Nowoczesne biuro rachunkowe
Na temat księgowych i biur rachunkowych funkcjonuje sporo nieprawdziwych stereotypów. Jednym z nich jest niechęć do nowoczesnych rozwiązań i technologii. Nic bardziej mylnego. Już od dłuższego czasu widać wyraźny wpływ technologii na sposób i charakter pracy księgowych. Z nowych rozwiązań IT korzysta z powodzeniem coraz więcej biur rachunkowych. Wpływ na to mają nie tylko dynamicznie zmieniające się przepisy, wymogi ale też potrzeby biur rachunkowych i klientów. Jak zatem wygląda nowoczesna księgowość? Z jakich narzędzi korzystają aktualnie biura rachunkowe? Jaki ma to wpływ na jakość obsługi? Jak to wygląda w naszym biurze?
Nowoczesna księgowość
Nowe technologie, rozwiązania informatyczne, oprogramowanie, automatyzacja, sztuczna inteligencja – to tylko kilka pojęć, z którymi już od dłuższego czasu zaprzyjaźniły się biura rachunkowe, w tym nasze. Odgrywają one coraz większą rolę w pracy księgowego i wiele wskazuje, że w najbliższych latach to zjawisko tylko zyska na sile.
Księgowość staje się coraz bardziej innowacyjna – wbrew obiegowym opiniom, podąża z duchem czasu, z postępem technologicznym, z rozwojem biznesowym partnerów i klientów. Na rynku pojawiają się coraz to nowsze narzędzia, aplikacje i systemy, które dają zupełnie nowe możliwości. Pomagają usprawnić wybrane procesy, odpowiednio zabezpieczyć ważne dane, ułatwiają codzienną pracę. Coraz więcej czasochłonnych i czynności jest automatyzowanych. Zmienia się też sposób i forma komunikacji z klientem, obieg dokumentów. Zmienia się też samo podejście – biura rachunkowe szukają nie tylko sposobów na optymalizację pracy, zarządzania i procesów dla swoich klientów, ale też na własnym podwórku. Powszechnie wykorzystuje się do tego oprogramowanie typu CRM, ERP, cloud computing (technologia chmury obliczeniowej), dedykowane narzędzia branżowe, automatyzację. Niezbędne operacje przeprowadza się wygodniej, szybciej i skuteczniej. Dzięki odpowiedniemu wsparciu technologii, uwalniają się zasoby ludzkie. Księgowi mogą zająć się bardziej odpowiedzialnymi i wymagającymi zadaniami. Przestali tonąć w papierach i segregatorach. Całe szczęście!
To co szczególnie ważne – poszczególne procesy i narzędzia można elastycznie dostosować do indywidualnych potrzeb nie tylko samych księgowych ale też ich klientów. Zdecydowana większość nowych technologii i programów jest kompatybilna z aktualnie funkcjonującymi (np. Excel, systemy księgowe). Aplikacje dobrze się integrują z obecnym środowiskiem, co pomaga uniknąć zamieszania, ułatwia ich obsługę i ma realny wpływ usprawnienie pracy biura rachunkowego. Dożyliśmy czasów kiedy maszyny, algorytmy, roboty, inteligentne aplikacje przestają być tylko narzędziem w rękach specjalisty, a zaczynają samodzielnie wyciągać wnioski, same diagnozować problemy i proponować rozwiązania. Niewiarygodne ale prawdziwe! Natomiast tak jak wspomnieliśmy na wstępie – nowoczesna księgowość to nie tylko wykorzystywanie dostępnych narzędzi, to także zmiana podejścia. A w praktyce – reagowanie na zmieniające się oczekiwania klientów. Przedsiębiorcom zależy na jeszcze lepszym zarządzaniu firmą i jej procesami, na optymalizacji kosztów firmowych przy jednoczesnym podnoszeniu jakości. Chcą mieć wiele usług w jednym miejscu, łatwy kontakt i kompleksową opiekę zawsze pod ręką. Potrzebują, aby obsługujące ich biuro rachunkowe było w stanie nadążać za ich rozwojem biznesowym – ale też je dodatkowo pobudzać. Jakie narzędzia będą w tym pomocne? Z jakich nowoczesnych programów korzysta nasze biuro rachunkowe?
