Przekształcenie jednoosobowej działalności w sp. z o.o.

Czy istnieje możliwość przekształcenia jednoosobowej działalności w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością? Jest to nie tylko możliwe, ale zdaniem wielu ekspertów – bardzo korzystne dla przedsiębiorców. Zwłaszcza w kontekście zmian w przepisach i nowych rozwiązań jakie w 2022 roku wprowadził Polski Ład. Istnieje szereg zalet takiego rozwiązania i o części z nich wspomnimy w dzisiejszym artykule. Podsumujemy też najważniejsze informacje o tym jak w praktyce wygląda przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) w sp. z o.o.

Zmiana formy prawnej działalności

Można założyć spółkę, która powstanie na miejsce jednoosobowej działalności gospodarczej. Ustawy przewidują taki krok, a prawo go akceptuje. Regulują to m.in.: art. 551 par. 5, art. 584  art. 584 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych i art. 93a par. 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa. Możliwe są następujące przekształcenia:

  • przedsiębiorca będący osobą fizyczną (wykonujący we własnym imieniu działalność gospodarczą) może przekształcić formę prowadzonej działalności w jednoosobową spółkę kapitałową (jednoosobową spółkę akcyjną lub jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością),
  • spółka cywilna może być przekształcona w każdą spółkę handlową z zastrzeżeniem, że w przypadku przekształcenia w spółkę jawną stosuje się odrębną, znacznie uproszczoną procedurę przekształcenia,
  • spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna mogą być przekształcone w inną dowolną spółkę handlową.

Warto pamiętać! Spółka w likwidacji, która rozpoczęła podział majątku, jak również spółka w upadłości, nie mogą zostać przekształcone. Jeżeli planujesz przekształcanie spółki kapitałowej w spółkę osobową, dokładnie zbadaj aspekty podatkowe takiego przekształcenia, albo zapytaj o to specjalistów z biura rachunkowego!

Przekształcenie JDG w spółkę z o.o. – najważniejsze informacje

Proces przekształcenia polega na płynnej zmianie formy prawnej dotychczasowej działalności gospodarczej bez konieczności likwidacji tej działalności. Przedsiębiorcy najczęściej decydują się na przekształcenie z powodów finansowych, z potrzeby optymalizacji działalności, jak również ze względu rozwojowych. Niedawno doszedł kolejny argument – niekorzystne zmiany w przepisach jakie weszły w życie razem z Polskim Ładem (o którym niedawno Wam opowiadaliśmy, zajrzycie do tego artykułu!). Niezależnie od tego, co jest bezpośrednim powodem przekształcenia, warto pamiętać, że jest to proces dość skomplikowany i czasochłonny. Dlatego dobrze, aby decyzja o przekształceniu działalności była przemyślana i poprzedzona wnikliwą analizą przedsiębiorcy. Zwłaszcza, że nie jest to jedyne dostępne rozwiązanie i nie dla każdego przypadku posiada ten zestaw korzyści (o których jeszcze powiemy pod koniec). Jedną z głównych zasad, jakimi rządzą się przekształcenia, jest zasada kontynuacji. W praktyce oznacza to, że przekształconej spółce przysługują te same prawa i obowiązki (dzięki czemu nie trzeba zmieniać dotychczasowych umów), przysługuje jej też kontynuacja zezwoleń, koncesji, ulg (niestety nie podatkowych), które zostały jej przyznane przed przekształceniem (chyba, że ustawa lub treść zezwolenia mówi inaczej). A dlaczego przedsiębiorcy w ogóle decydują się na przekształcenie działalności? Jaki ma to cel?

Wśród głównych należy wskazać obniżenie kosztów działalności, zwiększenie kapitału, poprawę procesu decyzyjnego i zmianę zakresu odpowiedzialności za działalność. W niektórych przypadkach możemy mówić też o zmniejszeniu obciążeń podatkowych, czy też możliwości wprowadzenia spółki na giełdę (w przypadku spółki akcyjnej i spółki komandytowo-akcyjnej). Nie ma co się oszukiwać, znaczny wzrost zainteresowania procesem przekształcenia działalności w ostatnim czasie, ma związek ze wzrostem opodatkowania od 2022 roku. Wiele wskazuje na to, że osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, rozliczający się podatkiem liniowym, najbardziej odczują negatywne efekty Polskiego Ładu. Jak zatem wygląda proces przekształcenia w praktyce? W jaki sposób go przeprowadzić?

Jak przekształcić działalność gospodarczą w spółkę z o.o.

