KSeF w praktyce – fakty, nieporozumienia i wyzwania przed 2026 rokiem
Rok 2026 będzie przełomowy dla fakturowania w Polsce. Krajowy System e-Faktur (KSeF) – do tej pory działający jako narzędzie dobrowolne – stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT. Choć system został zaprojektowany z myślą o uproszczeniu i uszczelnieniu rozliczeń, jego wdrożenie w firmach wiąże się z szeregiem wyzwań.
W tym artykule rozprawiamy się z mitami, analizujemy najczęstsze pytania i podpowiadamy, jak przygotować się do KSeF w praktyce – zanim będzie za późno.
Obowiązkowy KSeF – kogo obejmie i kiedy?
Terminy są już znane i – co istotne – raczej nieulegające dalszym zmianom:
- od 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie duże firmy (obrót powyżej 200 mln zł rocznie),
- od 1 kwietnia 2026 r. – wszyscy pozostali podatnicy VAT.
Warto podkreślić: przepisy nie przewidują już żadnych przesunięć. Polska dostosowuje się tym samym do unijnego kierunku cyfryzacji rozliczeń (pakiet ViDA), a system KSeF ma stanowić filar nowoczesnego fakturowania.
KSeF to nie tylko obowiązek – to projekt technologiczny i organizacyjny
Błąd popełniają ci, którzy uważają, że KSeF „wprowadzi księgowa”. Przygotowanie organizacji do korzystania z systemu wymaga:
- analizy procesów sprzedaży i zakupu,
- dostosowania systemów fakturowania i księgowości,
- przeszkolenia użytkowników,
- wdrożenia wewnętrznych procedur kontroli dokumentów, które nie będą już w formie papierowej ani PDF.
Wdrożenie KSeF to projekt międzydziałowy, który powinien objąć nie tylko księgowość, ale również dział handlowy, administrację, zarząd oraz IT.
Co warto zaplanować z wyprzedzeniem?
1. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych
Nowy format faktur XML (obecnie FA(2), docelowo FA(3)) będzie jedyną dopuszczalną formą fakturowania. To wymaga:
- przygotowania systemów ERP lub zewnętrznych narzędzi integrujących się z KSeF,
- decyzji, kto będzie odpowiedzialny za wysyłkę faktur – sprzedawca, dział księgowości, czy osobny zespół,
- wdrożenia mechanizmów kontrolnych, zanim faktura zostanie przesłana do KSeF (ponieważ nie będzie można jej później poprawić).
2. Obsługa faktur zakupowych
Od 2026 roku wielu kontrahentów będzie wystawiać faktury wyłącznie przez KSeF. Aby je odebrać i zaksięgować:
- trzeba mieć odpowiednie połączenie z systemem,
- należy opracować nowy obieg faktur – bez wersji papierowej i bez klasycznego PDF-a,
- konieczne będzie udzielenie dostępów odpowiednim pracownikom do pobierania, weryfikacji i zatwierdzania dokumentów.
Więcej o różnicach i zasadach wystawiania e-faktur znajdziesz w artykule E-faktury – najważniejsze informacje i zmiany.
Tryb offline24 – rozwiązanie awaryjne czy standard?
Nowe przepisy wprowadzają tzw. tryb offline24. Dzięki niemu podatnik będzie mógł przesłać fakturę do KSeF do końca następnego dnia roboczego po jej wystawieniu – ale tylko pod warunkiem:
- że uzyska specjalny certyfikat z uprawnieniem offline (od listopada 2025 r.),
- i że jego system księgowy będzie zintegrowany z KSeF.
Jeśli firma nie skorzysta z tego trybu, faktura musi trafić do KSeF tego samego dnia, w którym została wystawiona. Warto już dziś sprawdzić, czy dostawca oprogramowania oferuje tę funkcjonalność.
Fakty vs. mity – o co najczęściej pytają przedsiębiorcy?
❌ „Poczekam z wdrożeniem, mam czas do 2026 roku.”
✔️ Fakt: Nawet jeśli Twoja firma nie musi wystawiać faktur w KSeF do kwietnia 2026, już od lutego 2026 będzie je otrzymywać od dużych podmiotów. A bez przygotowania możesz nie być w stanie ich poprawnie odebrać i zaksięgować.
❌ „To zadanie dla księgowości – ja tylko wystawiam faktury.”
✔️ Fakt: KSeF wpływa na proces sprzedaży, więc to sprzedawca musi wiedzieć, jak i kiedy przesłać fakturę. Księgowość pełni funkcję doradczą, ale nie wystawia faktur handlowych.
❌ „Będę przesyłać załączniki do faktur przez KSeF.”
✔️ Fakt: Nowa wersja faktury (FA(3)) dopuszcza załączniki, ale tylko za zgodą KAS. Trzeba wykazać potrzebę, cel i charakter przesyłanych danych. W wielu przypadkach potrzebne będzie inne rozwiązanie do przesyłania dokumentów powiązanych (np. specyfikacji, protokołów odbioru).
Co z uprawnieniami i kodem QR?
Wystawianie i odbieranie faktur w KSeF wymaga nadania uprawnień konkretnej osobie (pracownikowi lub biuru rachunkowemu). Każdy użytkownik musi mieć zdefiniowane prawa – do wystawiania, przeglądania lub pobierania dokumentów.
Jeśli faktura ma być udostępniona np. konsumentowi, trzeba będzie dodać do niej kod QR, który umożliwia jej weryfikację w systemie KSeF. Dotyczy to m.in. sklepów internetowych czy firm usługowych.
Czy biuro rachunkowe może zająć się KSeF w imieniu klienta?
Technicznie – tak. Prawnie – ostrożnie. Biura rachunkowe mogą mieć nadane uprawnienia do:
- wystawiania faktur w imieniu klienta,
- pobierania faktur zakupowych.
Jednak odpowiedzialność za zawartość faktury – np. poprawność danych, zgodność z rzeczywistą transakcją – pozostaje po stronie podatnika. Dlatego Audyt Legis rekomenduje klientom opracowanie wewnętrznych procedur, które jasno rozdzielają obowiązki: kto wystawia, kto zatwierdza, kto przesyła.
KSeF to nie tylko zmiana techniczna – to zmiana myślenia o fakturze
W nowym systemie faktura nie będzie już dokumentem, który się „drukuje i wysyła”. Będzie to zdarzenie systemowe: jeden plik XML zarejestrowany centralnie, możliwy do pobrania przez urząd skarbowy w każdej chwili.
Dlatego wdrożenie KSeF warto potraktować jako impuls do:
- uporządkowania procesów sprzedaży i zakupu,
- zintegrowania systemów wewnętrznych,
- przeszkolenia zespołów w zakresie nowoczesnych narzędzi i ryzyk podatkowych.
Szczegółowe informacje o działaniu systemu znajdziesz w naszym artykule Krajowy System e-Faktur – najważniejsze informacje.
Podsumowanie
KSeF nie jest opcją – jest koniecznością. Choć jeszcze nieobowiązkowy, już dziś wiele firm korzysta z niego dobrowolnie. Dla pozostałych zostało nieco ponad pół roku na zaplanowanie i wdrożenie systemu, który stanie się obowiązkiem podatkowym.
Dobrze przygotowana organizacja zyska – na czasie, bezpieczeństwie i zgodności z przepisami. Audyt Legis wspiera klientów na każdym etapie wdrożenia KSeF – od oceny gotowości, przez szkolenia, po integrację systemów.