Nowoczesne narzędzia w księgowości
Jednym z nowoczesnych narzędzi, które z powodzeniem funkcjonuje i sprawdza się w naszym biurze rachunkowym jest SaldeoSMART. To system, który wspiera pracę biura, działu księgowego, kadrowego między innymi dzięki zastosowaniu mechanizmu samouczącego się (machine learning) oraz OCR (optyczne odczytywanie dokumentów). A w praktyce, to szereg korzyści, które płyną dla obu stron: pracowników biura rachunkowego ale też dla przedsiębiorców. Jakie dokładnie możliwości daje Saldeo SMART?
Najważniejsze funkcjonalności i możliwości Saldeo:
• odczytywanie danych z faktur z eksportem do programu księgowego
• automatyzacja działań, „uczenie się” aplikacji
• tworzenie indywidualnych obiegów dokumentów firmowych
• wystawianie faktur z eksportem do programu księgowego
• generowanie przelewów do bankowości elektronicznej
• sprawne przesyłanie miesięcznych rozliczeń, np. podatków, ZUS, wyników firmy
• zarządzanie zadaniami w firmie
• system automatycznych powiadomień z systemu
• elektroniczne teczki dokumentów kadrowych
• zaawansowana wyszukiwarka i archiwum dokumentów
• łatwiejsze rozliczanie zaliczek pracowniczych w firmieSaldeo SMART ma formę oprogramowania ale też aplikacji mobilnej, dzięki czemu dostęp do dokumentów, księgowości i poszczególnych funkcji jest możliwy z dowolnego miejsca. W dowolnym momencie. Jedyne co jest niezbędne, to połączenie z Internetem. To co ma znaczenie zarówno dla księgowych, jak i przedsiębiorców to łatwa i intuicyjna obsługa systemu. Z jednej strony zyskujemy dostęp do zaawansowanych, nowoczesnych funkcji, a z drugiej korzystanie z nich jest bezproblemowe, proste i wygodne.
Warto podkreślić, że narzędzie jest zgodne z obowiązującym prawem, przygotowane specjalnie z myślą o biurach rachunkowych i ich klientach. Jest wyposażone w sprawdzone (jedno z lepszych na rynku) optyczne odczytywanie dokumentów (OCR), co zdecydowanie ułatwia zarządzanie fakturami, firmowymi dokumentami, eliminując jednocześnie konieczność ich ręcznego wprowadzania i przechowywania w wersji papierowej. To co ma szczególnie duże znaczenie dla biur rachunkowych – Saldeo w prosty sposób integruje się z większością programów księgowych oraz usługami zewnętrznymi. Dzięki temu wdrożenie programu nie musi wiązać się z koniecznością inwestowania w nowe oprogramowanie i usługi IT. Pełną listę integracji znajdziecie TUTAJ.
Saldeo SMART – korzyści dla biur rachunkowych i przedsiębiorców
Tak jak już wspomnieliśmy – nowoczesne narzędzia z jakich korzystają biura rachunkowe (a na pewno nasze biuro) przekłada się na jakość współpracy z klientami i partnerami. Chodzi między innymi o kluczowe obszary, takie jak odczytywanie i obieg dokumentów. Dzięki Saldeo dokumentacja jest dostępna online 24/7, zarówno po stronie księgowych, jak i klienta. Można ją wygodnie wyszukać (po jednym słowie), zarządzać (również faktury wielostronne, walutowe, obcojęzyczne), odczytywać i importować. System umożliwia generowanie elektronicznych przelewów, czy odczytywanie pozycji towarów z faktur (dodatkowa opcja). Umożliwia też projektowanie indywidualnych obiegów dla różnych typów dokumentów, podglądanie historii edycji tych dokumentów, zarządzanie uprawnieniami użytkowników. Dzięki temu zarówno biuro rachunkowe, jak i przedsiębiorca mają możliwość szybkiego, zintegrowanego i zdalnego rozwiązywania problemów, zadań, wspólnej pracy na dokumentach.
