Kontrola podatkowa w firmie – jak przygotować się do kontroli i ograniczyć ryzyko?
Kontrola podatkowa w firmie zaczyna się wcześniej, niż myślisz
Wielu przedsiębiorców uważa, że kontrola podatkowa w firmie rozpoczyna się dopiero w momencie otrzymania zawiadomienia z urzędu skarbowego. Obecnie rzeczywistość wygląda jednak inaczej. Organy podatkowe korzystają z zaawansowanych narzędzi analitycznych, dlatego mogą identyfikować potencjalne nieprawidłowości jeszcze przed rozpoczęciem czynności sprawdzających.
Przede wszystkim analizowane są dane pochodzące z Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK), Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), deklaracji podatkowych oraz systemów monitorujących przepływy finansowe. Ponadto administracja skarbowa porównuje informacje przekazywane przez kontrahentów. Dzięki temu możliwe jest szybkie wykrywanie rozbieżności oraz obszarów podwyższonego ryzyka.
Dlatego przygotowanie do kontroli nie powinno rozpoczynać się po otrzymaniu wezwania. Zdecydowanie lepiej zadbać o procedury, dokumentację i organizację pracy wcześniej. W konsekwencji przedsiębiorstwo może znacznie ograniczyć ryzyko błędów oraz kosztownych sporów z organami.
Kontrola podatkowa w firmie – jak działają organy podatkowe?
Aby skutecznie przygotować przedsiębiorstwo do kontroli, warto zrozumieć sposób działania organów podatkowych.
Analiza danych
W pierwszej kolejności organy analizują informacje dostępne w systemach informatycznych. Następnie porównują je z deklaracjami oraz dokumentacją przedsiębiorcy.
Najczęściej analizowane są:
- pliki JPK,
- faktury w KSeF,
- deklaracje VAT,
- deklaracje CIT,
- informacje bankowe,
- dane przekazywane przez kontrahentów.
Dzięki temu urząd może szybko wskazać potencjalne niezgodności.
Identyfikacja ryzyka
Jeżeli systemy wykryją rozbieżności, przedsiębiorstwo może zostać objęte dodatkowymi czynnościami. Najczęściej analizowane są nietypowe transakcje, nieuzasadnione koszty lub rozbieżności pomiędzy dokumentami.
W rezultacie organ może zwrócić się o dodatkowe wyjaśnienia. Jeżeli odpowiedzi okażą się niewystarczające, kontrola podatkowa w firmie może wejść w kolejny etap.
Kontrola podatkowa w firmie a najczęstsze błędy przedsiębiorców
Wbrew powszechnej opinii problemy podczas kontroli nie wynikają wyłącznie z błędów księgowych. Znacznie częściej przyczyną jest brak organizacji oraz odpowiednich procedur.
Brak procedur
Jeżeli przedsiębiorstwo nie posiada procedur, pracownicy często nie wiedzą, kto odpowiada za kontakt z urzędem. W efekcie pojawiają się opóźnienia, a także chaos organizacyjny.
Chaos komunikacyjny
Nierzadko kilka osób jednocześnie kontaktuje się z organem. Co więcej, poszczególni pracownicy mogą przekazywać różne informacje. Tym samym wzrasta ryzyko nieporozumień.
Nadmierne przekazywanie dokumentów
Przedsiębiorcy często przekazują więcej danych, niż wynika z wezwania. W konsekwencji urząd otrzymuje informacje, które nie są związane z prowadzonym postępowaniem.
Brak dokumentowania ustaleń
Ustalenia telefoniczne bez potwierdzenia mailowego bywają trudne do udowodnienia. Dlatego każda ważna decyzja powinna zostać odpowiednio udokumentowana.
Kontrola podatkowa w firmie wymaga procedur wewnętrznych
Dobrze opracowane procedury stanowią jeden z najważniejszych elementów bezpieczeństwa przedsiębiorstwa. Ponadto pomagają uporządkować procesy oraz ograniczyć liczbę błędów.
Bezpieczeństwo danych
Przedsiębiorstwo powinno określić zasady:
- zarządzania dostępem do dokumentów,
- przechowywania danych,
- archiwizacji informacji,
- bezpiecznej komunikacji.
Dzięki temu możliwe jest ograniczenie ryzyka utraty danych.
Dokumentowanie decyzji
Każda ważna decyzja biznesowa powinna zawierać:
- uzasadnienie,
- opis okoliczności,
- wskazanie uczestników procesu,
- dokumentację źródłową.
W rezultacie łatwiej wykazać zasadność podjętych działań.
Kontrola podatkowa w firmie a obowiązki AML
Coraz większe znaczenie podczas kontroli mają przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
W określonych sytuacjach również biura rachunkowe podlegają obowiązkom AML. Dlatego przedsiębiorcy powinni rozumieć znaczenie tych regulacji.
Najważniejsze obowiązki obejmują:
- identyfikację klienta,
- weryfikację klienta,
- ocenę ryzyka,
- monitorowanie relacji gospodarczej,
- analizę nietypowych transakcji.
