Sprawozdanie finansowe – jak złożyć w KRS krok po kroku
Sprawozdanie finansowe to jeden z kluczowych obowiązków spółek z o.o. oraz innych podmiotów wpisanych do KRS. Każdego roku przedsiębiorcy muszą sporządzić dokumenty finansowe, podpisać je elektronicznie, a następnie przekazać do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
W praktyce jednak wiele firm ma wątpliwości dotyczące procedury składania dokumentów w systemie Ministerstwa Sprawiedliwości. Dlatego w tym artykule eksperci Audyt Legis wyjaśniają, jak prawidłowo złożyć sprawozdanie finansowe w KRS krok po kroku oraz jakie terminy i dokumenty są wymagane.
Sprawozdanie finansowe – etapy przygotowania
Procedura związana ze złożeniem sprawozdania finansowego składa się z trzech głównych etapów:
1. Sporządzenie sprawozdania finansowego
Na początku należy wygenerować dokumenty sprawozdawcze zgodnie z ustawą o rachunkowości. Sprawozdanie finansowe obejmuje m.in.:
- bilans,
- rachunek zysków i strat,
- informację dodatkową lub informację uzupełniającą.
Ponadto jednostki mikro mogą korzystać z uproszczonego sprawozdania finansowego zgodnie z załącznikiem nr 4 do ustawy o rachunkowości.
Co więcej, w przypadku jednostek mikro często nie ma obowiązku sporządzania sprawozdania z działalności – pod warunkiem zamieszczenia odpowiedniej informacji w sprawozdaniu.
2. Podpisanie sprawozdania finansowego
Następnie dokument musi zostać podpisany elektronicznie przez:
- kierownika jednostki (np. zarząd spółki),
- osobę sporządzającą sprawozdanie.
Najczęściej stosuje się:
- Profil Zaufany ePUAP,
- kwalifikowany podpis elektroniczny.
Jednocześnie należy pamiętać, że standardowy termin sporządzenia i podpisania sprawozdania finansowego za poprzedni rok upływa 31 marca.
3. Złożenie dokumentów do KRS
Ostatnim etapem jest złożenie dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) prowadzonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości. W tym miejscu przedsiębiorcy przekazują sprawozdanie finansowe KRS w formie elektronicznej.
Najważniejsze terminy:
- zatwierdzenie sprawozdania finansowego – do 30 czerwca,
- złożenie dokumentów do KRS – do 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania.
Co istotne, po wprowadzeniu cyfrowego systemu przekazywania dokumentów sprawozdania finansowego nie składa się już bezpośrednio w urzędzie skarbowym. Dane są automatycznie pobierane z systemu RDF.
Jak złożyć sprawozdanie finansowe KRS w RDF – instrukcja
Proces składania dokumentów w Repozytorium Dokumentów Finansowych można podzielić na kilka kroków. Najpierw należy zalogować się do systemu, a następnie przygotować zgłoszenie i dodać wymagane dokumenty. Dzięki temu możliwe będzie prawidłowe przekazanie sprawozdania finansowego do KRS.
Logowanie do Repozytorium Dokumentów Finansowych
Pierwszym krokiem jest wejście na stronę systemu:
Następnie należy wybrać opcję:
„Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”
Po przejściu do panelu logowania użytkownik musi zalogować się na swoje konto, a w przypadku jego braku – utworzyć nowe konto w systemie.
Jeżeli dokumenty będą podpisywane Profilem Zaufanym, system może wyświetlić komunikat informacyjny. W takiej sytuacji można go zamknąć i przejść do kolejnego kroku.
Wejście do Portalu Rejestrów Sądowych i wybór opcji „RDF – Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”.
Logowanie do Repozytorium Dokumentów Finansowych
Po wybraniu modułu „RDF – bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych” system przeniesie użytkownika do panelu logowania.
Na tej stronie można:
- zalogować się kontem Portalu Rejestrów Sądowych (PRS)
- utworzyć nowe konto w PRS, jeśli użytkownik jeszcze go nie posiada
- połączyć wcześniejsze konto S24 z kontem PRS
Najczęściej przedsiębiorcy logują się przyciskiem:
„Zaloguj kontem PRS”.
Po zalogowaniu system umożliwi przejście do przygotowania zgłoszenia i dodania dokumentów finansowych.
Logowanie do Repozytorium Dokumentów Finansowych w Portalu Rejestrów Sądowych.
Przygotowanie zgłoszenia – Panel zgłoszeń w RDF
Po zalogowaniu do systemu należy wybrać opcję „Przygotowanie i składanie zgłoszeń”, a następnie kliknąć przycisk „Dodaj zgłoszenie”.
W kolejnym kroku należy wyszukać spółkę po numerze KRS, dzięki czemu system automatycznie pobierze podstawowe dane podmiotu.
Następnie warto sprawdzić dane firmy oraz osoby uprawnione do reprezentacji spółki. Jeżeli wszystkie informacje są poprawne, można przejść do utworzenia zgłoszenia.
