Tag: dokumenty firmowe

Umowa o pracę - wzór i omówienie

Umowa o pracę – wzory z omówieniem

9 lutego 2022

Czym charakteryzuje się umowa o pracę? O czym musicie pamiętać chcąc ją podpisać? W dzisiejszym artykule opowiemy Wam o tej popularnej formie zatrudnienia. Podsumujemy podstawowe informacje o umowie o pracę, formalności, praktyczne porady, oraz udostępnimy darmowe wzory, które możecie pobrać i wykorzystać we własnym zakresie. Zapraszamy!

Umowa o pracę – podstawowe informacje

Umowa o pracę zobowiązuje obie strony, czyli pracownika i pracodawcę do wypełniania względem siebie określonych obowiązków. Każda strona ma oczywiście nie tylko obowiązki ale też pewne przywileje i prawa z tym związane. Jeśli chodzi o umowę o pracę, pracownik zobowiązuje się do wykonywania określonego rodzaju pracy pod kierownictwem i na rzecz pracodawcy. Pracodawca natomiast zobowiązuje się zapewnić pracownikowi wynagrodzenie za pracę i stworzyć mu odpowiednie warunki do jej wykonywania. Dokładne warunki współpracy pracodawca i pracownik mogą ustalić indywidualnie. Dniem nawiązania stosunku pracy będzie dzień określony w umowie o pracę jako dzień rozpoczęcia pracy. Jeżeli takiego zapisku w umowie nie ma, stosunek pracy nawiązuje się w dniu zawarcia umowy. A jakie są rodzaje umów o pracę?

Przepisy Kodeksu Pracy określają 3 rodzaje umów o pracę:

• umowa o pracę na okres próbny - ma na celu sprawdzić kwalifikacje pracownika. Jest podpisywana na próbę, dzięki czemu pracownik będzie mógł w praktyce zapoznać się z warunkami, organizacją i atmosferą pracy, a pracodawca upewnić się w przekonaniu, że rekrutacja akurat tego kandydata była dobrym posunięciem. Warto pamiętać, że zatrudnienie na podstawie umowy na czas próbny, nie może trwać dłużej niż 3 miesiące;
• umowa o pracę na czas określony - często praktykowana forma zatrudniania na zastępstwo albo pod konkretny projekt;
• umowa o pracę na czas nieokreślony - pod wieloma względami zapewnia największą ochronę przed zwolnieniem, daje najwięcej korzyści pracownikowi, a pracodawcy łatwiej dzięki niej utrzymać w firmie doświadczonych pracowników.

Różnice pomiędzy wymienionymi umowami ograniczają się w praktyce do czasu ich trwania, oraz
możliwości ich wypowiedzenia. Pod względem poczucia stabilności, umowa o pracę na czas nieokreślony jest chyba najbardziej korzystna. Wydaje się też bardziej korzystna, niż inne umowy cywilnoprawne, takie jak umowa o dzieło, czy umowa zlecenie. Na temat tej drugiej, opowiadaliśmy już na blogu. Zajrzyjcie do tego wpisu, aby poznać najważniejsze informacje i pobrać darmowy wzór umowy zlecenie.

Umowa o pracę – o czym warto pamiętać?

Zgodnie z Kodeksem pracy umowa musi zawierać zestaw konkretnych informacji zarówno o pracodawcy, jak i o pracowniku. Powinna wskazywać strony umowy, powinna też zostać jasno określona forma zatrudnienia, dokładne informacje o charakterze i zakresie zadań pracownika, jego obowiązki i rodzaj wykonywanej pracy.

Rodzaj pracy to jedna z kluczowych kwestii, informuje bowiem pracownika, czym będzie się zajmował w podjętej pracy. Kolejna ważna kwestia to miejsce wykonywania pracy. Umowa o pracę powinna zawierać informację na temat tego, gdzie pracownik będzie zobowiązany wykonywać swoje obowiązki zawodowe. Miejsce powinno być tak ustalone, aby pracownik miał możliwość wykonywania zadań w ramach umówionej dobowej i tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. A co jeśli chodzi o wynagrodzenie?

