Kontrola w firmie – co musisz wiedzieć?
Założenie i prowadzenie własnej firmy to dla wielu droga do niezależności. To sposób na uwolnienie się od szefów, kontroli centrali, przełożonych i praca na własnych zasadach. Warto jednak pamiętać, że „praca na swoim” i wspomniana niezależność nie oznacza całkowitej wolności i braku kontroli nad naszymi działaniami. Prowadząc własną działalność pojawia się szereg nowych obowiązków (m.in. prawnych, podatkowych), które trzeba wziąć pod uwagę. Pojawia się również wizja kontroli np. z urzędu skarbowego.
Co wtedy? Jak to wygląda? W dzisiejszym wpisie podsumujemy najważniejsze informacje o których musisz wiedzieć. Opowiemy o tym kto może skontrolować działalność i jak to wygląda w praktyce. Zapraszamy do lektury.
Kto może skontrolować Twoją firmę?
Wspomniane na wstępie prawo do kontroli działalności gospodarczej posiadają oczywiście instytucje państwowe i organy władzy. Może to być nie tylko Urząd Skarbowy, ale też władza lokalna: prezydent miasta, burmistrz. Zwłaszcza w przypadku zgłoszeń o różnego rodzaju naruszeniach lub zagrożeniach. Takie prawo posiadają również organy wydające koncesję na prowadzenie danej działalności gospodarczej. W takim przypadku będzie to bardziej sprawdzenie, czy działamy zgodnie z otrzymaną koncesją, czy dotrzymujemy określonych warunków. Lista podmiotów, które uprawnione są do przeprowadzania kontroli przedsiębiorców jest całkiem długa. Oczywiście nie wszystkie będą związane z charakterem, czy branżą naszej działalności. Wśród głównych instytucji należy wymienić:
- Państwową Inspekcję Pracy,
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych,
- KRUS,
- Urząd Skarbowy,
- Urząd Celno-Skarbowy,
- Państwową Inspekcję Sanitarną,
- Inspekcję Handlową,
- Główny Inspektorat Weterynarii,
- Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
- Organy udzielające koncesje,
- Organy prowadzące rejestr działalności regulowanej,
- Straż Graniczną,
- Urząd Ochrony Danych Osobowych,
- Inspekcję Ochrony Środowiska,
- Państwową Straż Pożarną.
Warto podkreślić, że kontrole i bezpośrednie ingerencje rzadko kiedy są przypadkowe. Jeśli dbamy o prawidłowe, zgodne z prawem, funkcjonowanie naszej firmy, to raczej nie mamy się czego obawiać. Nie zawsze też kontrola, (nawet w przypadku ujawnienia pewnych uchybień czy problemów) od razu musi wiązać się z wysokimi karami, czy zawieszeniem działalności. Nawet jeśli nie masz nic na sumieniu, dbasz o właściwe funkcjonowanie Twojej firmy, zgodnie z przyjętymi zasadami – warto znać swoje prawa, oraz pewne procedury, które są związane z ewentualną kontrolą. W dzisiejszym wpisie, z oczywistych względów – skupimy się na kontroli skarbowej.
Kontrola w firmie – jak to wygląda w praktyce?
Kontrola w firmie to nie jest samowolna inicjatywa złośliwego urzędnika. Podlega określonym zasadom i procedurom. Warto mieć tego świadomość i wiedzieć jak to wygląda z praktycznej strony. Można śmiało powiedzieć, że większość instytucji wspomnianych wyżej, ma bardzo zbliżone procedury. Wiele zależy od konkretnego przypadku, ale można mówić o pewnym schemacie. Przed rozpoczęciem kontroli, dochodzi do analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa przez przedsiębiorcę. W kolejnym etapie, dany organ informuje przedsiębiorcę o wszczęciu postępowań i planowanej weryfikacji. Najczęściej jest to zawiadomienie przesyłane drogą pocztową (za potwierdzeniem odbioru).
