Category: Aktualność

Faktura poza KSeF – interpretacja KIS potwierdza prawo do odliczenia VAT w 2026 roku

Faktura poza KSeF – czy podatnik straci prawo do odliczenia VAT?

Obowiązkowy KSeF od 2026 roku

Od 2026 r. każdy czynny podatnik VAT w Polsce będzie zobowiązany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Już teraz przedsiębiorcy pytają, co stanie się, gdy pojawi się faktura poza KSeF i czy w takiej sytuacji zachowają prawo do odliczenia VAT.

Praktyczne pytanie — co, jeśli faktura trafi poza system?

Wyobraźmy sobie sytuację, kiedy:

  • dostawca uważa, że nie ma obowiązku wystawiania faktur przez KSeF (np. przez brak stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce), a po czasie okazuje się, że jednak powinien,
  • lub tłumaczy się awarią systemu, choć KSeF działał poprawnie.

W takich przypadkach pojawia się pytanie: czy podatnik może odliczyć VAT z faktury, która została wystawiona poza systemem?


Interpretacja KIS – faktura poza KSeF nie odbiera prawa do odliczenia VAT

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 4 marca 2025 r. (0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA) potwierdził, że otrzymanie faktury poza KSeF nie powoduje utraty prawa do odliczenia VAT. Organ wyjaśnił, że prawo to przysługuje wówczas, gdy:

  1. podatnik jest czynnym podatnikiem VAT,
  2. zakupione towary lub usługi są wykorzystywane w działalności opodatkowanej.

Ponadto, przepisy (art. 88 ust. 3a ustawy o VAT) nie wymieniają przypadków, gdy faktura sporządzona poza KSeF — mimo że powinna być w systemie — uniemożliwia odliczenie.


Faktura poza KSeF a art. 88 ustawy o VAT

Przepis art. 88 ust. 3a ustawy o VAT przewiduje wyjątki, gdy faktura nie daje prawa do odliczenia m.in.:

  • dokument wystawiono przez podmiot nieistniejący,
  • nieodpowiadający rzeczywistości,
  • dokumentuje fikcyjną transakcję,
  • dotyczy transakcji zwolnionej z VAT.

Żaden z tych przypadków nie dotyczy faktur wystawionych poza KSeF, choć formalnie poprawnych, więc prawo do odliczenia VAT dalej przysługuje.


Czy faktura poza KSeF odbiera prawo do odliczenia VAT?

  • Prawo do odliczenia VAT pozostaje nienaruszone, nawet gdy dokument trafił poza system — o ile transakcja jest rzeczywista.
  • Odpowiedzialność za brak przesłania faktury do KSeF spoczywa na dostawcy, nie na nabywcy.
  • Dobry moment — wdrożenie procedur, które przygotują firmę na potencjalne błędy i przypadkowe pominięcia.

Praktyczne ryzyka i co warto robić

Mimo ochrony, warto być czujnym:

  • Konieczność udowodnienia autentyczności dokumentu podczas kontroli.
  • Audyt wewnętrzny faktur: lepiej wcześniej niż później.
  • Wymiana dokumentów z dostawcami — monitorowanie zgodności z KSeF.

Wskazówka: stwórz procedury awaryjne dla faktur poza systemem oraz odpowiednie zapisy w umowach z dostawcami i biurem rachunkowym.


KSeF – jak przygotować firmę?

  1. Przeprowadź audyt procesów i systemów finansowo-księgowych.
  2. Przeszkol zespół — w tym szczególnie dział księgowości i dział zakupów.
  3. Dostosuj systemy IT — by obsługiwały KSeF (XML, integracja).
  4. Przygotuj procedury awaryjne — np. dla faktur poza systemem.
  5. Zadbaj o konsultacje z doradcą podatkowym, by aktualizować wiedzę na bieżąco.

Podsumowanie

Choć KSeF wprowadza obowiązek nowego standardu fakturowania, faktura wystawiona poza systemem nie pozbawi podatnika prawa do odliczenia VAT, jeśli dokument jest prawdziwy i spełnia warunki formalne. To daje sporo elastyczności, zwłaszcza na początku wdrożenia. Warto jednak odpowiednio przygotować firmę i procesy, aby uniknąć chaosu i niepotrzebnych sporów z fiskusem.

👉 Potrzebujesz wsparcia w przygotowaniach do KSeF i wdrożeniu procedur? Skontaktuj się z Audyt Legis — pomożemy Ci przejść przez zmianę bezpiecznie i pewnie.


Czytaj również: KSeF – praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców i biur rachunkowych KSeF – praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców i biur rachunkowych

Faktura poza KSeF – odliczenie VAT po 2026 roku według interpretacji KIS
Biuro rachunkowe Audyt Legis z certyfikatem CIK

Certyfikat CIK – co oznacza dla Klientów biura rachunkowego?

Czym jest certyfikat CIK i Centrum Informacji Księgowej (C.I.K.)?

Centrum Informacji Księgowej to instytucja zrzeszająca i certyfikująca biura rachunkowe w całej Polsce. Dzięki uprawnieniom nadanym przez Ministerstwo Finansów ma prawo certyfikować kwalifikację rynkową „zarządzanie procesami księgowymi”. Certyfikat CIK przyznaje się wyłącznie biurom spełniającym najwyższe standardy branżowe.

W praktyce Klienci, którzy wybierają biuro z certyfikatem CIK, zyskują pewność rzetelności i profesjonalnej obsługi. Co więcej, sama obecność w bazie C.I.K. potwierdza wiarygodność, ponieważ wymaga spełnienia formalnych kryteriów.


Dlaczego certyfikat CIK jest ważny dla Klientów biura rachunkowego?

Standardy, które musi spełniać biuro z certyfikatem CIK

  • posiada ważne ubezpieczenie OC,
  • nie ma zaległości finansowych,
  • działa zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
  • przestrzega etyki zawodowej.

Dzięki temu Klienci powierzają finanse partnerowi godnemu zaufania. Certyfikat CIK daje przewagę konkurencyjną, a nade wszystko zwiększa poczucie bezpieczeństwa przedsiębiorców.


Biuro rachunkowe z certyfikatem CIK = większe bezpieczeństwo

Certyfikat CIK a spokój w prowadzeniu biznesu

Wybór biura z certyfikatem CIK oznacza, że przedsiębiorca nie musi obawiać się nieprawidłowości w rozliczeniach. W rezultacie zyskuje spokój i może skupić się na rozwoju działalności.

Certyfikat CIK a ryzyko kar podatkowych

Współpraca z certyfikowanym biurem minimalizuje ryzyko kar podatkowych, ponieważ dokumentacja prowadzona jest rzetelnie i zgodnie z przepisami. To szczególnie ważne w dynamicznie zmieniających się realiach podatkowych.


Audyt Legis – biuro rachunkowe z certyfikatem CIK w Łomiankach

Nasze uprawnienia potwierdzone przez Ministerstwo Finansów i CIK

Biuro rachunkowe Audyt Legis sp. z o.o. z Łomianek od wielu lat wspiera przedsiębiorców w prowadzeniu biznesu. Posiadamy Certyfikat Księgowy Ministerstwa Finansów nr 33208/2009 oraz Certyfikat C.I.K. nr 1182096198/25, które potwierdzają nasze uprawnienia i najwyższe standardy obsługi.

Nowoczesne rozwiązania online dla Klientów Audyt Legis

Oferujemy pełną obsługę księgową, kadrową i podatkową. Co więcej, zapewniamy dostęp do nowoczesnych rozwiązań online, dzięki którym Klienci mogą na bieżąco kontrolować finanse firmy.

👉 Sprawdź nas w bazie C.I.K.: Oficjalna strona CIK

Jakie korzyści daje współpraca z Audyt Legis z certyfikatem CIK?

Wybór biura z certyfikatem CIK to nie tylko formalność. To realne korzyści dla przedsiębiorców:

  • Bezpieczeństwo – dokumenty są prowadzone rzetelnie i zgodnie z prawem.
  • Profesjonalizm – certyfikat potwierdza doświadczenie i wysokie kwalifikacje.
  • Dostępność online – możliwość pracy zdalnej i elektronicznego archiwum dokumentów.
  • Kompleksowość – księgowość, kadry, płace oraz doradztwo podatkowe w jednym miejscu.
  • Zaufanie – certyfikat CIK i opinie Klientów są dowodem wiarygodności.

Dlaczego certyfikat CIK to przewaga konkurencyjna dla Twojej firmy?

