Tag: KSeF

KSeF najważniejsze informacje

Krajowy System e-Faktur (KSeF) – najważniejsze informacje

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadzony przez Ministerstwo Finansów to ogólnokrajowy program informatyczny, w którym przedsiębiorcy mogą wystawiać i otrzymywać ustrukturyzowane, elektroniczne faktury. To jedna z ważniejszych zmian w przepisach dla przedsiębiorców i biur rachunkowych, o której ostatnio sporo się mówi. Między innymi dlatego, że już od 2024 roku wystawianie faktur ustrukturyzowanych ma być dla większości firm obowiązkowe. Co to oznacza w praktyce? Czym jest KSeF i czy jest się czego bać? Od kiedy zacznie obowiązywać? Jak aktualnie wygląda sytuacja?

Zachęcamy do zapoznania się z naszym podsumowaniem najważniejszych informacji na temat Krajowego Systemu e-Faktur. Przy okazji odpowiemy też na pytania, które trafiają do naszego biura rachunkowego i rodzą pewnego wątpliwości.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Standardowo zacznijmy od podstawowych informacji. Czym jest KSeF? Krajowy System e-Faktur jest ogólnopolską platformą teleinformatyczną pozwalającą na wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Krajowy System e-Faktur ma też jeszcze jedną ważną funkcję – jest centralnym rejestrem tych dokumentów i miejsce ich archiwizacji. W praktyce oznacza to międzyinnymi, że dotychczasowe dokumenty w tradycyjnej, papierowej formie zostaną zastąpione przez faktury ustrukturyzowane, które będą dostępne w systemie KSeF. Faktury ustrukturyzowane, czyli jakie?

Pojęcie faktury ustrukturyzowanej zostało zawarte w ustawie (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT) i rozumie się ją jako fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Nie należy mylić ich z wykorzystywanymi obecnie powszechnie fakturami elektronicznymi. Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Informacje zawarte na fakturze nie są zapisane w formie obrazu, a znaczników, które przekazują potrzebne dane w ustrukturyzowany sposób (stąd nazwa). Warto wiedzieć, że język formatu XML nie będzie czytelny dla człowieka. Przetworzy i odczyta go za to dany program księgowy pracujący z danym formatem. Zwykła faktura w formacie PDF nie będzie mogła zostać odczytana przez tego typu systemy. Taki jasno sprecyzowany, jednolity standard e-faktury ma w założeniu uprościć proces dokumentowania transakcji, przyspieszyć i zautomatyzować wystawianie, przetwarzanie oraz archiwizację dokumentów. Szybsze procesowanie dokumentu to także oszczędność pracy, kosztów i zamieszania, które niekiedy towarzyszy standardowej dokumentacji. Co więcej podatnicy będą dysponować w dowolnym momencie informacjami z faktur dla potrzeb zarządczych i analitycznych.

Nie da się ukryć, że specyfikacja plików i ujednolicone środowisko uszczelnią system. Ułatwią też czynności kontrolne – zarówno z perspektywy instytucji państwowych, ale też z perspektywy przedsiębiorców i biur rachunkowych. KSeF oznacza niemal pełną transparentność przepływu w transakcjach. Urzędnicy będą w stanie monitorować zarówno wystawione faktury sprzedażowe, jak i kosztowe. To nie tylko da nowe narzędzia i możliwości kontrolne, ale też rozbuduje uprawnienia fiskusa. Z perspektywy podatnika to dobra i zła wiadomość jednocześnie. A skoro jesteśmy przy podatnikach – będą mieć dowolność jeśli chodzi o wybór konkretnego narzędzia, z jakiego będzie korzystać w ramach KSeF. Program, który umożliwi wystawianie, przyjmowanie i przesyłanie dokumentów bezpłatnie udostępnia Ministerstwo Finansów, ale integracja z KSeF będzie również możliwa w ramach dodatkowych systemów. Choćby przy pomocy Saldeo SMART, o którym ostatnio pisaliśmy na blogu. Zachęcamy do lektury!

