Outsourcing księgowy – dlaczego warto?

16 grudnia 2024

AktualnośćMożliwość komentowania Outsourcing księgowy – dlaczego warto? została wyłączona

Większość firm i niemal na każdym etapie rozwoju, potrzebuje dodatkowego wsparcia księgowego, informatycznego, marketingowego albo biznesowego. W zależności potrzeb, obszar pomocy i jej zakres będzie różny, zależny również od profilu działalności, branży. Niektóre firmy w tym celu, decydują się na zatrudnienie własnego zespołu, inne korzystają z outsourcingu usług. Dlaczego outsourcing księgowości to dobre wyjście? Dlaczego i kiedy zlecanie obsługi na zewnątrz może przynieść dobre efekty? Podsumowaliśmy to w dzisiejszym artykule.

Outsourcing – czyli co dokładnie?

Im bardziej rozwijacie swój biznes, tym pojawia się więcej obszarów i elementów, które wymagają zaopiekowania. To naturalny proces, który bywa w praktyce sporym wyzwaniem. Na starcie, ale też w trakcie działalności pojawia się kilka ważnych aspektów, które albo trzeba samodzielnie zorganizować, albo skorzystać ze wsparcia zewnętrznych podmiotów, czyli właśnie skorzystać z outsourcingu. Jak należy go rozumieć?

Outsouricng jest skrótem stworzonym z trzech angielskich słów – outside-resource-using, czyli dosłownie: wykorzystywanie źródeł zewnętrznych i właśnie tak to wygląda w rzeczywistości. Wykorzystujemy źródła zewnętrzne (firmy, niezależni specjaliści) do realizacji wewnętrznych usług i procesów. Dzięki temu cześć obowiązków spadają z barków przedsiębiorcy i zajmują się nimi specjaliści z firmy, z którą podpiszemy umowę. Outsourcing jest spotykany najczęściej w takich dziedzinach jak księgowość, controlling (audyty), szkolenia, zaopatrzenie, administracja, marketing czy obsługa IT. Naprawdę ciężko znaleźć taki obszar w firmie, którego nie dałoby się z powodzeniem delegować na zewnątrz. Pozostaje oczywiście pytanie czy warto.

Można się spotkać z opinią, że korzystanie z outsourcingu bywa ryzykowne. W końcu wpuszczamy na swoje podwórko obcych – przekazujemy im uprawnienia, dane, powierzamy ważne i odpowiedzialne funkcje, które niekiedy decydują o właściwym funkcjonowaniu naszej firmy. To prawda. Natomiast ryzyko nie jest większe niż w przypadku zatrudnienia własnych specjalistów, a pod wieloma względami jest to dużo bezpieczniejsze. Zwłaszcza gdy weźmiemy pod uwagę, że outsourcingową firmę możemy zweryfikować, mamy bezpośredni wpływ na kształt umowy i dokładnych ustaleń. W przypadku księgowości, firmą outsourcingową będzie biuro rachunkowe. Jakiś czas temu podpowiadaliśmy Wam jak wybrać odpowiednie biuro. Zachęcamy wrócić do tego artykułu, a teraz zastanowimy się kiedy outsourcing będzie dobrym pomysłem.

Kiedy warto skorzystać z outsourcingu księgowego?

Outsourcing księgowy będzie dobrym pomysłem w większości firm. Dlaczego? Po pierwsze to jeden z kluczowych dla przedsiębiorstwa obszarów. Dotykających bezpośrednio zagadnień prawnych, finansowych, podatkowych. Coś, bez czego żadna firma się nie obejdzie. Mimo, że każda branża jest inna, a przedsiębiorcy mają różne potrzeby, to trudno znaleźć firmę, która działa bez obsługi księgowej. Oczywiście na bardzo podobnej zasadzie działa to nie tylko w księgowości, ale też jeśli chodzi o usługi informatyczne, marketing, prawo. Mało która firma chcąc skorzystać z usług prawnych zatrudnia własnego prawnika, albo tworzy dział prawny. W przypadku korporacji, większych działalności to staje się naturalnym wyjściem, ale w mniejszych i średnich przedsiębiorstwach lepiej sprawdzi się outsourcing.

Kiedy zatem warto skorzystać z outsourcingu? Zawsze, gdy w firmie pojawia się obszar, który wymaga szerszego zaopiekowania. Zawsze, gdy wchodzicie na kolejny etap rozwoju biznesowego. Zwłaszcza, gdy nie macie odpowiednich kompetencji i specjalistów na pokładzie i zależy Wam na pilnowaniu finansów. A dlaczego outsourcing się opłaca? Jakie dokładnie niesie korzyści?

Dlaczego warto skorzystać z outsourcingu księgowego?

Przygotowaliśmy konkretnych argumentów, które przemawiają za outsourcingiem księgowym. Oczywiście to tylko kilka wybranych aspektów i wiele zależy tu od indywidualnych potrzeb, obszarów i rodzajów outsourcingu. Można jednak przyjąć, że w większości przypadków warto skorzystać z outsourcingu z uwagi na:

