KSeF - Audyt Legis

KSeF w praktyce krok po kroku – logowanie, uprawnienia, ZAW-FA. Grafika informacyjna Audyt Legis, biura rachunkowego wspierającego wdrożenie KSeF.

KSeF w praktyce – logowanie, uprawnienia i ZAW-FA krok po kroku

21 października 2025

Od 2026 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. To oznacza, że każdy podatnik VAT – zarówno osoba fizyczna, jak i spółka – będzie wystawiał i odbierał faktury wyłącznie przez system Ministerstwa Finansów.

Choć zmiana wydaje się duża, w praktyce można przygotować się do niej krok po kroku.
Poniżej znajdziesz kompletny przewodnik, który wyjaśnia, jak zalogować się do KSeF, nadać uprawnienia i poprawnie złożyć formularz ZAW-FA.

1. Logowanie do KSeF – pierwszy krok

Na początek wejdź na oficjalną stronę logowania:
https://ksef.mf.gov.pl/web/login

To jedyny właściwy adres – zawsze upewnij się, że zaczyna się od domeny mf.gov.pl.
Następnie wprowadź numer NIP podmiotu, dla którego chcesz uzyskać dostęp (np. JDG, spółki lub fundacji), i kliknij „Uwierzytelnij”.

Dostępne metody logowania:

Profil Zaufany (login.gov.pl) – najczęściej wybierany przez osoby fizyczne,
Podpis kwalifikowany – dla użytkowników posiadających certyfikat,
Pieczęć elektroniczna – stosowana w spółkach i instytucjach,
Token ZAW-FA – wykorzystywany, gdy dostęp nadał urząd skarbowy.

Po wybraniu metody system przekieruje Cię do odpowiedniego panelu. Tam potwierdzasz tożsamość – np. logując się do Profilu Zaufanego lub zatwierdzając dostęp w aplikacji mObywatel.
W rezultacie system automatycznie przeniesie Cię do głównego pulpitu KSeF.

Na koniec wybierz podmiot, w imieniu którego chcesz działać, i kliknij „Zaloguj”.
Po kilku sekundach uzyskasz dostęp do swojego konta.

2. Nadanie uprawnień w KSeF

Kiedy jesteś już zalogowany, przejdź do zakładki „Uprawnienia”.
To właśnie tutaj możesz decydować, kto w Twojej firmie będzie mógł wystawiać, przeglądać i zarządzać fakturami.

System KSeF przewiduje trzy poziomy dostępu:

Wystawianie faktur – upoważnia do tworzenia i wysyłania dokumentów,
Przeglądanie faktur – pozwala tylko na ich podgląd,
Zarządzanie uprawnieniami – daje pełną kontrolę nad użytkownikami.

Aby nadać dostęp, wpisz NIP lub PESEL osoby albo biura rachunkowego, które ma uzyskać dostęp, a następnie zatwierdź zmianę Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.

Dzięki temu Twoje biuro rachunkowe, np. Audyt Legis, będzie mogło bezpiecznie pobierać i księgować faktury w Twoim imieniu.
W efekcie unikniesz konieczności przesyłania faktur e-mailem i zyskasz większą kontrolę nad obiegiem dokumentów.

3. Formularz ZAW-FA – dla spółek i fundacji

W przypadku spółek, fundacji czy stowarzyszeń logowanie do KSeF wymaga wcześniejszego nadania uprawnień.
Służy do tego formularz ZAW-FA, który pozwala zgłosić osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu w systemie.

Jak złożyć ZAW-FA:

Pobierz druk ze strony podatki.gov.pl/ksef
Wypełnij dane podmiotu (NIP, nazwa, adres).
Wskaż osobę lub biuro rachunkowe, które ma mieć dostęp do KSeF.
Złóż formularz przez ePUAP lub w urzędzie skarbowym.

Po przetworzeniu zgłoszenia urząd przypisze uprawnienia automatycznie.
Co ważne, dzięki ZAW-FA możesz również cofnąć wcześniej nadane uprawnienia – np. po zmianie biura rachunkowego.

Warto złożyć ZAW-FA z wyprzedzeniem – przetwarzanie w urzędzie może potrwać nawet kilka dni.

4. Co sprawdzić po pierwszym logowaniu

Po uruchomieniu konta sprawdź:

czy dane Twojej firmy są poprawne,
kto ma dostęp do konta,
czy Twoje biuro rachunkowe widnieje jako użytkownik uprawniony,
oraz czy możesz samodzielnie wystawiać i odbierać faktury.

Dobrą praktyką jest też przeprowadzenie testowego wystawienia faktury.
Pozwoli Ci to upewnić się, że wszystkie połączenia działają prawidłowo, a dokumenty trafiają do systemu.

