także dokumenty potwierdzające zapewnienie przez pracodawcę odpowiednich narzędzi i urządzeń niezbędnych do wykonywania pracy w formie zdalnej. Pracodawca ma obowiązek zapewnić sprzęt komputerowy, oprogramowanie, dostęp do internetu, a także wszelkie inne niezbędne narzędzia. Dokumenty te powinny potwierdzać, że pracownik otrzymał je, a urządzenia są w pełni sprawne. Kolejnym ważnym dokumentem, które w wielu przypadkach jest pomijane, jest umowa o ochronę danych osobowych, która ma na celu zapewnienie ochrony prywatności pracowników ale też dane firmy i jej klientów. Umowa ta określa zasady przetwarzania danych osobowych pracownika w ramach wykonywania pracy zdalnej, oraz formy ich ochrony.
Oczywiście warto pamiętać, aby pracodawcy i pracownicy mieli w swoim posiadaniu wszystkie wymagane dokumenty i mogli przedstawić je w razie potrzeby. Ich brak może skutkować sankcjami prawnymi i finansowymi, czego z pewnością wszyscy wolimy uniknąć. Wiemy, że pytań i wątpliwości może się pojawić jeszcze wiele. Część z nich mamy nadzieję dziś rozwieliśmy, a w przypadku dodatkowych zachęcamy do bezpośredniego kontaktu z naszym biurem rachunkowym. Czy to w kwestii konsultacji indywidualnych, wdrożenia pracy zdalnej w firmie, kwestii przygotowania dokumentacji, czy bieżącej obsługi kadrowej i księgowej.
Chętnie porozmawiamy o szczegółach!