Biuro rachunkowe – na co zwrócić uwagę, a czego unikać?

Wszelkie, nawet najmniejsze firmy zobowiązane są do szczegółowej dokumentacji i rozliczania się z takimi instytucjami jak ZUS czy Urząd Skarbowy. Niektórzy właściciele firm decydują się na samodzielne prowadzenie księgowości, celem zmniejszenia kosztów. Jednak czy wybierając takie rozwiązanie zaoszczędzone opłaty faktycznie rekompensują poświęcony czas? Z kolei decydując się na powierzenie tych kwestii w ręce biura rachunkowego, jak poznać które z nich będzie godne naszego zaufania? Przygotowaliśmy dla Was dzisiaj kilka kluczowych wskazówek, zapraszamy 🙂

Zapewne dla większości początkujących przedsiębiorców okazja na zaoszczędzenie kapitału będzie szczególnie atrakcyjna. Z czym jednak wiąże się zostanie własnym mini biurem księgowym? Przede wszystkim, wymaga to dużej wiedzy w zakresie prawa, jak również pamiętania o tym, że przepisy często ulegają zmianom, więc nieustannie trzeba trzymać rękę na pulsie. W sytuacji, gdy popełnimy błąd, dla instytucji państwowych nasza niewiedza nie będzie usprawiedliwieniem. Dodatkowo, czas poświęcony na wertowanie przepisów moglibyśmy zainwestować w pozyskiwanie potencjalnych usługobiorców. Jeśli podejmiemy decyzję o powierzeniu spraw administracyjnych osobom zewnętrznym, jak poznać które miejsce jest godne naszego zaufania? Należy pamiętać, że analogicznie z rozwojem rynku przedsiębiorców, rozwinął się również rynek usług rachunkowych, konkurencja może prowokować niektóre placówki do zagrań ukierunkowanych na zysk, zamiast na pomoc klientowi.

Obecnie wraz z rozwojem internetu, pojawia się coraz więcej kursów obejmujących takie rzeczy jak fakturowanie czy doradztwo podatkowe. O ile wszelkie szkolenia to ciekawa możliwość na doszlifowanie kwalifikacji, czy uaktualnienie posiadanej wiedzy, o tyle nie powinniśmy powierzać losów swojej firmy w ręce osób posiadających jedynie takie fundamenty, bez kierunkowego wykształcenia wyższego. Dlatego z naszej strony dbamy o to, aby klient miał pewność kwalifikacji naszego biura, a członkowie zespołu posiadają ugruntowaną wiedzę z zakresu rachunkowości uzyskaną na studiach wyższych, jak również ciągle rozwijają się przy pomocy kursów specjalizacyjnych. Są to niezbędne warunki, które spełniają nasi pracownicy. Połączenie tych dwóch elementów gwarantuje obszerność wiedzy jak i jej aktualność, dzięki czemu firmy są odciążone od obowiązków, bez ryzyka pomyłek i konsekwencji prawnych.

Warto sprawdzić, czy wybrany księgowy posiada certyfikat wydany przez Ministra Finansów. Obecnie nie jest to element obowiązkowy, jednak daje gwarancję możliwości usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, jak również odpowiedniego wykształcenia i praktyki.

UBEZPIECZENIE OC

Pomimo zmiany, która zaszła w 2014 roku zwalniając z obowiązku zaświadczenia Ministra Finansów, biura nie są zwolnione z obowiązku posiadania ubezpieczenia (TRZEBA TO SPRAWDZIĆ). Jeśli zajmujesz się sam własną księgowością, w wyniku błędu możesz obwinić jedynie siebie i przyjąć konsekwencje własnej pomyłki. Jednak, gdy zatrudnisz odpowiednie biuro, daje Ci ono gwarancję, że w wyniku błędu ewentualne koszty zostaną pokryte z zasobów polisy, dlatego warto zapytać o wysokość kwoty, jaką obejmuje.