Wybierając biuro z certyfikatem CIK, przedsiębiorca pokazuje kontrahentom, że stawia na profesjonalizm. Taki wybór wpływa pozytywnie na wizerunek i ułatwia zdobywanie nowych kontraktów, ponieważ certyfikat buduje zaufanie. Co więcej, w branży, w której liczy się wiedza oraz transparentność, certyfikat CIK stanowi mocny wyróżnik.


Podsumowanie – gwarancja jakości

Certyfikat CIK to nie tylko dokument, ale przede wszystkim gwarancja jakości i bezpieczeństwa. Dzięki niemu Klienci Audyt Legis wiedzą, że ich księgowość prowadzimy profesjonalnie, rzetelnie i zgodnie z przepisami.

Jeśli szukasz biura rachunkowego z certyfikatem CIK, które zapewni Ci kompleksową obsługę i spokój w prowadzeniu biznesu, skontaktuj się z nami.

👉 Sprawdź naszą ofertę

Certyfikat CIK biura rachunkowego Audyt Legis
KSeF praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców i biur rachunkowych – Audyt Legis

KSeF – praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców i biur rachunkowych

KSeF praktyczny przewodnik pomoże Ci zrozumieć, w jaki sposób Krajowy System e-Faktur (KSeF) od 2026 roku zmieni proces wystawiania, odbierania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych w Polsce. Wpływ KSeF na wewnętrzne procesy jest ogromny, ponieważ dotyczy nie tylko kwestii technicznych, ale także organizacyjnych. Dlatego wdrożenie wymaga od firm i biur rachunkowych przygotowania nowych procedur, a ponadto zaktualizowania umów i wdrożenia narzędzi do obsługi faktur ustrukturyzowanych.

Terminy wdrożenia KSeF

Ministerstwo Finansów, po przeprowadzeniu audytu systemu, przesunęło obowiązkowe wdrożenie KSeF na dwa etapy:

  • 1 lutego 2026 r. – dla firm z roczną sprzedażą powyżej 200 mln zł,
  • 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.

W praktyce oznacza to, że lata 2024–2025 są kluczowym okresem przygotowawczym, dlatego warto już teraz rozpocząć prace nad dostosowaniem procesów w firmie i biurze rachunkowym.

KSeF praktyczny przewodnik – jak system zmieni obieg dokumentów?

KSeF umożliwia wystawianie, odbieranie oraz przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Co więcej, każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny, który pozwala na jej jednoznaczną identyfikację w systemie. Z kolei za datę wystawienia uznaje się moment przesłania dokumentu do KSeF, a nie datę jego przygotowania w programie księgowym.

Kluczowe wyzwania organizacyjne

  • Po pierwsze, należy ustalić, kto w firmie będzie odpowiedzialny za wystawianie faktur w KSeF.
  • Następnie warto określić jasne zasady odbioru oraz weryfikacji dokumentów, tak aby uniknąć opóźnień i błędów w księgowaniu.
  • Ponadto trzeba zapewnić procedury obsługi faktur, które nie podlegają KSeF, na przykład dotyczących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) czy importu.

KSeF praktyczny przewodnik dla biur rachunkowych – główne zmiany

Biura rachunkowe będą musiały ustalić z klientami, czy otrzymają bezpośredni dostęp do ich kont w KSeF, czy też dokumenty będą przekazywane w formie plików XML. Dzięki temu obie strony unikną nieporozumień, a proces księgowania będzie przebiegał sprawniej.

Wdrożenie systemu wymusi:

  • aktualizację umów z klientami, precyzującą obowiązki obu stron,
  • opracowanie procedury akceptacji faktur do księgowania,
  • zmianę sposobu komunikacji – wprowadzenie systemów do obiegu dokumentów.

Przykład linku wewnętrznego:
Więcej o przygotowaniach do KSeF przeczytasz w naszym artykule: KSeF 2026 – przygotuj swoją firmę.

Nadawanie i odbieranie uprawnień

Do korzystania z KSeF potrzebne jest uwierzytelnienie, na przykład za pomocą podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego, a także nadanie odpowiednich uprawnień. Uprawnienia te można przekazać różnym podmiotom, w tym:

  • pracownikom firmy,
  • zewnętrznemu biuru rachunkowemu,
  • konkretnej osobie fizycznej.

Uprawnienia można w każdej chwili odebrać, dlatego jest to szczególnie istotne w przypadku zakończenia współpracy z pracownikiem lub klientem.

Sposoby wysyłki faktur do KSeF

Do wyboru są dwa tryby:

  • Wysyłka wsadowa polega na przesyłaniu wielu faktur naraz, jednak w przypadku błędu w jednej z nich istnieje ryzyko odrzucenia całej paczki.
  • Z kolei wysyłka interaktywna oznacza przesyłanie pojedynczych dokumentów, co jest bezpieczniejsze, ale zazwyczaj wolniejsze.

KSeF a umowa z klientem biura rachunkowego

Umowy z klientami powinny jasno określać kluczowe kwestie, takie jak:

  • kto odpowiada za pobieranie faktur z KSeF,
  • w jaki sposób dokumenty będą przekazywane — czy poprzez bezpośredni dostęp do KSeF, pliki XML, czy też dedykowane oprogramowanie,
  • oraz zasady odpowiedzialności w przypadku błędów lub braków.

Przykład linku wewnętrznego:
Więcej o obowiązkach i faktach związanych z wprowadzeniem KSeF przeczytasz w artykule: KSeF 2026 – fakty i obowiązek.

Rekomendacje dla firm i biur rachunkowych

  • Audyt procesów – sprawdzenie obecnego obiegu dokumentów.
  • Szkolenia – przygotowanie pracowników do pracy z KSeF.
  • Oprogramowanie – wdrożenie systemu integrującego KSeF z obiegiem dokumentów.
  • Procedury – opracowanie zasad nadawania uprawnień i akceptacji dokumentów.
  • Aktualizacja umów – dostosowanie zapisów do nowych obowiązków.


Szczegółowe informacje o KSeF znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów.

Podsumowanie

Wpływ KSeF na wewnętrzne procesy w firmach i biurach rachunkowych będzie znaczący. Odpowiednie przygotowanie – procedury, narzędzia, szkolenia i aktualizacja umów – pozwoli uniknąć problemów w momencie wejścia w życie obowiązkowego systemu. Kto zaplanuje procesy już teraz, zapewni swojej organizacji płynne przejście do nowego modelu pracy.

Chcesz sprawdzić najnowsze informacje na temat KSeF? Zajrzyj na oficjalny portal KSeF Ministerstwa Finansów, gdzie znajdziesz dokumentację API, szczegóły techniczne i harmonogram wdrożenia obowiązkowej wersji systemu KSeF 2.0.

KSeF – praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców i biur rachunkowych
Czarny samochód sportowy – grafika do artykułu „Wynajem długoterminowy a leasing” przygotowanego przez Audyt Legis

Wynajem długoterminowy a leasing – co bardziej opłaca się firmie w 2025 roku?

W 2025 roku przedsiębiorcy nadal mają do wyboru dwie główne formy finansowania samochodów firmowych: leasing operacyjny i wynajem długoterminowy. Choć oba rozwiązania pozornie spełniają tę samą funkcję – zapewniają dostęp do pojazdu bez konieczności jego zakupu – różnią się pod względem podatkowym, kosztowym oraz praktycznym. Która opcja jest bardziej opłacalna dla firmy? Sprawdźmy.

Leasing operacyjny – czym jest i jak działa?

Leasing operacyjny to najczęściej wybierana forma użytkowania samochodu w firmie. Umowa zawierana jest zazwyczaj na 2–5 lat, a po jej zakończeniu leasingobiorca może wykupić pojazd za ustaloną wcześniej kwotę (często symbolicznie niską).

Pod względem podatkowym leasing operacyjny pozwala na:

  • zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu rat leasingowych w części kapitałowej i odsetkowej,
  • zaliczenie opłaty wstępnej do kosztów uzyskania przychodu,
  • odliczenie podatku VAT (50% lub 100% – w zależności od sposobu użytkowania pojazdu).

Dodatkowo przedsiębiorca ma większą swobodę w późniejszym rozporządzaniu pojazdem – może go wykupić i używać prywatnie lub sprzedać.

Wynajem długoterminowy – jak to działa?

Wynajem długoterminowy przypomina leasing, ale kluczowa różnica polega na tym, że przedsiębiorca nie wykupuje auta po zakończeniu umowy. Samochód jest oddawany wynajmującemu, a firma może zawrzeć kolejną umowę – już na nowy model. Całość wygląda więc jak subskrypcja samochodu.