Saldeo SMART to narzędzie, które znacząco wpływa i poprawia nie tylko obieg dokumentów ale też na komunikację na linii biuro – firma. To nie tylko wygodne i szybkie przesyłanie klientom miesięcznych rozliczeń (podatków, ZUS, raportów, wyników firmy itd.) ale też powiadomień o terminach płatności, elektroniczne teczki pracownicze. Uwalniamy się od telefonu, skrzynki e-mail – wszystkie zapytania klientów obsługuje się w jednym systemie. To ma też znaczenie dla zarządzania pracą biura rachunkowego. Dzięki Saldeo jest możliwość przydzielania pracownikom zadań online, monitoring postępów i co ważne – analiza pracy specjalistów. Zyskujemy wiedzę jak bardzo czasochłonna była i jest obsługa danego klienta, jakie zadania angażują najbardziej itd.
Podsumowanie
Nie da się nie zauważyć korzyści, jakie płyną z wykorzystania nowoczesnych narzędzi w księgowości. Doświadczamy tego w codziennej pracy, doceniają to też nasi klienci. System Saldeo to tylko jedna z dostępnych opcji. Na rynku podobnych rozwiązań dla biur rachunkowych jest znacznie więcej. Skupiliśmy się jednak na narzędziu, który sami wykorzystujemy i z czystym sumieniem możemy polecić. Podsumowaliśmy na koniec pakiet korzyści dla księgowych i przedsiębiorców, co jak mamy nadzieję stanie się zachętą dla innych biur do podobnych wdrożeń u siebie. A dla naszych potencjalnych klientów, którzy jeszcze nie korzystają z usług księgowych Audyt Legis – staną się dodatkowym argumentem, aby to zmienić 🙂
Korzyści dla biura rachunkowego
• Oszczędność czasu
• Przyjazny interface, sprawne wdrożenie
• Faktury i dokumenty kadrowe w jednym miejscu
• Automatyczna wysyłka rozliczeń podatków i składek ZUS
• Szybki eksport faktur sprzedażowych do programu księgowego
• Inteligentny odczyt faktur
• Nowa droga komunikacji z Klientem
• Organizacja pracy on-line, uporządkowane procesy
• Monitoring pracy księgowych
• Zwiększenie przychodów z działalności i poszerzenie oferty biura
• Możliwość obsługi większej liczby klientów w tym samym czasie
• Zwiększenie bezpieczeństwa danych i procesów
• Integracja z istniejącym oprogramowaniem księgowymKorzyści dla klientów biura rachunkowego
• Wygoda
• Proste wystawianie faktur i rachunków
• Historia rozliczeń księgowych zawsze pod ręką
• Szybka płatność bezpośrednio z wystawionej faktury
• Proste i szybkie zarządzanie zaliczkami, kontrola wydatkowania zaliczek
• Zarządzanie uprawnieniami i dostępami
• Większe bezpieczeństwo wprowadzonych danych
• Przyspieszenie procesów i usprawnienie komunikacji
• Firma pod większą i stałą kontrolą
• Przypomnienia o terminach płatności ZUS i podatków oraz kontrola należności od kontrahentów
• Bieżące podsumowanie wyników firmy, raporty
• Elektroniczne archiwum dostępne 24/7
• Znaczące ograniczenie „papierologii”
• Zmniejszenie kosztów firmowych
• Moduł prowadzenia kasy firmowej (KP, KW, raporty kasowe)
• Sprawna kontrola należności i zobowiązań
• Aplikacja mobilnaJeśli jesteś przedsiębiorcą, który ceni sobie wysoką jakość współpracy i obsługi, sprawną komunikację, który chce korzystać z nowoczesnych narzędzi i nowoczesnego biura rachunkowego – zachęcamy do bezpośredniego kontaktu! Zapewniamy nie tylko sprawdzoną wiedzę, doświadczenie, indywidualne warunki, szeroki pakiet usług (nie tylko księgowych!) ale też nowoczesne podejście i narzędzia, które będą nadążać za Twoim rozwojem biznesowym. Co więcej, będziemy je dodatkowo stymulować i pobudzać! Porozmawiajmy o szczegółach i przekonaj się o tym na własnej skórze!