Wskazówki Audyt Legis

Nadawaj dostęp wyłącznie zaufanym osobom lub zweryfikowanym biurom rachunkowym.
Po zakończeniu współpracy usuń stare uprawnienia.
Regularnie sprawdzaj listę aktywnych użytkowników w KSeF.
W razie problemów z logowaniem lub ZAW-FA – skontaktuj się z naszym biurem.

Audyt Legis – bezpieczne wdrożenie KSeF

Wdrożenie KSeF to nie tylko nowy obowiązek, lecz także szansa na uporządkowanie dokumentów i automatyzację procesów księgowych.
W Audyt Legis pomagamy klientom:

przeprowadzić pierwsze logowanie,
złożyć formularz ZAW-FA,
nadać odpowiednie uprawnienia,
i przygotować wewnętrzne procedury KSeF.

Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz wdrożyć system bez stresu i błędów.
Audyt Legis – księgowość, która wspiera Twój sukces.

JPK_CIT – jak się przygotować do nowych obowiązków

15 października 2025

Od 2025 roku podatnicy CIT będą musieli przekazywać do urzędów skarbowych nowe struktury JPK_KR_PD i JPK_ST_KR. Zobacz, kogo dotyczy obowiązek, od kiedy zacznie obowiązywać i jak przygotować się do JPK_CIT krok po kroku.

Czym jest JPK_CIT

Od 2025 roku podatnicy CIT staną przed nowym obowiązkiem raportowania danych księgowych w strukturach JPK_CIT. W ramach zmian wprowadzono dwa pliki: JPK_KR_PD – dla ksiąg rachunkowych oraz JPK_ST_KR – dla ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych.

To kolejne narzędzie cyfryzacji systemu podatkowego, obok znanych już rozwiązań jak JPK_V7 czy KSeF. Ministerstwo Finansów uzasadnia zmiany koniecznością zwiększenia przejrzystości rozliczeń i automatyzacji kontroli.

JPK_CIT – od kiedy obowiązuje?

Nowe obowiązki w zakresie JPK_CIT będą wprowadzane etapami:

Od 2025 roku – podatkowe grupy kapitałowe i duże podmioty (przychód powyżej 50 mln euro).
Pierwsze raporty JPK_CIT złożą do końca marca 2026 r.
Od 2026 roku – przedsiębiorstwa objęte obowiązkiem przekazywania JPK_V7.
Od 2027 roku – pozostali podatnicy CIT.

Oznacza to, że już od 1 stycznia 2025 r. księgi rachunkowe muszą być prowadzone z myślą o późniejszym wygenerowaniu struktur JPK_CIT.

Dlaczego warto przygotować się do JPK_CIT już teraz

Choć raport JPK_CIT będzie roczny, nie można odkładać wdrożenia na ostatni moment.
Aby poprawnie wygenerować plik, dane muszą być zbierane na bieżąco przez cały rok podatkowy.

Warto już teraz:

przeprowadzić audyt planu kont,
sprawdzić kompletność danych kontrahentów (NIP),
zaktualizować system finansowo-księgowy,
przygotować procedurę raportowania JPK_CIT.

Jakie dane obejmuje JPK_CIT

Rozporządzenie Ministra Finansów z 16 sierpnia 2024 r. precyzuje, że w plikach JPK_KR_PD i JPK_ST_KR należy uwzględnić m.in.:

NIP kontrahenta (jeśli został nadany),
Numer KSeF faktury,
Znaczniki identyfikujące konta księgowe,
Dane środków trwałych i WNiP – numery dowodów, daty nabycia, likwidacji, numery inwentarzowe,
Różnice bilansowo-podatkowe – zarówno po stronie przychodów, jak i kosztów.

W pierwszym roku (za 2025 r.) część danych będzie można raportować w wersji uproszczonej, ale od 2026 r. struktury JPK_CIT będą w pełni obowiązkowe.

JPK_CIT – jak się przygotować krok po kroku

1. Audyt danych i planu kont

Sprawdź, czy plan kont uwzględnia nowe znaczniki. Zweryfikuj, czy dane księgowe można jednoznacznie przypisać do struktur JPK_KR_PD i JPK_ST_KR.

2. Aktualizacja oprogramowania

Skontaktuj się z dostawcą systemu finansowo-księgowego (np. Wapro, Comarch, Enova). Upewnij się, że w 2025 r. Twój system umożliwi generowanie JPK_CIT i przeprowadź testy na danych próbnych.

3. Uporządkowanie kartotek kontrahentów

Zadbaj, by każdy kontrahent miał przypisany NIP – brak dopuszczalny jest tylko, jeśli numer nie został nadany.

4. Integracja z KSeF

Wprowadzaj i zapisuj numery KSeF do faktur, jeśli są dostępne. Ułatwi to późniejsze powiązanie danych między systemami.

5. Ewidencja środków trwałych

Uzupełnij dane o dokumentach przyjęcia do używania, datach nabycia, likwidacji i numerach inwentarzowych.

6. Procedura JPK_CIT

Spisz wewnętrzną procedurę: kto odpowiada za dane, jak wygląda obieg dokumentów, jakie są terminy kontroli i weryfikacji.

7. Szkolenie pracowników

Przeszkol zespół z zasad wypełniania danych JPK_CIT, by zapewnić spójność między księgowością, zakupami i sprzedażą.

Najczęstsze pytania o JPK_CIT

Czy obowiązek dotyczy spółek na estońskim CIT?
Tak – spółki składające CIT-8E również przekazują JPK_CIT w tych samych terminach.

Czy raporty JPK_CIT są miesięczne jak JPK_V7?
Nie, są roczne, ale dane muszą być zbierane systematycznie.

Czy małe firmy też będą objęte obowiązkiem?
Tak, ale dopiero od 2027 roku – mimo to warto zacząć wdrożenie wcześniej.

Podsumowanie: JPK_CIT – jak się przygotować

Nowe struktury JPK_CIT to kolejny etap cyfrowej kontroli rozliczeń podatkowych.
Choć obowiązek wejdzie w życie stopniowo, jego wdrożenie wymaga współpracy księgowości, IT i zarządu.
Wcześniejsze przygotowanie procesów pozwoli uniknąć błędów i kosztownych korekt.

💡 Jeśli potrzebujesz wsparcia przy audycie lub wdrożeniu JPK_CIT, skontaktuj się z nami poprzez formularz kontaktowy Audyt Legis

Więcej o cyfryzacji podatków przeczytasz w artykule:
👉 KSeF 2026 – przygotuj swoją firmę na nadchodzące zmiany

Podstawa prawna:

art. 9 ust. 1c ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych,
rozporządzenie Ministra Finansów z 16 sierpnia 2024 r. w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o CIT.

Ilustracja do artykułu o KSeF 2026 – obowiązek fakturowania elektronicznego dla podatników VAT

KSeF w praktyce – fakty, nieporozumienia i wyzwania przed 2026 rokiem

24 lipca 2025

Rok 2026 będzie przełomowy dla fakturowania w Polsce. Krajowy System e-Faktur (KSeF) – do tej pory działający jako narzędzie dobrowolne – stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT. Choć system został zaprojektowany z myślą o uproszczeniu i uszczelnieniu rozliczeń, jego wdrożenie w firmach wiąże się z szeregiem wyzwań.

W tym artykule rozprawiamy się z mitami, analizujemy najczęstsze pytania i podpowiadamy, jak przygotować się do KSeF w praktyce – zanim będzie za późno.

Obowiązkowy KSeF – kogo obejmie i kiedy?

Terminy są już znane i – co istotne – raczej nieulegające dalszym zmianom:

od 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie duże firmy (obrót powyżej 200 mln zł rocznie),
od 1 kwietnia 2026 r. – wszyscy pozostali podatnicy VAT.

Warto podkreślić: przepisy nie przewidują już żadnych przesunięć. Polska dostosowuje się tym samym do unijnego kierunku cyfryzacji rozliczeń (pakiet ViDA), a system KSeF ma stanowić filar nowoczesnego fakturowania.

KSeF to nie tylko obowiązek – to projekt technologiczny i organizacyjny

Błąd popełniają ci, którzy uważają, że KSeF „wprowadzi księgowa”. Przygotowanie organizacji do korzystania z systemu wymaga:

analizy procesów sprzedaży i zakupu,
dostosowania systemów fakturowania i księgowości,
przeszkolenia użytkowników,
wdrożenia wewnętrznych procedur kontroli dokumentów, które nie będą już w formie papierowej ani PDF.

Wdrożenie KSeF to projekt międzydziałowy, który powinien objąć nie tylko księgowość, ale również dział handlowy, administrację, zarząd oraz IT.

Co warto zaplanować z wyprzedzeniem?

1. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych

Nowy format faktur XML (obecnie FA(2), docelowo FA(3)) będzie jedyną dopuszczalną formą fakturowania. To wymaga:

przygotowania systemów ERP lub zewnętrznych narzędzi integrujących się z KSeF,
decyzji, kto będzie odpowiedzialny za wysyłkę faktur – sprzedawca, dział księgowości, czy osobny zespół,
wdrożenia mechanizmów kontrolnych, zanim faktura zostanie przesłana do KSeF (ponieważ nie będzie można jej później poprawić).

2. Obsługa faktur zakupowych

Od 2026 roku wielu kontrahentów będzie wystawiać faktury wyłącznie przez KSeF. Aby je odebrać i zaksięgować:

trzeba mieć odpowiednie połączenie z systemem,
należy opracować nowy obieg faktur – bez wersji papierowej i bez klasycznego PDF-a,
konieczne będzie udzielenie dostępów odpowiednim pracownikom do pobierania, weryfikacji i zatwierdzania dokumentów.