Panel Repozytorium Dokumentów Finansowych – lista zgłoszeń i możliwość dodania nowego zgłoszenia.
Dokumenty potrzebne do sprawozdania finansowego KRS
Do zgłoszenia należy dodać kilka podstawowych dokumentów. Przede wszystkim są to dokumenty finansowe oraz uchwały wspólników.
1. Roczne sprawozdanie finansowe
Dokument musi być dodany w formacie XML. Ponadto plik powinien być wcześniej podpisany elektronicznie.
W systemie należy również wskazać datę sporządzenia sprawozdania, która musi być zgodna z dokumentem.
2. Uchwały zgromadzenia wspólników
Oprócz sprawozdania należy dodać dwa kluczowe dokumenty:
Uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty
Dokument określa sposób rozdysponowania wyniku finansowego spółki.
Uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego
Potwierdza przyjęcie sprawozdania przez zgromadzenie wspólników.
W praktyce:
- uchwały są podpisywane odręcznie,
- następnie skanowane i dodawane do systemu w formacie PDF.
Datą dokumentów jest data zgromadzenia wspólników.
Przygotowanie zgłoszenia w Repozytorium Dokumentów Finansowych
Po zalogowaniu do systemu użytkownik zostanie przeniesiony do panelu Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). W tym miejscu można zarządzać zgłoszeniami dotyczącymi dokumentów finansowych składanych do Krajowego Rejestru Sądowego.
W panelu dostępne są m.in. zakładki:
- Zgłoszenia i korekty robocze – miejsce, w którym przygotowuje się nowe zgłoszenia,
- Zgłoszenia i korekty wysłane – lista dokumentów przekazanych już do repozytorium,
- Zgłoszenia i korekty w podpisie – zgłoszenia oczekujące na podpis elektroniczny,
- Powiadomienia – informacje systemowe dotyczące zgłoszeń.
Aby rozpocząć składanie sprawozdania finansowego, należy kliknąć przycisk:
„Dodaj zgłoszenie/korektę”.
Po wybraniu tej opcji system umożliwi wprowadzenie danych zgłoszenia oraz dodanie dokumentów finansowych spółki, takich jak roczne sprawozdanie finansowe oraz uchwały zgromadzenia wspólników.
Rozpoczęcie nowego zgłoszenia w Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Wyszukanie podmiotu po numerze KRS
Po kliknięciu przycisku „Dodaj zgłoszenie/korektę” system przejdzie do etapu rejestracji nowego zgłoszenia w Repozytorium Dokumentów Finansowych.
W pierwszym kroku należy wyszukać podmiot, którego dotyczy sprawozdanie finansowe. W tym celu w polu wyszukiwania wpisujemy:
numer KRS spółki, a następnie klikamy przycisk „Wyszukaj”.
System automatycznie pobierze dane przedsiębiorstwa z Krajowego Rejestru Sądowego. Po poprawnym wyszukaniu podmiotu możliwe będzie przejście do kolejnego etapu przygotowania zgłoszenia i dodania dokumentów finansowych.
Wyszukiwanie spółki w systemie RDF poprzez wpisanie numeru KRS.
Rejestracja nowego zgłoszenia
Po wpisaniu numeru KRS i kliknięciu przycisku „Wyszukaj” system wyświetli dane przedsiębiorstwa pobrane z Krajowego Rejestru Sądowego. W wynikach wyszukiwania pojawi się m.in.:
- numer KRS podmiotu,
- nazwa firmy,
- forma prawna spółki.
Jeżeli dane są poprawne, należy kliknąć przycisk „Zarejestruj nowe zgłoszenie”.
Wybranie tej opcji spowoduje przejście do kolejnego etapu, w którym użytkownik będzie mógł uzupełnić dane zgłoszenia oraz dodać dokumenty związane ze sprawozdaniem finansowym składanym do KRS.
Rejestracja nowego zgłoszenia dla wybranego podmiotu w Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Weryfikacja danych podmiotu i osób uprawnionych do reprezentacji
Po rozpoczęciu rejestracji zgłoszenia system wyświetla informacje dotyczące podmiotu wpisanego do Krajowego Rejestru Sądowego. W tym miejscu można sprawdzić m.in.:
- numer KRS spółki,
- nazwę i formę prawną przedsiębiorstwa,
- osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu,
- status zgłoszenia.
System umożliwia również dodanie pełnomocnika, jeżeli zgłoszenie będzie składane przez osobę upoważnioną.
Jeżeli wszystkie dane są poprawne, należy przejść do kolejnego etapu tworzenia zgłoszenia, klikając przycisk „Następny krok”.
Weryfikacja danych podmiotu oraz osób uprawnionych do reprezentacji spółki w systemie RDF.