Skupmy się teraz na charakterze i sposobie przeprowadzenia procesu przekształcenia. Ogólnie rzecz biorąc, przekształcenie wygląda podobnie niezależnie od przypadku. Schemat działania jest bardzo podobny, niezależnie do formy prawnej przekształcanego przedsiębiorstwa. Proces można podzielić na poszczególne etapy i w przypadku przekształcenia JDG w sp. z o.o. będzie to:

  • przygotowanie planu przekształcenia (wraz z załącznikami),
  • weryfikacji planu przekształcenia przez biegłego rewidenta,
  • przygotowania oświadczenia o przekształceniu,
  • powołania członków organów spółki przekształconej,
  • zawarcia umowy spółki,
  • rejestracji spółki przekształconej w KRS,
  • wykreślenia przekształcanej działalności z CEIDG.

To co ważne i o czym warto pamiętać! Wnioski do KRS po przekształceniu formy prawnej działalności można złożyć wyłącznie elektronicznie. Sąd rozpozna jedynie te wnioski do KRS, które zostaną podpisane podpisem kwalifikowanym, podpisem osobistym lub Profilem Zaufanym. Co więcej, zachowujesz wszystkie dotychczasowe prawa i obowiązki, wszystkie zawarte umowy, otrzymujesz nowy NIP, REGON. Do tego zapłacisz podatek PCC od umowy spółki w wysokości 0,5% wartości kapitału zakładowego, natomiast przekształcenie nie powoduje powstania dochodu podlegającemu opodatkowaniu. Kolejna ważna sprawa dotyczy księgowości – będziesz zmuszony prowadzić pełną księgowość, a dochody spółki są opodatkowane podwójnie… Niestety. Raz na poziomie spółki (podatek CIT), a drugi raz, w przypadku wypłaty dywidendy przez wspólników (podatek PIT).

Plan przekształcenia, wniosek i inne formalności

Tak jak wspominaliśmy, początek procesu przekształcenia zaczyna się do plany. Taki plan, wraz z załącznikami wymaga formy aktu notarialnego. Co więcej, powinien zawierać ustaloną wartość bilansową majątku przekształcanego przedsiębiorcy na określony dzień w miesiącu (poprzedzającym sporządzenie planu). A co z załącznikami? Konieczne jest dołączenie wyceny składników majątku (aktywów i pasywów), sprawozdanie finansowe dla celów przekształcenia.
A jeśli nie prowadzisz ksiąg rachunkowych niezbędne będzie podsumowanie zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, spis z natury, oraz inne dokumenty i ewidencje pozwalające sporządzenie sprawozdania. Do planu należy też dołączyć dwa projekty: aktu założycielskiego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, oraz oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy. Czym jest wspomniane oświadczenie?

Oświadczenie przedsiębiorcy obejmuje:

  • typ spółki, w którą zamierza się przekształcić (czyli sp. z o.o.),
  • wysokość kapitału zakładowego (w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością minimalny wkład wynosi 5 000 zł),
  • zakres praw przyznanych tobie jako wspólnikowi spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
  • nazwiska i imiona członków zarządu przekształconej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Jeśli chodzi o akt założycielskiego spółki, powinien obejmować w szczególności takie informacje jak firmę i siedzibę spółki, przedmiot działalności, wysokość kapitału zakładowego, informacje o wspólnikach i udziałach, oraz czas trwania spółki (jeśli jest on określony). Gdy plan przekształcenia z załącznikami jest gotowy, składacie go, a następnie sprawdza go biegły rewident, którego wyznacza sąd rejestrowy. Sąd powinien wyznaczyć biegłego rewidenta w ciągu miesiąca od złożenia wniosku oraz określić czas, w jakim badanie powinno zostać wykonanie (min. 2 miesiące od dnia wyznaczenia). Wniosek o wyznaczenie biegłego rewidenta wraz z załączonym planem przekształcenia podlega opłacie sądowej wynoszącej 300 zł. Do tego dochodzi koszt biegłego, który jest ustalany indywidualnie (najcześciej dodatkowe kilka tysięcy złotych).

Po otrzymaniu opinii biegłego rewidenta należy przygotować oświadczenie o przekształceniu oraz akt założycielski spółki w formie aktu notarialnego. To też moment, w którym powołuje się zarząd spółki, który może być jednoosobowy. Wtedy też składamy wniosek o rejestrację przekształcenia spółki z o.o. wraz z wymaganymi załącznikami (online!). Ważne aby przy tej okazji dołączyć umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, oświadczenie o przekształceniu, uchwałę o powołaniu prokurentów i członków zarządu, wraz z ich zgodami. Wniosek musi być opatrzony podpisami wszystkich członków zarządu, oraz zawierać dowód uregulowania opłat od wniosku (500 zł) oraz ogłoszenia rejestracji tego wniosku (100 zł). Dokumenty składamy w terminie nie późniejszym niż 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki.

