Zmiana w wymiarze czasu pracy w trakcie pandemii koronawirusa a urlop wypoczynkowy
Sytuacja związana z koronawirusem zmusiła niektórych pracodawców do wdrożenia szczególnych rozwiązań, które mają pomóc im poradzić sobie z negatywnymi konsekwencjami wynikającymi z pandemii. Zgodnie z art. 4 ust. 1 lub 2 ustawy z 6.03.2018 r. przedsiębiorcy, aby poradzić sobie z kryzysem, skorzystali z możliwości podreperowania budżetu m.in. za pomocą obniżenia wymiaru czasu pracy zatrudnianych przez siebie pracowników. Przedsiębiorcy, zgodnie z ww. ustawą, mogą obniżyć czas pracy każdego z zatrudnionych pracowników o maksymalnie 20% obecnie ustalonego etatu. W tej sytuacji powstaje pytanie: czy zmiana wymiaru czasu pracy ma wpływ na długość urlopu wypoczynkowego? Odpowiedź na to oraz inne pytania znajdziecie w dzisiejszym artykule. Zapraszamy.
Ile dni urlopu przysługuje pracownikom?
Urlop, zgodnie z kodeksem pracy, przysługuje jedynie pracownikom zatrudnionym na umowie o pracę. Zgodnie z art. 154 k.p. pracownik, którego łączny staż pracy u wszystkich pracodawców liczy do 10 lat, ma prawo złożyć u pracodawcy wniosek o urlop do maksymalnie 20 dni/rok. W przypadku zaś, gdy łączny staż pracy pracownika wynosi powyżej 10 lat, wówczas może on ubiegać się o urlop wynoszący do 26 dni/rok. Po każdym przepracowanym miesiącu u pracodawcy pracownik może liczyć na 1/12 urlopu (kolejno 1/12 x 20 dni, jeśli okres stażu pracy pracownika jest krótszy niż 10 lat, i 1/12 x 26 dni, jeśli staż pracy przekracza 10 lat). Wspomniane wyliczenia mają jednak rację bytu tylko wówczas, gdy pracownik pracuje na pełen etat.
Co jednak, jeśli pracownik pracuje na niepełny etat? Liczymy urlop wypoczynkowy
W czasie pandemii liczni przedsiębiorcy zmniejszyli liczbę godzin swoim pracownikom. Mogli zmniejszyć łączny wymiar czasu pracy maksymalnie o 20%. Tak więc gdy pracownik pracował na ⅓ etatu, jego wymiar czasu pracy mógł zostać zmniejszony z 53 do maksymalnie 42 godzin (zakładając 160 godzin czasu pracy na pełnym etacie w danym miesiącu). W przypadku więc osoby pracującej na pełen etat, pracodawca mógł zmniejszyć liczbę godzin ze 160 do 128. Jak jednak w tej sytuacji obliczyć urlop?
Sytuacja jest bardzo prosta. Urlop liczony jest inaczej od momentu zmiany wymiaru czasu pracy – zgodnie z ówczesną liczbą godzin na etacie. Do momentu, gdy pracownik pracował na umowie o pracę na pełen etat, urlop liczony jest tak, jak zwykle. Potem mnożymy wymiar czasu pracy razy przysługującą ilość dni urlopu wypoczynkowego, które przysługują danemu pracownikowi.
Aby wyjaśnić to łatwiej policzmy na przykładzie:
Jan Kowalski do końca lutego 2020 roku pracował na pełen etat na umowie o pracę. Było to 160 przepracowanych godzin miesięcznie. Od marca pracodawca postanowił w umowie wprowadzić zmianę z powodu COVID-19 (powołując się na ww. ustawę), zgodnie z którą Pan Jan będzie pracował nie 160h w miesiącu, ale 128h, ponieważ jego czas pracy od teraz wynosi ⅘ etatu. Przedsiębiorca skorzystał z ustawowej możliwości i zmniejszył o 20% wymiar czasu pracy Pana Jana.
Na potrzeby przykładu ustalmy, że Pan Jan wykorzystał swój urlop za rok 2019. Pan Jan ma staż pracy wynoszący łącznie 25 lat, więc przysługuje mu rocznie 26 dni urlopu (zgodnie z art. 154 k.p.). Od stycznia do lutego, gdy pracował na pełnym etacie, urlop, który mu za ten czas przysługuje to 2/12 x 26 dni, czyli w zaokrągleniu 5 dni urlopu (zaokrąglamy ostatni, niepełny dzień urlopu; w przypadku Pana Jana 1 przepracowany miesiąc na pełnym etacie to ok. 2,2 dnia urlopu).
Pan Jan pracował na ⅘ etatu do końca czerwca. W lipcu, w porozumieniu z przedsiębiorcą, wrócił na pełen etat. W lipcu chce wykorzystać zgromadzony urlop od początku roku i wyjechać z rodziną na Mazury. Chce złożyć do pracodawcy wniosek. Ile dni urlopu mu przysługuje?