Wynagrodzenie za pracę powinno odpowiadać rodzajowi pracy. W umowie trzeba wskazać poszczególne składniki wynagrodzenia, nie wystarczy podać ogólnej wielkości wynagrodzenia za pracę. Należy wskazać ile wynosi wynagrodzenie zasadnicze i jak będzie ono uzupełniane premiami, nagrodami i dodatkowymi świadczeniami od pracodawcy (np. system motywacyjny, premie od wyników indywidualnych i zespołu). Wysokość wynagrodzenia powinna uwzględniać przepisy dotyczące płacy minimalnej. Między innymi te mówiące, że wysokość wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od wysokości minimalnego wynagrodzenia ustalonego w danym roku. Rząd ustalił wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2022 r. na poziomie 3010 zł. Oznacza to wzrost o 210 zł w stosunku do najniższej płacy, która obowiązuje w roku obecnym.

Oczywiście umowa o pracę nie musi określać pełnego wymiaru czasu pracy. Nie musi być to 8 godzin dziennie i 40 godzin w pięciotygodniowym tygodniu pracy, natomiast nie powinna przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Ta kwestia zależna jest od dokładnej specyfiki stanowiska, charakteru pracy do której rekrutuje pracodawca, oraz indywidualnych ustaleń między stronami. O czym jeszcze powinniście pamiętać?

Jak Polski Ład wpłynie na wynagrodzenie z umowy o pracę? Zajrzycie i skorzystajcie z kalkulatora wynagrodzeń: LINK

Umowa o pracę powinna być sporządzona na piśmie. To powszechne, polecane i najlepsze rozwiązanie. Jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy, ma obowiązek potwierdzić na piśmie pracownikowi wszystkie istotne ustalenia do co stron umowy, rodzaju oraz jej warunków. Obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o:

• obowiązujących normach czasowych
• częstotliwości i terminach wypłat wynagrodzenia za pracę
• wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
• obowiązującej długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
• układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty
• o regulaminie pracy (jeśli istnieje)
• usprawiedliwianiach nieobecności w pracy itd.

Zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej. Podobnie jak jej rozwiązanie. Umowę o pracę można rozwiązać na mocy porozumienia stron, za wypowiedzeniem, bez wypowiedzenia, oraz po upływie czasu, na jaki została zawarta (w przypadku umowy o pracę na czas określony). Ten temat rozwiniemy w kolejnych artykułach – odwiedzajcie naszą czytelnię, aby go nie przeoczyć!

Umowa o pracę bardzo często odwołuje się do regulaminu pracy. Przyjęty przez firmę regulamin to dokument, w którym opisane są wszystkie zasady obowiązujące w danej organizacji. Odwołanie się do niego w umowie o pracę oznacza, że pracownik podpisując umowę akceptuje także postanowienia regulaminu. Nie w każdej firmie taki regulamin obowiązuje. Jeśli nie ma go w danej organizacji, wtedy wszelkie zapisy tego rodzaju muszą zostać zamieszczone w dokumencie umowy o pracę. Poniżej udostępniamy darmowe wzory umów, które będziecie mogli uzupełnić o dodatkowe elementy.

Umowa o pracę – wzory do pobrania

Poniżej przygotowaliśmy wzór umowy o pracę, który możecie za darmo pobrać i wykorzystać we własnym zakresie. Wzór jest w formacie .doc (Word) więc możecie go modyfikować zgodnie z własnymi potrzebami i dostosować pod indywidualne warunki współpracy. Potraktujcie go jako szablon wyjściowy, przykład, a nie jako gotowiec dobry pod każdy przypadek 🙂 Polecamy zapoznać się z dokumentem i uzupełnić go w oparciu o konkretne, indywidualne informacje. Wzór umowy o pracę możecie pobrać klikając poniższą grafikę:

pobierz wzór umowy zlecenie

Mamy nadzieję, że udostępniony wzór umowy, wraz z dzisiejszym omówieniem, będzie pomocny, przyspieszy i ułatwi Wam przygotowanie niezbędnych dokumentów pracowniczych. Jeśli macie dodatkowe pytania lub wątpliwości dotyczące samej umowy o pracę albo jej rozliczania po zmianach przepisów jakie wprowadził Polski Ład, zachęcamy do skorzystania z pomocy i doradztwa specjalistów naszego biura rachunkowego.

