Jak wybrać dobre biuro rachunkowe?
Mówi się, że każda firma jest inna. To oczywiście prawda. Z drugiej strony wszystkie coś łączy, wszystkie działają w tym samym środowisku prawnym, w tej samej rzeczywistości gospodarczej. Każda firma, niezależnie od branży, wielkości, charakteru działalności, musi prowadzić księgowość, płacić podatki, pilnować formalności, terminów i przestrzegania przepisów. Na pewnym etapie rozwoju (a czasami już na początku drogi) przedsiębiorcy zdają sobie sprawę, że samodzielnie nie są w stanie zapewnić sobie właściwej i skutecznej ochrony prawnej, nie są w stanie prowadzić wszystkich rozliczeń, ani śledzić istotnych zmian w przepisach podatkowych. Dlatego niemal w każdej firmie konieczna jest obecność księgowego lub księgowych. Zamiast zatrudniać własny zespół co często wiąże się z koniecznością tworzenia nowych miejsc pracy, większymi kosztami itd., przedsiębiorcy słusznie decydują się na skorzystania z usług biura rachunkowego.
Jeśli Ty również szukasz takiego rodzaju wsparcia. Potrzebujesz pomocy sprawdzonego i dobrego biura rachunkowego – ten tekst jest dla Ciebie. Podpowiemy Wam jak wybrać dobre biuro rachunkowe, na co warto zwrócić uwagę przy wyborze i jak dużo będzie od niego zależało. Zapraszamy!
Zanim wybierzesz biuro rachunkowe…
Wybór właściwego biura rachunkowego ma ogromne znaczenie. Przede wszystkim dlatego, że będzie zabezpieczać i obsługiwać kluczowe kwestie związane z firmowymi finansami, regulacjami prawnymi. Będzie obsługiwać kluczowe procesy i dokumentację, niezbędną do prowadzenia biznesu. Księgowość, kontakt z urzędami i instytucjami publicznymi, obieg dokumentów, bieżące rozliczenia, sprawy kadrowe itd. Lista usługi i obszarów odpowiedzialności biura rachunkowego jest tak długa, jak długa jest lista Twoich potrzeb firmowych. Do tego dochodzą jeszcze dodatkowe i bardzo ważne kwestie – na przykład śledzenie i interpretacja przepisów prawnych. Jak wiesz, w Polsce są one nie tylko bardzo złożone ale żeby było „zabawniej” – zmieniają się jak w kalejdoskopie. Nadążyć za tym jest bardzo trudno. Wiemy to z autopsji. Z tą drobną różnica – my nie mamy wyjścia, a Ty jak przedsiębiorca nie musisz poświęcać na to czasu. Zwłaszcza, że ryzyko związane z konsekwencjami ewentualnych błędów jest na tle duże, że nie warto brać go na siebie. Znacznie lepiej przerzucić je na biuro rachunkowe 🙂
Wybranie właściwego biura rachunkowego jest równie ważne, co trudne. A duża liczba ofert paradoksalnie nie ułatwia sprawy. Jeśli wpiszecie w wyszukiwarce Google hasło: biuro rachunkowe Łomianki, wyskoczy Wam około 52 000 wyników (strona naszego biura pojawia się na pierwszym miejscu nieprzypadkowo!). To bardzo duża liczba, choć oczywiście nie oznacza to, że w Łomiankach jest 52 000 biur. Pokazuje to jednak jak dużo informacji trzeba czasem przejrzeć, aby trafić na te wartościowe. A potem jeszcze je zweryfikować, umówić się na spotkanie, poznać bliżej daną firmę. Oczywiście jeśli czytacie ten wpis, możecie przestać wertować już Internet. Nie potrzebujecie dodatkowych rad jak szukać dobre biuro rachunkowe. Mieliście szczęście – teraz wystarczy się skontaktować z nami i oszczędzić sobie sporo czasu i kłopotu 🙂
