Tag: księgowość dla firm

biuro rachunkowe - księgowość

Własna księgowość, czy biuro rachunkowe?

Rozpoczęcie działalności gospodarczej, a następnie prowadzenie jej i rozwijanie, wiąże się z licznymi obowiązkami. To lista, której rozmiar będzie zależny od skali biznesu, jej charakteru, branży itd. Część obowiązków, raczej trudno będzie (zwłaszcza na dłuższą metę) realizować samodzielnie, przez przedsiębiorcę. Chodzi między innymi o formalności związane z księgowością, podatkami, kadrami, prowadzeniem i obiegiem dokumentów. Nawet jeśli na początku swojej biznesowej drogi będziesz w stanie zaopiekować się częścią z nich, to w późniejszym etapie, wraz z rozwojem firmy – wydaje się to nierealne. Dlatego niemal każdy, na pewnym etapie biznesowej podróży stanie przed decyzją – zatrudnić własną księgową, czy skorzystać z usług biura rachunkowego?

Księgowość w firmie

Decyzja o poprowadzeniu rozliczeń podatkowych przez księgową zatrudnioną na etacie lub biuro rachunkowe niejednokrotnie bywa kluczowa dla działalności operacyjnej. Dlatego zanim podejmiecie ostateczną decyzję, warto przeanalizować poszczególne wady i zalety obu rozwiązań. Względy finansowe to nadal dla wielu przedsiębiorców, jeden z ważniejszych parametrów i czynników. Dlatego trzeba otwarcie powiedzieć – zatrudnienie własnej księgowej, co do zasady, generuje większe koszty niż skorzystanie z oferty biura rachunkowego. Nie jest to sztywną zasadą, bo tak jak różnią się ceny outsourcingu księgowego, tak różnią się też stawki i wynagrodzenia specjalistów na rynku. Faktem jest jednak, że w przypadku zatrudnienia własnej księgowej dochodzą koszty nie tylko samego wynagrodzenia, ale też dodatkowe wydatki na stworzenie miejsca pracy, wynajem biura, zakup dodatkowego sprzętu, komputera. To też koszty związane z ewentualnymi szkoleniami, koszty wdrożenia i utrzymania oprogramowania księgowego. Warto dokładnie przekalkulować faktyczną listę wydatków związanych z zatrudnieniem własnego księgowego. Jednak z pewnością nie warto traktować zatrudnienia księgowej tylko w kategoriach kosztów.

Własna księgowa to często większa dyspozycyjność i dostępność. Zawsze gdy tego potrzebujesz (oczywiście w granicach godzin pracy) masz specjalistę „pod ręką”. Podobnie z dokumentacją. Co ważne przedsiębiorcy, decydując się na zatrudnienie własnego księgowego, teoretycznie mogą łatwiej zbadać też kwalifikacje kandydata na stanowisko księgowego firmy. Oczywiście jeśli sami są dobrze zorientowani w temacie i potrafią ocenić te kompetencje. Zatrudniając własnego księgowego często potwierdzamy wskazane doświadczenie, umiejętności i kwalifikacje. Proces rekrutacyjny, w naturalny sposób daje taką możliwość. Współczesna księgowość to nie tylko rejestracja danych księgowych, czy przygotowywanie faktur. To często również doradztwo, konieczność śledzenia bieżących zmian w przepisach, podatkach i prawie, a także umiejętność ich właściwej interpretacji. Polski Ład dobitnie to pokazał. Od potrzeb przedsiębiorcy będzie zależeć jaki zestaw kompetencji powinien mieć zatrudniany księgowy. Czasami może być tak szeroki, że zatrudnienie jednego specjalisty okaże się niewystarczające.

Odpowiedzialność biura rachunkowego
Kliknij i dowiedz się więcej!

Niewątpliwą zaletą zatrudnienia księgowego jest również fakt, że pracownik zajmie się dokumentami bez względu na ich ilość. Może też na bieżąco wspierać pracę innych działów. Z drugiej strony, warto mieć świadomość, że zatrudnienie pracownika to także wzięcie na siebie odpowiedzialności za prowadzone księgi rachunkowe i rozliczenia. W większości przypadków księgowy nie posiada ubezpieczenia OC, które pozwala dochodzić ew. rekompensaty za szkody. Koszty błędów, zarówno te finansowe, prawne i wizerunkowe spadają na pracodawcę. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku obsługi biura rachunkowego.

Outsourcing księgowy – wsparcie biura

Jednym z największych atutów korzystania z usług biura rachunkowego jest większe bezpieczeństwo i komfort przedsiębiorcy. Między innymi z uwagi na posiadane przez biuro certyfikaty, ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej, możliwość elastycznego dopasowania umowy do potrzeb firmy. Szczególne znaczenie ma obowiązek posiadania ubezpieczenia OC. Duża część biur rachunkowych zadowala się ubezpieczeniem w minimalnym wymaganym zakresie, natomiast coraz więcej zabezpiecza interesy swoich klientów podwyższając wartość oraz zakres swoich polis ubezpieczeniowych. Pamiętajcie jednak: przed urzędem odpowiada podatnik, do biura rachunkowego można zgłosić roszczenie o ewentualne odsetki.

W przypadku biura rachunkowego przedsiębiorca ma możliwość zweryfikowania niezbędnych kompetencji, sprawdzenia czy dane biuro korzysta z nowoczesnych narzędzi, księgowości online, jakie ma specjalizacje, z jakimi firmami do tej pory świadczyło swoje usługi i z jakim rezultatem. Chodzi tu zarówno o rekomendacje, posiadane opinie i referencje ale też zakres oferty i możliwej współpracy. Biura zatrudniają zazwyczaj wielu specjalistów z różnym doświadczeniem, dzięki czemu istnieje większe prawdopodobieństwo, że prowadzone rozliczenia będą robione prawidłowo, a zakres współpracy może być odpowiednio szerszy i bardziej kompleksowy. Poza usługami księgowymi dochodzą często usługi doradcze, kadrowe, podatkowe, a nawet prawne. W dużej część biur, klient otrzymuje indywidualnego opiekuna ale w praktyce ma możliwość korzystania z wiedzy i wsparcia dodatkowych specjalistów. Tak też jest w Audyt Legis.

Jak wybrać dobre biuro rachunkowe
Dowiedz się więcej o tym jak wybrać dobre biuro rachunkowe

Jedną z zalet zlecenia obsługi księgowej na zewnątrz, jest reprezentowanie przed urzędami. W większości przypadków to pracownik biura księgowego pojedzie za przedsiębiorcę wyjaśnić nieścisłości do ZUS-u, Urzędu Skarbowego lub innych instytucji. Przygotuje też niezbędne dokumenty, a przedsiębiorca najczęściej musi tylko złożyć podpis i czekać na potwierdzenie załatwienia sprawy. To duży komfort dla każdego kto prowadzi firmę. Zamiast stać w kolejce w urzędzie, na poczcie, albo siedzieć przy stercie papierów, można skupić się na istocie prowadzenia działalności. Ważnym aspektem w przypadku usług biura rachunkowego jest też kwestia renomy i wizerunku. Księgowy, który się nie sprawdzi, po prostu poszuka sobie nowej pracy. Bez konieczności chwalenia się poprzednim, nieudanym doświadczeniem. W przypadku biura rachunkowego, które pracuje na swoją renomę, będzie dużo ważniejsze aby utrzymać wysoką jakość usług księgowych. Nie tylko dlatego, że bezpośrednio odpowiada za wszelkie błędy ale też dlatego, że najlepszą reklamą i magnesem dla nowych klientów, są zadowoleni kontrahenci.

Własna księgowość, czy biuro rachunkowe? Rozwój własnego działu księgowego, czy oddelegowanie go na zewnątrz? Odpowiedź na to pytanie (jak to często bywa), zależy od indywidualnej sytuacji. Obie opcje mogą być dobre. Warto przeanalizować to na własnym, konkretnym przypadku, rozważając wszystkie za i przeciw. Mamy nadzieję, że dzisiejszym artykułem trochę Wam to ułatwiliśmy. A jeśli jesteście już zdecydowani i szukacie profesjonalnego biura rachunkowego oraz kompleksowej obsługi księgowej – zachęcamy do kontaktu z Audyt Legis. Zapewniamy jakościowe wsparcie podatkowe, księgowe, kadrowe, a ich zakres będzie zależny od Twoich oczekiwań. Porozmawiajmy o szczegółach!