Darmowy wzór umowy zlecenie

Umowa zlecenie – wzór z omówieniem

25 stycznia 2022

Umowa zlecenia to jedna z najpopularniejszych form zatrudnienia. Nie przez przypadek. Ten rodzaj umowy daje dużą elastyczność, choćby w stosunku do standardowej umowy o pracę. W obiegowej opinii często mówi się, że zlecenie jest mniej korzystne dla pracowników, a bardziej dla pracodawców – natomiast tu wiele zależy od konkretnej sytuacji i nie ma sensu mierzyć tego jedną miarą. W dzisiejszym wpisie podsumujemy najważniejsze cechy i informacje dotyczące zlecenia, a Wy będziecie mogli sami ocenić na ile jest to dobre rozwiązanie w Waszym konkretnym przypadku. Udostępnimy też darmowy wzór dokumentu, który możecie pobrać, przerobić pod własne potrzeby i swobodnie stosować. A w kolejnych artykułach pochylimy się nad kolejnymi sprawami pracowniczymi, kadrowymi i przygotujemy nowe wzory umów. Już dziś zachęcamy do bacznego obserwowania naszych wpisów w w czytelni 🙂

Umowa zlecenie – najważniejsze informacje

Umowa zlecenia, to umowa cywilnoprawna regulowana Kodeksem cywilnym. Najprościej mówiąc, umowa zlecenia dotyczy sytuacji w której przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do wykonania określonego zadania (czynności prawnej). Stronami umowy mogą być zarówno osoby fizyczne jak i osoby prawne. Jedna strona określana jest jako zleceniodawca (zlecający wykonanie zadania), druga jako zleceniodawca (wykonujący zlecenie). To co wyróżnia umowę zlecenia od innych form zatrudnienia to m.in.:

  • swobodne kształtowanie jej treści,
  • brak limitów czasu pracy,
  • zleceniobiorca nie zawsze podlega ubezpieczeniom społecznym,
  • brak płatnych zwolnień lekarskich i urlopów (chyba, że takie zapiski znajdą się w umowie)
  • dobrowolność w ustalaniu terminu i miejsca pracy,
  • zleceniobiorca nie ma prawa do świadczeń gwarancyjnych takich jak np. wynagrodzenie za przestój czy wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy,
  • można ją wypowiedzieć w dowolnym czasie,
  • możliwość zastąpienia zleceniobiorcy przez inną osobę.

Co do zasady, zleceniobiorca powinien wykonać czynności określone w umowie ale nie jest odpowiedzialny za ich ostateczny efekt. Jego odpowiedzialność w ramach wykonywanych czynności, uregulowana jest Kodeksem Cywilnym (Art. 734-751). Jeśli współpraca z jakiegoś powodu nie przynosi spodziewanych efektów, można ją łatwo rozwiązać. W zasadzie w każdym czasie mogą zrobić to obie strony. Wypowiedzenie powinno jednak zawierać przyczyny takiej decyzji. Co jeszcze warto wiedzieć o umowie zlecenie? Obowiązek ubezpieczeń dotyczy ubezpieczeń zdrowotnych, emerytalnych, rentowych i wypadkowych. Zleceniobiorca musi zostać nimi objęty od dnia rozpoczęcia wykonywania zlecenia, do chwili rozwiązania (lub wygaśnięcia) umowy. Do ubezpieczeń dobrowolnych należy natomiast ubezpieczenie chorobowe. Przyjmujący zlecenie może przystąpić do niego w dowolnym momencie. A co jeśli chodzi o minimalną stawkę godzinową?

Minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenie

Wysokość godzinowej stawki minimalnej na umowie zleceniu zależy od wysokości wynagrodzenia minimalnego obowiązującego w danym roku. W praktyce oznacza to, że stawka godzinowa wzrasta proporcjonalnie do wzrostu minimalnego wynagrodzenia. Minimalne wynagrodzenie w 2022 roku wynosi 3010 zł brutto. Tym samym wysokość minimalnej stawki godzinowej na umowie zleceniu będzie wynosiła 19,70 zł brutto.