Zalety wynajmu długoterminowego to:

  • brak konieczności angażowania kapitału własnego,
  • przewidywalność kosztów (miesięczna rata zawiera również serwis, ubezpieczenie, opony),
  • brak problemów z odsprzedażą pojazdu i ryzykiem utraty jego wartości.

Wynajem długoterminowy jest więc wygodny, ale mniej elastyczny. Przedsiębiorca nie zyskuje prawa własności pojazdu i nie ma możliwości swobodnego nim dysponować po zakończeniu umowy.

Leasing a wynajem – co z podatkami w 2025 roku?

Pod kątem podatkowym leasing operacyjny wciąż daje firmom większe możliwości. Raty leasingowe są w pełni kosztem podatkowym (do limitu wartości pojazdu – 150 000 zł dla samochodów spalinowych i 225 000 zł dla elektryków). Przedsiębiorcy mogą również rozliczyć opłatę wstępną jednorazowo oraz odliczyć VAT, o ile auto wykorzystywane jest wyłącznie w działalności.

Wynajem długoterminowy również daje możliwość ujęcia kosztów w księgach – cała miesięczna rata trafia do kosztów, ale tylko w limicie wskazanym powyżej. VAT również można odliczyć, ale – podobnie jak przy leasingu – zależy to od sposobu wykorzystania pojazdu.

Warto też pamiętać, że wynajem długoterminowy często zawiera dodatkowe usługi, których częściowa wartość nie zawsze w całości kwalifikuje się jako koszt uzyskania przychodu – może wymagać podziału na różne grupy kosztowe (np. serwis, ubezpieczenie, zarządzanie flotą).

Co bardziej się opłaca firmie?

Leasing operacyjny może być bardziej korzystny, jeśli:

  • planujesz wykup samochodu po zakończeniu umowy,
  • chcesz samodzielnie decydować o kosztach eksploatacji i ubezpieczeniu,
  • zależy Ci na maksymalnym odliczeniu VAT i kosztów podatkowych,
  • dysponujesz osobą lub zespołem do zarządzania flotą.

Wynajem długoterminowy może być lepszy, jeśli:

  • chcesz mieć przewidywalne koszty i „święty spokój” (wszystko w jednej racie),
  • nie interesuje Cię późniejszy wykup auta,
  • chcesz regularnie zmieniać samochód na nowy,
  • nie chcesz angażować się w serwis, likwidację szkód czy wymianę opon.

Przykład: leasing vs. wynajem w 2025 roku

Firma X potrzebuje nowego samochodu klasy średniej do celów służbowych. Rozważa leasing operacyjny i wynajem długoterminowy.

Leasing operacyjny (48 miesięcy):

  • opłata wstępna: 10 000 zł netto
  • rata: 1500 zł netto/mies.
  • wykup po 4 latach: 10 000 zł
  • całkowity koszt: 92 000 zł netto (bez kosztów eksploatacji)

Wynajem długoterminowy (48 miesięcy):

  • rata: 1950 zł netto/mies. (z serwisem, ubezpieczeniem, oponami)
  • brak opłaty wstępnej, brak wykupu
  • całkowity koszt: 93 600 zł netto (wszystko w cenie)

Mimo wyższej raty, wynajem może być korzystny dla firm ceniących prostotę i czas, ale leasing zapewnia większą kontrolę nad pojazdem i elastyczność podatkową.

Co się zmieniło w 2025 roku?

W 2025 roku nadal obowiązują limity amortyzacyjne dla samochodów osobowych: 150 000 zł dla spalinowych i 225 000 zł dla elektryków. Wzrosło jednak zainteresowanie wynajmem długoterminowym wśród małych firm, które nie chcą zarządzać ryzykiem utraty wartości pojazdów i potrzebują prostych rozwiązań.

Leasing natomiast nadal pozostaje numerem jeden wśród większych przedsiębiorstw i działalności z rozbudowaną flotą.

Podsumowanie

Nie ma jednej dobrej odpowiedzi na pytanie: leasing czy wynajem? Wszystko zależy od profilu firmy, strategii finansowej i priorytetów właściciela. W 2025 roku obie formy finansowania pozostają aktualne i dostępne – kluczowe jest, by świadomie je porównywać i dostosować do własnej sytuacji.

Chcesz skonsultować wybór formy finansowania samochodu w Twojej firmie?
Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – wspólnie wybierzemy najlepsze rozwiązanie, zgodne z Twoimi celami i aktualnymi przepisami: Kontakt do Biuro Rachunkowego Audyt Legis.

Czarny samochód sportowy – grafika do artykułu „Wynajem długoterminowy a leasing” przygotowanego przez Audyt Legis

Ilustracja do artykułu o KSeF 2026 – obowiązek fakturowania elektronicznego dla podatników VAT

KSeF w praktyce – fakty, nieporozumienia i wyzwania przed 2026 rokiem

Rok 2026 będzie przełomowy dla fakturowania w Polsce. Krajowy System e-Faktur (KSeF) – do tej pory działający jako narzędzie dobrowolne – stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT. Choć system został zaprojektowany z myślą o uproszczeniu i uszczelnieniu rozliczeń, jego wdrożenie w firmach wiąże się z szeregiem wyzwań.

W tym artykule rozprawiamy się z mitami, analizujemy najczęstsze pytania i podpowiadamy, jak przygotować się do KSeF w praktyce – zanim będzie za późno.


Obowiązkowy KSeF – kogo obejmie i kiedy?

Terminy są już znane i – co istotne – raczej nieulegające dalszym zmianom:

  • od 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie duże firmy (obrót powyżej 200 mln zł rocznie),
  • od 1 kwietnia 2026 r. – wszyscy pozostali podatnicy VAT.

Warto podkreślić: przepisy nie przewidują już żadnych przesunięć. Polska dostosowuje się tym samym do unijnego kierunku cyfryzacji rozliczeń (pakiet ViDA), a system KSeF ma stanowić filar nowoczesnego fakturowania.


KSeF to nie tylko obowiązek – to projekt technologiczny i organizacyjny

Błąd popełniają ci, którzy uważają, że KSeF „wprowadzi księgowa”. Przygotowanie organizacji do korzystania z systemu wymaga:

  • analizy procesów sprzedaży i zakupu,
  • dostosowania systemów fakturowania i księgowości,
  • przeszkolenia użytkowników,
  • wdrożenia wewnętrznych procedur kontroli dokumentów, które nie będą już w formie papierowej ani PDF.

Wdrożenie KSeF to projekt międzydziałowy, który powinien objąć nie tylko księgowość, ale również dział handlowy, administrację, zarząd oraz IT.


Co warto zaplanować z wyprzedzeniem?

1. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych

Nowy format faktur XML (obecnie FA(2), docelowo FA(3)) będzie jedyną dopuszczalną formą fakturowania. To wymaga:

  • przygotowania systemów ERP lub zewnętrznych narzędzi integrujących się z KSeF,
  • decyzji, kto będzie odpowiedzialny za wysyłkę faktur – sprzedawca, dział księgowości, czy osobny zespół,
  • wdrożenia mechanizmów kontrolnych, zanim faktura zostanie przesłana do KSeF (ponieważ nie będzie można jej później poprawić).

2. Obsługa faktur zakupowych

Od 2026 roku wielu kontrahentów będzie wystawiać faktury wyłącznie przez KSeF. Aby je odebrać i zaksięgować:

  • trzeba mieć odpowiednie połączenie z systemem,
  • należy opracować nowy obieg faktur – bez wersji papierowej i bez klasycznego PDF-a,
  • konieczne będzie udzielenie dostępów odpowiednim pracownikom do pobierania, weryfikacji i zatwierdzania dokumentów.

Więcej o różnicach i zasadach wystawiania e-faktur znajdziesz w artykule E-faktury – najważniejsze informacje i zmiany.


Tryb offline24 – rozwiązanie awaryjne czy standard?

Nowe przepisy wprowadzają tzw. tryb offline24. Dzięki niemu podatnik będzie mógł przesłać fakturę do KSeF do końca następnego dnia roboczego po jej wystawieniu – ale tylko pod warunkiem:

  • że uzyska specjalny certyfikat z uprawnieniem offline (od listopada 2025 r.),
  • i że jego system księgowy będzie zintegrowany z KSeF.

Jeśli firma nie skorzysta z tego trybu, faktura musi trafić do KSeF tego samego dnia, w którym została wystawiona. Warto już dziś sprawdzić, czy dostawca oprogramowania oferuje tę funkcjonalność.


Fakty vs. mity – o co najczęściej pytają przedsiębiorcy?

❌ „Poczekam z wdrożeniem, mam czas do 2026 roku.”

✔️ Fakt: Nawet jeśli Twoja firma nie musi wystawiać faktur w KSeF do kwietnia 2026, już od lutego 2026 będzie je otrzymywać od dużych podmiotów. A bez przygotowania możesz nie być w stanie ich poprawnie odebrać i zaksięgować.


❌ „To zadanie dla księgowości – ja tylko wystawiam faktury.”

✔️ Fakt: KSeF wpływa na proces sprzedaży, więc to sprzedawca musi wiedzieć, jak i kiedy przesłać fakturę. Księgowość pełni funkcję doradczą, ale nie wystawia faktur handlowych.


❌ „Będę przesyłać załączniki do faktur przez KSeF.”

✔️ Fakt: Nowa wersja faktury (FA(3)) dopuszcza załączniki, ale tylko za zgodą KAS. Trzeba wykazać potrzebę, cel i charakter przesyłanych danych. W wielu przypadkach potrzebne będzie inne rozwiązanie do przesyłania dokumentów powiązanych (np. specyfikacji, protokołów odbioru).


Co z uprawnieniami i kodem QR?

Wystawianie i odbieranie faktur w KSeF wymaga nadania uprawnień konkretnej osobie (pracownikowi lub biuru rachunkowemu). Każdy użytkownik musi mieć zdefiniowane prawa – do wystawiania, przeglądania lub pobierania dokumentów.

Jeśli faktura ma być udostępniona np. konsumentowi, trzeba będzie dodać do niej kod QR, który umożliwia jej weryfikację w systemie KSeF. Dotyczy to m.in. sklepów internetowych czy firm usługowych.


Czy biuro rachunkowe może zająć się KSeF w imieniu klienta?

Technicznie – tak. Prawnie – ostrożnie. Biura rachunkowe mogą mieć nadane uprawnienia do:

  • wystawiania faktur w imieniu klienta,
  • pobierania faktur zakupowych.

Jednak odpowiedzialność za zawartość faktury – np. poprawność danych, zgodność z rzeczywistą transakcją – pozostaje po stronie podatnika. Dlatego Audyt Legis rekomenduje klientom opracowanie wewnętrznych procedur, które jasno rozdzielają obowiązki: kto wystawia, kto zatwierdza, kto przesyła.


KSeF to nie tylko zmiana techniczna – to zmiana myślenia o fakturze

W nowym systemie faktura nie będzie już dokumentem, który się „drukuje i wysyła”. Będzie to zdarzenie systemowe: jeden plik XML zarejestrowany centralnie, możliwy do pobrania przez urząd skarbowy w każdej chwili.

Dlatego wdrożenie KSeF warto potraktować jako impuls do:

  • uporządkowania procesów sprzedaży i zakupu,
  • zintegrowania systemów wewnętrznych,
  • przeszkolenia zespołów w zakresie nowoczesnych narzędzi i ryzyk podatkowych.

Szczegółowe informacje o działaniu systemu znajdziesz w naszym artykule Krajowy System e-Faktur – najważniejsze informacje.


Podsumowanie

KSeF nie jest opcją – jest koniecznością. Choć jeszcze nieobowiązkowy, już dziś wiele firm korzysta z niego dobrowolnie. Dla pozostałych zostało nieco ponad pół roku na zaplanowanie i wdrożenie systemu, który stanie się obowiązkiem podatkowym.

Dobrze przygotowana organizacja zyska – na czasie, bezpieczeństwie i zgodności z przepisami. Audyt Legis wspiera klientów na każdym etapie wdrożenia KSeF – od oceny gotowości, przez szkolenia, po integrację systemów.


Grafika promująca artykuł KSeF 2026 – Przygotuj firmę na obowiązek. Po lewej stronie tytuł i logo biura rachunkowego Audyt Legis, po prawej stronie ręka na klawiaturze laptopa i ikony wykresów, celów i danych.
Znak drogowy z napisem TAX i pytaniem: Kiedy zmienić formę opodatkowania?

Kiedy zmienić formę opodatkowania?

To pytanie zadaje sobie coraz więcej przedsiębiorców, szczególnie w świetle planowanych zmian od 2025 roku. Odpowiedni moment na zmianę może przynieść realne korzyści podatkowe – ale tylko pod warunkiem, że decyzja zostanie dobrze przemyślana i poprzedzona analizą.


Jakie zmiany planuje fiskus w 2025 roku?

Od 2025 roku Ministerstwo Finansów planuje wprowadzenie istotnych modyfikacji w zakresie opodatkowania działalności gospodarczej. Dotyczy to m.in.:

  • obowiązkowego stosowania KSeF,
  • zmian w stawkach i progach podatkowych,
  • obowiązku raportowania części dochodów w sposób ustrukturyzowany.

Dlatego właśnie warto już teraz rozważyć, kiedy zmienić formę opodatkowania i jak przygotować się do tych zmian.


Kiedy warto rozważyć zmianę formy opodatkowania?

Zmiana może być korzystna, jeśli:

  • Twoje przychody znacząco się zmieniły (wzrosły lub spadły),
  • planujesz inwestycje i chcesz skorzystać z ulg,
  • obecna forma przestaje być opłacalna przy nowych przepisach.

Każda forma – ryczałt, zasady ogólne, podatek liniowy – ma swoje plusy i minusy. Wybór powinien być dostosowany do indywidualnej sytuacji firmy.


Jak przeprowadzić zmianę bez ryzyka?

Przede wszystkim warto skonsultować się z doradcą podatkowym, który:

  • przeanalizuje Twoje dochody,
  • wskaże najkorzystniejsze rozwiązania,
  • pomoże w formalnościach i terminach.

W Audyt Legis na bieżąco monitorujemy zmiany przepisów i pomagamy klientom zaplanować optymalną formę opodatkowania – zanim fiskus narzuci swoje warunki.


Sprawdź również:

Outsourcing księgowy – dlaczego warto?


Podsumowanie

Nie czekaj do ostatniej chwili. Kiedy zmienić formę opodatkowania? Najlepiej wtedy, gdy masz jeszcze czas na spokojną analizę i przygotowanie. A ten moment właśnie nadszedł.


Potrzebujesz indywidualnej konsultacji?
Napisz do nas:
Zobacz więcej na stronie: www.audytlegis.pl

Znak drogowy z napisem TAX i pytaniem 'Kiedy zmienić formę opodatkowania?' – grafika promująca artykuł Audyt Legis
Zapytanie zostało przetworzone Na podstawie kontekstu artykułu o "Cyfryzacji w Biznesie: Jak Oszczędzać Koszty i Zwiększać Efektywność dzięki Nowoczesnym Rozwiązaniom", a także Państwa profilu jako biura rachunkowego stawiającego na cyfryzację, zdecydowanie najlepszy jest pierwszy obrazek. Uzasadnienie: Pierwszy obrazek (monitor z chmurą i ikonami): Bezpośrednio nawiązuje do cyfryzacji i technologii: Widać komputer, symbol chmury (cloud computing), sieć połączeń i ikony reprezentujące różne aspekty cyfrowej pracy (np. dokumenty, dane). Sugeruje dostępność i integrację: Elementy sieci i chmury wskazują na dostęp online i połączenie różnych systemów, co idealnie pasuje do tematu optymalizacji i cyfryzacji księgowości. Estetyka i kolorystyka: Odcienie błękitu i fioletu są profesjonalne i często kojarzone z technologią oraz wiarygodnością. Kompatybilność z tematem oszczędności: Chociaż nie widać tu "pieniędzy", cyfryzacja i efektywność, które obrazek sugeruje, są bezpośrednio związane z oszczędnościami. Drugi obrazek (palec wskazujący na "CFO" na mikroprocesorze): Jest zbyt niszowy i specyficzny. "CFO" (Chief Financial Officer) odnosi się do dyrektora finansowego, co jest konkretną rolą, a artykuł jest skierowany do szerszego grona przedsiębiorców i menedżerów, a nie tylko CFO. Mniej bezpośrednio nawiązuje do "księgowości" czy "cyfryzacji procesów" jako całości. Trzeci obrazek (sylwetka osoby z ikonami sieci i Wi-Fi): Nawiązuje do łączności i sieci, ale jest mniej "technologiczny" i "procesowy" niż pierwszy. Grafika jest nieco mniej czytelna i konkretna w kontekście księgowości i optymalizacji. Symbol Wi-Fi jest zbyt ogólny. Podsumowując, pierwszy obrazek najlepiej wizualnie oddaje ideę cyfryzacji procesów, dostępu do danych w chmurze i nowoczesnych rozwiązań, które prowadzą do oszczędności w kontekście biura rachunkowego. Tekst alternatywny (Alt Text) dla wybranego obrazka: Pamiętaj, aby po wgraniu wybranego obrazka, ustawić dla niego odpowiedni tekst alternatywny (Alt Text) w edytorze WordPress. Proponowany Alt Text: Nowoczesne biuro rachunkowe: cyfryzacja księgowości, dostęp online i oszczędności dla biznesu.