Inteligentna księgowość

Inteligentne rozwiązania w księgowości

Dożyliśmy ciekawych czasów, w których rozwój technologii zmienia oblicze świata, który znamy i rzeczywistości, w której poruszamy się na co dzień. Z jednej strony ludzie obawiają się, że sztuczna inteligencja zabierze im pracę, z drugiej strony czerpiemy pełnymi garściami z możliwości jakie dają nowoczesne technologie. Zarówno w życiu prywatnym i zawodowym. Firmy otrzymują nowe aplikacje, systemy informatyczne, nowe narzędzia i funkcjonalności, które pozwalają osiągać jeszcze lepsze wyniki. Pozwalają automatyzować i jeszcze lepiej zarządzać procesami firmowymi, co przekłada się na biznesowy rozwój ale ma też pozytywny wpływ na klientów. Podobnie jest z biurami rachunkowymi.

Czasy, w których księgowe siedziały “zakopane” w stercie segregatorów, dokumentów i faktur już dawno odeszły do lamusa. Podobnie jak to określenie. Mimo że niektórzy być może nadal postrzegają pracę księgowych stereotypowo, nasza branża również dynamicznie się zmienia, rozwija i od lat korzysta z dobrodziejstw nowych technologii. Różne biura rachunkowe korzystają z różnych narzędzi, oprogramowania i rozwiązań, dlatego dziś skupimy się na biurze Audyt Legis i opowiemy co się sprawdza u nas i jakie nowoczesne narzędzia pomagają nam w profesjonalnej obsłudze firm. Czym jest dla nas inteligentna księgowość i jakie korzyści z niej płyną dla naszych klientów.

Inteligentna księgowość – czyli co?

Niemal od zawsze przedsiębiorcy i księgowi mają tego samego wroga, z którym zmuszeni są toczyć trudną i nierówną walkę. To zmienność i niejasność przepisów podatkowych. Od lat wszyscy wiedzą, że nasz system podatkowy nie należy do najbardziej przyjaznych (mówiąc dyplomatycznie). A gdy wszyscy już myśleli, że jest źle ale gorzej już przecież nie będzie pojawił się on. Polski Ład.

Przepisy niestety stają się coraz bardziej skomplikowane, coraz więcej czasu zajmuje ich analiza, coraz mniej jest czasu na ich wdrożenie. Nowe obowiązki, formalności, dokumenty, niekończące się nowelizacje, zmiany istniejących już regulacji i zasad – to wszystko może przytłaczać. Zwłaszcza przedsiębiorców, dla których księgowość należy do tych sił tajemnych, których nie do końca są w stanie przyswoić. Nawet doświadczeni księgowi mają wielokrotnie problem i trudny orzech do zgryzienia. Ba! Nawet ustawodawcy mają problem z odpowiednią interpretacją i zrozumieniem własnych ustaw. Co w takiej sytuacji można zrobić?

Na pewno samo narzekanie na podatki w Polsce nie jest najlepszym rozwiązaniem. Niczego to nie zmieni, poza ciśnieniem krwi. To co warto zrobić, to poszukać inteligentnych rozwiązań, które pomogą odnaleźć się w tym zawiłym i nieprzychylnym świecie. Z pomocą przychodzi inteligentna księgowość, czyli taka która bazuje na doświadczeniu specjalistów i księgowych które znają się na rzeczy, a jednocześnie korzysta na nowych technologiach pozwalających nadążyć za zmieniającym się światem i ułatwiającym zarządzanie procesami i komunikację. Jest to możliwe jeśli korzystacie z usług profesjonalnych i nowoczesnych biur rachunkowych. To staje się najrozsądniejszym i najlepszym wyjściem dla przedsiębiorców. O tym jak znaleźć dobre biuro rachunkowe już pisaliśmy, ale skoro jesteście na naszej stronie nie musicie czytać tego wpisu.