Po co zlecać drobne zadania wielu partnerom, jeśli można powierzyć wszystkie sprawy jednej firmie, która zaopiekuje się nami całościowo? Świadczone usługi mogą ograniczyć się jedynie do outsourcingu obsługi księgowej, jednak biura bardziej rozwinięte, mogą mieć w ofercie również gałąź usług kadrowo-płacowych, ubezpieczeniowych i wiele innych. W Audyt Legis oferujemy pomoc zarówno małym przedsiębiorcom, którzy często potrzebują indywidualnego podejścia, jak również dużym spółkom kapitałowym, które liczą nie tylko na prowadzenie księgowości, lecz także doradztwo, reprezentację przed organami kontrolnymi, czy gruntowne raporty i analizy finansowe. Korzyści, które niosą za sobą wspomniane raporty, to między innymi ocena możliwości optymalizacji kosztów lub przypuszczalne prognozy wydatków. Warto zatem przeanalizować oferowane usługi biura i zweryfikować, czy ich zakres jest odpowiednio obszerny dla naszych potrzeb.

Część biur posiada możliwość zdalnej komunikacji z klientami. Jest to szczególnie komfortowa możliwość, ponieważ daje dostęp do rozliczeń i archiwum z dogodnego dla nas miejsca i o każdej porze. Sprawia to, że nie musimy już w tak dużym stopniu kierować się lokalizacją danego biura, ponieważ większość spraw będziemy mogli załatwić nie wychodząc z domu. Po więcej informacji na temat integracji systemów IT napisz do nas na ten adres

https://audytlegis.pl/kontakt/

Warto sprawdzić, jakie zdanie wyrazili poprzedni klienci biura. Miejmy jednak na uwadze, aby nie opierać na tym fundamentu naszej decyzji, ponieważ nie znamy całej historii danej opinii. Mimo to, wskazane jest zważać na ten aspekt, może on rzucić światło na to jak biuro radzi sobie w praktyce. Powinno się zweryfikować również wiarygodność strony, na której znajdują się opinie, czy nie daje ona możliwości usuwania niepochlebnych komentarzy.

Aspekt szczególnie istotny dla osób zaczynających funkcjonowanie jako firma. Wielu z nas chciałoby możliwie ‘przyoszczędzić’, jednak należy pamiętać, że bardzo niska, wyjątkowo atrakcyjna cena powinna pobudzić naszą czujność i zmotywować do szczególnie intensywnej analizy danego biura. Księgowi, którzy inwestują w swój rozwój muszą również utrzymywać pewien poziom ceny usług. Koszt dla każdej jednostki będzie się różnił, w zależności od zakresu działań, zdrowy rozsądek połączony z dogłębną analizą są tutaj kluczem, tak samo jak w życiu codziennym, zbyt niski koszt może sugerować niższe kompetencje i zakres świadczonych usług, natomiast nadzwyczaj wysoki koszt nie zawsze jest gwarantem wysokiej jakości.

Decyzja o otworzeniu firmy i wkroczeniu w grono przedsiębiorców bez wątpienia otwiera wiele dróg do rozwoju, pozwala zdobyć wiele nowych kompetencji oraz sprawdzić się na różnych polach. Daje również upragnioną dla wielu osób możliwość “bycia swoim własnym szefem”. Jednak nie należy zapominać, że w parze z takimi rzeczami jak nawiązywanie kontaktów biznesowych, idzie również administracyjna strona prowadzenia działalności. Rozsądnie wybrane biuro rachunkowe odciąży swojego klienta, rozwiązując sprawy wchodzące w zakres swoich kompetencji, jednocześnie kierując w odpowiednie ręce sprawy wykraczające poza prawne granice obowiązków księgowych. Jeżeli jest to możliwe, polecamy przyjechać do biura i na własne oczy zweryfikować jego organizację, dokumenty potwierdzające kwalifikacje oraz system przechowywania ksiąg, pomoże to w zbudowaniu relacji opierającej się na zaufaniu, co jest szczególnie istotne. Odwiedzając nasze biuro, możecie także liczyć na pyszną kawę.

Do usłyszenia 🙂 

Zespół Audyt Legis