Co ważne, minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenie jest obowiązkowa. Podobnie jak w przypadku wynagrodzenia minimalnego wynikającego ze stosunku pracy, stawka godzinowa umów cywilnoprawnych ma charakter gwarancyjny i podlega specjalnej ochronie. Do momentu wprowadzenia obowiązkowej stawki godzinowej na umowie zleceniu wysokość wynagrodzenia była wyłącznie efektem ustaleń między stronami umowy. Przepisy nie regulowały, ani ile ma wynosić wynagrodzenie, ani za jaki okres pracy ma przysługiwać. Wprowadzenie minimalnej stawki godzinowej sprawiło, że zleceniodawcy muszą zacząć ewidencjonować czas pracy zleceniobiorców dla celów dowodowych. W praktyce wygląda to tak, że zleceniodawcy dbają o to, aby zleceniobiorca wraz z rachunkiem za dany miesiąc, przekazał oświadczenie o liczbie przepracowanych godzin, co jest wystarczające w danym przypadku.

Umowa zlecenie – zmiany w 2022 roku

Od stycznia 2022 r. wszedł w życie Polski Ład, a to oznacza pewne zmiany w umowach zlecenie. Jakie? Między innymi – podatnicy nie będą mogli odliczać od kwoty naliczonego podatku, 7,75% podstawy wymiaru składki zdrowotnej. Podwyższeniu, ma ulec również kwota wolna od podatku, która wyniesie 30 000 zł, oraz kwota progu podatkowego, której przekroczenie będzie wiązało się z obowiązkiem zastosowania wyższej stawki podatku (32%). Od 2022 r. stawkę 32% zapłacą wszyscy, których dochód przekroczy 120 000 zł. Zmieni się też stawka minimalnego wynagrodzenia, o czym wspomnieliśmy wyżej. Co jeszcze?

Najważniejsze zmiany w umowie zlecenie w 2022r:

  • zleceniobiorcy tracą prawo do odliczania składki zdrowotnej od wysokości miesięcznych zaliczek na podatek.
  • jeżeli zleceniobiorca zgodnie ze swoimi przewidywaniami lub na podstawie rzeczywistych danych będzie przypuszczać, że w danym roku jego dochód nie przekroczy kwoty 30 000 zł, może wystąpić z wnioskiem o niepobieranie miesięcznych zaliczek PIT. Co ważne, zleceniobiorca składający taki wniosek, nie może w tym samym roku osiągać dochodów z innych źródeł, od których pobierane są zaliczki na podatek z uwzględnieniem kwoty wolnej.
  • ulga dla klasy średniej (o której pisaliśmy w poprzednich artykułach) przewidziana na rok 2022 nie obejmuje osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia. Skorzystają z niej wyłącznie przedsiębiorcy i pracownicy.
  • dla zleceniobiorców przygotowano ulgę relokacyjną – dla pracujących emerytów, oraz ulgę dla osób z co najmniej czwórką dzieci. Takie osoby będą mogły skorzystać z tzw. zerowego PIT-u, czyli zwolnienia z opodatkowania przychodów do kwoty 85528 zł rocznie.
  • zwolnieniu z podatku dochodowego do kwoty nieprzekraczającej w roku 85528 zł nadal podlegać będą przychody z tytułu umowy zlecenia otrzymywane przez osoby do 26 r.ż.

Wzór umowy zlecenia do pobrania

Umowa zlecenia, nie jest skomplikowanym i rozbudowanym dokumentem. Wręcz przeciwnie. Musi jednak zawierać kilka podstawowych i stałych elementów:

  • dane i oznaczenie stron umowy
  • określenie przedmiotu zlecenia, czyli zakres i opis czynności objętych umową
  • informacja o wynagrodzeniu – o ile umowa zlecenie jest umową odpłatną
  • informacje o czasie trwania (datę rozpoczęcia i zakończenia umowy),
  • termin wykonania zlecenia,
  • podpisy obu stron.

Aby ułatwić Wam stworzenie umowy zlecenia, udostępniamy darmowy wzór dokumentu. Wystarczy kliknąć na poniższy obrazek:

pobierz wzór umowy zlecenie

Pamiętajcie, że udostępniony wzór umowy to propozycja, potraktujcie go jako punkt wyjściowy do stworzenia własnej umowy. Dokument umowy przygotowaliśmy w formacie .doc (Word), dzięki czemu możecie wygodnie i swobodnie dostosować treść umowy do własnych potrzeb i okoliczności. Do czego zachęcamy! 🙂

A jeśli macie dodatkowe wątpliwości dotyczące zastosowania, czy zasad odnoszących się do tej formy współpracy. Potrzebujecie pomocy w przygotowaniu dokumentu umowy zlecenia i nie tylko – jesteśmy do dyspozycji! Nasze biuro rachunkowe proponuje nie tylko usługi księgowe ale również obsługę kadrową. Jesteśmy na bieżąco z aktualnymi zmianami przepisów, chętnie doradzimy najlepsze rozwiązania i przygotujemy niezbędną dokumentację. Wystarczy, że skontaktujecie się z nami i porozmawiamy o szczegółach!