Inteligentna księgowość
Przeczytaj o inteligentnych narzędziach w księgowości!

Co warte podkreślenia, KSeF, poza wystawianiem, przesyłaniem i otrzymywaniem faktur ustrukturyzowanych KSeF posiada również funkcje ich weryfikowania (zgodnie z określonym wzorem). Daje też możliwość wysyłania komunikatów dotyczących wystawienia, odrzucenia albo braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Poza pewnymi, ewidentnymi korzyściami, KSeF rodzi pewne wątpliwości i pytania. O ile wprowadzenie spójnego standardu faktur może być dobrym krokiem, tak już w kwestii rozliczania faktur zagranicznych pojawia się sporo wątpliwości. Pewnym problemem będzie też brak możliwości poprawienia faktury przed wprowadzeniem jej do obrotu oraz brak stosowania uproszczeń w fakturowaniu oraz rozliczaniu VAT. Co więcej, przepisy wciąż się zmieniają, co nie ułatwia sprawy. O aktualnych zmianach wspomnimy na koniec, a teraz odpowiemy na jedno z najczęściej pojawiających się pytań – od kiedy zacznie obowiązywać KSeF?

Krajowy System e-Faktur – od kiedy obowiązkowy?

Ministerstwo Finansów najpierw proponuje dobrowolne przystąpienie przedsiębiorców do platformy KSeF i daje chętnym podatnikom taką możliwość od stycznia 2022 roku, do końca czerwca 2024 roku. W tym okresie korzystane z Krajowego Systemu e-faktur jest dobrowolne. A kiedy będzie obligatoryjne? Zgodnie ze zmianami wprowadzonymi po konferencji uzgodnieniowej w lutym 2023 roku, termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lipca 2024 roku. Co istotne, termin nie dotyczy wszystkich podatników. Korzystanie z KSeF od 1 lipca 2024 roku ma być obligatoryjne dla czynnych podatników VAT, a od 1 stycznia 2025 roku – dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT.

Oczywiście aktualnie za niekorzystanie z KSeF nie grożą żadne konsekwencje. To zmieni się jednak po tym, kiedy faktury ustrukturyzowane staną się obowiązkowe. Na podatników, którzy nie wystawią dla kontrahentów faktur w ramach KSeF, nawet jeśli udokumentują sprzedaż w inny sposób (np. przesyłając fakturę elektroniczną), czekają kary finansowe, które mogą wynieść 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze, oraz do 18,7% należności wykazanej na fakturze, jeśli nie jest na niej określona kwota podatku. Wspomniane kary będą najprawdopodobniej obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku. Póki co Ministerstwo Finansów nie straszy, a zachęca i w tym celu przygotowało kilka bonusów dla przedsiębiorców korzystających z KSeF dobrowolnie:

  • zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji – tę odpowiedzialność przejmuje KSeF;
  • zwolnienie z obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu;
  • skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 40 dni;
  • usprawniona wymiana korekt;
  • większa automatyzacja procesów fakturowania i księgowania;
  • możliwość pobierania faktur kosztowych z systemu KSeF bez konieczności posiadania faktury w formie papierowej.
e-faktury - zmiany przepisów
Sprawdź dodatkowe informacje odnośnie e-faktur!

Co jeszcze warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur?

Kolejne z pytań, które powtarza się w kontekście wejścia KSeF, to czy faktury papierowe znikną z obrotu? Według zapowiedzi ministerstwa – ustrukturyzowane faktury będą tylko jedną z opcji do wyboru. Faktury papierowe nie znikną definitywnie, natomiast będzie ich coraz mniej. Warto w tym miejscu podkreślić, że zgodnie z zapowiedziami zmian w projekcie, z KSeF zostaną wyłączone m.in.

  • faktury konsumenckie (B2C);
  • bilety, które uznawane są za faktury w tym paragony na autostradach płatnych;
  • faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.

