KSeF 2.0 – instrukcja dla klientów Audyt Legis
Ksef 2.0 instrukcja – działania wymagane po stronie Państwa firmy
Od 1 lutego 2026 r. zacznie obowiązywać system KSeF 2.0 oraz Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Nowe rozwiązania zmieniają sposób nadawania dostępów, zarządzania uprawnieniami i integracji z programami sprzedażowymi. Aby zapewnić ciągłość księgowości i prawidłowy odbiór faktur, przedstawiamy kompletną ksef 2.0 instrukcja dla Państwa firmy.
Prosimy o wykonanie opisanych kroków możliwie jak najszybciej.
Sprawdzenie systemu fakturującego przed uruchomieniem KSeF 2.0
Na początku warto upewnić się, czy program do wystawiania faktur jest przygotowany do pracy z systemem KSeF 2.0 oraz modułem MCU. Dzięki temu unikną Państwo problemów z integracją.
Co należy zweryfikować?
- kontakt z dostawcą systemu sprzedażowego / ERP / magazynowego,
- informacja, czy program będzie obsługiwał KSeF 2.0 od 1 lutego 2026 r.,
- potwierdzenie, czy wymagana jest integracja z MCU i dodanie certyfikatów KSeF,
- sprawdzenie, czy program używa certyfikatu typu 1 lub typu 2,
- czy konieczna jest dodatkowa konfiguracja po stronie użytkownika,
- ustalenie, czy faktury będą wysyłane automatycznie, czy wymagają ręcznego zatwierdzenia,
- informacja, czy program wymaga aktualizacji do nowszej wersji.
Jeśli klient wystawia faktury w SaldeoSMART
Obsługa KSeF 2.0 zostanie zapewniona automatycznie – po stronie Saldeo nie są potrzebne dodatkowe działania.
2. KSeF 2.0 – nadanie uprawnień dla biura Audyt Legis
Aby biuro Audyt Legis mogło odbierać Państwa faktury zakupowe i prawidłowo prowadzić księgowość w KSeF 2.0, konieczne jest nadanie odpowiednich uprawnień.
NIP biura: 1182096198
Nazwa: AUDYT LEGIS SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
Instrukcja krok po kroku:
- Wejdź na stronę: https://ap.ksef.mf.gov.pl/web
- Wybierz: Uprawnienia → Nadaj uprawnienia
- Wybierz typ: Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur
- Następnie należy podać dane biura
- Kolejno system poprosi o zaznaczenie:
– wystawianie faktur (z prawem do dalszego przekazywania)
– przeglądanie faktur (z prawem do dalszego przekazywania) - Ostatecznie należy zatwierdzić przyciskiem „Nadaj uprawnienia”
Uwaga: bez nadania tych uprawnień biuro nie będzie mogło odbierać Państwa faktur po 1.02.2026 r.
3. KSeF 2.0 – nadanie uprawnień własnym pracownikom
Każda osoba w Państwa firmie, która:
- wystawia faktury,
- przegląda dokumenty,
- obsługuje system sprzedażowy,
musi otrzymać w MCU uprawnienie:
„Osobie fizycznej do pracy w KSeF”
Uprawnienia te nadaje właściciel firmy lub osoba posiadająca uprawnienia administracyjne w MCU.
4. Certyfikaty KSeF – pełna instrukcja zgodna z aktualnym widokiem MCU
Certyfikaty są wymagane do połączenia programów sprzedażowych z KSeF 2.0. Biuro rachunkowe nie korzysta z certyfikatów klientów, dlatego nie wolno przekazywać pliku .key ani hasła księgowym.
Certyfikat pobiera:
- właściciel firmy lub
- osoba posiadająca uprawnienia właścicielskie w MCU.
Krok po kroku – ksef 2.0 instrukcja pobrania certyfikatu
1. Logowanie
Wejdź na stronę: https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/
Zaloguj się Profilem Zaufanym lub certyfikatem kwalifikowanym.
2. Wniosek o certyfikat
W menu po lewej wybierz: Certyfikaty → Wnioskuj o certyfikat.
3. Nazwa certyfikatu
Wpisz nazwę (5–50 znaków) bez polskich znaków.
Dopuszczalne są litery, cyfry, spacje, myślnik i podkreślnik.
Przykłady:
- Firma_X_KSeF_2026
- KSeF_Uwierzytelnienie_ABC
- Certyfikat_Offline_FirmaXYZ
4. Hasło
Hasło musi spełniać warunki widoczne na ekranie:
- min. 15 znaków,
- 1 wielka litera,
- 1 mała litera,
- 1 cyfra,
- 1 znak specjalny z listy,
- brak polskich znaków,
- maks. 32 znaki.
Hasło należy zapisać – nie można go odzyskać.
5. Generowanie certyfikatu
Kliknij „Generuj”.
System automatycznie:
- tworzy klucz prywatny,
- zapisuje plik .key,
- przechodzi do wyboru przeznaczenia certyfikatu.
Pliku .key nie wolno przekazywać nikomu.
6. Przeznaczenie certyfikatu
Wybierz:
✔ Uwierzytelnienie w systemie KSeF
Ta opcja jest wymagana do integracji z programami sprzedażowymi.
Druga opcja – „Podpis linku do weryfikacji wystawcy” – służy wyłącznie do trybu awaryjnego.
7. Data ważności
Certyfikat jest ważny przez 2 lata od wskazanej daty.
8. Wysłanie wniosku
Kliknij „Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu”.
Odśwież ekran, jeśli status nie zaktualizuje się od razu.
9. Pobranie certyfikatu
Po wydaniu certyfikatu:
- Certyfikaty → Lista certyfikatów
- Zaznacz certyfikat
- Kliknij „Pobierz certyfikat”
- Wybierz format PEM (.crt)
Otrzymasz plik nazwa_certyfikatu.crt
10. Przekazanie certyfikatu
Plik .crt przekazuje się osobie konfigurującej system sprzedażowy.
Hasła i pliku .key nie przekazuje się nigdy.
5. Certyfikaty w SaldeoSMART
SaldeoSMART wprowadzi funkcję dodawania certyfikatów KSeF w późniejszym terminie. Do tego czasu:
- certyfikat należy pobrać,
- ale nie wprowadzać go jeszcze do systemu,
- aby nie skrócić okresu ważności.
Po udostępnieniu narzędzia otrzymają Państwo od nas instrukcję.
6. Podsumowanie – obowiązkowe działania
- sprawdzenie programu fakturującego i jego zgodności z KSeF 2.0,
- nadanie uprawnień dla Audyt Legis (NIP 1182096198),
- nadanie uprawnień „Osobie fizycznej do pracy w KSeF” pracownikom,
- wygenerowanie certyfikatu (.key + .crt),
- przekazanie pliku .crt firmie wdrażającej system,
- oczekiwanie na instrukcję dotyczącą SaldeoSMART.
Wsparcie Audyt Legis
Jeśli pojawią się pytania:
- sprawdzimy poprawność nadanych uprawnień,
- przeprowadzimy Państwa przez cały proces,
- przeszkolimy z obsługi MCU.
Dodatkowo zachęcamy do przeczytania przewodnika:
https://audytlegis.pl/czytelnia/ksef-praktyczny-przewodnik/