Cyfryzacja w Biznesie: Jak Oszczędzać Koszty i Zwiększać Efektywność dzięki Nowoczesnym Rozwiązaniom

Prowadzenie własnego biznesu to podróż pełna wyzwań. Wymaga to nieustannego dostosowywania się do zmian. W obliczu rosnącej konkurencji i presji rynkowej kluczem do sukcesu jest optymalizacja kosztów. Ważne jest też mądre zarządzanie wydatkami i zasobami. Cyfryzacja księgowości oszczędności – to nie tylko trend, ale realna droga do budowania trwałej przewagi konkurencyjnej. W jaki sposób nowoczesne biuro rachunkowe może pomóc wykorzystać potencjał cyfrowej transformacji? Chodzi o optymalizację kosztów.

Jak podkreślamy w naszym artykule o „Nowoczesnym Biurze Rachunkowym”, współczesna księgowość to znacznie więcej niż tylko rozliczanie dokumentów. Co więcej, to kompleksowe wykorzystanie technologii IT, automatyzacji i sztucznej inteligencji. Ma to na celu usprawnienie procesów, zabezpieczenie danych i poprawę komunikacji. Ten kierunek rozwoju, który obraliśmy w Audyt Legis, ma bezpośrednie przełożenie na realne oszczędności i zwiększoną efektywność dla Państwa biznesu.


Kluczowe Obszary Oszczędności dzięki Cyfryzacji

1. Eliminacja Papieru i Redukcja Kosztów Administracyjnych

Jednym z najbardziej oczywistych efektów cyfryzacji jest redukcja zużycia papieru, tonerów i kopert. Obniżają się także koszty archiwizacji fizycznych dokumentów. W rezultacie przejścia na elektroniczny obieg dokumentów (takich jak faktury, umowy, rachunki), firmy znacząco obniżają wydatki na materiały biurowe.

Korzyści z Elektronicznego Obiegu Dokumentów
  • Praktyczny aspekt: Wykorzystanie platform do elektronicznego przesyłania dokumentów (jak np. Saldeo Smart, z którym współpracujemy) pozwala na automatyczne importowanie danych z faktur. To eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych. Co więcej, minimalizuje błędy i oszczędza czas pracowników.
Mniejsze Koszty Przechowywania
  • Ponadto, brak konieczności fizycznego przechowywania setek teczek oznacza niższe koszty powierzchni biurowej lub archiwum. Takie rozwiązania, o których mowa w artykule „Nowoczesne Biuro Rachunkowe”, bezpośrednio wpływają na usprawnienie obiegu dokumentów, generując oszczędności. To przykład, jak cyfryzacja księgowości oszczędności staje się kluczowym elementem efektywnego biznesu.

2. Automatyzacja Procesów Księgowych i Kadrowych

Największe oszczędności w cyfryzacji tkwią w automatyzacji rutynowych zadań. Procesy takie jak księgowanie faktur, wyliczanie wynagrodzeń, tworzenie deklaracji podatkowych czy generowanie raportów są czasochłonne. Są też podatne na błędy ludzkie.

Zysk Czasu dzięki Automatyzacji
  • Praktyczny aspekt: Nowoczesne systemy księgowe zintegrowane z programami do obsługi płac i kadr potrafią automatycznie przetwarzać transakcje. Wysyłają powiadomienia o terminach płatności czy generują listy płac. Biura rachunkowe, które wdrażają takie rozwiązania, przekazują te oszczędności swoim klientom poprzez efektywniejszą obsługę.
Koncentracja na Wartości Dodanej
  • W rezultacie automatyzacja oznacza mniej godzin pracy poświęconych na rutynę. Więcej czasu pozostaje na analizę i doradztwo – czyli na realną wartość dodaną dla Twojej firmy. Podobnie, ten typ automatyzacji, o której piszemy w kontekście naszego „Nowoczesnego Biura Rachunkowego”, przekłada się na realne oszczędności czasu i zasobów. Cyfryzacja księgowości w tym kontekście to klucz do zysków.

3. Lepsze Zarządzanie Płynnością Finansową dzięki Dostępności Danych

Brak bieżącego dostępu do aktualnych danych finansowych to prosta droga do problemów z płynnością. Co więcej, opóźnione informacje o wpływach i wydatkach uniemożliwiają szybkie reagowanie na zmieniającą się sytuację.

Analiza w Czasie Rzeczywistym
  • Praktyczny aspekt: Cyfrowe platformy księgowe zapewniają dostęp do aktualnych raportów finansowych, bilansów i zestawień w czasie rzeczywistym. Dzięki temu możesz monitorować swoje przepływy pieniężne.
Świadome Decyzje Biznesowe
  • Możesz także analizować strukturę kosztów i podejmować świadome decyzje dotyczące inwestycji czy oszczędności. Wreszcie, biuro rachunkowe może dostarczać spersonalizowane raporty i analizy. Pomogą Ci one zidentyfikować obszary, w których możesz obciąć wydatki bez szkody dla działalności.

4. Optymalizacja Podatkowa i Minimalizacja Ryzyka Kar

Błędy w rozliczeniach podatkowych lub brak świadomości o zmieniających się przepisach mogą prowadzić do wysokich kar finansowych. Mogą też generować dodatkowe obciążenia.

  • Praktyczny aspekt: Cyfrowe systemy księgowe są na bieżąco aktualizowane. Dzieje się to zgodnie z najnowszymi regulacjami prawnymi, co minimalizuje ryzyko pomyłek. Ponadto, zaawansowane narzędzia analityczne pozwalają biurom rachunkowym na identyfikację możliwości optymalizacji podatkowej. To na przykład prawidłowe kwalifikowanie kosztów czy wykorzystywanie dostępnych ulg. Bieżący monitoring i automatyczne przypomnienia o terminach eliminują ryzyko spóźnień, które również generują dodatkowe koszty. Dla uzyskania najnowszych informacji o zmianach w przepisach podatkowych, zawsze warto odwiedzić oficjalne strony rządowe, takie jak na przykład strona Ministerstwa Finansów w Polsce. Link wychodzący do Ministerstwa Finansów: https://www.gov.pl/web/finanse

5. Zwiększone Bezpieczeństwo Danych i Dokumentów

Fizyczne dokumenty są narażone na zgubienie, zniszczenie lub nieuprawniony dostęp. Co więcej, utrata ważnych danych finansowych może mieć katastrofalne skutki dla firmy.

Zaawansowane Zabezpieczenia Cyfrowe
  • Praktyczny aspekt: Nowoczesne biura rachunkowe, takie jak Audyt Legis, inwestują w zaawansowane zabezpieczenia cyfrowe. To szyfrowanie danych, redundantne kopie zapasowe, systemy kontroli dostępu. Gwarantuje to znacznie wyższy poziom bezpieczeństwa niż tradycyjna archiwizacja.
Ochrona przed Stratami
  • W ten sposób oszczędza to nie tylko potencjalne koszty związane z utratą danych. Oszczędza też czas i stres związany z ich odtwarzaniem. Jest to kluczowy element świadczonych przez nas usług, również tych omawianych w artykule o nowoczesnym biurze rachunkowym. Tutaj cyfryzacja księgowości przekłada się na bezpieczeństwo i spokój.

6. Elastyczność i Zwiększona Dostępność Usług

Cyfryzacja księgowości umożliwia świadczenie usług księgowych zdalnie. To przekłada się na większą elastyczność i dostępność. W ten sposób nie musisz tracić czasu na dojazdy do biura czy przekazywanie dokumentów.

Wygoda i Oszczędność Czasu
  • Praktyczny aspekt: Możliwość szybkiej konsultacji online, przesyłania dokumentów o dowolnej porze i dostępu do danych 24/7 sprawia, że zarządzanie finansami staje się mniej absorbujące. Czas zaoszczędzony na logistyce możesz przeznaczyć na rozwój swojego biznesu.
Skupienie na Rozwoju Biznesu
  • To pośrednio przekłada się na oszczędności i zwiększenie efektywności. Ponadto, elastyczne modele współpracy z biurem rachunkowym mogą być dopasowane do Twoich bieżących potrzeb. Eliminują one koszty stałe związane z utrzymaniem własnego działu księgowości. To kolejny dowód, jak cyfryzacja i oszczędności idą w parze.

