Jak zmienić biuro rachunkowe?

Zmiana biura rachunkowego niemal zawsze wiąże się z dodatkowym zamieszaniem i koniecznością reorganizacji na kilku płaszczyznach. Mimo, że proces nie jest szczególnie skomplikowany – na pewno nikt nie decyduje się na niego dla przyjemności. Najczęściej za zakończeniem współpracy z danym biurem rachunkowym stoją błędy w rozliczeniach, niekompetentna kadra, problemy organizacyjne lub komunikacyjne, brak wsparcia merytorycznego itd. Powodów może być wiele, nie wszystkie muszą być jednak negatywne. Zmiana biura może być podyktowana rozwojem biznesowym, za którym idzie potrzeba bardziej kompleksowej obsługi księgowej, podatkowej, kadrowej itd.

Niezależnie od tego, co w Waszym przypadku jest bezpośrednim powodem do zmiany biura rachunkowego, przygotowaliśmy zestaw niezbędnych informacji, które z pewnością pomogą Wam sprawnie i bezproblemowo przejść przez ten proces. Jak zmienić biuro rachunkowe? O czym trzeba przy tym pamiętać? Jak wygląda kwestia przeniesienia dokumentacji? Na te i inne pytania odpowiadamy w dzisiejszym artykule, zapraszamy!

Zmiana biura rachunkowego – najważniejsze informacje

Zmiana biura rachunkowego niemal zawsze wiąże się z dodatkowym zamieszaniem i koniecznością reorganizacji. Czasem jednak nie ma wyjścia i jest to najlepsze co możecie zrobić dla siebie i Waszej firmy. Zwłaszcza, gdy jakość obsługi księgowej, czy kadrowej pozostawia wiele do życzenia. Naraża Waszą działalność na problemy i zaburza jej prawidłowe funkcjonowanie. W końcu chodzi o to, aby księgowi pomagali rozwiązać problemy i bieżące zadania, a nie dokładali kolejne. Jeśli w Waszym przypadku jest inaczej – warto wziąć pod uwagę przeprowadzkę. Co ważne, takiej zmiany możecie dokonać w dowolnym momencie i tak naprawdę nie ma znaczenia czy będzie to początek, czy koniec roku podatkowego. Nie musicie czekać z decyzją. Z drugiej strony, jeśli jest to możliwe – polecamy Wam dokonać tego rodzaju zmian po zamknięciu okresu rozliczeniowego i złożeniu deklaracji podatkowych. Przede wszystkim dlatego, że dzięki temu zachowacie spójność prowadzonej dokumentacji. Zamieszanie będzie z pewnością dużo mniejsze. Mniej będzie też ewentualnych niejasności. Ma to duże znaczenie, zwłaszcza gdy zatrudniacie pracowników, obracacie dużą ilością towaru, prowadzicie szerszą działalność.

Istotne jest aby przy zmianie biura i obsługi księgowej, wziąć pod uwagę nie tylko Wasze indywidualne potrzeby, bieżącą sytuację ale też przeanalizować aktualną umowę współpracy z biurem rachunkowym. Nie zawsze i nie w każdym biurze wypowiedzenie umowy będzie wyglądało tak samo. Rzadko kiedy jest możliwe z dnia na dzień. Prawdopodobnie będziecie musieli uwzględnić i odczekać miesiąc albo kilka, zanim zmiana biura będzie możliwa (zgodnie z warunkami Waszej umowy).

Zanim zdecydujecie się na rozwiązanie umowy, warto będzie też dokładnie przeanalizować sytuację. Nie tylko pod kątem formalności. W końcu, decydując się na zmianę biura rachunkowego zazwyczaj stoi za tym określony powód (albo powody). To też staje się dobrym drogowskazem przy szukaniu nowego biura. Jeśli dotychczas narzekaliście na to, że księgowi nie rozumieją Waszej branży – warto poszukać biura z określoną specjalizacją albo doświadczeniem. Jeśli były problemy z komunikacją – warto poszukać biura, które korzysta z nowoczesnych narzędzi i rozwiązań technologicznych. Chodzi o to, aby nie być jak ta stryjenka, co wymieniła “siekierkę na kijek” 😉 Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego? Przygotowaliśmy dla Was kilka praktycznych i obiektywnych porad w artykule: Jak wybrać dobre biuro rachunkowe? Zapraszamy do lektury!