Poza wnioskiem do KRS należy także złożyć wniosek w Monitorze Sądowym i Gospodarczym o ogłoszenie przekształcenia (na formularzu MSIG M1), załączyć treść ogłoszenia oraz dowód uiszczenia opłaty. Opłata jest zależna od liczby znaków w treści ogłoszenia (wynosi 0,70 zł za każdy znak).

Korzyści z przekształcenia JDG w sp. z o.o.

Tak jak wspominaliśmy, proces przekształcenia JDG w sp. z o.o. jest dość czasochłonnym, skomplikowanym i kosztownym procesem, jednak w pewnych okolicznościach może być najlepszym możliwym rozwiązaniem. Wśród zalet i korzyści jakie warto podkreślić jest fakt, że ustaje obowiązek opłacania składek do ZUS-u, ponieważ spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są zwolnione z tej daniny. Co więcej, może to otworzyć drogę przedsiębiorcy do ubiegania się o dotacje przeznaczone wyłącznie dla spółek prawa handlowego. W przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze część dofinansowań jest niedostępna. Jedną z kluczowych korzyści w przypadku przekształcenia JDG jest zmiana odpowiedzialności. Wspólnicy spółki z o.o. nie odpowiadają swoim majątkiem osobistym za długi spółki, tak jak w przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Z jednej strony mniejsza odpowiedzialność, z drugiej strony większe możliwości. Spółka z o.o. posiada zdolność prawną, zdolność do czynności prawnych oraz zdolność sądową, może samodzielnie zaciągać zobowiązania, nabywać prawa, w tym własność nieruchomości itd. Wśród korzyści, warto wspomnieć też o kwestii wizerunkowej. Jeśli poważnie myślisz o rozwoju biznesowym, widzisz możliwość poszerzenia zakresu działalności, pozyskaniu poważnych partnerów – spółka może po prostu robić lepsze wrażenie, niż jednoosobowa działalność. Zwłaszcza, że jest powszechnie kojarzona jako forma prowadzenia raczej małego biznesu. Oczywiście to bardzo płynna i indywidualna sprawa, natomiast warto o tym pomyśleć. O czym jeszcze warto pamiętać?

O czym jeszcze warto pamiętać przy przekształceniu?

Na koniec mamy dla Was jeszcze kilka ważnych informacji i przydatnych linków. Planując proces przekształcenia warto pamiętać, że przez trzy lata od dnia przekształcenia będziesz odpowiadać solidarnie ze spółką przekształconą za zobowiązania związane z wcześniej prowadzoną działalnością gospodarczą. Chodzi o wszelkie zobowiązania powstałe przed dniem przekształcenia. Po tym okresie jest możliwość ograniczenia odpowiedzialności przy spełnieniu określonych warunków (nie dotyczy to zobowiązań podatkowych). Warto też pamiętać o ZUS-ie. Założenie jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, powoduje postanie obowiązku ubezpieczeniowego z tytułu ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Pamiętaj wyrejestrować siebie z ubezpieczeń z tytułu prowadzenia dotychczasowej działalności i zgłoś się do z nowym kodem tytułu ubezpieczenia. Należy zrobić to 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń, czyli w praktyce – od dnia zarejestrowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w KRS. Dane uzupełniające należy przesłać też do Urzędu Skarbowego. W terminie 21 dni od zarejestrowania w KRS należy dostarczyć informacje na formularzu NIP-8. Jeżeli prowadząc działalność gospodarczą, zarejestrowałeś się jako podatnik VAT – składasz formularz VAT-Z. Jeśli przekształcona spółka chce być czynnym podatnikiem, niezbędne jest zgłoszenie rejestracyjne dla celów VAT – formularz VAT-R.

Podsumowaliśmy najważniejsze informacje dotyczące przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. ale z pewnością nie jest to kompletna wiedza. W zależności od danej, konkretnej sytuacji przedsiębiorcy scenariusz działań może wyglądać nieco inaczej. Zwłaszcza, że jak pokazują nasze doświadczenia, przekształcenie nie zawsze będzie dobrym rozwiązaniem. Lepszą opcją może być na przykład likwidacja działalności. Kluczowa jest ocena indywidualnej sytuacji, w której oczywiście możemy pomóc! Zachęcamy do kontaktu z naszym biurem rachunkowym – nie tylko wskażemy właściwą drogę ale będziemy Ci towarzyszyć w całej podróży!

Przydatne linki: