Biała lista podatników VAT

17 listopada 2021
AktualnośćMożliwość komentowania Biała lista podatników VAT została wyłączona

Od 2019 roku przedsiębiorcy otrzymali nowe narzędzie do weryfikacji kontrahentów. Biała lista podatników, inaczej określana jako wykaz informacji o podatnikach VAT, zastąpiła dotychczas funkcjonujące listy zarejestrowanych podatników VAT. W teorii i praktyce ma pomóc firmom sprawnie i skutecznie sprawdzić przedsiębiorców, z którymi planują nawiązać współpracę. W tym między innymi numer konta bankowego, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, czy odmówiono mu rejestracji, wykreślono go z rejestru itd. W dzisiejszym wpisie podsumowaliśmy najważniejsze informacje na ten temat. Podpowiemy Wam jak i kiedy korzystać z białej listy i jakie są alternatywne sposoby weryfikacji kontrahentów. Zapraszamy!

Biała lista podatników VAT – najważniejsze informacje

Dostaliście ciekawą ofertę, albo planujecie nawiązać nową współpracę ale nic nie wiecie o przyszłym kontrahencie? Obawiacie się ewentualnego ryzyka i chcielibyście sprawdzić potencjalnego partnera? Nie ma w tym nic złego, czy niestosownego. Wręcz przeciwnie! Dobrą i zalecaną praktyką jest weryfikowanie pewnych informacji przed podjęciem ważnych, biznesowych decyzji. A trudno mówić o zaufaniu, czy relacjach jeśli mówimy początku współpracy. Dlatego zanim podejmiecie ostateczne decyzje, warto sprawdzić jak najwięcej informacji na temat drugiej firmy. Dzięki temu ograniczacie ryzyko i pozbywacie się wątpliwości. A przynajmniej części z nich 😉

Wiele informacji, zarówno o firmach krajowych jak i zagranicznych, znajdziecie w bezpłatnych rejestrach publicznych, dostępnych przez Internet. I tu wchodzi lista podatników VAT – cała na biało. Biała lista podatników jest ogólnodostępną i darmową bazą danych, zawierającą informacje o podmiotach, które zostały przez naczelnika urzędu skarbowego zarejestrowane jako podatnicy VAT bądź zostali oni przez niego wykreśleni lub przywróceni do rejestru VAT. Wykaz prowadzony jest w formie elektronicznej przez Szefa KAS i umożliwia weryfikację danego kontrahenta na wybrany dzień (maksymalnie 5 lat wstecz). Wykaz możecie znaleźć TUTAJ. albo na stronie CEIDG.

Jakie dokładnie informacje znajdują się na białej liście i jak je wyszukiwać? W wykazie znajdziecie:

  • nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy;
  • numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany
  • status podmiotu w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT, a także zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona;
  • numer identyfikacyjny REGON i KRS (o ile został nadany)
  • adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną
  • imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej
  • imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej
  • imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej
  • daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT
  • podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT
  • numery rachunków rozliczeniowych w banku lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której dana firma jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR.

Informacje można wyszukać według NIP, REGON, numeru rachunku bankowego lub nazwy firmy. Jeśli wpiszesz tylko fragment tej nazwy, system podpowie pasujące wyniki. Jeśli chodzi o osoby fizyczne prowadzącą działalność gospodarczą, w wyszukiwarce, w polu „nazwa podmiotu” wystarczy podać imię i nazwisko przedsiębiorcy.

Biała lista podatników VAT – rachunek bankowy

Tak jak już nadmieniliśmy, w wykazie są zamieszczane numery rachunków rozliczeniowych. Chodzi o rachunki firmowe (nie dotyczy ROR używanych przez osoby prywatne). Te numery są publikowane tylko w przypadku zarejestrowanych podatników VAT lub podatników VAT, którzy zostali przywróceni do rejestru. Z kolei jeśli przedsiębiorcy odmówiono rejestracji jako podatnik VAT lub został wykreślony, dane o rachunku nie pojawią się na białej liście. W wykazie nie znajdziecie też danych firm, które nie są podatnikami VAT (nawet jeżeli korzystają z konta firmowego).

Rachunki, które są widoczne na białej liście podatników VAT, są automatycznie pobrane z baz Krajowej Administracji Skarbowej, po potwierdzeniu w STIR. Dlaczego kwestia rachunku jest taka ważna? Od stycznia 2020 roku obowiązują określone sankcje za korzystanie z rachunku spoza wykazu. Jeśli dokonacie zapłaty na kwotę powyżej 15 000 zł na inny rachunek, niż podany w wykazie, nie będziecie mieć możliwości zaliczenia tej kwoty (lub jej części) do kosztów uzyskania przychodu. Co więcej, pojawi się ryzyko odpowiedzialności solidarnej z kontrahentem za zaległości podatkowe (jeśli nie zapłaci on należytego podatku VAT od transakcji). Sankcji można uniknąć, jeśli w ciągu 7 dni od zrobienia przelewu na rachunek bankowy spoza białej listy, poinformujecie o tym fakcie Urząd Skarbowy. W czasie pandemii, termin na złożenie takiego zawiadomienia został wydłużony do 14 dni (licząc od dnia wykonania przelewu). A co jeśli to Waszego rachunku bankowego nie ma w wykazie?