Jak zmienić biuro rachunkowe?

Zanim zdecydujecie się zmienić biuro rachunkowe – zachęcamy Was do dokładnej analizy sytuacji. Tak jak wspomnieliśmy, sam proces nie jest wyjątkowo skomplikowany – sam w sobie na pewno nie będzie przeszkodą czy dużym problemem. Zwłaszcza jeśli macie już wybrane nowe biuro – jego specjaliści pomogą Wam z pewnością dopilnować wszystkich formalności. W końcu, od teraz jest to także w ich interesie 🙂 Najważniejsze to, aby Wasza decyzja była świadoma, przemyślana na chłodno. Pojedynczy błąd księgowego, jednorazowy incydent, albo chwilowe problemy z komunikacją nie powinny od razu przekreślać kilka lat udanej współpracy. Natomiast jeśli widzicie i czujecie, że aktualna obsługa księgowa nie spełnia Waszych oczekiwań, nie nadąża za Waszym rozwojem, nie rozumie specyfiki działalności, albo ignoruje Wasze potrzeby – to może być dobry moment na szczerą rozmowę z kierownictwem biura i zmianę outsourcingu księgowego. Poniżej krótka instrukcja jak zrobić to krok po kroku.

Zmiana biura rachunkowego krok po kroku:

  1. Wszystko zaczyna się od decyzji – zanim zdecydujesz się zmienić biuro rachunkowe, pamiętaj przeanalizować wszystkie za i przeciw, wszystkie plusy i minusy przenosin. Jeśli klamka zapadła, nie widzisz sensu kontynuować tej współpracy – przyszedł czas rozejrzeć się za nowym biurem.
  2. Poszukaj nowego biura rachunkowego – takiego, które spełnia wszystkie pokładane w nim oczekiwania. Niezbędny będzie research i analiza rynku, kilku wybranych ofert. Na samym początku warto rozejrzeć się w okolicy siedziby Waszej firmy.
  3. Gdy już znajdziecie odpowiednie biuro rachunkowe, kolejnym krokiem będzie wypowiedzenie dotychczasowej umowy z biurem, które Was obsługiwało. Pamiętaj sprawdzić zapisany w umowie okres wypowiedzenia!
  4. Gdy Twoja umowa i okres wypowiedzenia z dotychczasowym biurem rachunkowym dobiegnie końca, powinna wejść w życie umowa z nowym biurem rachunkowym. Jeżeli biuro rachunkowe, z którym chcesz współpracować wyraża taką wolę, umowę o współpracę można zawrzeć z datą przyszłą.
  5. Aby nowe biuro rachunkowe mogło reprezentować Cię przed urzędami, musisz podpisać odpowiednie pełnomocnictwa (plus oczywiście odwołać poprzednie pełnomocnictwa).
  6. Koniecznym elementem przy zmianie biura rachunkowego jest aktualizacja wpisu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Wpis w CEDIG zawiera bowiem m.in. informacje o podmiocie odpowiedzialnym za prowadzenie księgowości oraz miejscu przechowywania dokumentacji. W związku z tym fakt zmiany biura rachunkowego musisz zgłosić do ewidencji. Pamiętajcie złożyć wniosek nie później niż w terminie 7 dni od daty, w której nastąpiła zmiana. W formularzu CEiDG-1, w pkt. 21 należy wpisać nazwę i NIP firmy księgowej, natomiast w pkt. 22 adres miejsca przechowywana dokumentacji Twojej firmy przez nowe biuro rachunkowe. Ponadto, w pkt. 01 należy uzupełnić datę, w której powstała zmiana, tj. datę od której wchodzi w życie umowa o świadczenie usługi księgowej z nowym biurem rachunkowym. Jeśli wolicie kwestię aktualizacji wpisu do CEIDG pozostawić księgowym, biuro rachunkowe, na podstawie pełnomocnictwa, może dopełnić tego obowiązku w Waszym imieniu.
  7. Zmiana biura wiąże się z przeniesieniem pełnej dokumentacji z poprzedniego biura. Wśród dokumentów, które musisz odebrać od dotychczasowego biura powinny znaleźć się wszystkie dokumenty sporządzone przez biuro oraz te, które były do niego przekazywane w całym okresie współpracy.
  8. Gdy wymówicie umowę, podpiszecie nową, zorganizujecie pracę z nowym biurem, przekażecie niezbędne uprawnienia, dokumentację itd. – od tego momentu rozpoczyna się Wasza przygoda z nowym biurem rachunkowym.