Pozdrawiamy!

zmiana biura rachunkowego

Jak zmienić biuro rachunkowe?

29 września 2021

Zmiana biura rachunkowego niemal zawsze wiąże się z dodatkowym zamieszaniem i koniecznością reorganizacji na kilku płaszczyznach. Mimo, że proces nie jest szczególnie skomplikowany – na pewno nikt nie decyduje się na niego dla przyjemności. Najczęściej za zakończeniem współpracy z danym biurem rachunkowym stoją błędy w rozliczeniach, niekompetentna kadra, problemy organizacyjne lub komunikacyjne, brak wsparcia merytorycznego itd. Powodów może być wiele, nie wszystkie muszą być jednak negatywne. Zmiana biura może być podyktowana rozwojem biznesowym, za którym idzie potrzeba bardziej kompleksowej obsługi księgowej, podatkowej, kadrowej itd.

Niezależnie od tego, co w Waszym przypadku jest bezpośrednim powodem do zmiany biura rachunkowego, przygotowaliśmy zestaw niezbędnych informacji, które z pewnością pomogą Wam sprawnie i bezproblemowo przejść przez ten proces. Jak zmienić biuro rachunkowe? O czym trzeba przy tym pamiętać? Jak wygląda kwestia przeniesienia dokumentacji? Na te i inne pytania odpowiadamy w dzisiejszym artykule, zapraszamy!

Zmiana biura rachunkowego – najważniejsze informacje

Zmiana biura rachunkowego niemal zawsze wiąże się z dodatkowym zamieszaniem i koniecznością reorganizacji. Czasem jednak nie ma wyjścia i jest to najlepsze co możecie zrobić dla siebie i Waszej firmy. Zwłaszcza, gdy jakość obsługi księgowej, czy kadrowej pozostawia wiele do życzenia. Naraża Waszą działalność na problemy i zaburza jej prawidłowe funkcjonowanie. W końcu chodzi o to, aby księgowi pomagali rozwiązać problemy i bieżące zadania, a nie dokładali kolejne. Jeśli w Waszym przypadku jest inaczej – warto wziąć pod uwagę przeprowadzkę. Co ważne, takiej zmiany możecie dokonać w dowolnym momencie i tak naprawdę nie ma znaczenia czy będzie to początek, czy koniec roku podatkowego. Nie musicie czekać z decyzją. Z drugiej strony, jeśli jest to możliwe – polecamy Wam dokonać tego rodzaju zmian po zamknięciu okresu rozliczeniowego i złożeniu deklaracji podatkowych. Przede wszystkim dlatego, że dzięki temu zachowacie spójność prowadzonej dokumentacji. Zamieszanie będzie z pewnością dużo mniejsze. Mniej będzie też ewentualnych niejasności. Ma to duże znaczenie, zwłaszcza gdy zatrudniacie pracowników, obracacie dużą ilością towaru, prowadzicie szerszą działalność.

Istotne jest aby przy zmianie biura i obsługi księgowej, wziąć pod uwagę nie tylko Wasze indywidualne potrzeby, bieżącą sytuację ale też przeanalizować aktualną umowę współpracy z biurem rachunkowym. Nie zawsze i nie w każdym biurze wypowiedzenie umowy będzie wyglądało tak samo. Rzadko kiedy jest możliwe z dnia na dzień. Prawdopodobnie będziecie musieli uwzględnić i odczekać miesiąc albo kilka, zanim zmiana biura będzie możliwa (zgodnie z warunkami Waszej umowy).