Więcej o różnicach i zasadach wystawiania e-faktur znajdziesz w artykule E-faktury – najważniejsze informacje i zmiany.

Tryb offline24 – rozwiązanie awaryjne czy standard?

Nowe przepisy wprowadzają tzw. tryb offline24. Dzięki niemu podatnik będzie mógł przesłać fakturę do KSeF do końca następnego dnia roboczego po jej wystawieniu – ale tylko pod warunkiem:

że uzyska specjalny certyfikat z uprawnieniem offline (od listopada 2025 r.),
i że jego system księgowy będzie zintegrowany z KSeF.

Jeśli firma nie skorzysta z tego trybu, faktura musi trafić do KSeF tego samego dnia, w którym została wystawiona. Warto już dziś sprawdzić, czy dostawca oprogramowania oferuje tę funkcjonalność.

Fakty vs. mity – o co najczęściej pytają przedsiębiorcy?

❌ „Poczekam z wdrożeniem, mam czas do 2026 roku.”

✔️ Fakt: Nawet jeśli Twoja firma nie musi wystawiać faktur w KSeF do kwietnia 2026, już od lutego 2026 będzie je otrzymywać od dużych podmiotów. A bez przygotowania możesz nie być w stanie ich poprawnie odebrać i zaksięgować.

❌ „To zadanie dla księgowości – ja tylko wystawiam faktury.”

✔️ Fakt: KSeF wpływa na proces sprzedaży, więc to sprzedawca musi wiedzieć, jak i kiedy przesłać fakturę. Księgowość pełni funkcję doradczą, ale nie wystawia faktur handlowych.

❌ „Będę przesyłać załączniki do faktur przez KSeF.”

✔️ Fakt: Nowa wersja faktury (FA(3)) dopuszcza załączniki, ale tylko za zgodą KAS. Trzeba wykazać potrzebę, cel i charakter przesyłanych danych. W wielu przypadkach potrzebne będzie inne rozwiązanie do przesyłania dokumentów powiązanych (np. specyfikacji, protokołów odbioru).

Co z uprawnieniami i kodem QR?

Wystawianie i odbieranie faktur w KSeF wymaga nadania uprawnień konkretnej osobie (pracownikowi lub biuru rachunkowemu). Każdy użytkownik musi mieć zdefiniowane prawa – do wystawiania, przeglądania lub pobierania dokumentów.

Jeśli faktura ma być udostępniona np. konsumentowi, trzeba będzie dodać do niej kod QR, który umożliwia jej weryfikację w systemie KSeF. Dotyczy to m.in. sklepów internetowych czy firm usługowych.

Czy biuro rachunkowe może zająć się KSeF w imieniu klienta?

Technicznie – tak. Prawnie – ostrożnie. Biura rachunkowe mogą mieć nadane uprawnienia do:

wystawiania faktur w imieniu klienta,
pobierania faktur zakupowych.

Jednak odpowiedzialność za zawartość faktury – np. poprawność danych, zgodność z rzeczywistą transakcją – pozostaje po stronie podatnika. Dlatego Audyt Legis rekomenduje klientom opracowanie wewnętrznych procedur, które jasno rozdzielają obowiązki: kto wystawia, kto zatwierdza, kto przesyła.

KSeF to nie tylko zmiana techniczna – to zmiana myślenia o fakturze

W nowym systemie faktura nie będzie już dokumentem, który się „drukuje i wysyła”. Będzie to zdarzenie systemowe: jeden plik XML zarejestrowany centralnie, możliwy do pobrania przez urząd skarbowy w każdej chwili.

Dlatego wdrożenie KSeF warto potraktować jako impuls do:

uporządkowania procesów sprzedaży i zakupu,
zintegrowania systemów wewnętrznych,
przeszkolenia zespołów w zakresie nowoczesnych narzędzi i ryzyk podatkowych.

Szczegółowe informacje o działaniu systemu znajdziesz w naszym artykule Krajowy System e-Faktur – najważniejsze informacje.

Podsumowanie

KSeF nie jest opcją – jest koniecznością. Choć jeszcze nieobowiązkowy, już dziś wiele firm korzysta z niego dobrowolnie. Dla pozostałych zostało nieco ponad pół roku na zaplanowanie i wdrożenie systemu, który stanie się obowiązkiem podatkowym.

Dobrze przygotowana organizacja zyska – na czasie, bezpieczeństwie i zgodności z przepisami. Audyt Legis wspiera klientów na każdym etapie wdrożenia KSeF – od oceny gotowości, przez szkolenia, po integrację systemów.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) – najważniejsze informacje

17 lipca 2023

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadzony przez Ministerstwo Finansów to ogólnokrajowy program informatyczny, w którym przedsiębiorcy mogą wystawiać i otrzymywać ustrukturyzowane, elektroniczne faktury. To jedna z ważniejszych zmian w przepisach dla przedsiębiorców i biur rachunkowych, o której ostatnio sporo się mówi. Między innymi dlatego, że już od 2024 roku wystawianie faktur ustrukturyzowanych ma być dla większości firm obowiązkowe. Co to oznacza w praktyce? Czym jest KSeF i czy jest się czego bać? Od kiedy zacznie obowiązywać? Jak aktualnie wygląda sytuacja?

