KSeF – praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców i biur rachunkowych
KSeF praktyczny przewodnik pomoże Ci zrozumieć, w jaki sposób Krajowy System e-Faktur (KSeF) od 2026 roku zmieni proces wystawiania, odbierania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych w Polsce. Wpływ KSeF na wewnętrzne procesy jest ogromny, ponieważ dotyczy nie tylko kwestii technicznych, ale także organizacyjnych. Dlatego wdrożenie wymaga od firm i biur rachunkowych przygotowania nowych procedur, a ponadto zaktualizowania umów i wdrożenia narzędzi do obsługi faktur ustrukturyzowanych.
Terminy wdrożenia KSeF
Ministerstwo Finansów, po przeprowadzeniu audytu systemu, przesunęło obowiązkowe wdrożenie KSeF na dwa etapy:
- 1 lutego 2026 r. – dla firm z roczną sprzedażą powyżej 200 mln zł,
- 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.
W praktyce oznacza to, że lata 2024–2025 są kluczowym okresem przygotowawczym, dlatego warto już teraz rozpocząć prace nad dostosowaniem procesów w firmie i biurze rachunkowym.
KSeF praktyczny przewodnik – jak system zmieni obieg dokumentów?
KSeF umożliwia wystawianie, odbieranie oraz przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Co więcej, każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny, który pozwala na jej jednoznaczną identyfikację w systemie. Z kolei za datę wystawienia uznaje się moment przesłania dokumentu do KSeF, a nie datę jego przygotowania w programie księgowym.
Kluczowe wyzwania organizacyjne
- Po pierwsze, należy ustalić, kto w firmie będzie odpowiedzialny za wystawianie faktur w KSeF.
- Następnie warto określić jasne zasady odbioru oraz weryfikacji dokumentów, tak aby uniknąć opóźnień i błędów w księgowaniu.
- Ponadto trzeba zapewnić procedury obsługi faktur, które nie podlegają KSeF, na przykład dotyczących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) czy importu.
KSeF praktyczny przewodnik dla biur rachunkowych – główne zmiany
Biura rachunkowe będą musiały ustalić z klientami, czy otrzymają bezpośredni dostęp do ich kont w KSeF, czy też dokumenty będą przekazywane w formie plików XML. Dzięki temu obie strony unikną nieporozumień, a proces księgowania będzie przebiegał sprawniej.
Wdrożenie systemu wymusi:
- aktualizację umów z klientami, precyzującą obowiązki obu stron,
- opracowanie procedury akceptacji faktur do księgowania,
- zmianę sposobu komunikacji – wprowadzenie systemów do obiegu dokumentów.
Przykład linku wewnętrznego:
Więcej o przygotowaniach do KSeF przeczytasz w naszym artykule: KSeF 2026 – przygotuj swoją firmę.
Nadawanie i odbieranie uprawnień
Do korzystania z KSeF potrzebne jest uwierzytelnienie, na przykład za pomocą podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego, a także nadanie odpowiednich uprawnień. Uprawnienia te można przekazać różnym podmiotom, w tym:
- pracownikom firmy,
- zewnętrznemu biuru rachunkowemu,
- konkretnej osobie fizycznej.
Uprawnienia można w każdej chwili odebrać, dlatego jest to szczególnie istotne w przypadku zakończenia współpracy z pracownikiem lub klientem.
Sposoby wysyłki faktur do KSeF
Do wyboru są dwa tryby:
- Wysyłka wsadowa polega na przesyłaniu wielu faktur naraz, jednak w przypadku błędu w jednej z nich istnieje ryzyko odrzucenia całej paczki.
- Z kolei wysyłka interaktywna oznacza przesyłanie pojedynczych dokumentów, co jest bezpieczniejsze, ale zazwyczaj wolniejsze.
KSeF a umowa z klientem biura rachunkowego
Umowy z klientami powinny jasno określać kluczowe kwestie, takie jak:
- kto odpowiada za pobieranie faktur z KSeF,
- w jaki sposób dokumenty będą przekazywane — czy poprzez bezpośredni dostęp do KSeF, pliki XML, czy też dedykowane oprogramowanie,
- oraz zasady odpowiedzialności w przypadku błędów lub braków.
Przykład linku wewnętrznego:
Więcej o obowiązkach i faktach związanych z wprowadzeniem KSeF przeczytasz w artykule: KSeF 2026 – fakty i obowiązek.
Rekomendacje dla firm i biur rachunkowych
- Audyt procesów – sprawdzenie obecnego obiegu dokumentów.
- Szkolenia – przygotowanie pracowników do pracy z KSeF.
- Oprogramowanie – wdrożenie systemu integrującego KSeF z obiegiem dokumentów.
- Procedury – opracowanie zasad nadawania uprawnień i akceptacji dokumentów.
- Aktualizacja umów – dostosowanie zapisów do nowych obowiązków.
Szczegółowe informacje o KSeF znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów.
Podsumowanie
Wpływ KSeF na wewnętrzne procesy w firmach i biurach rachunkowych będzie znaczący. Odpowiednie przygotowanie – procedury, narzędzia, szkolenia i aktualizacja umów – pozwoli uniknąć problemów w momencie wejścia w życie obowiązkowego systemu. Kto zaplanuje procesy już teraz, zapewni swojej organizacji płynne przejście do nowego modelu pracy.
Chcesz sprawdzić najnowsze informacje na temat KSeF? Zajrzyj na oficjalny portal KSeF Ministerstwa Finansów, gdzie znajdziesz dokumentację API, szczegóły techniczne i harmonogram wdrożenia obowiązkowej wersji systemu KSeF 2.0.