Aby temu podołać wyzwaniu księgowi nieustannie szukają narzędzi, które pozwolą im usprawnić najbardziej powtarzalne i pracochłonne czynności. Oczywiście oszczędność czasu to nie wszystko. Inteligentne rozwiązania w księgowości pomagają również w optymalizacji kosztów, w sprawnym zarządzaniu dostępami, dokumentami, procesami z dowolnego miejsca i w dowolnym momencie. Pomagają zapanować nad chaosem, co przekłada się też bezpośrednio na klientów. Inteligentna księgowość to taka, która umożliwia automatyzację niektórych działań, po to aby zwolnić zasoby ludzkie. Zwłaszcza tam, gdzie są najbardziej potrzebne. To też zmiana komunikacji na linii biuro-klient, klient-urząd itd.

Postępująca cyfryzacja i digitalizacja, rozwój nowoczesnych narzędzi, rozwój systemów IT, sztucznej inteligencji pomaga. Daje możliwości, które warto, a wręcz trzeba wykorzystać, aby nie wypaść z obiegu, być bardziej konkurencyjnym, efektywniej zarządzać i organizować działania. Dotyczy to tak samo przedsiębiorców, jak i biura rachunkowe. Dziś chcemy przybliżyć Wam jedno z takich narzędzi, które umożliwia prowadzenie inteligentnej księgowości.

Inteligentne narzędzia do zarządzania księgowością

Przykładem narzędzia z których na codzień korzystamy i o którym chcemy dziś wspomnieć, jest oprogramowanie dla biur rachunkowych SaldeoSMART. To z resztą nie pierwszy raz kiedy wspominamy o tym narzędziu. SaldeoSMART to oprogramowanie dla biur rachunkowych umożliwiające im pełną digitalizację pracy, między innymi dzięki systemowi odczytywania danych z faktur oraz elektroniczny obieg dokumentów. System posiada różne funkcjonalności, stworzone w oparciu o doświadczenie i badania potrzeb małych, średnich oraz dużych biur rachunkowych. To wielofunkcyjna platforma, stworzona z myślą o księgowych oraz ich klientach. Od konkurencji odróżnia ją przede wszystkim zaawansowany moduł odczytu danych ze skanów i dokumentów elektronicznych OCR.

Skrót OCR pochodzi od anglojęzycznego terminu Optical Character Recognition. Optyczne rozpoznawanie znaków to technika umożliwiająca pozyskanie danych wprost ze zdjęcia dokumentu, dzięki czemu pracownicy biura rachunkowego nie muszą wprowadzać ich ręcznie, oraz tak jak klienci – mają do nich swobodny i nieograniczony dostęp 24h/dobę, 7 dni w tygodniu.

Rozwiązania i możliwości SaldeoSMART

  • Automatyzacja księgowości i czasochłonnych procesów.
  • OCR faktur (VAT, proform, walutowych, zagranicznych).
  • OCR pozycji towarowych z faktur i wyciągów bankowych.
  • Integracja z programem księgowym.
  • Wysyłanie faktur sprzedaży do KSeF.
  • Elektroniczny obieg dokumentów – schematy obiegów dla dokumentów, w tym indywidualne dla różnych typów dokumentów (faktury, umowy, zamówienia, pisma).
  • Akceptacja dokumentów na różnych etapach i rozbudowane uprawnienia użytkowników.
  • Historia edycji dokumentu.
  • Elektroniczne archiwum 24/7 z wyszukiwarką.
  • Ułatwiona dekretacja (link).
  • Łatwiejsze zarządzanie biurem i pracą – przydzielanie zadań pracownikom i organizacja pracy, obsługa zadań cyklicznych, możliwość nadawanie priorytetów itp.
  • Raportowanie pracy, łaczenie zadań z dokumentami.
  • Intuicyjna aplikacja mobilna.
  • Dostęp do statystyk, analiza danych.
  • Program do fakturowania – wystawianie faktur w aplikacji webowej oraz aplikacji mobilnej, cykliczne faktury dla wybranych kontrahentów.
  • Click&pay – możliwość zapłaty faktury z poziomu dokumentu.
  • Zarządzanie płatnościami – monitoring płatności za faktury, click&pay (możliwość zapłaty faktury z poziomu dokumentu).
  • Przesyłanie faktur do programu finansowo-księgowego, do Krajowego Systemu e-Faktur (zgodność z wymogami Ministerstwa Finansów).
  • E-teczki pracownicze i zarządzanie wydatkami pracowników (akceptacja zaliczek i wydatków).
  • Elektroniczne archiwum dokumentów kadrowych, kosztowych i dodatkowych.
  • Bieżące rozliczenia i historia rozliczeń miesięcznych.
  • Analizatory księgowe – automatyczna wysyłka rozliczenia firmy bezpośrednio z deklaracji PIT, CIT, VAT i ZUS.
  • Ulepszona komunikacja – lektroniczne dostarczanie faktur przez kontrahentów, eksport zadekretowanych dokumentów do programu księgowego itd.
  • System powiadomień o ważnych terminach, szkoleniach, umowach itp.

