KSeF 2026 – jak przygotować procedury księgowe w spółce z o.o.
Od 2026 roku obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2026) obejmie większość spółek z o.o. Wdrożenie tego systemu wymaga nie tylko zmian technologicznych, lecz także dostosowania procedur księgowych i kontroli obiegu dokumentów.
W niniejszym opracowaniu eksperci Audyt Legis wyjaśniają, jak przygotować spółkę z o.o. do nowych wymogów, aby uniknąć błędów i zachować bezpieczeństwo rozliczeń.
1️⃣ KSeF 2026 – kontekst i aktualność
Krajowy System e-Faktur to centralna platforma Ministerstwa Finansów umożliwiająca wystawianie i odbieranie faktur w ustrukturyzowanej formie XML.
Zgodnie z harmonogramem:
- od 1 lutego 2026 r. system stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorstw, których sprzedaż (z VAT) przekroczyła 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. obejmie pozostałych podatników.
Jednak ustawodawca przewidział również okres przejściowy. Do 31 grudnia 2026 roku mikroprzedsiębiorstwa mogą nadal wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF, pod warunkiem że łączna wartość sprzedaży brutto w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł. Tym samym przedsiębiorcy o niewielkiej skali działalności zyskali dodatkowy czas na dostosowanie się do nowych zasad.
Więcej o zmianach podatkowych przeczytasz w sekcji Czytelnia Audyt Legis
2️⃣ Jakie obowiązki wprowadza KSeF 2026 dla spółek z o.o.?
Nowe przepisy oznaczają dla spółek z o.o. konieczność dostosowania procedur księgowych, technicznych i organizacyjnych.
a) Wystawianie i odbieranie faktur
Każda faktura sprzedażowa będzie musiała być wystawiana i wysyłana poprzez system KSeF. Jednocześnie faktury kosztowe będą odbierane i archiwizowane w tym samym środowisku. Dlatego już teraz warto zaplanować odpowiednie rozwiązania techniczne i procesowe.
b) Dostosowanie systemów księgowych
Systemy finansowo-księgowe powinny umożliwiać komunikację z KSeF poprzez interfejs API. W praktyce oznacza to konieczność aktualizacji oprogramowania i zapewnienia zgodności z nowym formatem faktury XML.
c) Uprawnienia i kontrola dostępu
Zarząd spółki musi określić, kto jest uprawniony do wystawiania i odbierania faktur w KSeF. Ponadto należy ustalić procedury nadawania i cofania uprawnień, a także sposób autoryzacji użytkowników (np. podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym).
d) Ryzyko błędów i odpowiedzialność
Nieprawidłowe wystawienie faktury, błędny numer systemowy czy niewłaściwe uwierzytelnienie użytkownika mogą skutkować konsekwencjami podatkowymi. Z tego względu kluczowe jest opracowanie jasnych zasad kontroli dokumentów.
3️⃣ Jak przygotować procedury księgowe krok po kroku
Krok 1: Audyt procesów
Na początku warto przeanalizować aktualny obieg faktur: kto je wystawia, jak są przekazywane do biura rachunkowego i czy system księgowy jest gotowy do integracji z KSeF. Dzięki temu łatwiej zidentyfikujesz obszary wymagające dostosowania.
Krok 2: Opracowanie procedury wewnętrznej
Po audytowaniu procesów należy opracować szczegółową procedurę obiegu faktur. Powinna ona obejmować m.in. zakres odpowiedzialności pracowników, sposób archiwizacji dokumentów, a także tryb awaryjny w razie niedostępności KSeF (tzw. „offline 24”).
Krok 3: Dostosowanie systemu księgowego
Kolejnym etapem jest aktualizacja oprogramowania. Warto skonsultować się z dostawcą systemu lub biurem rachunkowym, aby zapewnić zgodność z wymogami technicznymi. Ponadto należy ustalić sposób uwierzytelniania w systemie, np. poprzez kwalifikowany podpis lub pieczęć elektroniczną.
Krok 4: Szkolenia i komunikacja
Równie ważne jest przygotowanie pracowników. Szkolenia z obsługi KSeF pomogą uniknąć błędów i zwiększą świadomość zmian w procesie fakturowania. Z kolei kontrahentów warto poinformować o tym, że od 2026 roku faktury będą przekazywane wyłącznie przez KSeF.
Krok 5: Harmonogram wdrożenia i testy
Ostatnim etapem jest opracowanie harmonogramu działań. Należy zaplanować testowe wystawianie i odbieranie faktur, a także wdrożyć procedury archiwizacji. W rezultacie spółka wejdzie w nowe przepisy w sposób uporządkowany i bezpieczny.
4️⃣ Praktyczne przykłady i dobre praktyki
Przykład 1:
Spółka usługowa rozpoczęła przygotowania do KSeF już w 2025 roku. Po analizie procesów i aktualizacji systemu testowo wystawiła pierwsze faktury w strukturze XML. Dzięki temu od lutego 2026 roku działała płynnie i bez opóźnień.
Przykład 2:
Inna spółka zwlekała z wdrożeniem. W momencie wejścia w życie obowiązku nie posiadała gotowego oprogramowania ani opracowanych procedur. W efekcie część faktur nie została przesłana do KSeF w terminie, co spowodowało problemy z rozliczeniem VAT.
Dobra praktyka:
Warto opracować dwuetapowy plan wdrożenia: najpierw testy i szkolenia, następnie pełne uruchomienie procesu. Taki model minimalizuje ryzyko i pozwala skutecznie przygotować zespół do zmian.
5️⃣ Podsumowanie
Wdrożenie KSeF 2026 to nie tylko projekt informatyczny, ale również konieczność przemyślenia organizacji pracy w dziale finansowym. Dzięki właściwie zaplanowanym procedurom księgowym spółka z o.o. zyska bezpieczeństwo, zgodność z przepisami oraz większą kontrolę nad obrotem fakturami.
📞 Masz pytania dotyczące przygotowania swojej firmy do KSeF 2026?
Skontaktuj się z zespołem Audyt Legis
