KSeF w praktyce – logowanie, uprawnienia i ZAW-FA krok po kroku
Od 2026 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. To oznacza, że każdy podatnik VAT – zarówno osoba fizyczna, jak i spółka – będzie wystawiał i odbierał faktury wyłącznie przez system Ministerstwa Finansów.
Choć zmiana wydaje się duża, w praktyce można przygotować się do niej krok po kroku.
Poniżej znajdziesz kompletny przewodnik, który wyjaśnia, jak zalogować się do KSeF, nadać uprawnienia i poprawnie złożyć formularz ZAW-FA.
1. Logowanie do KSeF – pierwszy krok
Na początek wejdź na oficjalną stronę logowania:
https://ksef.mf.gov.pl/web/login
To jedyny właściwy adres – zawsze upewnij się, że zaczyna się od domeny mf.gov.pl.
Następnie wprowadź numer NIP podmiotu, dla którego chcesz uzyskać dostęp (np. JDG, spółki lub fundacji), i kliknij „Uwierzytelnij”.
Dostępne metody logowania:
- Profil Zaufany (login.gov.pl) – najczęściej wybierany przez osoby fizyczne,
- Podpis kwalifikowany – dla użytkowników posiadających certyfikat,
- Pieczęć elektroniczna – stosowana w spółkach i instytucjach,
- Token ZAW-FA – wykorzystywany, gdy dostęp nadał urząd skarbowy.
Po wybraniu metody system przekieruje Cię do odpowiedniego panelu. Tam potwierdzasz tożsamość – np. logując się do Profilu Zaufanego lub zatwierdzając dostęp w aplikacji mObywatel.
W rezultacie system automatycznie przeniesie Cię do głównego pulpitu KSeF.
Na koniec wybierz podmiot, w imieniu którego chcesz działać, i kliknij „Zaloguj”.
Po kilku sekundach uzyskasz dostęp do swojego konta.
2. Nadanie uprawnień w KSeF
Kiedy jesteś już zalogowany, przejdź do zakładki „Uprawnienia”.
To właśnie tutaj możesz decydować, kto w Twojej firmie będzie mógł wystawiać, przeglądać i zarządzać fakturami.
System KSeF przewiduje trzy poziomy dostępu:
- Wystawianie faktur – upoważnia do tworzenia i wysyłania dokumentów,
- Przeglądanie faktur – pozwala tylko na ich podgląd,
- Zarządzanie uprawnieniami – daje pełną kontrolę nad użytkownikami.
Aby nadać dostęp, wpisz NIP lub PESEL osoby albo biura rachunkowego, które ma uzyskać dostęp, a następnie zatwierdź zmianę Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.
Dzięki temu Twoje biuro rachunkowe, np. Audyt Legis, będzie mogło bezpiecznie pobierać i księgować faktury w Twoim imieniu.
W efekcie unikniesz konieczności przesyłania faktur e-mailem i zyskasz większą kontrolę nad obiegiem dokumentów.
3. Formularz ZAW-FA – dla spółek i fundacji
W przypadku spółek, fundacji czy stowarzyszeń logowanie do KSeF wymaga wcześniejszego nadania uprawnień.
Służy do tego formularz ZAW-FA, który pozwala zgłosić osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu w systemie.
Jak złożyć ZAW-FA:
- Pobierz druk ze strony podatki.gov.pl/ksef
- Wypełnij dane podmiotu (NIP, nazwa, adres).
- Wskaż osobę lub biuro rachunkowe, które ma mieć dostęp do KSeF.
- Złóż formularz przez ePUAP lub w urzędzie skarbowym.
Po przetworzeniu zgłoszenia urząd przypisze uprawnienia automatycznie.
Co ważne, dzięki ZAW-FA możesz również cofnąć wcześniej nadane uprawnienia – np. po zmianie biura rachunkowego.
Warto złożyć ZAW-FA z wyprzedzeniem – przetwarzanie w urzędzie może potrwać nawet kilka dni.
4. Co sprawdzić po pierwszym logowaniu
Po uruchomieniu konta sprawdź:
- czy dane Twojej firmy są poprawne,
- kto ma dostęp do konta,
- czy Twoje biuro rachunkowe widnieje jako użytkownik uprawniony,
- oraz czy możesz samodzielnie wystawiać i odbierać faktury.
Dobrą praktyką jest też przeprowadzenie testowego wystawienia faktury.
Pozwoli Ci to upewnić się, że wszystkie połączenia działają prawidłowo, a dokumenty trafiają do systemu.
Wskazówki Audyt Legis
Nadawaj dostęp wyłącznie zaufanym osobom lub zweryfikowanym biurom rachunkowym.
Po zakończeniu współpracy usuń stare uprawnienia.
Regularnie sprawdzaj listę aktywnych użytkowników w KSeF.
W razie problemów z logowaniem lub ZAW-FA – skontaktuj się z naszym biurem.
Audyt Legis – bezpieczne wdrożenie KSeF
Wdrożenie KSeF to nie tylko nowy obowiązek, lecz także szansa na uporządkowanie dokumentów i automatyzację procesów księgowych.
W Audyt Legis pomagamy klientom:
- przeprowadzić pierwsze logowanie,
- złożyć formularz ZAW-FA,
- nadać odpowiednie uprawnienia,
- i przygotować wewnętrzne procedury KSeF.
Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz wdrożyć system bez stresu i błędów.
Audyt Legis – księgowość, która wspiera Twój sukces.