Dodawanie dokumentów do zgłoszenia
W kolejnym etapie rejestracji zgłoszenia należy określić rodzaj zgłoszenia oraz przygotować dokumenty, które zostaną przekazane do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
W polu „Rodzaj zgłoszenia” należy wybrać opcję:
„Roczne sprawozdania finansowe i inne dokumenty finansowe”.
Ta opcja dotyczy standardowego zgłoszenia rocznego sprawozdania finansowego spółki do Krajowego Rejestru Sądowego. Po jej wybraniu system umożliwi dodanie odpowiednich dokumentów, takich jak:
- roczne sprawozdanie finansowe,
- uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego,
- uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty,
- inne wymagane dokumenty.
Po uzupełnieniu danych zgłoszenia można przejść do kolejnego kroku dodawania plików.
Wybór rodzaju zgłoszenia podczas dodawania dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Dodanie dokumentu do zgłoszenia
W kolejnym kroku należy dodać dokumenty, które zostaną przekazane do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). Po kliknięciu przycisku „Dodaj dokument” pojawi się formularz umożliwiający uzupełnienie podstawowych informacji o dokumencie.
W formularzu należy wskazać:
- datę sporządzenia dokumentu,
- rodzaj dokumentu,
- język dokumentu,
- plik z dokumentem, który zostanie przesłany do systemu.
W przypadku uchwał związanych ze sprawozdaniem finansowym należy wybrać odpowiednią opcję z listy, np.:
„Uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego”.
Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych danych należy wybrać plik z dysku komputera i zapisać dokument w systemie.
Wybór rodzaju dokumentu, np. uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego.
Weryfikacja i wysłanie zgłoszenia
Po dodaniu wszystkich dokumentów system umożliwia ich weryfikację.
Należy kliknąć:
„Weryfikuj zgłoszenie”
Jeżeli wszystkie dane są poprawne, pojawi się komunikat o prawidłowej weryfikacji dokumentów.
System może również wyświetlić informację dotyczącą uchwał podpisanych odręcznie. Jest to jednak komunikat techniczny i nie wymaga dodatkowych działań.
Po zapisaniu zgłoszenia przechodzimy do podpisania wniosku.
Podpisanie zgłoszenia i wysyłka
Zgłoszenie należy podpisać elektronicznie.
Najczęściej robi to:
- kierownik jednostki,
- lub osoba uprawniona do reprezentacji spółki.
W tym celu wybieramy opcję:
„Podpisz profilem zaufanym”
Następnie system przekieruje użytkownika na stronę Profilu Zaufanego ePUAP.
Po podpisaniu dokumentów pojawi się komunikat:
„Podpis złożony poprawnie. Możesz wysłać zgłoszenie do RDF.”
Ostatnim krokiem jest kliknięcie:
„Wyślij zgłoszenie”
Po wysłaniu status dokumentów zmieni się na „wysłane”.
Najczęstsze problemy przy składaniu sprawozdania finansowego KRS
Podczas pracy z systemem RDF mogą pojawić się problemy techniczne. Najczęściej wynikają one z ustawień przeglądarki lub rozdzielczości ekranu.
Problemy z przeglądarką
System działa najlepiej w przeglądarce Google Chrome. Natomiast w innych przeglądarkach mogą pojawiać się błędy techniczne.
Brak przycisku „Zapisz”
Czasami przycisk zapisu nie jest widoczny przy mniejszej rozdzielczości ekranu. W takiej sytuacji wystarczy zmniejszyć powiększenie strony w przeglądarce.
Sprawozdanie finansowe KRS – o czym warto pamiętać
Złożenie sprawozdania finansowego w KRS to obowiązek każdej spółki wpisanej do rejestru przedsiębiorców. Niedotrzymanie terminów może natomiast skutkować sankcjami, a nawet postępowaniem przymuszającym prowadzonym przez sąd rejestrowy.
Dlatego warto zadbać o:
- prawidłowe sporządzenie dokumentów,
- poprawne podpisy elektroniczne,
- terminowe złożenie dokumentów w RDF.
Podsumowanie
Procedura złożenia dokumentu takiego jak sprawozdanie finansowe KRS obejmuje trzy główne etapy: sporządzenie dokumentów, podpisanie ich elektronicznie oraz następnie przekazanie do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Choć system elektroniczny znacząco uprościł proces raportowania, to jednak w praktyce przedsiębiorcy nadal napotykają wiele problemów technicznych i formalnych. Dlatego wsparcie doświadczonego biura rachunkowego pozwala uniknąć błędów oraz jednocześnie zachować pełną zgodność z przepisami.
Masz pytania dotyczące zmian podatkowych lub sprawozdań finansowych?
Skontaktuj się z zespołem Audyt Legis.
Na początku należy przygotować dokumenty zgodnie z ustawą o rachunkowości. Szczegółowo opisaliśmy ten proces w artykule
Sprawozdanie finansowe w spółce z o.o., gdzie omawiamy wymagania i terminy dla przedsiębiorców.
Instrukcja składania sprawozdania finansowego do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF).