Zachęcamy do zapoznania się z naszym podsumowaniem najważniejszych informacji na temat Krajowego Systemu e-Faktur. Przy okazji odpowiemy też na pytania, które trafiają do naszego biura rachunkowego i rodzą pewnego wątpliwości.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Standardowo zacznijmy od podstawowych informacji. Czym jest KSeF? Krajowy System e-Faktur jest ogólnopolską platformą teleinformatyczną pozwalającą na wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Krajowy System e-Faktur ma też jeszcze jedną ważną funkcję – jest centralnym rejestrem tych dokumentów i miejsce ich archiwizacji. W praktyce oznacza to międzyinnymi, że dotychczasowe dokumenty w tradycyjnej, papierowej formie zostaną zastąpione przez faktury ustrukturyzowane, które będą dostępne w systemie KSeF. Faktury ustrukturyzowane, czyli jakie?

Pojęcie faktury ustrukturyzowanej zostało zawarte w ustawie (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT) i rozumie się ją jako fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Nie należy mylić ich z wykorzystywanymi obecnie powszechnie fakturami elektronicznymi. Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Informacje zawarte na fakturze nie są zapisane w formie obrazu, a znaczników, które przekazują potrzebne dane w ustrukturyzowany sposób (stąd nazwa). Warto wiedzieć, że język formatu XML nie będzie czytelny dla człowieka. Przetworzy i odczyta go za to dany program księgowy pracujący z danym formatem. Zwykła faktura w formacie PDF nie będzie mogła zostać odczytana przez tego typu systemy. Taki jasno sprecyzowany, jednolity standard e-faktury ma w założeniu uprościć proces dokumentowania transakcji, przyspieszyć i zautomatyzować wystawianie, przetwarzanie oraz archiwizację dokumentów. Szybsze procesowanie dokumentu to także oszczędność pracy, kosztów i zamieszania, które niekiedy towarzyszy standardowej dokumentacji. Co więcej podatnicy będą dysponować w dowolnym momencie informacjami z faktur dla potrzeb zarządczych i analitycznych.

Nie da się ukryć, że specyfikacja plików i ujednolicone środowisko uszczelnią system. Ułatwią też czynności kontrolne – zarówno z perspektywy instytucji państwowych, ale też z perspektywy przedsiębiorców i biur rachunkowych. KSeF oznacza niemal pełną transparentność przepływu w transakcjach. Urzędnicy będą w stanie monitorować zarówno wystawione faktury sprzedażowe, jak i kosztowe. To nie tylko da nowe narzędzia i możliwości kontrolne, ale też rozbuduje uprawnienia fiskusa. Z perspektywy podatnika to dobra i zła wiadomość jednocześnie. A skoro jesteśmy przy podatnikach – będą mieć dowolność jeśli chodzi o wybór konkretnego narzędzia, z jakiego będzie korzystać w ramach KSeF. Program, który umożliwi wystawianie, przyjmowanie i przesyłanie dokumentów bezpłatnie udostępnia Ministerstwo Finansów, ale integracja z KSeF będzie również możliwa w ramach dodatkowych systemów. Choćby przy pomocy Saldeo SMART, o którym ostatnio pisaliśmy na blogu. Zachęcamy do lektury!

Inteligentna księgowość — Przeczytaj o inteligentnych narzędziach w księgowości!

Co warte podkreślenia, KSeF, poza wystawianiem, przesyłaniem i otrzymywaniem faktur ustrukturyzowanych KSeF posiada również funkcje ich weryfikowania (zgodnie z określonym wzorem). Daje też możliwość wysyłania komunikatów dotyczących wystawienia, odrzucenia albo braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Poza pewnymi, ewidentnymi korzyściami, KSeF rodzi pewne wątpliwości i pytania. O ile wprowadzenie spójnego standardu faktur może być dobrym krokiem, tak już w kwestii rozliczania faktur zagranicznych pojawia się sporo wątpliwości. Pewnym problemem będzie też brak możliwości poprawienia faktury przed wprowadzeniem jej do obrotu oraz brak stosowania uproszczeń w fakturowaniu oraz rozliczaniu VAT. Co więcej, przepisy wciąż się zmieniają, co nie ułatwia sprawy. O aktualnych zmianach wspomnimy na koniec, a teraz odpowiemy na jedno z najczęściej pojawiających się pytań – od kiedy zacznie obowiązywać KSeF?