Zakładamy, że masz świadomość jak ważne dla prawidłowego funkcjonowania i rozwoju twojej firmy jest wybór dobrego biura rachunkowego. Zanim jednak zaczniesz rozglądać się i przeglądać oferty biur – konieczne jest abyś zrozumiał czego oczekujesz od tej współpracy. Innymi słowy – z jakich usług księgowych (i nie tylko) potrzebujesz skorzystać. Oferta biura rachunkowego powinna być bezpośrednią odpowiedzią na potrzeby Twojego biznesu. Jeśli nie masz pełnej wiedzy czego szukasz, trudno będzie Ci to znaleźć. Logiczne prawda? To oczywiste, ale jak pokazuje praktyka – często te najbardziej oczywiste sprawy są zapominane, ignorowane, zostawiane na koniec, co wychodzi dopiero w praniu. Dlatego zanim wybierzesz biuro rachunkowe – musisz być świadomy własnych potrzeb. Musisz skoncentrować się głównym obszarze, w jakim potrzebujesz wsparcia ale też pomyśleć o dodatkowych aspektach. Jeśli to wszystko sobie poukładasz – zdecydowanie łatwiej będzie Ci rozmawiać i skutecznie wybrać biuro rachunkowe. To oczywiście nie wszystko o czym musisz pamiętać, dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie zestaw dodatkowych, praktycznych porad.
Jak wybrać biuro rachunkowe – praktyczne porady
Świadomość własnych potrzeb i oczekiwań to podstawowa kwestia ale nie jedyna. Można śmiało powiedzieć, że to dobry start, a cała zabawa dopiero się zaczyna. Jaki powinien być kolejny krok? Research! I mamy tu na myśli zarówno research w sieci, jak też wśród znajomych, rodziny, zaprzyjaźnionych przedsiębiorców. Jeśli szukacie dobrego biura rachunkowego, pierwszym krokiem może być tzw. „poczta pantoflowa”. Jeśli ktoś poleci Wam dane biuro, bo sam z niego korzysta i jest zadowolony, to będzie bardzo wyraźny sygnał, że warto zainteresować się tematem. Do tego warto zrobić własny, niezależny przegląd ofert w sieci lub na lokalnym rynku. O czym musisz pamiętać? Na co zwracać uwagę robiąc własny research biur rachunkowych?
To na co warto zwrócić szczególną uwagę, to z pewnością doświadczenie biura rachunkowego. To jedna z podstawowych kwestii, czyli jak długo biuro działa na rynku. Jeśli na przykład, z powodzeniem od kilkunastu lat pomaga przedsiębiorcom, jest duża szansa na to, że znają się na rzeczy i Tobie też będą w stanie pomóc. W teorii będzie pewniejszym wyborem niż usługi dopiero co powstałego biura. Oczywiście nie oznacza to, że biura które są na rynku najdłużej, świadczą najlepsze usługi. To tak nie działa. Natomiast doświadczenie na rynku z pewnością ma olbrzymie znaczenie, jest konkretną informacją, a przy okazji dobrym kryterium wyboru. Zwłaszcza, że za doświadczeniem i latami pracy w zawodzie, idą też w parze odpowiednie kompetencje, praktyczne rozeznanie, doświadczenia z których Ty będziesz mógł skorzystać. A jak się upewnić, że dane biuro ma specjalistów z odpowiednimi kompetencjami? Najlepszym sposobem będzie umówienie się na spotkanie. To będzie idealna okazja, aby poruszyć tematy, które bezpośrednio dotyczą Twojej działalności i sprawdzić jakie reakcje, spostrzeżenia i rozwiązania pojawią się ze strony księgowych. Naprawdę warto to zrobić, bo w teorii wszystko zawsze wygląda super 🙂 Tak też działa marketing. Zauważcie, że prawie każde biuro rachunkowe reklamuje się jako rzetelne, fachowe, terminowe, z indywidualnym podejściem. A Twoją rolą będzie sprawdzenie tego w praktyce. Najlepiej właśnie w trakcie niezobowiązującego spotkania – zanim podpiszecie jakąkolwiek umowę. Niektóre biura rachunkowe prowadzą na przykład darmowe konsultacje – umów się na taką rozmowę, przygotuj sobie pytania, najważniejsze kwestie które Cię interesują i wybierz się z nimi do specjalistów danego biura. To będzie jedną z dostępnych opcji, aby zweryfikować ich hasła reklamowe :