Ponadto szczególnej uwagi wymagają klienci wysokiego ryzyka oraz skomplikowane struktury właścicielskie. W przeciwnym razie organizacja może narazić się na poważne konsekwencje finansowe.
Kontrola podatkowa w firmie a obowiązki MDR
Kolejnym obszarem, który coraz częściej znajduje się pod lupą organów, jest MDR.
Przedsiębiorcy powinni analizować:
- charakter transakcji,
- możliwość uzyskania korzyści podatkowej,
- rolę uczestników zdarzenia,
- obowiązki raportowe,
- dokumentację biznesowego uzasadnienia.
Dzięki odpowiedniemu dokumentowaniu działań łatwiej wykazać ich gospodarczy charakter. Tym samym przedsiębiorca ogranicza ryzyko sporów z organami.
Kontrola podatkowa w firmie a obowiązki RODO
Kontrola podatkowa w firmie nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku ochrony danych osobowych. Wręcz przeciwnie, w trakcie kontroli ryzyko nieprawidłowego przetwarzania danych często wzrasta.
Najczęstsze zagrożenia
Najczęściej występują:
- chaos komunikacyjny,
- nadmierne przekazywanie dokumentów,
- brak kontroli dostępu,
- działanie pod presją czasu,
- błędna archiwizacja danych.
Dlatego warto wdrożyć procedury regulujące sposób przekazywania dokumentów organom. Dzięki temu organizacja zachowuje zgodność z RODO.
Kontrola podatkowa w firmie a współpraca z biurem rachunkowym
Bezpieczna współpraca pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym ma ogromne znaczenie dla bezpieczeństwa podatkowego.
Przede wszystkim powinna opierać się na:
- otwartej komunikacji,
- terminowym przekazywaniu dokumentów,
- wzajemnym zaufaniu,
- dokumentowaniu ustaleń,
- jasnym podziale odpowiedzialności.
Ponadto regularna wymiana informacji pozwala szybciej identyfikować ryzyka. Dzięki temu możliwe jest wcześniejsze reagowanie na potencjalne problemy.
Kontrola podatkowa w firmie a bezpieczne procesy
Skuteczne zarządzanie ryzykiem wymaga systematycznego działania. Dlatego przedsiębiorstwo powinno budować procesy oparte na jasno określonych zasadach.
1. Identyfikacja ryzyk
Najpierw należy określić obszary szczególnie narażone na błędy.
2. Projektowanie procedur
Następnie warto przygotować zasady działania dla poszczególnych procesów.
3. Wdrożenie
Kolejnym krokiem jest przeszkolenie pracowników.
4. Monitorowanie
Regularna kontrola zgodności pozwala szybciej wykrywać nieprawidłowości.
5. Doskonalenie
Procedury powinny być regularnie aktualizowane. Dzięki temu pozostają skuteczne pomimo zmian przepisów.
6. Budowanie kultury bezpieczeństwa
Ostatecznie bezpieczeństwo organizacji zależy od zaangażowania całego zespołu. Dlatego warto budować świadomość odpowiedzialności za przestrzeganie procedur.
Kontrola podatkowa w firmie – najczęstsze pytania
Czy przedsiębiorca zawsze otrzyma wcześniej informację o kontroli podatkowej?
Co do zasady organ podatkowy zawiadamia przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli. Jednak przepisy przewidują określone wyjątki od tej zasady. Dlatego po otrzymaniu pisma z urzędu warto zweryfikować podstawę prawną prowadzonych czynności oraz zakres uprawnień organu.
Czy należy przekazywać wszystkie dokumenty?
Nie. Należy przekazywać wyłącznie dokumenty objęte zakresem wezwania.
Czy brak procedur zwiększa ryzyko?
Tak. Brak procedur bardzo często prowadzi do chaosu organizacyjnego i problemów z dokumentacją.
Czy biuro rachunkowe może wspierać klienta podczas kontroli?
Tak. Zakres wsparcia zależy jednak od pełnomocnictw oraz ustaleń pomiędzy stronami.
Podsumowanie
Kontrola podatkowa w firmie nie polega już wyłącznie na sprawdzaniu dokumentów księgowych. Obecnie organy analizują ogromne ilości danych, dlatego przedsiębiorcy powinni zadbać o procedury, bezpieczeństwo informacji, AML, MDR oraz zgodność z RODO.
Ponadto właściwa organizacja pracy pozwala szybciej reagować na pojawiające się ryzyka. Dzięki temu przedsiębiorstwo ogranicza ryzyko sporów, sankcji oraz niepotrzebnych kosztów.
Czytaj więcej w Czytelni Audyt Legis:
https://audytlegis.pl/czytelnia/
Skontaktuj się z naszym zespołem:
https://audytlegis.pl/kontakt/
Aktualne informacje dla przedsiębiorców znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów:
https://www.gov.pl/web/finanse
Masz pytania dotyczące zmian podatkowych lub przygotowania firmy do kontroli? Skontaktuj się z zespołem Audyt Legis.
Audyt Legis – Księgowość, która wspiera Twój sukces.