Podsumowanie: Inwestycja w Cyfryzację to Inwestycja w Oszczędności

Cyfryzacja księgowości i oszczędności są ze sobą nierozerwalnie związane. Wykorzystanie nowoczesnych technologii to inwestycja, która szybko się zwraca. Prowadzi do realnych oszczędności kosztów operacyjnych, podatkowych i administracyjnych. Współpraca z biurem rachunkowym, które stawia na cyfrowe rozwiązania, takie jak Audyt Legis z partnerstwem Saldeo Smart, pozwala przedsiębiorcom skupić się na tym, co najważniejsze – rozwijaniu swojego biznesu. W międzyczasie eksperci zajmują się skomplikowanymi kwestiami finansowymi i prawnymi, wykorzystując potencjał innowacji dla Twojego sukcesu. Potwierdzamy to, co piszemy w naszym artykule „Nowoczesne Biuro Rachunkowe” – inwestycja w cyfrowe narzędzia i procesy przekłada się na usprawnienie współpracy, skrócenie czasu pracy i zwiększenie satysfakcji klienta, co finalnie generuje wymierne korzyści finansowe. To dowód, że cyfryzacja księgowości i oszczędności są ze sobą nierozerwalnie związane, a osiągane dzięki nim oszczędności są realne i mierzalne.


Źródło i powiązane artykuły:

skuteczna rekrutacja

Skuteczna rekrutacja – jak znaleźć dobrego pracownika?

Skuteczna rekrutacja w małej firmie nie musi być trudna. Stabilna sytuacja na rynku pracy sprawia, że wyzwania rekrutacyjne są coraz większe – ale jednocześnie istnieją sprawdzone sposoby, by sobie z nimi poradzić. Poniżej znajdziesz 11 konkretnych wskazówek, które pomogą Ci znaleźć dobrego pracownika i usprawnić proces zatrudnienia.


Dlaczego rekrutacja jest trudna?

Rynek pracy zmienia się dynamicznie. Rosnące oczekiwania pracowników, mniejsza dostępność niektórych zawodów i silna konkurencja między firmami powodują, że skuteczna rekrutacja wymaga więcej wysiłku niż kiedyś. Co więcej, nie wszyscy kandydaci są skłonni się przebranżowić lub inwestować w rozwój – to również ogranicza pulę specjalistów.

Problem leży często po stronie samych pracodawców. Oczekujemy dużo, ale nie potrafimy jasno określić, kogo naprawdę szukamy. Ogólniki typu „atrakcyjne wynagrodzenie” czy „możliwość rozwoju” to za mało, by przyciągnąć wartościowego kandydata.


1. Wiedz, kogo szukasz

Zacznij od zdefiniowania wymagań: zarówno twardych (doświadczenie, kwalifikacje), jak i miękkich (cechy osobowości, kultura pracy). Czy potrzebujesz osoby z doświadczeniem, czy może kogoś do przyuczenia? To fundament skutecznej rekrutacji.


2. Szukaj tam, gdzie są kandydaci

Dopasuj kanały rekrutacji do grupy docelowej. Przykładowo – specjalistów IT lepiej szukać na LinkedIn i forach branżowych, a pracowników fizycznych przez lokalne portale i grupy społecznościowe.


3. Nie chowajcie się za logo

Pokażcie ludzką twarz firmy. Kandydaci chcą wiedzieć, kto tworzy zespół, jaka panuje atmosfera, jaki jest szef. Zdjęcia z życia firmy, krótkie relacje z wydarzeń czy wypowiedzi pracowników – to wszystko buduje zaufanie i przyciąga uwagę.


4. Określcie jasno warunki

Zamiast pustych fraz („atrakcyjne wynagrodzenie”), podajcie konkretne informacje: widełki płacowe, benefity, tryb pracy (zdalna/stacjonarna/hybrydowa). Przejrzystość to podstawa.


5. Dopasujcie ofertę pod kandydata

Skuteczna rekrutacja przypomina dobrą sprzedaż – liczy się znajomość grupy docelowej i dopasowanie komunikatu. Używajcie języka zrozumiałego dla odbiorcy i formy ogłoszenia, która do niego przemawia.


6. Doceńcie pierwszy kontakt

Każde zgłoszenie wymaga reakcji. Szybka odpowiedź, telefon czy zaproszenie na spotkanie pokazuje, że szanujecie czas kandydata. Zwlekanie może kosztować utratę najlepszego kandydata.


7. Pokażcie charakter i sukcesy

Zamiast pisać „jesteśmy liderem rynku” – pokażcie to. Dzielcie się realnymi sukcesami, projektami, opiniami klientów. Autentyczność wzmacnia wiarygodność i sprawia, że kandydaci chcą być częścią firmy.


8. Marketing w rekrutacji

Podejdźcie do rekrutacji jak do projektu – z planem, harmonogramem, narzędziami. Jeśli brakuje Wam czasu – skorzystajcie z pomocy specjalistów. Wbrew pozorom, skuteczna rekrutacja nie zawsze musi być kosztowna.


9. Narzędzia pomocne w rekrutacji

Zamiast polegać wyłącznie na CV, wykorzystujcie testy kompetencji, zadania próbne czy rozmowy kwalifikacyjne oparte na konkretnych sytuacjach. Dzięki temu szybciej wyłonicie najlepiej dopasowane osoby.

Według PARP skuteczna rekrutacja to proces oparty na planowaniu i analizie.


10. Pozwólcie działać chemii

Zaufajcie intuicji – czasem już przy pierwszej rozmowie widać, czy ktoś pasuje do zespołu. I odwrotnie – jeżeli coś „nie gra”, warto to zauważyć, zanim dojdzie do podpisania umowy.


11. Integracja pracownika

Pierwsze dni w pracy są kluczowe. Przygotujcie plan wdrożenia, przedstawcie zespół, zadbajcie o opiekuna. Dobra integracja skraca czas adaptacji i zwiększa szanse, że pracownik zostanie z Wami na długo.


Podsumowanie

Skuteczna rekrutacja to nie magia – to dobrze zaplanowany proces. Im lepiej poznasz potrzeby swojej firmy i kandydatów, tym większe szanse na sukces. Szukasz pomocy w zakresie rekrutacji lub obsługi kadrowej?

Skontaktuj się z nami – doradzimy, jak najlepiej zaplanować działania.


Chcesz więcej takich porad?
Sprawdź inne artykuły na naszym blogu:
https://audytlegis.pl/czytelnia

Skuteczna rekrutacja w małej firmie – jak znaleźć dobrego pracownika, 11 praktycznych wskazówek

postępowanie upadłościowe

Postępowanie upadłościowe – najważniejsze informacje

Ryzyko jest naturalnym zjawiskiem w biznesie. Wie o tym każdy przedsiębiorca, który prowadzi i rozwija własną firmę. Mimo, że można je w pewien sposób ograniczać, minimalizować – nie jesteśmy w stanie go całkowicie uniknąć. Tak jak nie jesteśmy w stanie przewidzieć pewnych zjawisk, działań i sił od nas niezależnych. Ryzyko w praktyce towarzyszy na każdym etapie rozwijania biznesu. To rzeczywistość, z którą trzeba się zmierzyć. Niestety nie zawsze z tej potyczki uda się wyjść cało, a konsekwencje są bardzo bolesne w skutkach. Na tyle, że część przedsiębiorców musi podjąć decyzję o upadłości. Kiedy, kto i jak może ją ogłosić? Podsumowaliśmy najważniejsze informacje w dzisiejszym artykule, zapraszamy!

Postępowanie upadłościowe – kluczowe informacje

Załamanie rynku, problemy z zatrudnieniem odpowiedniej kadry, rosnące ceny, działania konkurencji, utrata strategicznego klienta, zator finansowy. To tylko niektóre z czynników, które mogą pociągnąć firmę na dno. Niestety nie zawsze nasze starania przynoszą oczekiwany skutek. Niektóre błędy trudno się naprawia, nad pewnymi sprawami nie mamy żadnej władzy. Może się zdarzyć, że przedsiębiorca dochodzi do muru i nie ma sensu przebijać go głową. Trzeba podjąć trudne decyzje, a jedną z nich może być ogłoszenie upadłości. Upadłość firmy należy rozumieć jako postępowanie upadłościowe przedsiębiorstwa lub osoby fizycznej, która prowadzi działalność gospodarczą. Może ją ogłosić w zasadzie każdy przedsiębiorca. Zgodnie z definicją, przedsiębiorcą jest osobą fizyczną, prawną, albo jednostką organizacyjną niebędąca osobą prawną, która prowadzi działalność gospodarczą we własnym imieniu.