Kolejna ważna sprawa przy wyborze biura rachunkowe to zakres usług i odpowiedzialności. Każda firma zajmująca się prowadzeniem ksiąg podatkowych obowiązkowo musi wykupić polisę OC. Im wyższa jest kwota polisy OC biura rachunkowego, tym większą mamy szansę na wyegzekwowanie pełnej rekompensaty w przypadku szkody powstałej z winy księgowego (z doświadczenia wiem, że naprawdę rzadko do nich dochodzi ale lepiej dmuchać na zimne). Na pewno to co powinno zwrócić Waszą uwagę to ewentualny brak takiej polisy. Może to oznaczać poważne kłopoty – jeżeli w wyniku błędu biura rachunkowego fiskus dopatrzy się nieprawidłowości w naszych rozliczeniach, a następnie wymierzy nam karę skarbową, nie będziemy w stanie szybko odzyskać tej kwoty i pozostanie nam żmudne postępowanie sądowe. Uwierzcie nam – wolicie tego uniknąć. Dlatego jeśli na stronie albo w mailach nie pojawiła się informacja o OC – dopytajcie o to! Tak samo jak o zakres usług. Warto dokładnie sprawdzić jakie usługi księgowe i nie tylko, ma do zaoferowania dane biuro rachunkowe. Dopasowanie odpowiednich usług do potrzeb jest koniecznością, zwłaszcza w przypadku niektórych branż, które mają specyficzną formę lub charakterystykę. Niektóre biura mogą specjalizować się w określonej branży, mieć duże doświadczenie we współpracy z firmą podobną do Twojej, co może być dodatkowym argumentem i atutem.
Kolejny aspekt, który warto wziąć pod uwagę to cena usług biura rachunkowego. W zasadzie nie musielibyśmy o tym wspominać – dla większości przedsiębiorców to kluczowa kwestia. Natomiast chcemy zwrócić Waszą uwagę na ważną sprawę. Nie kierujcie się przy wyborze tylko ceną. Znacznie ważniejsze jest to, co w danej cenie się mieści. Innymi słowy, co otrzymujecie dokładnie w proponowanej cenie. W dobrych biurach rachunkowych, gdzie jakość świadczonych usług jest wysoka, często ma to też swoje odbicie w cenach. Natomiast nie jest to sztywną zasadą. Kiepskie biura rachunkowe też mają czasem wysokie ceny, a dobre nie muszą wcale ich windować. Także cena nie powinna być kryterium samym w sobie. Musicie po prostu sprawdzić co i jaką jakość otrzymujecie w zamian. A jeśli okaże się, że macie do czynienia z dobrym biurem, które ma dość wysokie ceny – polecamy prędzej spróbować je wynegocjować, niż szukać najtańszej oferty na rynku. Może się okazać, że będziecie w stanie wynegocjować atrakcyjne warunki, zwłaszcza przy współpracy długofalowej. A świadome decydowanie się na najtańsze rozwiązania, może w praktyce oznaczać większe problemy.
Może wyda się to Wam oczywiste ale ten temat musi się pojawić. Chodzi o opinie i referencje na temat biura. Trafiając na ofertę danego biura rachunkowego – jedną z pierwszych rzeczy jakie warto sprawdzić to właśnie opinie klientów w sieci. Czy to na stronie internetowej biura, w Google, w social mediach, na niezależnych forach itd. A jeśli ich nie ma – możecie zapytać o to na lokalnych grupach lub bezpośrednio w biurze rachunkowym. Warto przy tym pamiętać, że najbardziej wartościowe będą referencje, czyli opinie partnerów i firm, które w formie listu referencyjnego (z pieczątką i podpisem) poświadczają jakość współpracy. To zdecydowanie lepszy i bardziej wiarygodny sygnał, niż anonimowe opinie w sieci. Jeśli referencje nie pojawiają się na stronie firmowej, jest duża szansa że są prezentowane na życzenie klienta. Nie zapomnijcie o nie zapytać!