• dostęp do nowoczesnej technologii – firmy outsourcingowe dysponują zazwyczaj większą paletą narzędzi i możliwości niż samodzielny fachowiec;
• większa jakość współpracy – w firmach outsourcingowych zazwyczaj mamy do czynienia z całym zespołem specjalistów. Często o różnych specjalizacjach, co daje większe możliwości i większą jakość świadczonych usług.
• gwarancję jakości usług – umowa na świadczenie usług ma większą moc niż CV kandydata do pracy;
• większą odpowiedzialność za błędy – pracownika w przypadku wpadki trudno będzie obarczyć dodatkową odpowiedzialnością np. finansową, z firmą outsourcingową jest już inaczej;
• dostęp do wielu profesjonalnych usług w jednym miejscu – otrzymujemy szereg możliwości, które byłyby nieosiągalne w przypadku posiadania samodzielnej księgowej;
• lepsza organizacja pracy – jedną z głównych zalet outsourcingu jest jego elastyczność. Warunki i charakter współpracy można swobodnie dopasować do własnych potrzeb i w razie konieczności zmieniać w trakcie współpracy i nie jest obarczona przepisami kodeksu pracy.
• dobra komunikacja – firmy dbają zazwyczaj o zachowanie pewnych standardów, jeśli chodzi o obsługę klienta, co ułatwia i usprawnia komunikację;
• mniejsze ryzyko – firmy outsourcingowe mają zazwyczaj wyrobioną markę, bagaż doświadczeń potwierdzony referencjami, projektami, opiniami, które łatwiej jest zweryfikować niż specjalisty, którego jedyną podkładką bywa CV;
• wygoda i dyspozycyjność – księgowy na etacie jest dostępny zazwyczaj przez ok 8 godzin dziennie (chyba, że wejdzie w życie projekt 4-dniowego tygodnia pracy wtedy krócej), a biura rachunkowe często są czynne dłużej;
• elastyczność oferty – zakres współpracy z firmą outsourcingową można swobodnie zmieniać, skupiając się na wybranych, najważniejszych w danej chwili potrzebach biznesowych;
• indywidualne warunki – outsourcing księgowy daje możliwość swobodnego wyboru oferty, ale też umożliwia tworzenie dedykowanych rozwiązań, szytych na miarę konkretnej firmy i środowiska pracy;
• aktualna wiedza i analiza – w przypadku zewnętrznych podmiotów dużo łatwiej o profesjonalną i bezstronną analizę działań i efektów. Trudno, aby pracownik będący częścią zespołu, był bezstronny;
• sprawna reakcja w przypadku sytuacji kryzysowych – w przypadku pracownika nigdy nie będziemy mieć gwarancji, że będzie dostępny gdy naprawdę jest potrzebny. Zwłaszcza, gdy jest to poza umówionymi godzinami. W przypadku firmy outsourcingowej, wystarczy to uwzględnić na etapie określania warunków współpracy, aby potem oczekiwać reakcji w ustalonym czasie i charakterze;
• łatwiejszy rozwój – dużo prościej jest poszerzyć zakres współpracy z biurem rachunkowym, niż powiększać zespół specjalistów. Outsourcing może rozwijać się razem z Twoją firmą i być dostosowany do tempa tego rozwoju;
• na koniec zostawiliśmy najważniejszy argument: outsourcing księgowy jest po prostu tańszy niż stworzenie osobnego stanowiska w biurze, zatrudnienie pracowników. To zawsze wiąże się z dodatkowymi obowiązkami, kosztami, podatkami, również gdy księgowy nie pracuje, bo idzie na urlop.

Jak wybrać outsourcing księgowy?

Mamy nadzieję, że powyższe argumenty przemawiające za outsourcingiem księgowym dadzą Wam do myślenia. Na pewno trudno je zignorować, jeśli poważnie myślicie o rozwoju swojego biznesu. Pozostaje nam jeszcze jedna kwestia: jak wybrać odpowiednią firmę outsourcingową? Poniżej, znów od podpunktów, najważniejsze kwestie, którym warto się przyjrzeć:

• Doświadczenie – to jeden z podstawowych czynników. Określa jak długo dana firma działa w branży, czym się zajmuje i z jakim efektem.
• Specjalizacja – mając wiedzę w jakiej branży działa firma, gdzie osiąga największe sukcesy, w czym się specjalizuje, będziecie mieć większą pewność, że trafiliście pod dobry adres, a Wasze potrzeby będą zaopiekowane.
• Wiedza – czasami wystarczy jedna rozmowa, albo wejście na firmowego bloga, aby przekonać się czy specjaliści z danej firmy mają odpowiednią, profesjonalną wiedzę. Warto też sprawdzić z jakich narzędzi korzystają. Czy mają dodatkowe certyfikaty, uprawnienia? To wszystko będzie dobrą wskazówką i pozytywnym sygnałem przy podejmowaniu decyzji o współpracy.
• Cena – to jeden z głównych czynników, jakimi kierujemy się przy wyborze współpracy. Pamiętajcie jednak, że w wielu przypadkach cena będzie ściśle związana z jakością usług. Zbyt niska cena powinna być zastanawiająca. Poza tym warto zwrócić uwagę co w danej cenie rzeczywiście się zawiera. Może warto zapłacić trochę więcej, a w zamian otrzymać wsparcie na lepszym poziomie i w szerszym zakresie?
• Referencje i opinie – z zaznaczeniem, że bardziej wiarygodne są jednak referencje niż anonimowe opinie.
• Elastyczność – to ważny czynnik w outsourcingu. Jeśli dana firma tworzy ofertę w oparciu o Twoje indywidualne ustalenia, potrzeby, jest w stanie dopasować warunki współpracy pod Was, to dobry impuls, który warto docenić.

To prawdopodobnie nie jest pełna lista. W zależności od indywidualnych potrzeb, mogą dochodzić do niej inne obszary i kwestie, które będą istotne. Im lepiej je ustalicie, tym łatwiej będzie Wam wybrać odpowiedni outsourcing księgowy. Swój research możecie zacząć od Audyt Legis. Nasze biuro rachunkowe od kilkunastu lat, z powodzeniem świadczy usługi księgowe i kadrowe. Wśród naszych klientów są zarówno mniejsze firmy, średnie, jak też większe instytucje, które wymagają szerszej opieki. Najlepiej jeśli po prostu zadzwonisz do nas i porozmawiamy o szczegółach!

Zapraszamy!