Czy badanie temperatury pracowników oraz gości hotelowych jest zgodne z RODO?
Nasi przedsiębiorcy wracają stopniowo na pełne obroty i co za tym idzie muszą dostosować środowisko pracy do panujących warunków. Jednym z bardziej widocznych przykładów jest mierzenie temperatury ciała pracownikom oraz klientom. 5 maja 2020 r. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych przedstawił swoją opinię w tej sprawie.Jak się okazuje wypowiedź Prezesa UODO rozwiewają niestety tylko część wątpliwości.
Skąd niejasności?
Na stronie Głównego Inspektoratu Sanitarnego pojawiły się w międzyczasie nowe wytyczne dotyczące mierzenia temperatury w pracy, aczkolwiek nie są one zawarte w jednym, wyszczególnionym miejscu, a co więcej nie ma stuprocentowej pewności, które wytyczne wiążą prawnie przedsiębiorców, a które po prostu są jedynie swobodnymi zaleceniami.
,,GIS najwyraźniej ma tego świadomość, bo nawet w nazwie zakładki używa sformułowania: informacje i zalecenia’’ – wspomina Pan Grzegorz Sibiga (kierownik Zakładu Prawa Administracyjnego INP PAN)
Co mówi specustawa?
Zarówno Prezes UODO jak i specustawa wskazują, że konieczność mierzenia temperatury w pracy może być wskazana przez Głównego Inspektora Sanitarnego. Aczkolwiek sam zapis specustawy nie nadaje pracodawcom uprawnienia do mierzenia temperatury pracowników i klientów. Z tego wynika, że to służby sanitarne, a nie pracodawca określają w jakich konkretnych przypadkach temperatura ma być mierzona.
Podstawa prawna
Ustawa przewiduje, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących stanu zdrowia jest dozwolone, gdy jest to niezbędne dla ochrony zdrowia publicznego. Jednakże są to sytuacje, których legalność jest ściśle określona w art. 5 ust. 1 RODO. Dlatego właśnie pracodawca musi mieć pewność, że opiera się na podstawie wskazanych przepisów prawa.
Z uwagi na przyznane Głównemu Inspektorowi Sanitarnemu uprawnienia w ustawie z dnia 3 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, inspektor sanitarny może zdecydować, że mierzenie temperatury ciała pracownikom oraz gościom wchodzącym do zakładu pracy jest konieczne. Może on również wymagać pozyskiwania od pracowników oświadczeń dotyczących stanu zdrowia. Właśnie w takim wypadku decyzja inspektora jest uznawana za podstawę prawną do zbierania ów danych.
Czy pracownik lub klient musi wyrazić zgodę?
Prezes UODO oznajmia, że w stosunku pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, zgoda osoby, której dane dotyczą (tj. pracownika), nie jest uznawana za podstawę prawną do przetwarzania danych. Budzi to wątpliwości wśród niektórych ekspertów (o czym słyszeliśmy m.in. od Pana Jarosława Kamińskiego). Jednak biorąc pod uwagę panującą sytuację oraz jej specyficzną dynamikę, potrzeba mierzenia temperatury bez konieczności wyrażenia zgody jest zrozumiałe.
Co jeśli pracownik nie wyraża zgody? Cóż tak jak wspomina sam Prezes UODO:
,,nie jest prawdopodobne, by osoba, której dane dotyczą, mogła odmówić pracodawcy zgody na przetwarzanie danych, nie doświadczając obaw lub faktycznego ryzyka poniesienia niekorzystnych konsekwencji w wyniku odmowy.”
Należy tu zaznaczyć, że RODO nie zabrania mierzenia temperatury, a jedynie dopuszcza do tego pomiaru.
Wysoka temperatura - co robić?
Wiemy, że pracownik o temperaturze przekraczającej 37,5 stopni Celsjusza nie można dopuścić do pracy, a co więcej trzeba ją odizolować od innych pracowników i podjąć dalsze kroki zapobiegawcze. Eksperci są również zgodni do tego, że pracodawca może takiego pracownika zapytać o to czy miał kontakt z osobami zakażonymi lub czy przebywał on w kraju o wysokim ryzyku zarażenia. Jednak wg Pani Katarzyny Muszyńskiej zajmującej się ochroną danych w LexDigital, takie pytania powinny być zawarte w ankiecie opatrzonej stosowną klauzulą informacyjną, wskazującą w jakim celu są te informacje od pracownika wymagane.
Jedną z możliwości jest również powiadomienie całego personelu o powinności zgłaszania potencjalnie niebezpiecznych objawów pracodawcy. Wówczas firma nie ankietuje pracownika, a liczy na jego własną inicjatywę.
Nie masz pewności co robić?
Zbieranie danych dotyczących stanu zdrowia pracownika czy też jego miejsca pobytu na urlopie jest bardzo ważne, gdyż od tego zależy praca całej firmy. Jednak jakie procedury podjąć? Jak mieć pewność co do legalności pozyskiwania takich informacji oraz co z nimi zrobić później? Cóż, wielu specjalistów w tym dr Dörre-Kolasa wskazują, że najlepiej po prostu nawiązać od razu kontakt z inspekcją sanitarną i uzyskać od niej potrzebną instrukcję. Nie należy natomiast kierować pracownika do jednostek pracy, gdzie mógłby potencjalnie zainfekować osoby zdrowe, ani nie należy kierować go do oddziału zakaźnego, gdzie mógłby właśnie po raz pierwszy się zarazić.
Klauzula informacyjna
Jeśli już zbierasz stosowne dane, musisz pamiętać o przekazaniu osobie podającej swoje dane, niezbędnej klauzuli informacyjnej. Jako administrator danych osobowych w swoim zakładzie pracy, musisz spełniać obowiązek informacyjny, zawierający elementy wskazane przez RODO. Osoba podająca swoje dane, powinna mieć zapewniony bezpośredni dostęp do wszystkich informacji. Klauzula może być zamieszczona na stronie internetowej, tablicy ogłoszeń w pracy lub np. w ankiecie. Musimy w niej wspomnieć o podstawowych kwestiach dotyczących przetwarzania danych osobowych tj. dane administratora, zakres danych, podstawa prawna oraz cel przetwarzania ów danych.
PODSUMOWANIE
Na ten moment można uznać, że nie dla każdego pracodawcy podstawa prawna jest wystarczająco przejrzysta, natomiast mogą oni wszystko sprostować, kontaktując się z inspekcją sanitarną. Jeśli tylko przedsiębiorcy dostosują się do nałożonego na nich obowiązku informacyjnego, a pracownicy będą działać zgodnie z rekomendacjami tych pracodawców, możemy liczyć na szybki powrót naszej gospodarki na pełne obroty.
Do usłyszenia 🙂
Zespół Audyt Legis