Krajowy System e-Faktur – od kiedy obowiązkowy?

Ministerstwo Finansów najpierw proponuje dobrowolne przystąpienie przedsiębiorców do platformy KSeF i daje chętnym podatnikom taką możliwość od stycznia 2022 roku, do końca czerwca 2024 roku. W tym okresie korzystane z Krajowego Systemu e-faktur jest dobrowolne. A kiedy będzie obligatoryjne? Zgodnie ze zmianami wprowadzonymi po konferencji uzgodnieniowej w lutym 2023 roku, termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lipca 2024 roku. Co istotne, termin nie dotyczy wszystkich podatników. Korzystanie z KSeF od 1 lipca 2024 roku ma być obligatoryjne dla czynnych podatników VAT, a od 1 stycznia 2025 roku – dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT.

Oczywiście aktualnie za niekorzystanie z KSeF nie grożą żadne konsekwencje. To zmieni się jednak po tym, kiedy faktury ustrukturyzowane staną się obowiązkowe. Na podatników, którzy nie wystawią dla kontrahentów faktur w ramach KSeF, nawet jeśli udokumentują sprzedaż w inny sposób (np. przesyłając fakturę elektroniczną), czekają kary finansowe, które mogą wynieść 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze, oraz do 18,7% należności wykazanej na fakturze, jeśli nie jest na niej określona kwota podatku. Wspomniane kary będą najprawdopodobniej obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku. Póki co Ministerstwo Finansów nie straszy, a zachęca i w tym celu przygotowało kilka bonusów dla przedsiębiorców korzystających z KSeF dobrowolnie:

zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji – tę odpowiedzialność przejmuje KSeF;
zwolnienie z obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu;
skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 40 dni;
usprawniona wymiana korekt;
większa automatyzacja procesów fakturowania i księgowania;
możliwość pobierania faktur kosztowych z systemu KSeF bez konieczności posiadania faktury w formie papierowej.

e-faktury - zmiany przepisów — Sprawdź dodatkowe informacje odnośnie e-faktur!

Co jeszcze warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur?

Kolejne z pytań, które powtarza się w kontekście wejścia KSeF, to czy faktury papierowe znikną z obrotu? Według zapowiedzi ministerstwa – ustrukturyzowane faktury będą tylko jedną z opcji do wyboru. Faktury papierowe nie znikną definitywnie, natomiast będzie ich coraz mniej. Warto w tym miejscu podkreślić, że zgodnie z zapowiedziami zmian w projekcie, z KSeF zostaną wyłączone m.in.

faktury konsumenckie (B2C);
bilety, które uznawane są za faktury w tym paragony na autostradach płatnych;
faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.

A co z uprawnieniami? Aby uniknąć ewentualnych wątpliwości dotyczących uprawnień w KSeF, podsumowaliśmy informacje na ten temat. Uprawnionymi do działania w KSeF są:

bezpośrednio podatnik lub komornik sądowy/organ egzekucyjny,
osoba fizyczna/podmiot niebędący osobą fizyczną – uprawnione przez podatnika w zakresie nadanych uprawnień,
osoba fizyczna – uprawniona przez podatnika – jednostkę samorządu terytorialnego (JST) lub grupę VAT (GRV), do nadawania uprawnień do zarządzania jednostkami podrzędnymi (członkami grup VAT),
osoba fizyczna/podmiot niebędący osobą fizyczną – wskazane w imieniu podatnika lub jednostki podrzędnej (członka grupy VAT) przez osobę fizyczną, która posiada uprawnienie do nadawania dalszych uprawnień, nadane w imieniu tego podatnika lub jednostki podrzędnej (członka grupy VAT), w zakresie nadanych uprawnień,
osoba fizyczna – wskazana w imieniu podatnika (JST, GRV) przez osobę fizyczna która posiada uprawnienie do nadawania uprawnień do zarządzania jednostkami podrzędnymi (członkami grupy VAT), do zarządzania uprawnieniami w ramach danej jednostki podrzędnej (członka grupy VAT),
osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który w imieniu podatnika lub jednostki podrzędnej (członka grupy VAT) został wskazany przez osobę do tego uprawnioną jako uprawniony do wystawiania lub odbierania faktur, wyłącznie w zakresie wystawiania lub odbierania faktur podatnika lub jednostki podrzędnej (członka grupy VAT),
osoba fizyczna reprezentująca organ egzekucyjny lub wskazana w imieniu organu egzekucyjnego w zakresie wystawiania faktur.

Aby korzystać z KSeF niezbędne jest uwierzytelnienie się podatnika w systemie. Podmiot niebędący osobą fizyczną może uwierzytelnić się w systemie pieczęcią kwalifikowaną. W innym przypadku konieczne jest złożenie np. przez spółkę zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur). Więcej informacji na temat uprawnień znajdziecie tutaj. A pod tym linkiem znajdziecie dodatkowe pytania i odpowiedzi związane z KSeF.