Zanim zdecydujecie się na rozwiązanie umowy, warto będzie też dokładnie przeanalizować sytuację. Nie tylko pod kątem formalności. W końcu, decydując się na zmianę biura rachunkowego zazwyczaj stoi za tym określony powód (albo powody). To też staje się dobrym drogowskazem przy szukaniu nowego biura. Jeśli dotychczas narzekaliście na to, że księgowi nie rozumieją Waszej branży – warto poszukać biura z określoną specjalizacją albo doświadczeniem. Jeśli były problemy z komunikacją – warto poszukać biura, które korzysta z nowoczesnych narzędzi i rozwiązań technologicznych. Chodzi o to, aby nie być jak ta stryjenka, co wymieniła „siekierkę na kijek” 😉 Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego? Przygotowaliśmy dla Was kilka praktycznych i obiektywnych porad w artykule: Jak wybrać dobre biuro rachunkowe? Zapraszamy do lektury!

Jak zmienić biuro rachunkowe?

Zanim zdecydujecie się zmienić biuro rachunkowe – zachęcamy Was do dokładnej analizy sytuacji. Tak jak wspomnieliśmy, sam proces nie jest wyjątkowo skomplikowany – sam w sobie na pewno nie będzie przeszkodą czy dużym problemem. Zwłaszcza jeśli macie już wybrane nowe biuro – jego specjaliści pomogą Wam z pewnością dopilnować wszystkich formalności. W końcu, od teraz jest to także w ich interesie 🙂 Najważniejsze to, aby Wasza decyzja była świadoma, przemyślana na chłodno. Pojedynczy błąd księgowego, jednorazowy incydent, albo chwilowe problemy z komunikacją nie powinny od razu przekreślać kilka lat udanej współpracy. Natomiast jeśli widzicie i czujecie, że aktualna obsługa księgowa nie spełnia Waszych oczekiwań, nie nadąża za Waszym rozwojem, nie rozumie specyfiki działalności, albo ignoruje Wasze potrzeby – to może być dobry moment na szczerą rozmowę z kierownictwem biura i zmianę outsourcingu księgowego. Poniżej krótka instrukcja jak zrobić to krok po kroku.

Zmiana biura rachunkowego krok po kroku:

  1. Wszystko zaczyna się od decyzji – zanim zdecydujesz się zmienić biuro rachunkowe, pamiętaj przeanalizować wszystkie za i przeciw, wszystkie plusy i minusy przenosin. Jeśli klamka zapadła, nie widzisz sensu kontynuować tej współpracy – przyszedł czas rozejrzeć się za nowym biurem.
  2. Poszukaj nowego biura rachunkowego – takiego, które spełnia wszystkie pokładane w nim oczekiwania. Niezbędny będzie research i analiza rynku, kilku wybranych ofert. Na samym początku warto rozejrzeć się w okolicy siedziby Waszej firmy.
  3. Gdy już znajdziecie odpowiednie biuro rachunkowe, kolejnym krokiem będzie wypowiedzenie dotychczasowej umowy z biurem, które Was obsługiwało. Pamiętaj sprawdzić zapisany w umowie okres wypowiedzenia!
  4. Gdy Twoja umowa i okres wypowiedzenia z dotychczasowym biurem rachunkowym dobiegnie końca, powinna wejść w życie umowa z nowym biurem rachunkowym. Jeżeli biuro rachunkowe, z którym chcesz współpracować wyraża taką wolę, umowę o współpracę można zawrzeć z datą przyszłą.
  5. Aby nowe biuro rachunkowe mogło reprezentować Cię przed urzędami, musisz podpisać odpowiednie pełnomocnictwa (plus oczywiście odwołać poprzednie pełnomocnictwa).
  6. Koniecznym elementem przy zmianie biura rachunkowego jest aktualizacja wpisu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Wpis w CEDIG zawiera bowiem m.in. informacje o podmiocie odpowiedzialnym za prowadzenie księgowości oraz miejscu przechowywania dokumentacji. W związku z tym fakt zmiany biura rachunkowego musisz zgłosić do ewidencji. Pamiętajcie złożyć wniosek nie później niż w terminie 7 dni od daty, w której nastąpiła zmiana. W formularzu CEiDG-1, w pkt. 21 należy wpisać nazwę i NIP firmy księgowej, natomiast w pkt. 22 adres miejsca przechowywana dokumentacji Twojej firmy przez nowe biuro rachunkowe. Ponadto, w pkt. 01 należy uzupełnić datę, w której powstała zmiana, tj. datę od której wchodzi w życie umowa o świadczenie usługi księgowej z nowym biurem rachunkowym. Jeśli wolicie kwestię aktualizacji wpisu do CEIDG pozostawić księgowym, biuro rachunkowe, na podstawie pełnomocnictwa, może dopełnić tego obowiązku w Waszym imieniu.
  7. Zmiana biura wiąże się z przeniesieniem pełnej dokumentacji z poprzedniego biura. Wśród dokumentów, które musisz odebrać od dotychczasowego biura powinny znaleźć się wszystkie dokumenty sporządzone przez biuro oraz te, które były do niego przekazywane w całym okresie współpracy.
  8. Gdy wymówicie umowę, podpiszecie nową, zorganizujecie pracę z nowym biurem, przekażecie niezbędne uprawnienia, dokumentację itd. – od tego momentu rozpoczyna się Wasza przygoda z nowym biurem rachunkowym.

