Zasady przekazywania dokumentów do biura Audyt Legis

Znaczące ograniczenie kontaktów bezpośrednich postawiło nowe wyzwanie – jak zorganizować obieg dokumentacji księgowej – dokumentów źródłowych. Audyt Legis wdrożyły trzy rozwiązania na czas epidemii.

Dokumenty księgowe są przyjmowane:

W wielu przypadkach rozwiązania sprowadzą się do miksu wskazanych powyżej rozwiązań. Dokumenty zatem, będą wpływając do biur w przeróżnej formie: w oryginale – w papierowej formie, jako dokumenty (faktury) elektroniczne w tym przede wszystkim, w formacie .pdf i są to głównie faktury otrzymane elektronicznie przez Klienta i tylko przesłane dalej do biura oraz skany i zdjęcia papierowych faktur. Co do zasady, biuro na prawo dokonać w ewidencji rachunkowej w tym także w rejestrach VAT zapisu księgowego na podstawie skanu faktury dostarczonej przez Klienta.

Informuję, że obowiązek np. uzupełnienia dokumentacji (zamiany zaksięgowanych faktur na oryginały) będzie leżeć po stronie Klienta. Jeśli obowiązek ten chcieliby Państwo przenieść na stronę biura to czy czynność ta, będzie realizowana za dodatkową odpłatnością.

Dostarczane drogą elektroniczną dokumenty powinny być przez Klienta odpowiednio przygotowane.

Klient nie powinien zapominać, iż w sytuacji, gdy jest czynnym podatnikiem VAT ma obowiązek adnotować w treści faktury, w jakim terminie faktura została odebrana. Data ta bowiem, determinuje termin odliczenia podatku naliczonego. Zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług – prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Zatem przed zeskanowaniem faktur i wysłaniem ich w pliku .pdf lub .jpg Klient powinien opatrzyć je datą odbioru.

Także w sytuacji, gdy przedmiotem nabycia są towary (towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze) strony powinny pamiętać o obowiązkach wynikających z § 15 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Przepis ten stanowi, iż otrzymanie materiałów podstawowych, materiałów pomocniczych i towarów handlowych jest potwierdzane na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła. Zatem, tu także przed wysyłką dokumentów do biura konieczne jest ich opatrzenie odpowiednimi informacjami.

Warto zadbać o to, by dokumentacja będąca w posiadaniu biura była kompletna i stanowiła podstawę do rzetelnego ewidencjonowania.

Audyt Legis obecnie pracuje pełną parą, bo obowiązków i wyzwań wbrew pozorom przybywa a nie ubywa. Nie pozostaje nam zatem nic innego jak życzyć wszystkim księgowym oraz Klientom zdrowia – to wręcz tego przysłowiowego żelaznego zdrowia!