⅘ etatu x 26 dni to 20,8 dnia, czyli 21 dni (niepełny dzień j.w. – zaokrąglamy, doliczając Panu Janowi dodatkowe 0,2 dnia urlopu).
21 dni – tyle przysługuje Panu Janowi urlopu po całym przepracowanym roku u pracodawcy, gdyby Pan Jan pracował u niego przez cały rok na ⅘ etatu.
Od początku marca do końca czerwca mamy 4 miesiące, a więc liczymy: 4/12 x 21 = co daje nam, po zaokrągleniu, 7 pełnych dni urlopu.
Dodajemy wcześniejszy wynik, czyli 5 dni urlopu (2 miesiące przepracowane w pełnym wymiarze godzin na pełen etat) dodajemy do 7 dni urlopu (4 miesiące przepracowane na ⅘ etatu). Zgodnie z wyliczeniami panu Janowi przysługuje więc w lipcu łącznie 12 dni urlopu.
Gdy mamy sytuację taką, jak powyższa, czyli gdy wymiar czasu pracy zmienia się w ciągu roku, wówczas wyliczamy urlop proporcjonalny. Jest to rodzaj urlopu, który wyliczany jest także wtedy, gdy zmieniamy pracę, a nasz staż u danego pracodawcy nie przekracza 12 przepracowanych miesięcy.
Ważne! Jeśli Pan Jan rozpoczął pracę w innym wymiarze czasu w połowie miesiąca, np. od 17 marca, a nie 1 marca, jak w powyższym przykładzie, wówczas marzec liczony będzie jako miesiąc w pełni przepracowany, na pełnym etacie. Czyli tak samo, jak w przypadku liczenia dni urlopu, zaokrąglamy. Takie podejście to wyjście, które proponuje pracodawcom Państwowa Inspekcja Pracy. Warto więc wziąć te wskazania pod uwagę. Gdy więc zmieniamy pracownikowi wymiar czasu pracy na mniejszy, wówczas lepiej policzyć mu urlop zgodnie z częścią etatu, według której pracownik pracuje w danym miesiącu dłużej.
Warto wiedzieć również o ostatecznej wartość przysługującego urlopu, która musi zostać obliczona w godzinach. Panu Janowi będzie przysługiwał więc płatny urlop trwający 96 godzin (12 dni x 8h).
Wniosek o urlop 2020
Zgodnie z powyższym przykładem we wniosku o urlop wystarczy wpisać daty, w trakcie których zamierzamy wykorzystać swój urlop.
O czym musi pamiętać pracodawca
Koronawirus zmusił tysiące przedsiębiorców do zmian w wymiarze pracy zatrudnionych przez siebie podwładnych, na co pozwolił art. 4 ust. 1 lub 2 ustawy z 6.03.2018 r. Pracodawcy muszą jednak pamiętać, że nie mogą zmniejszać liczby godzin pracy pracowników w nieskończoność, co wynika z wcześniej wspomnianymi uchwalonymi postanowieniami. Limit, który jest przewidywalny, to zmniejszenie wymiaru czasu pracy do maks. ½ etatu. Kolejny limit to minimalne wynagrodzenie, które także musi u danego podwładnego być wzięte pod uwagę. Pracownik, po zmianie wymiaru pracy, musi otrzymywać wynagrodzenie co najmniej odpowiadające obecnemu wynagrodzeniu minimalnemu (2080 zł).
Możliwe dofinansowania dla pracowników
Podwładni, którym obniżono wymiar czasu pracy, mogą otrzymać dofinansowanie z FGŚP. Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych pokryje jednak tylko część wynagrodzenia. Zatrudnieni mogą liczyć na pomoc w wysokości maksymalnie połowy wynagrodzenia, które przysługuje im po obniżeniu wymiaru czasu pracy. Nie może to być jednak więcej, niż wartość wynagrodzenia przeciętnego, zgodnie z wyliczeniami GUS, obejmującymi poprzedni kwartał (zgodnie z komunikatem Prezesa GUS z dn. 12 maja 2020 r. jest to 5331,47 zł). FGŚP przyzna dofinansowanie pracownikom na wniosek pracodawcy, który musi wykazać m.in. np. udokumentowany spadek sprzedaży w okresie pandemii czy brak zaległości w regulowaniu zobowiązań podatkowych.
PODSUMOWANIE
Pandemia zmusza przedsiębiorców do zastosowania rozwiązań, które przysporzyły im trudności w kwestiach formalnych. Jak się jednak okazuje prawo ma wypracowane strategie i rozwiązania, które mogą pomóc przetrwać kryzys zarówno przedsiębiorcom, jak i pracownikom, choćby dzięki dofinansowaniom z FGŚP. Ostatecznie krótszy czas pracy dla niektórych może nie być aż tak dotkliwie odczuwalny, choć inaczej sprawa ma się w kwestii urlopu. Ten zgodnie ze zmniejszonymi etatami będzie krótszy. Ważne jednak, że będzie przysługiwał, a Polacy w wakacje będą mogli udać się na zasłużony, choć nieco krótszy niż zwykle, odpoczynek.
Do usłyszenia 🙂
Zespół Audyt Legis