Jak uzupełnić numer rachunku bankowego?

Jeśli nie posiadacie konta firmowego – trzeba go po prostu założyć. Jeśli natomiast posiadacie rachunek firmowy ale nie macie pewności czy jest rachunkiem rozliczeniowym założonym do działalności gospodarczej, warto potwierdzić to w banku. Kolejny aspekt, który warto potwierdzić, to czy Wasz rachunek został zgłoszony do Urzędu Skarbowego. Jeśli z jakiegoś powodu nie, możecie to nadrobić na kilka sposobów:


Istnieje też ewentualność, że Wasz bank nie przekazał numeru rachunku do STIR (co jest koniecznym warunkiem do zarejestrowania go w wykazie). Zazwyczaj banki przekazują numery rachunków rozliczeniowych do STIR automatycznie. Może się jednak zdarzyć, że mimo zgłoszenia konta firmowego do CEIDG i US, rachunek nie jest widoczny na liście. W takiej sytuacji musicie skontaktować się bezpośrednio ze swoim bankiem i wyjaśnić okoliczności tej sytuacji.

W razie problemów lub wątpliwości możecie skorzystać z dodatkowych form kontaktu i pomocy. Możecie napisać maila na adres:  albo zadzwonić pod numer:

  • 801 055 055 – dla połączeń z telefonów stacjonarnych
  • 22 330 03 30 – dla połączeń z telefonów komórkowych
  • +48 22 330 03 30 – dla połączeń z zagranicy

Alternatywne sposoby na zweryfikowanie kontrahenta

Biała lista podatników VAT to nie jedyna możliwa forma sprawdzenia kontrahenta. Innym, popularnym sposobem jest chociażby wspominane już kilkukrotnie CEIDG. Znajdziecie tam:

  • dane podstawowe: imię i nazwisko, nazwę firmy, NIP, REGON
  • data rozpoczęcia działalności, ewentualnie data jej zawieszenia i wznowienia
  • status (przedsiębiorca aktywny, zawieszony)
  • adres i rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej
  • dane kontaktowe (jeśli nie zostały zastrzeżone)
  • dane pełnomocników firmy
  • informacje dotyczące upadłości, postępowania naprawczego, czy postępowania restrukturyzacyjnego.

Jeśli twoim kontrahentem jest spółka prawa handlowego, informacje na jej temat znajdziesz też w wyszukiwarce Krajowego Rejestru Sądowego. Prawdopodobnie dobrze znacie ten adres i korzystaliście już z niego wielokrotnie. W wyszukiwarce KRS znajdziecie podstawowe informacje takie adres, formę działalności, numery identyfikacyjne, datę wpisu lub wykreślenia. A co ważne będziecie mogli również zweryfikować:

  • sposób reprezentacji – zarówno prokurenta i jego uprawnienia, jaki i wspólników w spółkach osobowych/ członków zarządu w spółkach kapitałowych, żeby wiedzieć, kto może skutecznie podpisać umowę,
  • w przypadku spółek kapitałowych – wysokość kapitału zakładowego/ akcyjnego, żeby znać maksymalną kwotę odpowiedzialności za zobowiązania,
  • informacje o datach złożenia sprawozdań finansowych (brak spełnienia tego obowiązku powinno być co najmniej zastanawiające).

Warto sprawdzić też czy Wasz przyszły partner prawidłowo rozlicza podatki. W tym celu możecie zgłosić się do Urzędu Skarbowego. Z wnioskiem do US o uzyskanie informacji może wystąpić każdy kontrahent podatnika. Jest jeden warunek – musicie być stroną transakcji. Na Wasz wniosek urząd wyda zaświadczenie, czy kontrahent:

  • składa deklaracje lub inne dokumenty, do których złożenia jest zobowiązany,
  • zawarł w złożonych deklaracjach lub dokumentach wszystkie czynności,
  • zalega z płatnościami podatków wynikających z deklaracji lub innych dokumentów.

Dane na temat kondycji finansowej kontrahenta uzyskasz też w Biurach Informacji Gospodarczej (BIG). W Polsce funkcjonuje kilka biur prowadzonych przez prywatne podmioty. Ich usługi są płatne, a cena zależy od zakresu usług.

Mamy nadzieję, że po dzisiejszym artykule nie tylko czujecie się zmotywowani do weryfikacji swoich kontrahentów ale będziecie już dokładnie wiedzieć jak to zrobić. Jak korzystać z białej listy podatników VAT i nie tylko. Zaufanie w biznesie, podobnie jak w życiu, nie pojawia się znikąd. Trzeba na nie popracować. Musicie potwierdzić swoje pozytywne odczucia, zweryfikować pewne deklaracje. Najlepiej zrobić to na początku współpracy.

A Wy jak sądzicie? Może korzystacie z innych sposobów niż te opisane przez nas? Jeśli tak, podzielcie się swoimi doświadczeniami w komentarzach!