KSeF – zmiany w przepisach

W połowie czerwca 2023 roku Sejm uchwalił nowelizację ustawy o VAT i niektórych innych ustaw, która wprowadza od 1 lipca 2024 r. obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Główne założenia ustawy:

Przesunięcie wejścia w życie ustawy z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.
Wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
Faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
Paragon fiskalny z NIP będzie uznawany jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r.
Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.
Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF.
Wyłączone z KSeF będą również faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.
Kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia na PLN zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.
W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline.
Doprecyzowanie daty wystawienia oraz innych kwestii ważnych dla procesu wystawiania faktur podczas awarii oraz w trybie offline.
W okresie awarii i w trybie offline dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących.
Likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF.

Oczywiście nie jest powiedziane, że to koniec zmian. Mimo to mamy nadzieję, że nasze dzisiejsze podsumowanie informacji o KSeF będą dla Was pomocne, aby poukładać sobie wiedzę i przygotować swoją firmę na nowe przepisy. Pamiętajcie, że możecie liczyć na pomoc naszego biura rachunkowego. Zachęcamy do bezpośredniego kontaktu i skorzystania z naszej obsługi księgowej, dzięki której żadne zmiany i nowelizacje nie będą dla Was problemem!

E-faktury – najważniejsze informacje i zmiany

6 października 2021

Dosłownie kilka dni temu (1 października 2021r.) Sejm znowelizował ustawę o VAT wdrażającą Krajowy System e-Faktur (KseF). Podstawowym celem jest wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych jako jednej z dopuszczanych form dokumentowania transakcji (obok faktur papierowych i elektronicznych). Czym dokładnie jest KseF? Co nowe przepisy oznaczają dla biur rachunkowych i przedsiębiorców? Podsumowaliśmy najważniejsze i aktualne informacje, zapraszamy do lektury!

E-faktury – najważniejsze informacje

Ministerstwo Finansów w ostatnich latach intensywnie pracuje nad wdrażaniem nowoczesnych narzędzi analitycznych, rozwiązań technologicznych, umożliwiających bieżącą i lepszą kontrolę rozliczeń podatkowych. Efektem tego było prowadzenie nowego sposobu rozliczeń VAT, gdzie podatnik wraz z deklaracją podatkową przesyła rozszerzone ewidencje w formie pliku elektronicznego (JPK V7). Wprowadzone zostało rozszerzone raportowanie w zakresie cen transferowych TPR-C, elektroniczna rejestracja podmiotów akcyzowych, wdrożenie elektronicznych ewidencji oraz rozliczeń etc. Do rozwiązań z tej kategorii jest też wdrożenie e-faktur. Czym są e-faktury?

E-faktury, to mówiąc w skrócie – faktury elektroniczne wysyłane i odbierane na ustandaryzowanym formularzu, poprzez system elektroniczny Ministerstwa Finansów.

Faktura ustrukturyzowana będzie uznana za rodzaj faktury elektronicznej, tym samym do faktur ustrukturyzowanych, będą miały zastosowanie ogólne regulacje prawne dotyczące faktur elektronicznych. Pomijając szczególne przepisy, które zostały wprowadzone nowelizacją. E-faktury będą wystawiane i otrzymywane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego: Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Tak jak wspomnieliśmy, najważnieszeym celem wdrożenia e-faktur jest potrzeba lepszej kontroli i monitoringu. Zmniejszanie luki VAT. Dzięki e-fakturom fiskus ma mieć możliwość szybszej reakcji na oszustwa i wyłudzenia podatkowe, między innymi dzięki możliwości bieżącego monitoringu transakcji. Drugim istotnym powodem i celem wprowadzenia e-faktur jest chęć ułatwienia, zabezpieczenia i przyspieszenia rozliczeń między kontrahentami. Podatnik zyska pewność, że faktura trafi do kontrahenta, nie będzie też konieczności wydawania duplikatów.

Roboczą wersję struktury e-faktury (FA_VAT), Ministerstwo Finansów udostępniło w zakładce Krajowy System e-Faktur, oraz na stronie podatki.gov.pl. Ewentualne pytania, wątpliwości i dodatkowe informacje na temat struktur można kierować na adres:

E-faktura będzie wdrażana stopniowo – w pierwszej fazie przedsiębiorcy będą z niej korzystać dobrowolnie. Będzie po prostu funkcjonować, jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i elektronicznych. Natomiast od 2023 r. korzystanie z e-faktury stanie się obligatoryjne dla wszystkich przedsiębiorców. Decyzja o stosowaniu (o otrzymywaniu) faktury ustrukturyzowanej pozostaje po stronie nabywcy. Sprzedawca nie może narzucić formy fakturowania, nie może jej też stosować automatycznie. Zgoda powinna być udzielona w formie, w której sprzedawca może udowodnić, że została przekazana (pismo, element umowy). Co ważne, dotyczasowa zgoda na wystawianie faktur w formie elektronicznej może okazać się nie wystarczająca i potrzebne będzie osobne porozumienie między stronami. Nowa zgoda na wysyłanie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej.