Lokalizacja biura i dodatkowe usługi to również ważne aspekty, na które chcemy Was uczulić. Lokalizacja będzie miała szczególnie duże znaczenie, gdy zależy Wam na tradycyjnej obsłudze, czyli w głównej mierze – stacjonarnej. To ważne, aby wybierając się z dokumentami czy na spotkanie, nie przemierzać pół Polski 🙂 Z drugiej strony duża część biur rachunkowych korzysta w pełni z nowych technologii i nie będziesz zmuszony do częstych odwiedzin w siedzibie biura. Będzie to możliwe dzięki dodatkowym usługom. Tak jak wspomnieliśmy wyżej, oferty biur rachunkowych mogą pozornie wydawać się takie same. Natomiast coraz więcej biur ma w swoim portfolio dodatkowe usługi, które dają dodatkowe korzyści i możliwości dla Waszej firmy. Mają też dodatkowe narzędzia, które usprawnią komunikację i obsługę (tak jak np. platforma Saldeo w naszym biurze). Wiele biur (w tym nasze) ma w swojej ofercie nie tylko księgowość ale też profesjonalne doradztwo biznesowe, finansowe, usługę wirtualnego biura, pomaga w analizach, w zakładaniu i zamykaniu spółek, w uzyskaniu świadczeń, dotacji, negocjuje umowy itd.
Na początku artykułu, przy okazji wątku researchu, wspomnieliśmy że nasze biuro znajduje się na pierwszej pozycji w wyszukiwarce. Dlaczego? Nie do końca dlatego aby się chwalić. To też może stać się istotnym kryterium, które powie Wam czy warto nawiązać współpracę z danym biurem. Jak to możliwe? Co do zasady – na pierwszych miejscach wyszukiwarce Google pojawiają się najbardziej wartościowe adresy. Z jakichś powodów Google uznał, że dane biuro rachunkowe jest wartościowym miejscem w sieci. Dzieje się tak, ponieważ na stronie znajduje się dużo wartościowych treści, strona jest przyjazna użytkownikowi, ma sporo odwiedzin, odnośników, została dobrze zaprojektowana itd. itp. Google nie umieszcza w TOP 10 adresów przypadkowo. A to jest już konkretną podpowiedzią dla Was. Biura rachunkowe, które pojawiają się wyżej od konkurencji, to biura które w lepszy sposób dbają o swój wizerunek, marketing, rozwój itd. Wiedzą jak poruszać się po świecie digital, korzystają z nowoczesnych narzędzi itp. A jeśli firma działa świadomie, ma wyniki lepsze od konkurencji, będzie to zawsze pozytywnym sygnałem, że podobnie podejdzie też do obsługi Waszej firmy. Musiało zostać spełnionych szereg warunków, aby znaleźć się w TOP10 wyszukiwań
Mamy nadzieję, że naszej dzisiejsze podpowiedzi i porady pomogą Wam sprawnie znaleźć i wybrać dobre biuro rachunkowe. Od tego będzie w dużej mierze zależeć powodzenie Waszego biznesu, jego prawidłowe funkcjonowanie, tempo rozwoju firmy – dlatego warto do tematu podejść odpowiedzialnie i cierpliwie. Poświęcić trochę czasu na research, na weryfikacje, na zdobycie jak największej ilości informacji i danych, które upewnią Was w wyborze. To wysiłek, który się opłaci. Oczywiście nie ma przepisu, jednego wzorca, dzięki któremu zawsze traficie pod właściwe skrzydła. Możecie jednak wykonać pewne działania, które Was do tego celu znacząco przybliżą. A może jest coś co nie znalazło się w tekście, a Waszym zdaniem jest istotnym kryterium przy wyborze biura? Jeśli coś nam umknęło, albo Waszym zdaniem zasługuje na dodatkową wzmiankę, dajcie znać w komentarzach pod wpisem!
Powodzenia!