KSeF 2.0 – instrukcja pobrania certyfikatu OFFLINE
Podpis linku do weryfikacji wystawcy
Od 1 lutego 2026 r. zacznie obowiązywać system KSeF 2.0 wraz z Modułem Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Jednym z elementów przygotowania firmy do pracy w nowym systemie jest możliwość skorzystania z trybu OFFLINE, czyli wystawiania faktur w sytuacjach awaryjnych.
W tym artykule wyjaśniamy:
- czym jest certyfikat OFFLINE,
- kiedy jest potrzebny,
- gdzie należy wejść,
- oraz jak krok po kroku pobrać certyfikat OFFLINE w KSeF 2.0.
Czym jest certyfikat OFFLINE w KSeF 2.0
Certyfikat OFFLINE (podpis linku do weryfikacji wystawcy) służy do wystawiania faktur w sytuacji, gdy system KSeF jest czasowo niedostępny, np. z powodu:
- awarii technicznej,
- przerwy po stronie Ministerstwa Finansów,
- chwilowego braku połączenia z systemem.
W trybie OFFLINE faktura:
- nie jest wysyłana od razu do KSeF,
- zawiera podpisany link do weryfikacji wystawcy,
- musi zostać obowiązkowo przesłana do KSeF po ustaniu awarii.
Tryb OFFLINE nie jest trybem standardowym i nie zastępuje codziennej pracy z KSeF.
Kto może pobrać certyfikat OFFLINE
Certyfikat OFFLINE może wygenerować wyłącznie:
- właściciel firmy,
- osoba posiadająca uprawnienia właścicielskie w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU).
Biuro rachunkowe Audyt Legis nie generuje certyfikatów w imieniu klientów i nie przechowuje kluczy prywatnych.
Gdzie wejść, aby pobrać certyfikat OFFLINE
Aby rozpocząć proces pobrania certyfikatu OFFLINE, należy zalogować się do systemu MCU.
Wejście do systemu
Wejdź na stronę:
https://ap.ksef.mf.gov.pl/web
Logowanie
Zaloguj się:
- Profilem Zaufanym lub
- certyfikatem kwalifikowanym.
Po zalogowaniu uzyskasz dostęp do zarządzania certyfikatami KSeF.
Krok po kroku – KSeF 2.0
Instrukcja pobrania certyfikatu OFFLINE
1. Wniosek o certyfikat
W menu po lewej stronie wybierz:
Certyfikaty → Wnioskuj o certyfikat
2. Nazwa certyfikatu
Wpisz nazwę certyfikatu:
- od 5 do 50 znaków,
- bez polskich znaków,
- dopuszczalne są litery, cyfry, spacje, myślnik i podkreślenie.
Przykładowe nazwy:
- Certyfikat_Offline_FirmaXYZ
- KSeF_Offline_2026
- Offline_Podpis_Linku
3. Hasło do certyfikatu
Ustaw hasło zgodnie z wymaganiami systemu:
- minimum 15 znaków,
- co najmniej jedna wielka litera,
- jedna mała litera,
- jedna cyfra,
- jeden znak specjalny,
- brak polskich znaków,
- maksymalnie 32 znaki.
Hasło należy zapisać – nie można go odzyskać.
4. Generowanie certyfikatu
Kliknij przycisk „Generuj”.
System automatycznie:
- wygeneruje klucz prywatny,
- zapisze plik .key,
- przejdzie do wyboru przeznaczenia certyfikatu.
Pliku .key nie wolno przekazywać nikomu.
5. Wybór przeznaczenia certyfikatu
Wybierz opcję:
✔ Podpis linku do weryfikacji wystawcy
Jest to przeznaczenie wyłącznie dla trybu OFFLINE.
Opcja „Uwierzytelnienie w systemie KSeF” dotyczy certyfikatu ONLINE i nie powinna być wybierana w tym przypadku.
6. Okres ważności
Certyfikat OFFLINE jest ważny przez 2 lata od wskazanej daty.
7. Wysłanie wniosku
Kliknij „Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu”.
Jeżeli status nie zmieni się od razu, odśwież ekran.
8. Pobranie certyfikatu
Po wydaniu certyfikatu:
- przejdź do Certyfikaty → Lista certyfikatów,
- zaznacz certyfikat OFFLINE,
- kliknij „Pobierz certyfikat”,
- wybierz format PEM (.crt).
Zostanie pobrany plik:
nazwa_certyfikatu.crt
Zasady bezpieczeństwa
- plik .crt można przekazać osobie konfigurującej program fakturujący,
- pliku .key oraz hasła nie wolno przekazywać:
- biuru rachunkowemu,
- dostawcom systemów,
- osobom trzecim.
Biuro rachunkowe Audyt Legis nie korzysta z certyfikatów klientów.
Certyfikat OFFLINE a programy fakturujące
Certyfikat OFFLINE:
- nie zastępuje certyfikatu ONLINE,
- jest wykorzystywany tylko w sytuacjach awaryjnych,
- musi być obsługiwany przez program fakturujący.
Szczegóły podpięcia certyfikatu do konkretnego systemu należy ustalić z jego dostawcą.
Podsumowanie
Certyfikat OFFLINE w KSeF 2.0:
- jest rozwiązaniem awaryjnym,
- umożliwia wystawienie faktury bez połączenia z KSeF,
- wymaga późniejszego dosłania faktury do systemu,
- powinien być przygotowany z wyprzedzeniem.
Pierwsze kroki z KSeF 2.0
Jeżeli są Państwo na etapie przygotowań do wdrożenia KSeF 2.0 i chcą sprawdzić, jakie działania należy wykonać w pierwszej kolejności (uprawnienia, certyfikaty, MCU, system fakturujący), zachęcamy do zapoznania się z naszym artykułem:
👉 KSeF 2.0 – instrukcja dla klientów Audyt Legis
https://audytlegis.pl/czytelnia/ksef-2-0-instrukcja/
Artykuł stanowi punkt wyjścia do dalszych instrukcji dotyczących certyfikatów ONLINE i OFFLINE oraz konfiguracji systemów fakturujących.