A co z uprawnieniami? Aby uniknąć ewentualnych wątpliwości dotyczących uprawnień w KSeF, podsumowaliśmy informacje na ten temat. Uprawnionymi do działania w KSeF są:

  • bezpośrednio podatnik lub komornik sądowy/organ egzekucyjny,
  • osoba fizyczna/podmiot niebędący osobą fizyczną – uprawnione przez podatnika w zakresie nadanych uprawnień,
  • osoba fizyczna – uprawniona przez podatnika – jednostkę samorządu terytorialnego (JST) lub grupę VAT (GRV), do nadawania uprawnień do zarządzania jednostkami podrzędnymi (członkami grup VAT),
  • osoba fizyczna/podmiot niebędący osobą fizyczną – wskazane w imieniu podatnika lub jednostki podrzędnej (członka grupy VAT) przez osobę fizyczną, która posiada uprawnienie do nadawania dalszych uprawnień, nadane w imieniu tego podatnika lub jednostki podrzędnej (członka grupy VAT), w zakresie nadanych uprawnień,
  • osoba fizyczna – wskazana w imieniu podatnika (JST, GRV) przez osobę fizyczna która posiada uprawnienie do nadawania uprawnień do zarządzania jednostkami podrzędnymi (członkami grupy VAT), do zarządzania uprawnieniami w ramach danej jednostki podrzędnej (członka grupy VAT),
  • osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który w imieniu podatnika lub jednostki podrzędnej (członka grupy VAT) został wskazany przez osobę do tego uprawnioną jako uprawniony do wystawiania lub odbierania faktur, wyłącznie w zakresie wystawiania lub odbierania faktur podatnika lub jednostki podrzędnej (członka grupy VAT),
  • osoba fizyczna reprezentująca organ egzekucyjny lub wskazana w imieniu organu egzekucyjnego w zakresie wystawiania faktur.

Aby korzystać z KSeF niezbędne jest uwierzytelnienie się podatnika w systemie. Podmiot niebędący osobą fizyczną może uwierzytelnić się w systemie pieczęcią kwalifikowaną. W innym przypadku konieczne jest złożenie np. przez spółkę zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur). Więcej informacji na temat uprawnień znajdziecie tutaj. A pod tym linkiem znajdziecie dodatkowe pytania i odpowiedzi związane z KSeF.

KSeF – zmiany w przepisach

W połowie czerwca 2023 roku Sejm uchwalił nowelizację ustawy o VAT i niektórych innych ustaw, która wprowadza od 1 lipca 2024 r. obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Główne założenia ustawy:

  • Przesunięcie wejścia w życie ustawy z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.
  • Wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
  • Faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
  • Paragon fiskalny z NIP będzie uznawany jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r.
  • Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.
  • Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF.
  • Wyłączone z KSeF będą również faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.
  • Kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia na PLN zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.
  • W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline.
  • Doprecyzowanie daty wystawienia oraz innych kwestii ważnych dla procesu wystawiania faktur podczas awarii oraz w trybie offline.
  • W okresie awarii i w trybie offline dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących.
  • Likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF.

Oczywiście nie jest powiedziane, że to koniec zmian. Mimo to mamy nadzieję, że nasze dzisiejsze podsumowanie informacji o KSeF będą dla Was pomocne, aby poukładać sobie wiedzę i przygotować swoją firmę na nowe przepisy. Pamiętajcie, że możecie liczyć na pomoc naszego biura rachunkowego. Zachęcamy do bezpośredniego kontaktu i skorzystania z naszej obsługi księgowej, dzięki której żadne zmiany i nowelizacje nie będą dla Was problemem!

e-faktury - zmiany przepisów

E-faktury – najważniejsze informacje i zmiany

Dosłownie kilka dni temu (1 października 2021r.) Sejm znowelizował ustawę o VAT wdrażającą Krajowy System e-Faktur (KseF). Podstawowym celem jest wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych jako jednej z dopuszczanych form dokumentowania transakcji (obok faktur papierowych i elektronicznych). Czym dokładnie jest KseF? Co nowe przepisy oznaczają dla biur rachunkowych i przedsiębiorców? Podsumowaliśmy najważniejsze i aktualne informacje, zapraszamy do lektury!