E-faktura – jak to działa?

Wdrażane rozwiązanie oparte jest na modelu poświadczeń, tj. do wykonania określonych czynności – wymagana jest autoryzacja danej osoby w systemie. Co do zasady, dane mają być przesyłane do systemu finansowo-księgowego poprzez API. Po uwierzytelnieniu się w systemie, podatnik będzie mógł przeglądać wystawione i otrzymane faktury ustandaryzowane. Co ciekawe, zgodnie z projektem – faktury uznaje się za otrzymane i wystawione w dniu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę. Oczywiście konieczne będzie zarejestrowanie się i korzystanie z KseF.

System Krajowy System e-Faktur (KSeF) służy do:

uwierzytelnienia oraz weryfikacji posiadanych uprawnień do wystawiania e-faktur ustrukturyzowanych;
wystawiania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych przez podatnika lub podmioty uprawnione;
otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym przez ten system;
weryfikowania zgodności faktur ustrukturyzowanych z wzorem faktury ustrukturyzowanej;
analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;
powiadamiania podatnika albo podmiotu uprawnionego do wystawienia faktury ustrukturyzowanej o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym przez ten system. Ewentualnie o o odrzuceniu faktury ustrukturyzowanej, czy też braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej

Aby zarejestrować się jako podmiot uprawniony do dostępu do Krajowego Systemu e-faktur będzie trzeba złożyć specjalne zawiadomienie w Urzędzie Skarbowym. Wprowadzona ma być również możliwość udzielania autoryzacji dla osób odpowiedzialnych za wystawianie faktur. Ma być też możliwość tworzenia faktur we własnych systemach, a następnie przesyłania ich do centralnego systemu. Faktury ustrukturyzowane będą mogły być korygowane w formie faktury ustrukturyzowanej, jak również w formie tradycyjnie wystawionej faktury.

E-faktury – potencjalne korzyści

podatnicy wybierający e-fakturę, otrzymają zwrot VAT o 1/3 szybciej (termin zwrotu skróci o 20 dni);
faktura pozostanie w bazie danych MF, dzięki czemy nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu,
zniknie konieczność wydawania duplikatów faktur;
poprawi się skuteczność – będziemy mieli pewność, że faktura trafiła do właściwego kontrahenta;
standaryzacja – będzie obowiązywał jeden wzór, co przełoży się też na wygodę i łatwość przygotowywania dokumentów;
podatnik nie będzie musiał przechowywać faktur wystawionych w KSeF, ponieważ będą one przechowywane przez administrację przez okres 10 lat (czyli przez czas, w którym większość zobowiązań podatkowych się przedawnia);
mniej danych do przesłania: podatnik wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA). Dane te będą dostępne w systemie KseF
zmieni się dostęp do danych, a co za tym idzie – charakter kontroli podatkowych

Co jeszcze? W ramach projektu wdrażającego e-fakturę, procedowane są również zmiany w fakturowaniu stanowiące część pakietu SLIM VAT 2. Dotyczą one między innymi braku obowiązku umieszczania na fakturze korygującej wyrazów „Faktura korygująca” albo „Korekta”, czy też wskazywanie przyczyny tej korekty. Do poszczególnych pozycji z faktury, będą możliwe korekty zbiorcze. Poza tym, możliwość wcześniejszego wystawienia faktury – zmiana pozwoli podatnikom na wystawianie faktur nie wcześniej niż 60. dnia (zamiast obecnych 30 dni) przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, jak i 60. dnia przed otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

Na ile wdrożenie e-faktur okaże się dobrym rozwiązaniem, pokaże czas i doświadczenia przedsiębiorców. Część argumentów i korzyści wydaje się jednoznacznych, pojawiają się jednak równolegle pewne wątpliwości. Na przykład jeśli chodzi o sposób transferu danych pomiędzy centralnym Krajowym systemem e-faktur, a systemami rozliczeniowym. Wątpliwości dotyczą też kwestii odpowiedzialności za archiwizację dokumentów i ewentualną ich utratę, jak również odpowiedzialność za problemy techniczne systemu. Co więcej, przedsiębiorcy będą zmuszeni do korzystania z systemu, nad którym nie mają żadnej kontroli, a przez to nie mogą zabezpieczyć wrażliwych i ważnych danych. Są skazani na zaproponowane rozwiązania. W przypadku wycieku danych, cyber ataku, błędu ludzkiego – nie jest określone kto i w jakim zakresie ponosi za to odpowiedzialność.

Tag: KSeF