Inteligentne rozwiązania w księgowości – korzyści

Nie bez powodu opowiadamy Wam o narzędziu, które jest wykorzystywane w naszym biurze i przedstawiamy jego przykładowe możliwości. Piszemy o tym, ponieważ dostrzegamy wyraźne korzyści po jego wdrożeniu. Korzyści, które są wyraźnie odczuwalne nie tylko przez nasz zespół ale też przez naszych klientów i które powinny mieć znaczenie jeśli szukacie nowoczesnej i profesjonalnej obsługi księgowej, kadrowej i podatkowej. To też ważny argument, jeśli planujecie zmienić swoje biuro rachunkowe na nowe. W zależności od pakietu i zakresu funkcjonalności program SaldeoSMART w mniejszym lub większym stopniu ułatwia i przyspiesza codzienną pracę, pozwalając zaoszczędzić czas, a co za tym idzie pieniądze.

Jakie korzyści płyną z wykorzystania SaldeoSMART? Podsumowaliśmy najważniejsze z nich:

  • To narzędzie, które dostarcza dane niezbędne do analizy i optymalizacji procesów w biurze rachunkowym, co wpływa też na poprawę organizacji procesów związanych z obsługą klientów.
  • Automatyzacja zadań, w szczególności tych czasochłonnych i powtarzalnych, co zwalnia moce przerobowe księgowych, odciąża ich od niektórych, wymagających obowiązków i przyspiesza realizację wybranych działań z klientem.
  • Rozwiązania dla klientów, wspierające ich biznes – program do faktur, e-archiwum, kontrola płatności i wiele więcej dostępne w SaldeoSMART dla klienta.
  • Błyskawiczne wystawianie faktur i wysyłka bezpośrednio do kontrahenta.
  • Proste zarządzanie i kontrola wyników finansowych firmy, płatności podatków, zaliczek itd.
  • Bezpieczeństwo i poprawności procesów. KSeF – SaldeoSMART jest zgodne z przepisami i zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur.
  • Umowy, zaświadczenia, wnioski i badania w jednym miejscu (ze zdalnym dostępem).

Co jest ważne podkreślenia – narzędzie jest stale ulepszane i rozwijane. Wprowadzane są nowe funkcjonalności, jak choćby dotyczące KSeF. To kolejny ważny czynnik w prowadzeniu inteligentnej księgowości – odpowiadania na pojawiające się zmiany i rozwój, który nadąża za nimi i jednocześnie odpowiada na potrzeby i oczekiwania klientów.

Oczywiście samo narzędzie to jeszcze za mało. Duże znaczenie ma umiejętne wykorzystanie go w praktyce. W końcu nożem możemy ukroić sobie chleb ale też stracić palec. To od specjalistów i księgowych w biurze rachunkowym będzie zależeć, czy jako klient wykorzystasz możliwości i odczujesz w pełni korzyści z nowoczesnych technologii i inteligentnych narzędzi. Klienci i partnerzy współpracujący z naszym biurem już to wiedzą. Dołącz do nich, skontaktuj się z nami i skorzystaj z naszej opieki księgowej!