Z pojęciem upadłości gospodarczej zazwyczaj kojarzą się nam duże firmy, jednak zasady pozostają niezmienne również dla działalności jednoosobowych i mikro przedsiębiorców. Podobnie jeśli chodzi o spółki kapitałowe, wspólników spółek handlowych i partnerskich. Aby móc ogłosić upadłość, trzeba spełnić pewne warunki. Zanim o nich powiemy chcemy Was gorąco zachęcić do tego, aby swoją sytuację skonsultować z doświadczonym prawnikiem. Najlepiej jeszcze zanim podejmiecie jakiekolwiek, konkretne działania. Czasem wystarczy jedno spotkanie, porada prawna, aby lepiej zrozumieć aktualną sytuację i znaleźć najbardziej optymalne rozwiązania. Jeśli zamiast wiedzy potrzebujesz praktycznego wsparcia od razu możesz do nas napisać!

sprawozdanie finansowe

Jakie warunki trzeba spełnić, aby ogłosić upadłość?

Upadłość może zostać ogłoszona wobec dłużnika niewypłacalnego. Przedsiębiorcy, który zaprzestał płacenia długów (ma wierzycieli, których nie spłaca), gdy jego majątek nie wystarcza na zaspokojenie długów (w dokumentach księgowych występuje nadwyżka zobowiązań nad aktywami), lub gdy nie ma perspektyw odzyskania zdolności płatniczej lub zwiększenia wartości majątku. Dłużnikiem niewypłacalnym w rozumieniu ustawy Prawo upadłościowe i ustawy Prawo restrukturyzacyjne, jest dłużnik, który utracił zdolność do wykonywania swoich wymagalnych zobowiązań pieniężnych. Zakłada się, że dochodzi do takiej utraty, jeżeli opóźnienie w wykonywaniu zobowiązań pieniężnych przekracza trzy miesiące. Poza tym, w odniesieniu do osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej (z wyjątkiem spółek osobowych, w których co najmniej jednym wspólnikiem odpowiadającym za zobowiązania spółki bez ograniczenia całym swoim majątkiem jest osoba fizyczna), którym przyznano zdolność prawną, niewypłacalność zachodzi również wtedy, gdy zobowiązania pieniężne przekraczają wartość jego majątku, a stan ten utrzymuje się przez
ponad dwa lata. Mimo zaistnienia takiej sytuacji, sąd może oddalić wniosek o ogłoszenie upadłości jeżeli nie ma zagrożenia utraty przez dłużnika zdolności do wykonywania jego wymagalnych zobowiązań pieniężnych w niedługim czasie.

Szczegółowe przepisy w postępowaniu upadłościowym znajdziecie TUTAJ.

Gdy zaległości finansowe przedsiębiorcy nie są zbyt duże, dobrym rozwiązaniem może być postępowanie naprawcze. Zwłaszcza jeśli sąd będzie miał przesłanki, że nasza firma (mimo trudnej sytuacji) będzie w stanie zaspokoić wierzycieli w szerszy sposób dalej funkcjonując, niż gdy ją zamkniemy. Postępowanie takie wiąże się jednak z dodatkową kontrolą nadzorcy sądowego. Mimo, że majątkiem zarządza nadal właściciel firmy, to ma nad sobą “anioła” stróża. Skupmy się jednak na samym procesie upadłościowym – jak wygląda w praktyce?

Jak ogłosić upadłość?

Proces upadłościowy jest trudny dla przedsiębiorców, ale raczej nie z powodu formalności. Te nie są przesadnie skomplikowane. Aby rozpocząć procedurę wystarczy złożyć odpowiedni wniosek. Wniosek do sądu o ogłoszenie upadłości może zgłosić każdy z jej wierzycieli, zarząd, każda z osób uprawnionych do reprezentacji oraz likwidator. Likwidator organizacji prowadzącej działalność gospodarczą obowiązany jest zgłosić do sądu wniosek o ogłoszenie upadłości, gdy jego zdaniem majątek organizacji nie wystarcza na pokrycie długów. Postępowanie w sprawie ogłoszenia upadłości prowadzi sąd rejonowy – sąd gospodarczy właściwy ze względu miejsce, gdzie jest prowadzona główna działalność gospodarcza. Celem upadłości jest ochrona wierzycieli poprzez „zamrożenie” majątku dłużnika, z jednej strony przez uniemożliwienie uszczuplania jego majątku, z drugiej strony przez zahamowanie narastania jego obciążeń. Musicie być świadomi tego, że razem ze złożeniem wniosku, pojawi się też obowiązek (na żądanie sądu) złożenia aktualnego bilansu, rachunków, zysków i strat, oraz spis wierzycieli. Macie też obowiązek złożenia w sądzie wniosku o ogłoszenie upadłości, nie później niż w ciągu dwóch tygodni od dnia zaprzestania płacenia długów (w przypadku organizacji, odpowiedzialnym za dopełnienie tego obowiązku jest jej zarząd).

Wniosek o ogłoszenie upadłości powinien zawierać:

  • nazwę i dane firmy oraz wskazanie osób upoważnionych do reprezentowania,
  • oznaczenie miejsca, w którym znajduje się siedziba oraz majątek,
  • spis wierzycieli,
  • wskazanie okoliczności, które uzasadniają wniosek,
  • sprawozdanie finansowe lub bilans sporządzony dla celów postępowania upadłościowego,
  • oświadczenie o spłatach wierzytelności dokonanych w ciągu ostatnich 6 miesięcy,
  • spis podmiotów zobowiązanych majątkowo wobec organizacji,
  • wykaz tytułów egzekucyjnych przeciwko organizacji.

Złożenie wniosku o upadłość to dopiero początek. Potem mamy do czynienia z dwoma etapami postępowania upadłościowego:

  • w przedmiocie ogłoszenia upadłości – tutaj sąd weryfikuje, czy można w ogóle ogłosić upadłość danego podmiotu,
  • właściwym postępowaniem upadłościowym – ta część postępowania toczy się aż do prawomocnego zakończenia.

Uwzględniając wniosek o ogłoszenie upadłości właściwy sąd gospodarczy wydaje postanowienie, w którym wymienia osobę upadłego (podaje nazwę organizacji), wzywa jego wierzycieli do zgłoszenia swoich wierzytelności w oznaczonym terminie, wyznacza sędziego komisarza oraz syndyka masy upadłościowej. Data postanowienia sądu jest datą ogłoszenia upadłości.

Wstępne zgromadzenie wierzycieli

Wstępne zgromadzenie wierzycieli zwołuje sąd w przypadku zaistnienia podstaw do ogłoszenia upadłości, chyba że oczywiste jest, iż dalsze postępowanie może być prowadzone tylko w celu likwidacji majątku upadłego. Nie zwołuje się wstępnego zgromadzenia wierzycieli, jeżeli z okoliczności sprawy wynika, że jego przeprowadzenie pociągałoby za sobą nadmierne koszty, jak również gdy suma spornych wierzytelności przekracza 15% ogólnej sumy wierzytelności. Wstępne zgromadzenie wierzycieli podejmuje uchwały co do prowadzenia dalszego postępowania upadłościowego z możliwością zawarcia układu albo likwidacji majątku. We wstępnym zgromadzeniu mają również prawo uczestniczyć dłużnik, tymczasowy nadzorca sądowy albo zarządca przymusowy ustanowieni w postępowaniu zabezpieczającym oraz wierzyciele, których wierzytelności są stwierdzone tytułami egzekucyjnymi. To również inni wierzyciele, jeżeli ich wierzytelności są bezsporne i zostali dopuszczeni przez sąd. Jak nadmieniliśmy, na wstępnym zgromadzeniu wierzycieli można także zawrzeć układ. Jest to możliwe jeżeli uczestniczy w nim co najmniej połowa wierzycieli mających łącznie trzy czwarte ogólnej sumy wierzytelności stwierdzonych tytułami egzekucyjnymi. Przed podjęciem uchwał, zawarciem układu, na zgromadzeniu wierzycieli sporządza się spis wierzytelności. Spis wierzytelności sporządza pod nadzorem sędziego tymczasowy nadzorca sądowy albo zarządca, jeżeli był ustanowiony.