E-faktury – najważniejsze informacje

Ministerstwo Finansów w ostatnich latach intensywnie pracuje nad wdrażaniem nowoczesnych narzędzi analitycznych, rozwiązań technologicznych, umożliwiających bieżącą i lepszą kontrolę rozliczeń podatkowych. Efektem tego było prowadzenie nowego sposobu rozliczeń VAT, gdzie podatnik wraz z deklaracją podatkową przesyła rozszerzone ewidencje w formie pliku elektronicznego (JPK V7). Wprowadzone zostało rozszerzone raportowanie w zakresie cen transferowych TPR-C, elektroniczna rejestracja podmiotów akcyzowych, wdrożenie elektronicznych ewidencji oraz rozliczeń etc. Do rozwiązań z tej kategorii jest też wdrożenie e-faktur. Czym są e-faktury?

E-faktury, to mówiąc w skrócie – faktury elektroniczne wysyłane i odbierane na ustandaryzowanym formularzu, poprzez system elektroniczny Ministerstwa Finansów.

Faktura ustrukturyzowana będzie uznana za rodzaj faktury elektronicznej, tym samym do faktur ustrukturyzowanych, będą miały zastosowanie ogólne regulacje prawne dotyczące faktur elektronicznych. Pomijając szczególne przepisy, które zostały wprowadzone nowelizacją. E-faktury będą wystawiane i otrzymywane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego: Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Tak jak wspomnieliśmy, najważnieszeym celem wdrożenia e-faktur jest potrzeba lepszej kontroli i monitoringu. Zmniejszanie luki VAT. Dzięki e-fakturom fiskus ma mieć możliwość szybszej reakcji na oszustwa i wyłudzenia podatkowe, między innymi dzięki możliwości bieżącego monitoringu transakcji. Drugim istotnym powodem i celem wprowadzenia e-faktur jest chęć ułatwienia, zabezpieczenia i przyspieszenia rozliczeń między kontrahentami. Podatnik zyska pewność, że faktura trafi do kontrahenta, nie będzie też konieczności wydawania duplikatów.

Roboczą wersję struktury e-faktury (FA_VAT), Ministerstwo Finansów udostępniło w zakładce Krajowy System e-Faktur, oraz na stronie podatki.gov.pl. Ewentualne pytania, wątpliwości i dodatkowe informacje na temat struktur można kierować na adres:

E-faktura będzie wdrażana stopniowo – w pierwszej fazie przedsiębiorcy będą z niej korzystać dobrowolnie. Będzie po prostu funkcjonować, jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i elektronicznych. Natomiast od 2023 r. korzystanie z e-faktury stanie się obligatoryjne dla wszystkich przedsiębiorców. Decyzja o stosowaniu (o otrzymywaniu) faktury ustrukturyzowanej pozostaje po stronie nabywcy. Sprzedawca nie może narzucić formy fakturowania, nie może jej też stosować automatycznie. Zgoda powinna być udzielona w formie, w której sprzedawca może udowodnić, że została przekazana (pismo, element umowy). Co ważne, dotyczasowa zgoda na wystawianie faktur w formie elektronicznej może okazać się nie wystarczająca i potrzebne będzie osobne porozumienie między stronami. Nowa zgoda na wysyłanie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej.

E-faktura – jak to działa?

Wdrażane rozwiązanie oparte jest na modelu poświadczeń, tj. do wykonania określonych czynności – wymagana jest autoryzacja danej osoby w systemie. Co do zasady, dane mają być przesyłane do systemu finansowo-księgowego poprzez API. Po uwierzytelnieniu się w systemie, podatnik będzie mógł przeglądać wystawione i otrzymane faktury ustandaryzowane. Co ciekawe, zgodnie z projektem – faktury uznaje się za otrzymane i wystawione w dniu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę. Oczywiście konieczne będzie zarejestrowanie się i korzystanie z KseF.