Zmiana biura rachunkowego – przeniesienie dokumentacji

Skupmy się teraz na tym, co wydaje się najważniejsze – czyli przeniesieniu dokumentacji firmowej do nowego biura rachunkowego. Jak możecie się domyślać – im dłużej prowadzicie firmę, im większa jest skala jej działalności – tym więcej dokumentów i informacji będziecie musieli przekazać nowym księgowym. Prawidłowy obieg dokumentów, odpowiednie zorganizowanie przekazania poszczególnych danych, będzie miało duże znaczenie w pozytywnym i sprawnym załatwieniu formalności. Zapewne każde biuro rachunkowe ma własny system i organizację – a na pewno powinno je mieć, aby nie narażać klientów na niepotrzebne zamieszanie i chaos. Zamiast jednak skupiać się na innych, przedstawimy Wam poglądowo jak taki schemat organizacyjny wygląda w naszym biurze rachunkowym.

Najlepiej jeśli przekazanie dokumentów odbędzie się na podstawie protokołu odbioru. To pewnego rodzaju zabezpieczenie i dla Was i dla biura rachunkowego, z którym kończycie współpracę. Chodzi o sprawdzenie i potwierdzenie, że odbierana przez Was dokumentacja jest kompletna.

Odpowiednia wiedza i świadomość tego co, jak i w jakiej formie należy przekazać w trakcie zmiany biura rachunkowego, daje Wam pewność że wszystko uda się rzetelnie i szybko załatwić. Ze swojej strony chcemy Was uczulić, aby dać pracownikom trochę czasu na przygotowanie dokumentacji i przeprowadzenie niezbędnych czynności. Dodatkową pomocą w zorganizowaniu takiej przeprowadzki będzie z pewnością wykorzystanie dodatkowych narzędzi i rozwiązań takich jak Saldeo, z którego korzysta także nasze biuro. Dlaczego i jak miałoby to Wam pomóc? Saldeo umożliwia między innymi elektroniczny obieg dokumentów, co w praktyce daje możliwość szybkiego przekazania niezbędnych danych. Bez konieczności wielokrotnych wizyt i spotkań z księgowymi. Co ważne, program jest zintegrowany z ponad 30-stoma programami księgowymi, co również mocno usprawnia cały proces. Raz dodany dokument do Saldeo jest zawsze dostępny dla wszystkich uprawnionych – 24h/dobę, z każdego miejsca na świecie. Wszystkie dokumenty są dokładnie opisane, uporządkowane, co powoduje, że ich późniejsze wyszukanie i przekazanie jest szybkie i proste. Na podstawie dokumentów w archiwum można pobierać dowolne zestawienia, wyciągać określone informacje, co również mocno usprawni zmianę biura rachunkowego. Jeśli planujecie przenieść się do nas, będziecie mogli przekonać się o tym na własnej skórze 🙂

Jeśli dotychczasowa obsługa księgowa, kadrowa lub podatkowa nie spełnia Waszych oczekiwań, jeśli planujecie zmienić biuro rachunkowe – zapraszamy do Audyt Legis! Nie tylko jesteśmy w stanie dopasować zakres usług bezpośrednio do Waszych potrzeb ale też gwarantujemy wysoką jakość usług, zaangażowanie, dobrą komunikację i atmosferę współpracy. Skontaktujcie się z nami i nie martwcie się o kwestie formalne i organizacyjne. Pomożemy zorganizować całą przeprowadzkę do naszego biura, bez problemów i zbędnego zamieszania!