W zawiadomieniu powinny znaleźć się informacje m.in. o: dacie, miejscu i co ważne, zakresie kontroli. Upoważnione organy muszą poinformować przedsiębiorcę o jego prawach i obowiązkach w trakcie audytu, ale nie zawsze muszą zapowiadać go z wyprzedzeniem. Wspomniany organ może zrobić to bez stosownego uprzedzenia, ale znów – tylko w określonych przypadkach. Na przykład kiedy istnieje podejrzenie o popełnieniu przestępstwa skarbowego, wykroczenia, kiedy kontrola następuje w oparciu o obowiązującą ustawę lub w przypadku kiedy przedsiębiorca nie posiada adresu siedziby firmy. Co ważne, kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż tydzień przed doręczeniem pisma informującego i nie później niż przed upływem 30 dni. No chyba, że przedsiębiorca sam złoży stosowny wniosek o zmianę terminu na wcześniejszy. Audyt może być przeprowadzony w siedzibie firmy, albo w miejscu przechowywania dokumentacji księgowej – czyli np. w biurze rachunkowym. W wybranych przypadkach jest też możliwe, aby kontrola odbywała się w urzędzie.
Kontrola przedsiębiorcy jest wykonywana przez upoważnionego pracownika organu kontrolnego. W każdym przypadku musi on wykazać swoje umocowanie i okazać ważną legitymację służbową. A jakie dokładnie czynności może wykonywać kontroler? W zasadzie każdych, jeśli tylko będą one zgodne z prawem i będą dotyczyć prowadzonej działalności gospodarczej. Kontroler, co do zasady, nie może wychodzić poza granice swojego upoważnienia i np. odnosić się do prywatnych spraw przedsiębiorcy, które nie mają nic wspólnego z prowadzoną przez niego działalnością. Aby usprawnić kontrolę i maksymalnie skrócić czas jej trwania, warto współdziałać z urzędnikiem. A jeszcze lepiej przygotować się do kontroli z wyprzedzeniem. Chodzi tu między innymi o przygotowanie niezbędnych dokumentów, akt pracowniczych, faktur, umów i wszelkich dowodów, które będę przydatne w tej sytuacji.
Urząd Skarbowy sprawdza wszystko co wydarzyło się w ciągu ostatnich 5 lat podatkowych.
To co istotne przy tej okazji, to okres w jakim odbywa się kontrola. Jest on zmienny i uzależniony od rozmiaru firmy (ale też obrotu, ilości pracowników itd.) Dla mikro przedsiębiorcy nie może przekraczać 12 dni roboczych, dla małych firm 18 dni roboczych, dla średnich – 24 dni, a dla większych nawet 48 dni roboczych. Jeśli organy przekroczą te terminy, przedsiębiorca może złożyć skargę na przeciągające się postępowanie.
Wzmożone kontrole w firmie
Z danych resortu finansów wynika, że w minionym roku było ok 10% więcej kontroli podatkowych niż w 2022 roku. Najwięcej z nich w woj. mazowieckim, dolnośląskim i małopolskim. 97% kontroli doprowadzonych do końca w ubiegłym roku wykazało nieprawidłowości. To wynik nieznacznie wyższy niż odnotowany rok wcześniej. Kwota nieprawidłowości wykazanych przez kontrole skarbowe wyniosła ok. 3,2 mld zł (dla porównania rok wcześniej – 3 mld zł). Co ma na to wpływ?
W 2022 roku przedsiębiorcy zwiększyli swoją aktywność gospodarczą, co mogło prowadzić do większej liczby błędów w rozliczeniach podatkowych. A organy zwiększyły swoje wysiłki w walce z oszustwami podatkowymi. Duża liczba kontroli może mieć też związek z funkcjonowaniem kas online, rozbudową systemu STIR, czy obowiązkiem składania plików JPK. Organy bez trudu i bardzo szybko zauważają nawet drobne nieprawidłowości (np. kilkudniowe opóźnienie w zapłacie podatku, omyłkowe niewykazanie faktury w rejestrze sprzedaży bądź zakupu). Całe szczęście postęp technologiczny, informatyzacja pewnych procesów, sprawiły, że osobiste kontrole i wizyty w siedzibie firm, nie są już tak powszechne jak wcześniej. Nie zmienia to jednak faktu, że firmy nadal są kontrolowane i jak potwierdzają dane – liczba tych kontroli rośnie.
Jeśli nie korzystacie jeszcze z pomocy i kompleksowej obsługi księgowej biura rachunkowego – skontaktujcie się z nami. Pomożemy Wam między innymi w dobrym zarządzaniu, prowadzeniu dokumentacji, w bieżących rozliczeniach i przejmiemy kontakt z urzędami. Z naszym wsparciem żadna kontrola nie będzie Wam straszna!