System Krajowy System e-Faktur (KSeF) służy do:

  • uwierzytelnienia oraz weryfikacji posiadanych uprawnień do wystawiania e-faktur ustrukturyzowanych;
  • wystawiania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych przez podatnika lub podmioty uprawnione;
  • otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
  • oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym przez ten system;
  • weryfikowania zgodności faktur ustrukturyzowanych z wzorem faktury ustrukturyzowanej;
  • analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;
  • powiadamiania podatnika albo podmiotu uprawnionego do wystawienia faktury ustrukturyzowanej o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym przez ten system. Ewentualnie o o odrzuceniu faktury ustrukturyzowanej, czy też braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej

Aby zarejestrować się jako podmiot uprawniony do dostępu do Krajowego Systemu e-faktur będzie trzeba złożyć specjalne zawiadomienie w Urzędzie Skarbowym. Wprowadzona ma być również możliwość udzielania autoryzacji dla osób odpowiedzialnych za wystawianie faktur. Ma być też możliwość tworzenia faktur we własnych systemach, a następnie przesyłania ich do centralnego systemu. Faktury ustrukturyzowane będą mogły być korygowane w formie faktury ustrukturyzowanej, jak również w formie tradycyjnie wystawionej faktury.

E-faktury – potencjalne korzyści

  • podatnicy wybierający e-fakturę, otrzymają zwrot VAT o 1/3 szybciej (termin zwrotu skróci o 20 dni);
  • faktura pozostanie w bazie danych MF, dzięki czemy nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu,
  • zniknie konieczność wydawania duplikatów faktur;
  • poprawi się skuteczność – będziemy mieli pewność, że faktura trafiła do właściwego kontrahenta;
  • standaryzacja – będzie obowiązywał jeden wzór, co przełoży się też na wygodę i łatwość przygotowywania dokumentów;
  • podatnik nie będzie musiał przechowywać faktur wystawionych w KSeF, ponieważ będą one przechowywane przez administrację przez okres 10 lat (czyli przez czas, w którym większość zobowiązań podatkowych się przedawnia);
  • mniej danych do przesłania: podatnik wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA). Dane te będą dostępne w systemie KseF
  • zmieni się dostęp do danych, a co za tym idzie – charakter kontroli podatkowych

Co jeszcze? W ramach projektu wdrażającego e-fakturę, procedowane są również zmiany w fakturowaniu stanowiące część pakietu SLIM VAT 2. Dotyczą one między innymi braku obowiązku umieszczania na fakturze korygującej wyrazów „Faktura korygująca” albo „Korekta”, czy też wskazywanie przyczyny tej korekty. Do poszczególnych pozycji z faktury, będą możliwe korekty zbiorcze. Poza tym, możliwość wcześniejszego wystawienia faktury – zmiana pozwoli podatnikom na wystawianie faktur nie wcześniej niż 60. dnia (zamiast obecnych 30 dni) przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, jak i 60. dnia przed otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

Na ile wdrożenie e-faktur okaże się dobrym rozwiązaniem, pokaże czas i doświadczenia przedsiębiorców. Część argumentów i korzyści wydaje się jednoznacznych, pojawiają się jednak równolegle pewne wątpliwości. Na przykład jeśli chodzi o sposób transferu danych pomiędzy centralnym Krajowym systemem e-faktur, a systemami rozliczeniowym. Wątpliwości dotyczą też kwestii odpowiedzialności za archiwizację dokumentów i ewentualną ich utratę, jak również odpowiedzialność za problemy techniczne systemu. Co więcej, przedsiębiorcy będą zmuszeni do korzystania z systemu, nad którym nie mają żadnej kontroli, a przez to nie mogą zabezpieczyć wrażliwych i ważnych danych. Są skazani na zaproponowane rozwiązania. W przypadku wycieku danych, cyber ataku, błędu ludzkiego – nie jest określone kto i w jakim zakresie ponosi za to odpowiedzialność.