Zmiana biura rachunkowego – przeniesienie dokumentacji

Skupmy się teraz na tym, co wydaje się najważniejsze – czyli przeniesieniu dokumentacji firmowej do nowego biura rachunkowego. Jak możecie się domyślać – im dłużej prowadzicie firmę, im większa jest skala jej działalności – tym więcej dokumentów i informacji będziecie musieli przekazać nowym księgowym. Prawidłowy obieg dokumentów, odpowiednie zorganizowanie przekazania poszczególnych danych, będzie miało duże znaczenie w pozytywnym i sprawnym załatwieniu formalności. Zapewne każde biuro rachunkowe ma własny system i organizację – a na pewno powinno je mieć, aby nie narażać klientów na niepotrzebne zamieszanie i chaos. Zamiast jednak skupiać się na innych, przedstawimy Wam poglądowo jak taki schemat organizacyjny wygląda w naszym biurze rachunkowym.

Najlepiej jeśli przekazanie dokumentów odbędzie się na podstawie protokołu odbioru. To pewnego rodzaju zabezpieczenie i dla Was i dla biura rachunkowego, z którym kończycie współpracę. Chodzi o sprawdzenie i potwierdzenie, że odbierana przez Was dokumentacja jest kompletna.

Odpowiednia wiedza i świadomość tego co, jak i w jakiej formie należy przekazać w trakcie zmiany biura rachunkowego, daje Wam pewność że wszystko uda się rzetelnie i szybko załatwić. Ze swojej strony chcemy Was uczulić, aby dać pracownikom trochę czasu na przygotowanie dokumentacji i przeprowadzenie niezbędnych czynności. Dodatkową pomocą w zorganizowaniu takiej przeprowadzki będzie z pewnością wykorzystanie dodatkowych narzędzi i rozwiązań takich jak Saldeo, z którego korzysta także nasze biuro. Dlaczego i jak miałoby to Wam pomóc? Saldeo umożliwia między innymi elektroniczny obieg dokumentów, co w praktyce daje możliwość szybkiego przekazania niezbędnych danych. Bez konieczności wielokrotnych wizyt i spotkań z księgowymi. Co ważne, program jest zintegrowany z ponad 30-stoma programami księgowymi, co również mocno usprawnia cały proces. Raz dodany dokument do Saldeo jest zawsze dostępny dla wszystkich uprawnionych – 24h/dobę, z każdego miejsca na świecie. Wszystkie dokumenty są dokładnie opisane, uporządkowane, co powoduje, że ich późniejsze wyszukanie i przekazanie jest szybkie i proste. Na podstawie dokumentów w archiwum można pobierać dowolne zestawienia, wyciągać określone informacje, co również mocno usprawni zmianę biura rachunkowego. Jeśli planujecie przenieść się do nas, będziecie mogli przekonać się o tym na własnej skórze 🙂

Jeśli dotychczasowa obsługa księgowa, kadrowa lub podatkowa nie spełnia Waszych oczekiwań, jeśli planujecie zmienić biuro rachunkowe – zapraszamy do Audyt Legis! Nie tylko jesteśmy w stanie dopasować zakres usług bezpośrednio do Waszych potrzeb ale też gwarantujemy wysoką jakość usług, zaangażowanie, dobrą komunikację i atmosferę współpracy. Skontaktujcie się z nami i nie martwcie się o kwestie formalne i organizacyjne. Pomożemy zorganizować całą przeprowadzkę do naszego biura, bez problemów i zbędnego zamieszania!