Na skutek ogłoszenia upadłości organizacja traci prawo zarządzania, korzystania i dysponowania swoim majątkiem. Majątek ten stanowi masę upadłościową. Wyznaczony przez sąd syndyk przejmuje cały majątek organizacji, zarządza nim i przeprowadza jego likwidację. Obowiązkiem zarządu upadłej organizacji jest wskazanie i wydanie syndykowi całego majątku organizacji, ksiąg finansowych itd. W przypadku ukrywania majątku, sędzia – komisarz może zastosować wobec upadłego środki przymusu, które są określone w Kodeksie postępowania cywilnego. Może też wymierzyć karę grzywny. W jednym postanowieniu sąd nie może nałożyć grzywny przekraczającej jeden tysiąc złotych, chyba że trzykrotne wymierzenie grzywny okazało się nieskuteczne. Ogólna suma grzywien w tej samej sprawie nie może przewyższać stu tysięcy złotych.

Syndyk zobowiązany jest zawiadomić o upadłości izbę skarbową, ZUS oraz wszystkich znanych wierzycieli. Ponadto, obowiązkiem syndyka jest jak najszybsze sporządzenie spisu majątku upadłej organizacji oraz dokonanie oszacowania jego wartości. Na tej podstawie sporządza się bilans, po czym przystępuje do likwidacji majątku. O zakończeniu postępowania upadłościowego orzeka sąd, a po uprawomocnieniu się postanowienia, syndyk składa wniosek o wykreślenie organizacji z Krajowego Rejestru Sądowego.

Warto wiedzieć, że syndyk nie rozdziela funduszy pomiędzy wierzycieli losowo. Dzieli je według czterech kategorii. Kategorie określa art. 342 prawa upadłościowego [Dz. U. z 2020 r. poz. 1228, 2320, z 2021 r. poz. 1080, 1177].

Jak uniknąć upadłości?

Tak jak wspominaliśmy na samym początku – ryzyko biznesowe można w pewnym stopniu minimalizować. Kluczowa jest czujność i szybka reakcja, gdy pojawią się niepokojące sygnały. Gdy widzicie, że na horyzoncie zaczynają piętrzyć się problemy, ale jesteście jeszcze wypłacalni, to ostatni gwizdek na przeprowadzenie restrukturyzacji i optymalizacji finansów w firmie. Przeprowadzenie audytu, usprawnienie pracy i organizacji. Rozwiązań jest często równie dużo co problemów. Niejednokrotnie da się uniknąć upadłości przy wdrożeniu nowej strategii biznesowej. Natomiast trzeba się też pogodzić z tym, że w niektórych przypadkach najlepszym wyjściem dla przedsiębiorcy będzie likwidacja działalności. Pomożemy Wam to ocenić!

Aby uniknąć upadłości – warto korzystać z profesjonalnego wsparcia. Nie tylko prawnego. Nasze biuro rachunkowe z powodzeniem pomaga przedsiębiorcom zarówno w kwestiach księgowych, podatkowych, finansowych, kadrowych ale też strategicznych. Poznasz wszystkie możliwości i dostępne scenariusze. Pomożemy wybrać te najlepsze, doradzimy co dalej. Jeśli jest dobre rozwiązanie, znajdziemy je. A jeśli sytuacja jest podbramkowa – pomożemy Ci pozamykać wszystkie formalności, przygotować niezbędną dokumentację, przejmiemy kontakt z urzędami i przeprowadzimy Cię przez postępowanie upadłościowe. Jesteśmy do Twojej dyspozycji – skontaktuj się z nami!

Wycofanie komputera z działalności gospodarczej

Wycofanie komputera z działalności gospodarczej – jak zrobić to prawidłowo?

Wycofanie komputera z działalności gospodarczej to formalność, której nie warto ignorować. Choć na pierwszy rzut oka może się wydawać nieistotna, wpływa bezpośrednio na rozliczenia firmy – szczególnie w zakresie podatku VAT, PIT oraz ewidencji środków trwałych. W tym artykule omawiamy wszystkie etapy wycofania komputera z firmy – od dokumentacji po konsekwencje podatkowe.

Kiedy przeprowadzić wycofanie komputera z działalności gospodarczej?

Przedsiębiorca może przeprowadzić wycofanie komputera z działalności gospodarczej w każdej chwili, pod warunkiem że decyzja ta ma uzasadnienie gospodarcze. Najczęstsze powody to:

  • zakończenie używania komputera w firmie,
  • pełna amortyzacja sprzętu,
  • wymiana urządzenia na nowszy model,
  • zakończenie lub zawieszenie działalności gospodarczej,
  • chęć przekazania sprzętu do majątku prywatnego.

Nie ma obowiązku zgłaszania wycofania do urzędu skarbowego, jednak trzeba je prawidłowo udokumentować i uwzględnić w ewidencji księgowej.

Jak prawidłowo udokumentować wycofanie komputera z działalności gospodarczej?

Aby wycofanie komputera z działalności gospodarczej było zgodne z przepisami, należy wykonać kilka kroków:

  1. Sporządź protokół wycofania komputera – powinien zawierać nazwę sprzętu, datę, numer inwentarzowy, wartość początkową, stopień amortyzacji oraz uzasadnienie decyzji.
  2. Usuń sprzęt z ewidencji środków trwałych – komputer przestaje być środkiem trwałym firmy.
  3. Sprawdź konieczność naliczenia VAT – jeśli odliczono podatek VAT przy zakupie, może powstać obowiązek doliczenia VAT należnego.
  4. Zachowaj dokumentację – przechowuj ją minimum 5 lat od daty wycofania.

Wycofanie komputera a VAT

W przypadku gdy przedsiębiorca odliczył VAT przy zakupie komputera, a od zakupu nie minęło jeszcze 5 lat (dla sprzętu o wartości początkowej powyżej 15 000 zł), musi doliczyć VAT należny przy wycofaniu.

Podstawę opodatkowania stanowi wówczas aktualna wartość rynkowa komputera.

Podstawy prawne znajdziesz tutaj:
👉 Ustawa o VAT – tekst jednolity (ISAP)

Jeśli minęło więcej niż 5 lat od zakupu, obowiązek podatkowy nie występuje, a komputer można wycofać bez konieczności doliczania VAT.

Skutki wycofania komputera w podatku dochodowym (PIT)

Jeśli komputer został całkowicie zamortyzowany, wycofanie nie powoduje żadnych skutków podatkowych w zakresie PIT. W przeciwnym wypadku:

  • niezamortyzowaną część wartości początkowej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu,
  • amortyzacja zostaje zakończona z dniem wycofania,
  • jeśli sprzedaż nastąpi w ciągu 6 lat od wycofania, powstaje przychód z działalności gospodarczej.

Przepis reguluje art. 10 ust. 2 ustawy o PIT:
👉 Ustawa o PIT – tekst jednolity (ISAP)

Co zrobić z komputerem po jego wycofaniu z działalności gospodarczej?

Po wycofaniu komputer staje się składnikiem majątku prywatnego. Przedsiębiorca może:

  • korzystać z niego do celów prywatnych,
  • oddać go innej osobie,
  • zutylizować go, jeśli nie nadaje się do użytku,
  • sprzedać go po upływie 6 lat bez podatku dochodowego.

Sprzedaż przed upływem 6 lat powoduje konieczność wykazania przychodu w ramach działalności gospodarczej.

Jeśli planujesz większe zmiany organizacyjne, warto również przeczytać nasz artykuł: Kiedy zmienić formę opodatkowania? – korzyści podatkowe 2025. Prawidłowe uporządkowanie majątku firmy, w tym wycofanie środków trwałych, często idzie w parze z optymalizacją formy prowadzenia działalności.

Najczęstsze błędy przy wycofywaniu komputera z działalności gospodarczej

Wielu przedsiębiorców popełnia te same błędy:

  • brak protokołu wycofania,
  • nieaktualizowanie ewidencji środków trwałych,
  • nieuwzględnienie VAT przy wycofaniu,
  • sprzedaż sprzętu w ciągu 6 lat bez rozliczenia PIT.

Dobrze przeprowadzony proces wycofania pozwala uniknąć korekt i ewentualnych sankcji w razie kontroli skarbowej.

Podsumowanie

Wycofanie komputera z działalności gospodarczej to nie tylko kwestia techniczna, ale też podatkowa. Warto zadbać o dokumentację, ocenić wpływ na VAT i PIT, a także pamiętać o ograniczeniach w przypadku dalszej sprzedaży. Prawidłowe przeprowadzenie tego procesu minimalizuje ryzyko błędów oraz problemów w przypadku kontroli skarbowej.

Wycofanie komputera z działalności gospodarczej
Komputer wykorzystywany w działalności gospodarczej – co zrobić, gdy przestaje być używany firmowo?